På styrelsemöten i aktiebolag krävs att underlag för besluten ska vara tillräckliga för att avgöra de ärenden som uppkommer på mötet.
Enligt en tvingande regel i aktiebolagslagen får styrelsen inte fatta beslut i ett ärende om inte samtliga styrelseledamöter fått ett tillfredställande underlag för att avgöra ärendet. Det finns alltså ett krav på att beslutsunderlaget ska uppfylla en viss kvalitet. Alla fakta som är väsentliga för att behandla ärendet ska framgå av materialet som den föredragande (styrelseordförande, verkställande direktör eller annan) lämnar till styrelseledamöterna. Underlaget ska vara balanserat så att det är både överskådligt och informativt. Därmed krävs en viss pedagogisk insats av den som förbereder materialet, istället för att ledamöterna tvingas göra en egen analys från ett helt obearbetat material.
Det är styrelseordföranden som har huvudansvaret för att organisera och leda styrelsens arbete. Och vad gäller beslutsunderlaget är detta ansvar förenat med en straffsanktion, ordföranden kan alltså dömas till böter eller fängelse upp till ett år. Den enskilda ledamoten har också ett visst eget ansvar att aktivt se till att han eller hon får ett tillfredsställande beslutsunderlag, framförallt genom frågor. Om en ledamot anser sig inte fått ett tillfredställande underlag för beslut kan han eller hon reservera sig mot beslutet (Reservation).