Lag
Från och med 1 januari 2019 gäller arbetsgivardeklaration på individnivå för samtliga arbetsgivare och i och med det försvinner kravet på att sammanställa årliga kontrolluppgifter. Nedanstående avsnitt gäller alltså sista gången för beskattningsåret 2018.
Den som betalar ut lön, förmåner eller annan ersättning för utfört arbete och gör preliminärskatteavdrag ska enligt skatteförfandelag (2011:1244), lämna kontrolluppgift till den anställde och till Skatteverket.
På kontrolluppgiften ska också preliminärskatten som dragits av under året, redovisas. Det är först när kontrolluppgiften kommit Skatteverket tillhanda som preliminärskatten gottskrivs den anställde. Dessförinnan har den avdragna preliminärskatten redovisats gemensamt för alla anställda i företagets arbetsgivardeklarationer.
Kontrolluppgift ska lämnas för alla som fått lön, förmåner eller kostnadsersättning för 100 kronor eller mer. Om ersättning betalats ut till någon, som har F-skatt behöver ingen kontrolluppgift lämnas.
Kontrolluppgiften lämnas på blankett som tillhandahålles av Skatteverket eller via myndighetens e-tjänst. För att använda e-tjänsten krävs svensk e-legitimation eller Mobilt Bank-ID. För de som har ett databaserat lönesystem kan kontrolluppgifterna lämnas på datamedia till Skatteverket. För de företag som inte har databaserade lönesystem finns ett kontrolluppgiftsprogram som går att beställa från Skatteverket. Programmet kan också laddas ner från Skatteverkets hemsidawww.skatteverket.se. Programmet är kostnadsfritt.
Till de anställda kan en kontrolluppgift skrivas ut från lönesystemet. Det går också att använda årets sista lönespecifikation som kontrolluppgift. Förutsättningen är dock att alla ackumulerade värden finns med på lönespecifikationen. Arbetsgivaren måste då meddela den anställde att den sista lönespecifikationen för året också utgör kontrolluppgift.
Kontrolluppgiften ska lämnas till den anställde och till Skatteverket senast den 31 januari eller nästkommande vardag året efter inkomståret.
Avstämning mot arbetgivardeklaration
Den kontanta bruttolönen och värden på förmåner och avdragen skatt, har under året redovisats till Skatteverket via arbetgivardeklarationen. Skatteverket gör en avstämning när kontrolluppgiften har lämnats och då ska beloppen på kontrolluppgiften stämma överens med de belopp som redovisats på arbetgivardeklarationen.
Kommentar
För att undvika frågor från Skatteverket är det bäst att göra avstämningen mellan arbetgivardeklaration och kontrolluppgift innan kontrolluppgiften skickas in. Då kan man hitta eventuella felaktigheter och göra korrigeringar. För att slippa leta fel i ett helt års löneutbetalningar är det bra att göra den här avstämningen oftare, kanske en gång per kvartal. Speciellt viktig är avstämningen när man konstruerat en ny löneart. Därför är det bra att ta för vana att göra en avstämning när man gjort sådana ändringar.
Kontantprincip
Det är strikt kontantprincip när det gäller löner och ersättningar, d.v.s. den anställde ska beskattas för löner och förmåner det år de kan disponeras. Detta gäller också för kontrolluppgiften. Det är alltså de löner och förmåner som betalats ut under 2018 som ska redovisas på kontrolluppgiften 2019.
Rättelse
Om fel upptäcks efter det att kontrolluppgiften lämnats in kan felet rättas. Detta görs genom att en ny kontrolluppgift med rätta uppgifter skickas in. På kontrolluppgiften anges rättelsedatum. Skatteverket använder den senast daterade kontrolluppgiften.
Uppgifterna i kontrolluppgiften ligger till grund för de förtryckta uppgifterna i den anställdes inkomstdeklaration. För att Skatteverket ska kunna ta hänsyn till den rättade kontrolluppgiften bör den vara inskickad senast den 1 mars. Det går dock att skicka in en ändrad kontrolluppgift även efter detta datum, men det innebär att den anställde själv får ändra i sin inkomstdeklaration.
Kontrolluppgiften
När kontrolluppgiften ska fyllas i är det viktigt att rätt uppgifter anges för uppgiftslämnaren, speciellt viktigt är person- eller organisationsnumret.
Personnummer på den anställde ska alltid fyllas i. Är man osäker på personnumret går det att få uppgifter från Skatteupplysningen (0771-567 567) innan kontrolluppgiften lämnas. I ruta 8-9 anges om anställningen varat endast en del av året.
För att underlätta ifyllandet av kontrolluppgiften följer här en beskrivning av de olika koderna och vad som ska vara ifyllt i dessa:
Kod 01 Här redovisas gjorda skatteavdrag. I skatteavdraget ingår också allmän pensionsavgift. Den ska inte längre redovisas separat.
Kod 11 Här redovisas all utbetald kontant bruttolön. Här redovisas också traktamenten, milersättningar och kostnadsersättningar som överstiger avdragsgilla belopp.
Kod 12 Här redovisas det sammanlagda värdet av förmåner, utom bil och drivmedel. Det kan alltså vara kost, bostad, räntor eller andra förmåner. Förmånen redovisas med ett kryss i någon av rutorna 41-49. Ett kryss i ruta 47 innebär också att förmånen ska specificeras i ruta 65.
Kod 13 Här redovisas värdet av bilförmånen för året exklusive drivmedel. Har den anställde betalat för förmånen med sin nettolön har detta påverkat förmånsvärdet. Det belopp som ska redovisas här är skillnaden mellan förmånsvärdet och det den anställde betalat. Beloppet som den anställde har betalat ska redovisas i ruta 17.
Kod 14 Kod för förmånsbil. Den finner man i Skatteverkets förteckning över nybilspriser eller på Skatteverkets hemsidawww.skatteverket.se. Här kan man välja att redovisa den bil den anställde haft längst tid under året eller den bil han haft senast.
Kod 15 Här redovisas hur många månader den anställde har haft en förmånsbil.
Kod 16 Om arbetsgivaren betalat kostnadsersättning för tjänstekörning med tjänstebil ska antalet kilometer redovisas här. I lönesystemet kan det därför vara bra att betala ut milersättning per kilometer i stället för per mil.
Kod 18 Om arbetsgivaren betalat drivmedel till tjänstebilen uppstår en skattepliktig förmån för den anställdes privatkörning. Värdet på drivmedlen räknas upp med 20 % och det är detta värde som redovisas här.
Kod 20 Här redovisas utbetalda kostnadsersättningar till en anställd som använt egna arbetsredskap i tjänsten. Vad kostnadsersättningen avser ska redovisas vid kod 66.
Kod 21-22 Här redovisas underlaget för skattereduktion för RUT- och ROT-arbete.
Kod 50-54 Kostnadsersättningar som inte behöver redovisas med belopp, d.v.s. ersättningar som motsvarar avdragsgilla belopp för den anställde. T.ex. skattefri milersättning, skattefritt traktamente inom eller utom riket.
Kod 55-56 Utlägg som den anställde har gjort under en tjänsteresa för arbetsgivarens räkning. Utläggen behöver inte redovisas med belopp utan endast kryssmarkerias vid respektive kod.
Kod 30 Om arbetsgivaren har betalat ut tjänstepension till en tidigare anställd eller dennes familj. Beloppet är inte underlag för arbetsgivaravgifter.
Kod 31 Här redovisas bl.a. lön till anställda födda 1937 och tidigare.
Kod 25 När arbetsgivaren betalat ut lön till någon som åberopat F-skatt, ska detta belopp redovisas här. Beloppet är inte underlag för arbetsgivaravgift, utan är underlag för egenavgifter i näringsverksamhet.
Kod 37 Här redovisas ersättning som motsvarar avgifter om den anställde får göra avdrag för i sin deklaration, t.ex. mätnings- och granskningsarvoden. Beloppen ska också redovisas vid kod 11.
Kod 35 Ersättningar och förmåner till utländska nyckelpersoner som inte är skattepliktiga. De 25 % av inkomster eller förmåner som inte är underlag för beräkning av preliminärskatt eller arbetsgivaravgifter, redovisas vid den här koden. Det kan också gälla ersättning för resor till och från hemlandet vid högst två tillfällen under inkomståret.
Kod 39 Här redovisas sådan ersättning som den anställde ska ta upp under inkomst av kapital i sin inkomstdeklaration. T.ex. hyra för kontorsrum i den anställdes bostad.
Lag
KU13 - särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK)
KU13 ska lämnas av den som betalar ut ersättning som enligt beslut från Skatteverket ska beskattas enligt lag (1991:586) om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK-beslut).
KU13 fylls i på ungefär samma sätt som den vanliga kontrolluppgiften, dock saknas vissa uppgifter.
Kod 11 Den som fått beslut från Skatteverket om SINK och ska lämna en grön kontrollupgift, ska förutom lön, arvode m.m. ta upp samtliga kostnadsersättningar vid den här koden. Detta innebär att även traktamente och milersättning i samband med tjänsteresa förenad med övernattning ska redovisas här.
Kod 36 För den som fått SINK-beslut är följande ersättningar inte underlag för särskild inkomstskatt eller arbetsgivaravgifter:
fria resor till respektive från Sverige vid anställningens början eller slut
ersättning för bostad under arbetet i Sverige.
Det totala beloppet redovisas vid kod 36.
Kod 81 Här anges den anställdes medborgarskap. Medborgarskapet skrivs i klartext och som landskod. Den här koden ska alltid fyllas i.
Kommentar
Tiden är knapp i januari. Att börja arbetet med kontrolluppgifterna så tidigt som möjligt är en fördel. Som nämnts ovan är det bra att göra avstämningar mellan arbetsgivardeklaration och kontrolluppgift när det gäller kontant bruttolön, skattepliktiga förmånsvärden och avdragen skatt, regelbundet under året kanske varje kvartal. Det är lättare att söka fel i tre månaders lönekörningar än i ett helt års.
Om man trots felsökning inte hittar felen, kan kontrolluppgiften trots detta skickas in i rätt tid. Det är bättre att göra en rättelse av kontrolluppgiften än att få förseningsavgifter för att man inte skickar in kontrolluppgifterna till Skatteverket i tid. Tänk bara på att rättelsen bör vara hos Skatteverket senast den 1 mars för att den anställdes förenklade deklaration ska bli riktig.