Definition
Hybridstämma är en sådan bolags- eller föreningsstämma som hålls på en fysisk plats, men där några av deltagarna medverkar på distans.
Hybridstämma är alltså en stämma som dels hålls på den ort där styrelsen har sitt säte, dels sker genom att en del av deltagarna är uppkopplade mot stämman genom överföring av data via kommunikations- och informationsteknik (jämför Digital stämma).
Hybridstämman bör skiljas från att stämman sker på vanligt sätt men att stämman utsänds som strömmande video med etermedia eller digital media till åhörare som inte är på plats i stämmolokalen. Denna typ av stämma (eterstämma) innebär Distansdeltagande på stämma, men inte att man deltar i stämmans omröstningar och inte heller att deltagarna kan göra sina rättigheter som aktieägare eller föreningsmedlemmar gällande.
En hybridstämma leds från stämmolokalen där de huvudsakliga stämmo- och bolagsfunktionärerna bör vara samlade. Åtminstone bör stämmoordföranden, protokollförare och justerare vara samlade i lokalen för att tillse att stämman genomförs på ett korrekt och rättsenligt sätt, Närvaroplikt på bolagsstämma.
Genomförandet av hybridstämma
Det generella kravet för hybridstämmor, och alla andra former av stämmor, är att de uppfyller den associationsrättsliga principen om likabehandling av medlemmarna. Att låta deltagarna medverka i stämman på olika sätt kan medföra att den ena gruppen får andra förutsättningar än vad den andra får. Även om bolaget erbjuder olika tekniska lösningar för distansdeltagarna kan olikheter uppkomma även mellan dessa deltagargrupper. Generalklausulerna i aktiebolagslagen innebär att varken stämma eller bolagsledning får fatta beslut ägnat att ge otillbörlig fördel åt en aktieägare till nackdel för en annan. Deltagandet av aktieägare på distans måste alltså organiseras på ett sådant sätt att ingen aktieägare eller aktieägargrupp gynnas framför någon annan. Styrelsen och anordnarna av distansdeltagarna bör vidta alla rimliga åtgärder för att detta potentiella rättighetsgap hålls till ett minimum.
Anordnarna av hybridstämmor bör särskilt uppmärksammas följande punkter:
Kallelse till bolagsstämma bör innehålla instruktioner (bland annat tekniska) om hur man deltar på stämman på distans. Eventuellt krav att föranmäla deltagande på distans bör behandlas som en vanlig Föranmälan till stämma. Det kan vara en fördel om deltagarna kan testa sin utrustning och uppkoppling i förväg via bolagets webbplats.
Handlingarna som krävs för att genomföra stämman bör finnas tillgängliga online efter inloggning Information till bolagsstämma, bland annat dagordning och anmälningslista (Röstlängd). För att minimera problem med personuppgifter och företagshemligheter bör dokumenten inte vara nedladdningsbara.
Reglerna kring Ombud vid bolagstämma och Biträde vid bolagsstämma behöver hanteras så att sådana personer också bereds tillfälle att delta och medverka på distans.
Röstningen som sker på distans måste samordnas med den som sker i stämmolokalen. Enligt associationsrättsliga principer är huvudregeln ett öppet röstningsförfarande, genom Acklamation, men på hybridstämman sker omröstningen istället som en Sluten omröstning. Det bör därför säkerställas att röstningsresultatet redovisas för deltagarna i realtid eller åtminstone i efterhand.
Deltagarnas rätt att ställa frågor och få svar från styrelse och verkställande direktör måste upprätthållas för distansdeltagarna på en hybridstämma (Frågerätt för aktieägare).
Tekniska problem vid hybridstämma
Lagstiftaren har inte ställt några kvalitetskrav på eller restriktioner för vilka tjänster eller utrustning som ska användas till hybridstämmor. Det anses att risken för klander av stämmobeslut som inte gått rätt till är tillräckligt för att understryka att stämmorna genomförs på betryggande sätt som säkerställer att de uppfyller lagens krav.
Det är dock ofrånkomligt att det inträffar störningar och tekniska problem vid hybridstämmor.
Problem som bara drabbar en enskild deltagare eller beror på att deltagare inte anskaffat fungerande utrustning eller anslutning är normalt sett inte tillräckliga hinder för att genomföra stämman. Samtidigt är den grundläggande principen i svensk rätt att avsändaren har ansvaret för dennas befordrade meddelanden, vilket som utgångspunkt lägger risken hos styrelsen och bolaget.
Om det förekommit formella eller materiella fel vid stämmobesluten kan aktieägaren väcka Klander. Att det förekommit störningar eller tekniska problem innebär dock inte i sig att stämmobeslut kan klandras, utan det kräver sannolikt att felet är av mer systematiskt eller omfattande art.