Vid sidan av de styrelsemöten som planerats in under arbetsåret finns tillfällen när styrelsen kan sammankallas på grund av plötsliga händelser och yttre omständigheter.
En situation är om styrelseordföranden anser att möte bör hållas. Styrelsens ordförande har rätt att kalla till styrelsemöte när han eller hon anser att det behövs. Styrelseordföranden har till uppgift att hålla kontakt med bolagets aktieägare, företagsledningen och de övriga styrelseledamöterna. I denna roll kan ordföranden se behov av att hålla extra styrelsemöten. Behovet uppstår vanligtvis inom styrelsens arbetsuppgifter rörande bolagets förvaltning och organisation i en fråga som inte kan avgöras av verkställande direktör och som inte kan vänta till nästa schemalagda styrelsemöte. Ett exempel är att verkställande direktören måste entledigas och ersättas på grund av yttre omständigheter som sjukdom eller eventuella oegentligheter. I ordförandens roll ligger alltså enligt regeln att löpande ta ställning till om det kan finnas behov av att sammankalla till ett extra styrelsemöte.
Tänk på
Ordföranden är alltså skyldig att självständigt ta ställning till om ett extra styrelsemöte är nödvändigt. Han eller hon kan inte undvika ansvar genom att peka på att ingen signalerat att ett möte behövdes.
En andra situation när ett extra styrelsemöte måste sammankallas är om det begärs av antingen en styrelseledamot eller av bolagets verkställande direktör.
Begäran sker hos styrelseordföranden som ska kalla till styrelsemöte. Det föreligger en straffsanktion om styrelseordföranden uppsåtligen eller oaktsamt avstår från att sammankalla styrelsen efter en sådan begäran.
Ett styrelsesammanträde som begärts av styrelseledamot eller verkställande direktör bör hållas som ett fysiskt möte och inte ett möte Per capsulam, eftersom mötet kan ha begärts i syfte till informationsutbyte och diskussion snarare än ett formenligt beslut. Den person som begärt mötet kan dock godkänna att mötet sker per telefon eller per capsulam.
Erinringar från revisor
Det finns dessutom en plikt för styrelsen att hålla sammanträde om revisorn kommer med erinringar, Erinran från revisor.