Definition
Ombud är en person som fått i uppdrag av en aktieägare att rösta och utöva andra aktierättigheter vid bolagsstämma. Rätten för aktieägare att kunna företrädas av ett ombud vid bolagsstämman får inte inskränkas av bolaget, inte heller kan bolaget begränsa aktieägarens rätt att fritt välja ombud.
Aktiebolagslagen föreskriver att en aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman får utöva sina rättigheter genom ett ombud. Antingen aktieägaren eller ombudet har rätt att rösta på stämman, någon annan person får inte rösta även om aktieägaren och ombudet kan ha med Biträde på bolagstämma.
I kupongbolag får aktieägaren endast utse ett enda ombud. Det är dock möjligt för en person att vara ombud för flera aktieägare.
Krav på skriftlig fullmakt
Ombudet styrker sin behörighet genom en skriftlig, av aktieägaren undertecknad och daterad, fullmakt. Det går inte att ge en muntlig fullmakt inför en stämma eller att aktieägaren lämnar en fullmakt under pågående stämma för kvarvarande ärenden. Fullmakten ska också vara daterad och undertecknad. En fullmakt gäller högst ett år från utfärdandet i kupongbolag. Om fullmakten inte anger någon giltighetstid antas den gälla i ett år.
Ombud i avstämningsbolag
I avstämningsbolag gäller delvis andra regler. I avstämningsbolag får aktieägare utse två eller flera ombud. Det kan till exempel röra sig om en institutionell investerare som har sitt aktieinnehav uppdelat på flera förvaltare. Om det finns flera ombud ska varje ombud utöva de rättigheter som hänför sig till en andel av aktierna, inte aktieägarens hela innehav. Röstlängden måste då ange hur många aktier och hur många röster varje enskilt ombud företräder på bolagsstämman. Denna information måste alltså även finnas i fullmakterna.
I ett avstämningsbolag får en fullmakt ha längre giltighetstid, upp till fem år från utfärdandet.
Skyldighet att underlätta för ombud i börsbolag
För börsbolag finns speciella regler i aktiebolagslagen rörande ombud och fullmakter. Ett sådant börsbolag ska tillsammans med kallelse till bolagsstämma tillhandahålla ett fullmaktsformulär på papper eller elektroniskt. Fullmaktsformuläret får inte innehålla namn på ombud eller ange hur ombudet ska rösta. Formuläret ska finnas tillgängligt på bolagets webbplats minst tre veckor före stämman fram till och med stämmodagen.
Skyldigheten att tillhandahålla ett fullmaktsformulär är parallell till den tillåtna Fullmaktsinsamling. Om en sådan ordnas ska alltså två olika fullmaktsformulär skickas till aktieägarna.
Denna särskilda service till aktieägare i börsbolag skiljer från reglerna vid Poströstning.