Ibland gör man avdrag från den anställdes nettolön, d.v.s. på lönen efter skatt.
Det kan handla om fackföreningsavdrag, avdrag för medlemsavgift till konstförening, idrottsförening eller annan förening som de anställda bildat på företaget.
Om en anställd blir sjuk eller blir frånvarande av någon annan orsak som inte går att förutse finns det ingen nettolön att göra avdrag ifrån. I de fallen uppstår en nettolöneskuld. I möjligaste mån bör man försöka att avsluta eventuellt medlemskap före frånvaron men det är inte alltid det är möjligt.
När en nettolöneskuld uppstår kan man välja att hantera den med en bokföringsorder direkt i företagets bokföring. Skulden behandlas som ett löneförskott och bokförs i samma kontogrupp.
Man kan också välja att ta med nettolöneskulden direkt på bokföringsunderlaget i lönesystemet. Då måste vi registrera avdraget varje månad och föra upp avdraget på ett förskottskonto på bokföringsunderlaget.
Exempel
Anna är med i företagets konstförening. Varje månad dras 50 kronor från hennes lön till avgiften. Nu har hon varit sjuk i tre månader så på hennes lön kommer det att göras 100 % avdrag eftersom sjuklöneperioden är över. Hon vill fortsätta att vara med konstföreningen och därför registreras ett löneavdrag varje månad. Hennes månadslön är 20 500 kronor.
På det här sättet byggs nettolöneskulden upp, avgiften bokförs varje månad på konstföreningens konto i bokföringen och på förskottskonto för den anställde.
Justeringen av nettolöneskulden vänds vid nästa löneutbetalning till en ny nettolöneskuld och läggs ihop med månadens avdrag.
Om Anna börjar arbeta i april kommer den totala nettolöneskulden att dras från hennes nettolön.
Kommentar
I lönesystemet kan man lägga upp en löneart som kan kallas justering av nettolöneskuld som är ett tillägg till nettolönen och en löneart som kan kallas nettoskuld från föregående månad och som är ett avdrag från nettolönen. På det sättet har man de olika beloppen aktuella vid varje lönekörning. I lönesystem som är litet större kan registrering av nettolöneskuld ske med automatik.
Utmätningi lön är också ett nettolöneavdrag. Om avdrag enligt utmätningsbeskedet inte kan göras med det belopp som finns angivet, uppstår ingen nettolöneskuld.
Om det inte går att göra fullt avdrag en månad ökar alltså inte utmätningsavdraget nästa månad.
Bokföring
Om det vid löneberedningen uppstår en nettolöneskuld bokförs den på lämpligt konto i kontogruppen 1610 Kortfristiga fordringar hos anställda.