En anställd som har utgifter i tjänsten kan utöver lönen få kostnadsersättning från arbetsgivaren. Traktamente och milersättning är exempel på schablonmässigt beräknad kostnadsersättning. Övrig kostnadsersättning kan vara telefonkostnader från privat telefon, parkering eller egna verktyg.
Bokföring
Kostnadsersättning till en anställd debiteras något konto i kontogrupperna 60, 61 eller 62 beroende på vad ersättningen avser.
Beskattning
Om den utbetalda ersättningen motsvarar det som en anställd kan dra av i sin inkomstdeklaration under ”övriga utgifter”, kan ersättningen betalas ut utan att arbetsgivaren behöver göra preliminärskatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter.
Arbetsgivaren måste få ett underlag från den anställde för att kunna bedöma och beräkna den anställdes utgifter. Detta underlag för utbetalningen är också arbetsgivarens verifikation i bokföringen. Utbetald ersättning ska redovisas som övrig kostnadsersättning i arbetsgivardeklarationen på individnivå.
Om kostnadsersättningen överstiger det belopp den anställde får dra av i sin inkomstdeklaration, ska den överskjutande delen redovisas som lön. Om arbetsgivaren betalar ut ersättning för t.ex. tjänstesamtal eller parkering, med samma belopp varje månad, är det viktigt att arbetsgivaren har ett underlag som styrker den anställdes kostnad. Underlaget kan vara i form av reseräkning, kvitto eller annan handling.
Om det inte finns ett underlag, kan del av eller hela ersättningen anses som lön. Den del av kostnadsersättningen, som inte är avdragsgill för den anställde, ska också ingå i beräkningsunderlaget för preliminärskatt och arbetsgivaravgift. Sådan kostnadsersättning som överstiger avdragsgilla belopp, redovisas i arbetsgivardeklarationen på individnivå som kontant bruttolön.