Det kan inträffa att en felaktig lön utbetalas. Även personal som arbetar med löneadministration kan göra misstag. Det kan bero på att information om avdrag eller tillägg inte kommit löneadministratören tillhanda eller rena misstag kan förekomma. Det är därför viktigt att man skapar ordentliga rutiner för inlämning av tidrapporter, reseräkningar, kvitton m.m. Detta behöver löneadministratören för att kunna göra sitt arbete på rätt sätt.
Om en anställd får för mycket lön, t.ex. på grund av felräkning, ska arbetsgivaren snarast informera den anställde om misstaget. Det kan då visa sig att den anställde inte insett att han fått för mycket pengar och gjort slut på hela lönen. I de fallen kan arbetsgivaren kräva tillbaka pengarna, endast om den anställde borde ha insett att lönen var felaktig. I annat fall har den anställde handlat i god tro och arbetsgivaren kan inte få tillbaka pengarna ens genom inkasso eller Kronofogden.
Om den anställde fått för lite i lön, t.ex. felräkning av övertidsersättning, ska den anställde få rättelse. Det enklaste sättet är att betala ut den saknade lönen vid nästa lönetillfälle. Detta kan tillämpas om den anställde varit försumlig med rapportering av övertid eller annat och löneadministratören har fått in uppgiften för sent. Är det däremot så att felet beror på att löneadministratören räknat fel eller glömt betala ut, bör felaktigheten justeras snarast möjligt.
Man gör då en beräkning av hur mycket lön som saknas, gör en preliminärskatteberäkning, drar preliminärskatt och betalar ut nettobeloppet med en check eller insättning på konto.
Exempel
Mats saknar 3 000 kronor i övertidsersättning vid löneutbetalningen. Hans månadslön är 18 000 kronor. Preliminärskatteavdraget på 18 000 kronor är 5 580 kronor. Preliminärskatteavdraget på den ordinarie lönen är då
Lika stort preliminärskatteavdrag ska göras på övertidsersättningen som betalas ut d.v.s. 3 000 kronor × 31 % = 930 kronor
Vid nästa lönetillfälle läggs övertidsersättningen 3 000 kronor till ordinarie lön och den utbetalda justeringen dras av från den anställdes nettolön.
Kommentar
Många gånger görs avdraget för den utbetalda justeringen som ett löneförskott vilket ibland kan vara litet känsligt för den anställde, speciellt om felet berott på löneadministratören. En löneart som kallas för nettolönejustering kan vara bättre att använda.