Lönesystemets uppbyggnad

Företagsregister

I företagsregistret anges de uppgifter som rör själva företaget. Företagets namn, adress, organisationsnummer, namn på kontaktperson etc. I det här registret finns i allmänhet också övergripande uppgifter, som behövs i lönearbetet. Några av dessa kan vara vilket intjänandeår för semester som är aktuellt, prisbasbeloppet, arbetsgivaravgifternas procentsatser. Företagets bankkontonummer och löngivarnummer hos löneutbetalande bank, bokföringskonton för nettolön och avdragen skatt är också vanliga uppgifter som ska läggas in i företagsregistret.

Naturligtvis finns också andra uppgifter i ett övergripande register. Dessa varierar i olika lönesystem. Sådana kan t.ex. vara bevakningsregister för födelsedagar, bevakning av löneändringsdatum m.m.

Personregister

I personregistret, eller register över anställda, läggs alla uppgifter om de anställda in. Namn, adress och personnummer är självklara uppgifter. Personens anställningsdatum, löneuppgifter, bankkontonummer skattetabell m.m.

Det är viktigt att alla uppgifter om de anställda läggs in riktigt i personregistret. Speciellt vikigt är personnumret, vilket är den anställdes identifikation hos Skatteverket. Att bankkontonumret är rätt inlagt borde vara självklart och om man är det minsta osäker kan man be att få se ett utdrag ifrån banken eller någonting annat där kontonumret kan avläsas. Att lönen sätts in på fel bankkonto är nog en mardröm för de flesta löneadministratörer.

Den anställde ska också på begäran visa upp skattsedel från Skatteverket. Detta för att preliminärskatt ska beräknas enligt rätt skattetabell. Skattsedel kan beställas från Skatteverkets hemsida,www.skatteverket.se. Skattsedeln skickas sedan hem till den anställde. Uppgift om skattetabell läggs sedan in i personregistret. I lönesystemet finns skattetabeller inlagda och preliminärskatten beräknas sedan automatiskt.

Löneartsregister

Det register som är ”hjärtat” i lönesystemet är löneartsregistret. Lönearten fungerar som en mycket kvalificerad kalkylator. I lönearten anges beräkningsregler och tillsammans med uppgifter i t.ex. personregistret sker beräkningen av ersättningen.

Vid leverans av ett lönesystem finns ett standardlöneartsregister inlagt. Men för att lönesystemet ska fungera på bästa sätt, måste en anpassning till det egna företaget ske. De flesta leverantörer kan vara behjälpliga att anpassa löneartsregistret, men även för den enskilda löneadministratören är det bra att känna till hur löneartsregistret fungerar och är uppbyggt.

Det finns ett stort antal lönesystem från olika leverantörer. Lönesystemen är av olika storlek och anpassade för olika branscher och organisationer.

De flesta lönesystem är uppbyggda med likartade funktioner och register, t.ex. register över anställda. Det register som man kan kalla »hjärtat« i lönesystemet är löneartsregistret. Lönearten fungerar som en mycket kvalificerad kalkylator.

I lönearten anges beräkningsregler och hur de värden som räknas fram ska lagras, användas i beräkningar osv.

För att lönesystemet ska fungera på bästa sätt måste en anpassning av lönearterna till det egna företaget ske. Idag finns en svensk standard för lönemarknaden: LAP - Svensk Löneartsplan. Löneartsplanen har utarbetats av Srf konsulterna i samarbete med de flesta av de svenska ledande systemleverantörerna. Det betyder att med tiden kommer de flesta lönesystem att anpassas till den nya standarden.

Avsikten med löneartsplanen är att de som arbetar med företagets löner lättare ska kunna kommunicera med kollegor, myndigheter och organisationer. Jämförelse kan göras med BAS-kontoplanen inom bokföringsarbetet.

LAP - Svensk Löneartsplan är anpassad efter lag och kollektivavtal men möjliggör också förändringar som krävs efter företagets egna behov.

Ackumulatorregister

I löneartsregistret finns också uppgift om i vilken ackumulator den framräknade lönen ska lagras för framtida redovisning. Vid leverans finns ett standard ackumulatorregister uppsatt, men även det registret kan anpassas till det egna företaget. Man kanske vill redovisa företagsspecifika avdrag, t.ex. konstförening, kvartalsvis.

Ackumulatorerna kan grupperas beroende på vad som ska redovisas:

• uppgifter om arbetad tid och lönesummor till Statistiska Centralbyrån eller arbetsgivarorganisationen

• summor som ska redovisas på arbetsgivardeklaration på individnivå

• semesterlöneberäkningar

• övertidsjournal

• egna ackumulatorer för företagsintern redovisning.

I vissa lönesystem kan innehållet i ackumulatorn användas för löneberedning. T.ex. provisionsberäkning med en viss procentsats beräknad på innehållet i ackumulatorn. När beräkningen är utförd kan värdet i ackumulatorn nollställas och ny beräkning kan påbörjas.

Ovan angivna delar av lönesystemet är sådant man hittar i alla lönesystem. Sedan finns andra funktioner som ingår som standard i stora lönesystem och kanske finns om tillval i de litet mindre systemen.

Kalendarium

Kalendariet är en rutin där det finns möjlighet att skapa schema för de anställdas arbetstid. Inte bara för personer som arbetar oregelbundet, utan även schema för anställda med vanlig ”kontorstid” 8-17 måndag-fredag.

Man lägger upp koder för frånvaro, som knyts till olika lönearter. T.ex. frånvarokoden för semester genererar lönearten semestertillägg.

Den anställde kan sedan knytas till ett uppsatt schema. När personen varit frånvarande läggs datum får frånvaron och frånvarokod in i kalendarierutinen. Löneystemet räknar sedan, med ledning av schemat, ut antalet frånvarodagar- respektive timmar och genererar rätt löneart.