En anställd som hyr ut ett rum i sin privatbostad, villa eller lägenhet, till arbetsgivaren för att användas som kontor, lager eller garage i företagets verksamhet får hyresersättning av arbetsgivaren. Sådan hyresersättning är vanligen inkomst av kapital.
Bokföring
Av arbetsgivaren betalad hyra debiteras konto 5010 Lokalhyra.
Beskattning
För att hyresersättningen ska vara inkomst av kapital måste följande förutsättningar vara uppfyllda:
Arbetsgivaren har behov av lokalen.
Hyresersättningen överstiger inte marknadsmässig hyra.
Hyresavtal ska finnas.
Arbetsgivaren måste ha behov av lokalen. Den anställde arbetar hemifrån och har inrett ett rum speciellt för företagets verksamhet. Om arbetsgivaren inte kan styrka behovet av lokalen, betraktas hyresersättningen som lön, och ska vara underlag för beräkning av prelminärskatt och arbetsgivaravgifter.
Att avgöra vad som är marknadsmässig hyra vid uthyrning av ett rum i en villa, kan många gånger vara svårt. Det som avgör är geografiskt läge, storlek och standard. Man kan också jämföra med liknande lokaler på orten. Om hyresersättningen överstiger marknadsmässig hyra betraktas den överstigande delen som kontant lön och ska vara underlag för beräkning av preliminärskatt och arbetsgivaravgifter.
Hyresavtal ska tecknas mellan arbetsgivaren och fastighetsägaren respektive den anställde. Om hyresavtal saknas ska ersättning för lokalkostnader i tjänsten redovisas som kostnadsersättning med ett kryss i arbetsgivardeklarationen på individnivå, om kostnaderna är avdragsgilla för den anställde, annars betraktas ersättningen som lön.
I de fall hyresersättningen uppfyller villkoren för inkomst av kapital, ska den redovisas i arbetsgivardeklarationen på individnivå och deklareras som inkomst av kapital. Den anställde har rätt att göra skäligt avdrag för de merkostnader, t.ex. el och vatten, som uppstått på grund av uthyrningen.