Löneberedning

Löneperiod

Löneperioden är den period i vilken lönen betalas ut. Om löneutbetalning sker den 25 januari är löneperioden januari månad. För tjänstemän avser oftast månadslönen den period i vilken lönen betalas ut. För andra avtalsområden kan lönen som betalas ut i löneperioden ha arbetats in månaden före, detta är mycket vanligt när det gäller anställda som avlönas per timme.

Avräkningsperiod

Avräkningsperioden är den period som föregår löneperioden. Vid s.k. avvikelserapportering tas den frånvaro och de tillägg med, som skett under avräkningsperioden på den fasta lönen i löneperioden.

Vid löneberedning för en arbetare med timlön eller månadslön i löneperioden februari, betalas lön för arbetad tid i januari ut. Då avser alltså lönen inte innevarande månad, utan lönen avser avräkningsperioden.

Detta innebär att en nyanställd arbetare måste arbeta i en avräkningsmånad, innan lön betalas ut.

När en anställd slutar sin anställning och slutlön ska betalas ut är det mycket viktigt att man har full kontroll över löneperiod och avräkningsperiod.

Exempel

Vid löneberedning för en tjänsteman i februari månad betalas månadslön för innevarande månad, d.v.s. hela februari. På lönen i februari görs avdrag för frånvaro och tillägg för eventuellt arbetad övertid m.m. under januari.

Vid löneberedning för timanställd arbetare i februari månad kommer lönen att avse arbetad tid i januari. Även olika tillägg och avdrag från fast månadslön avser avräkningsperioden.

Avräkningsperioden avser inte alltid hel kalendermånad. Ofta förekommer s.k. bruten avräkningsperiod.

Exempel

På företaget Karlsson & Co betalas lön ut den 25 varje månad. I februari månads löneperiod betalas fast månadslön för tjänstemän för februari månad.

Avräkningsperioden avser tiden från 15 januari t.o.m. den 14 februari.

Avdrag och tillägg för den perioden redovisas alltså på den utbetalda lönen i februari.

Tidrapport

Många företag har ett tidredovisningssystem där de anställda med hjälp av magnetkort eller koder har registrerat närvaro och frånvaro, kanske också övertid och arbetad obekväm arbetstid. I de fallen förs redovisad tid över i lönesystemet och genererar lönearter för frånvaro och tillägg. Då har löneadministratören en mer kontrollerande roll. Det gäller här att bedöma rimligheten i registreringarna. Man bör låta ansvarig chef kontrollera och attestera registreringarna innan de förs över i lönesystemet.

Om företaget inte har något tidredovisningssystem kan man använda någon typ av tidrapport som den anställde fyller i. Vid avvikelserapportering fyller den anställde bara i eventuell frånvaro och orsaken till frånvaron för varje månad. Likaså fylls arbetad övertid och arbetad obekväm arbetstid i på tidrapporten.

För att underlätta för löneadministratören kan löneartsnumret för de olika lönetransaktionerna fyllas i på tidrapporten. Det gör också att risken för felregistreringar minskar.

Övrig registrering

På tidrapporten anges bara närvaro och frånvaro, men det finns andra saker som löneadministratören måste registrera i lönen.

Förutom fasta lönearterna, d.v.s. lönearter som återkommer varje månad, t.ex. månadslön och bilförmån, måste löneadministratören registrera andra avvikelser varje månad. Sådana kan vara utbetalda förskott som ska regleras, nytillkomna utmätningar, kostnadsersättningar i form av traktamenten och utlägg för arbetsgivarens räkning.

Avstämning

När all registrering är klar ska lönerna kontrolleras. Det kan göras genom att en avstämningslista med samtliga transaktioner tas ut från lönesystemet. Fortfarande kan eventuella fel korrigeras och tillägg kan göras för tillkomna lönetransaktioner.

Har företaget många anställda är det kanske inte möjligt att ta ut en lista och gå igenom varje lönetransaktion. Då får en kontroll av löneberedningen göras mot rimligheten i utbetalningssummorna eller på annat sätt.

Många revisorer kräver att avstämningslistan attesteras av den som ansvarar för företagets ekonomi eller annan person som har motsvarande ansvarsområde, t.ex. personalchef. Avstämningslistan ska sedan överensstämma med den slutliga utbetalningen.

Avräkning

När avstämningen av löneberedningen är klar är det dags att avsluta löneberedningen. Innan den slutliga avräkningen görs bör en säkerhetskopia göras för lönekörningen. Efter den slutliga avräkningen kan inga ändringar göras med mindre än att man backar tillbaka säkerhetskopian. Säkerhetskopian kan göras på olika sätt, beroende på hur företagets datamiljö ser ut.

Rapporter

När säkerhetskopia tagits och den slutliga avräkningen gjorts har alla belopp ackumulerats i lönesystemets ackumulatorer. Därefter skrivs rapporter ut.

Lönespecifikation

Resultatet av löneberedningen ska bl.a. bli en lönespecifikation till den anställde.

På lönespecifikationen ska olika lönehändelser redovisas. Detta sker genom att rubriken på lönearten, enligt ovan, samt resultatet av beräkningen visas på lönespecifikationen. Man ska sträva efter att göra lönespecifikationen så tydlig som möjligt för den anställde. Detta sker bl.a. genom att dela upp lönearterna på ett logiskt sätt.

Lönehändelserna kommer att redovisas i ordning efter löneartsnumren. Bruttolöner först, därefter bruttolönetillägg, t.ex. övertidsersättningar. Därefter redovisas semesterlöner, förmånsvärden, bruttolöneavdrag, nettolönetillägg och nettolöneavdrag.

På lönespecifikationen kan också ackumulerade värden redovisas. T.ex. utbetald bruttolön och avdragen preliminärskatt hittills i år. Vanligt är också att man visar den anställdes kompsaldo och resterande betalda semesterdagar.

På lönespecifikationen brukar också finnas utrymme för såväl gemensamma som individuella meddelanden till de anställda. Vissa löneadministratörer använder det gemensamma utrymmet till tänkvärda ordspråk.

Lönespecifikationen är inte enbart ett papper som visar hur mycket den anställde fått insatt på sitt bankkonto. Den är också en kvittens på att arbetsgivaren har gjort preliminärskatteavdrag. I samband med att arbetsgivardeklarationen på individnivå infördes för samtliga arbetsgivare 1 januari 2019 kan en betalningsmottagare logga in på Skatteverkets e-tjänst »Mina sidor« och kontrollera att siffrorna på lönespecifikationen stämmer överens med det som arbetsgivaren har redovisat och betalat in till Skatteverket.

Utbetalningslista

När lönebearbetningen är färdig ska en s.k. bank- eller utbetalningslista kunna tas ut från systemet. På utbetalningslistan ska finnas den anställdes namn, personnummer och bankkontonummer samt uppgift om nettolön.

Utskriven banklista lämnas till utbetalande bank senast tre dagar före utbetalningsdatum. Vissa banker kräver ytterligare tid.

När lönen ska sättas in på bankkonto finns olika rutiner beroende på vilken bank som används. Vanligt är att Bankgirocentralen ombesörjer insättning på de anställdes bankkonto. Detta sker genom att en fil skapad i lönesystemet, förs över till bankgirocentralen. Filen ska skickas senast kl. 19.00 två dagar före löneutbetalningsdatum.

Swedbanks SUS-rutin är ett annat sätt att göra insättning på den anställdes bankkonto. Den fil som skapas ur lönesystemet har inte den anställdes bankkontonummer angivet, utan identifieringen sker via personnummer. I de här fallen meddelas bankkontonumret till banken före löneutbetalning och personnummer och bankkontonummer kopplas ihop.

Nordea ombesörjer också insättning på de anställdas konton. Man går då via ett upplagt personkonto. Om den anställde inte vill använda det upplagda personkontot, kan han begära överföring till annat bankkonto.

Clearingnummer

Den anställdes bankkontonummer föregås vanligen av fyra siffror, s.k. clearingnummer. Av detta kan man utläsa i vilken bank den anställde har sitt bankkontonummer. Här följer en förteckning på de vanligaste bankernas första siffra i clearingnumret:

Bokföringsunderlag

Ekonomiavdelningen vill normalt ha ett bokföringsunderlag efter löneberedningen. Bokföringsunderlaget kan också föras över via datafil direkt till företagets ekonomisystem. Detta är mycket bekvämt när det gäller företag där löneberedningen skapar många bokföringstransaktioner. Men överföringen direkt till ekonomisystemet innebär också stora risker för fel. Speciellt om lönen måste rättas p.g.a. fel, som inte upptäckts vid lönekörningen.

Arbetsgivardeklaration

Företagets redovisning av avdragna skatter och arbetsgivaravgifter sker på arbetsgivardeklarationen. Från lönesystemet tas ett underlag för skattedeklarationen ut efter varje lönebearbetning.

I löneartsregistret anges vilka lönearter som ska redovisas på underlaget för arbetsgivardeklarationen.

Övrig rapportering

Från lönesystemet kan annan rapportering också tas ut. Det kan vara en förteckning över samtliga lönearter som använts i lönekörningen. En sådan lista underlättar eventuell felsökning.

Enligt arbetstidslagen ska också all övertid antecknas i en övertidsjournal. Om övertidsarbetet ersätts med övertidsersättning kan en övertidsjournal skrivas ut från lönesystemet. I annat fall måste övertiden hämtas från annan rapportering.

Från lönesystemet kan också en semesterskuldlista tas fram. Många bokför semesterskulden till de anställda varje månad, andra bokför semesterskulden varje kvartal eller i sämsta fall bara till årsbokslutet. Eftersom det är ganska enkelt att skriva ut en semesterskuldlista från lönesystemet, kan det göras betydligt oftare än en gång om året.