I skatteförfarandelagen (2011:1244) som infördes 2012 ändrades en del definitioner och begrepp. Begreppet skattedeklaration behölls som samlingsbegrepp samtidigt som två nya begrepp infördes: arbetsgivardeklaration och mervärdesskattedeklaration.
Den som är avgiftsskyldig för arbetsgivaravgifter ska månatligen redovisa dessa samt avdragen skatt i en arbetsgivardeklaration. Beloppen redovisas som totalsummor per betalningsmottagare för den aktuella redovisningsperioden.
Skatteverket har även en deklarationstjänst på sin hemsida för de arbetsgivare som önskar lämna arbetsgivardeklarationen digitalt. För att kunna göra detta krävs e-legitimation eller mobilt BankID. I deklarationstjänsten finns möjlighet att ladda upp en fil som kan skapas i de flesta löneprogram, alternativt matar man in de aktuella beloppen för hand.
Nästan alla arbetsgivare kan lämna arbetsgivardeklarationen via internet och på Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se finns tydliga instruktioner hur man kan registrera sitt företag för att använda deklarationstjänsten.
Inlämningsdatum och förseningsavgifter
Arbetsgivaravgifter och avdragen skatt redovisas månaden efter löneutbetalningen och sista dag för inlämning av deklarationen framgår av blanketten och i den digitala deklarationstjänsten.
Förfallodatum för inlämning av arbetsgivardeklarationen beror på företagets omsättning. För företag som har under 40 miljoner kronor i omsättning ska arbetsgivardeklarationen vara Skatteverket tillhanda senast den 12:e i månaden efter det att lönen betalats ut, d.v.s. arbetsgivaravgifter och avdragen skatt för april månad ska redovisas senast den 12 maj. Undantag görs i januari och augusti då deklarationsdagen är den 17:e. Företag med över 40 miljoner kronor i omsättning har deklarationsdag den 26:e i månaden. Också i detta fall redovisas lön som utbetalats månaden före, d.v.s. den 26 februari ska företaget deklarera lönen som betalades ut i januari.
Dessa datum ska arbetsgivardeklarationen vara Skatteverket tillhanda, vilket betyder att arbetsgivardeklarationen måste skickas före detta datum. Det går inte att faxa in arbetsgivardeklarationen på redovisningsdagen, även om man samtidigt skickar den med post. Om man lämnar in deklarationen i den digitala deklarationstjänsten kommer den Skatteverket tillhanda omgående.
Om arbetsgivardeklarationen lämnas in för sent alternativt inte lämnas alls skickar Skatteverket ut ett s.k. förslag till beslut om förseningsavgift vilket man som arbetsgivare har möjlighet att bemöta skriftligen. Därefter fattar Skatteverket beslut om förseningsavgift på 625 kronor. Vid följande tillfällen kan Skatteverket ta ut förseningsavgift om 1 250 kr:
företaget har inte följt ett föreläggande om att deklarera,
företaget har inte lämnat arbetsgivardeklaration i rätt tid för minst en av de tre närmast föregående redovisningsperioderna.
Arbetsgivardeklarationen måste deklareras varje månad även om både arbetsgivaravgifter och avdragen skatt är noll. Om man i efterhand upptäcker ett fel i en arbetsgivardeklaration, måste arbetsgivaren begära rättning av den aktuella månaden och därefter skicka in en rättad arbetsgivardeklaration. Om arbetsgivaren använder deklarationstjänsten görs rättningen där.
Underlag till arbetsgivardeklaration i löneprogram
På arbetsgivardeklarationen redovisas kontant utbetald bruttolön, avgiftspliktiga förmåner, uträknad arbetsgivaravgift samt avdragen skatt. I de allra flesta löneprogram finns en funktion för att skriva ut ett underlag för ifyllande av arbetsgivardeklarationen. I samband med att man gör förändringar i sitt löneprogram, t.ex. skapar en ny löneart, är det bra att göra en kontroll så att beloppet redovisas på rätt sätt i underlaget för arbetsgivardeklarationen. Det är också bra att regelbundet under året stämma av ackumulatorer för utbetald lön och förmåner med arbetsgivardeklarationen. Om denna avstämning görs regelbundet under året så blir helårsavstämningen i samband med årsskiftet lättare.
Kommentar
Om arbetsgivardeklarationen lämnas in på papper ska den undertecknas av behörig firmatecknare och skickas till den adress som finns angiven på arbetsgivardeklarationens baksida. Glöm inte frankera, Skatteverket löser inte ut ofrankerade försändelser. Man kan heller inte skicka med andra handlingar i samma kuvert.
F-skatt ska inte deklareras på arbetsgivardeklarationen eftersom att den är preliminärt uträknad av Skatteverket och uppgift om F-skattens storlek redan finns hos Skatteverket.