Om något har blivit fel i den ordinarie lönekörningen eller om något har missats som gör att den anställde inte fått betalt för det som hen tjänat in under månaden, t.ex. övertidsersättning kan det bli aktuellt att betala ut ett löneförskott.
Vid utbetalning av ett löneförskott ska preliminärskatt och arbetsgivaravgifter beräknas för samt redovisas i den period som löneförskottet betalas ut. Om förskottsutbetalningen sker efter den sista i månaden kan preliminärskatten redovisas vid nästkommande löneutbetalning. Sker däremot förskottsutbetalningen före den sista i månaden, ska preliminärskatt och arbetsgivaravgiften för löneförskottet redovisas tillsammans med den löneutbetalning som gjordes tidigare under månaden.
Oavsett vilken period som förskottsutbetalningen görs är det viktigt att komma ihåg att registrera in bruttobelopp, avdragen skatt och utbetalt nettobelopp på rätt period i löneprogrammet. Detta för att bokföringsunderlag, arbetsgivardeklaration och den anställdes lönespecifikation ska bli korrekt.
Skatteavdraget på förskottet ska proportioneras med den skatt som dras av vid den ordinarie löneutbetalning.
Exempel
En anställd har fått för lite övertidsersättning utbetald, bruttobeloppet för övertidsersättningen är 3 000 kronor.
Den anställde har 22 500 kronor i månadslön och preliminär skatt enligt tabell 30 är 4 659 kronor. För att räkna ut preliminärskatteavdraget på löneförskottet måste man räkna ut hur stort preliminärskatteavdraget är på den ordinarie lönen.
4 659 / 22 500 = 21 %
Preliminärskatten på löneförskottet blir alltså 21 % av 3 000 kronor d.v.s. 630 kronor. Nettoutbetalningen för löneförskottet blir då 2 370 kronor.
Bokföring
Ett förskott på lön är ett kortfristigt lån till den anställde och debiteras vid utbetalningen konto 1610 Kortfristiga fordringar hos anställda. När förskottet regleras vid löneutbetalningen krediteras kontot.