Instruktion till Giva Sveriges kvalitetskod

Inledning

Syftet med Giva Sveriges Kvalitetskod är att skapa ett ramverk för etisk, transparent och professionell insamling av gåvor och bidrag. Kvalitetskoden kan ses som en branschkod för insamlande organisationer. Efterlevnad och rapportering kopplad till Kvalitetskoden ska stärka Giva Sveriges medlemmars arbete med etik, ekonomi, effektmätning samt intern kontroll och styrning och därigenom bidra till ett starkt och långsiktigt förtroende för insamlande organisationer i Sverige. Ett högt förtroende bidrar till en ökad givarvilja, vilket i sin tur skapar resurser för att uppnå organisationernas ändamål.

Hur rapporteringen sker är en grundläggande del av Giva Sveriges Kvalitetskod. I bilaga 1 anges hur efterlevnad och rapporteringen sker. I bilaga 2 anges vilka dokument/information som ska finnas på hemsidan.

Kvalitetskodens omfattning

Kvalitetskoden omfattar fyra viktiga områden som bidrar till att organisationer kan bedriva etisk, transparent och professionell insamling:

1. Övergripande riktlinjer för insamling av gåvor

2. Riktlinjer för effektrapportering

3. Styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3

4. Riktlinjer för intern kontroll och styrning

Kvalitetskodens innehåll och omfång beslutas av föreningsstämman. Föreningsstämman beslutar även vilka delar av Kvalitetskoden som associerade medlemmar har att uppfylla.

Medlemsorganisationer med 90-konto

Krav som är desamma eller liknande som de Svensk Insamlingskontroll ställer, och som därmed ligger till grund för innehav av 90-konto, behöver inte granskas i samband med rapportering till Giva Sverige.

Att följa och rapportera enligt Kvalitetskoden

Att följa Kvalitetskoden i sin helhet, samt att låta organisationens revisor bestyrka att Riktlinjerna för intern kontroll och styrning är uppfyllda, är ett krav för att vara ordinarie medlem i Giva Sverige. Finns synnerliga skäl för avvikelser ska detta beslutas om av Giva Sveriges styrelse. För associerade medlemmar sker rapportering på utvalda delar i Kvalitetskoden enligt nedan. Alla medlemmar följer Övergripande riktlinjer för insamling.

Rapportering Associerade medlemmar

Instegsmedlem rapporterar Kvalitetskoden avseende:

• Riktlinjer för effektrapportering

• Urval av krav från Riktlinjer för intern kontroll och styrning (specificerat nedan i separat tabell)

• Ekonomisk redovisning godkänd av auktoriserad revisor eller årsredovisning enligt Styrande riktlinjer för årsredovisning

Stödmedlem rapporterar Kvalitetskoden avseende:

• Riktlinjer för effektrapportering

• Urval av krav från Riktlinjer för intern kontroll och styrning (specificerat nedan i separat tabell)

• Årsredovisning enligt de krav som ställs i aktuell sektor samt separat redovisning för insamlade medel

Att och hur Giva Sveriges medlemmar följer koden tydliggörs genom uppfyllande av eller rapportering enligt de olika riktlinjerna.

1. Övergripande riktlinjer för insamling av gåvor utgör de grundläggande etiska principerna för alla medlemmar i Giva Sverige. Det ska vara en integrerad del i verksamheten och ligger till grund för olika riktlinjer och policies inom varje medlemsorganisation.

2. Effektrapportering (se krav G1 nedan) sker årligen utifrån Riktlinjer för effektrapportering. Det innebär att effektrapport ska sammanställas varje år, och publiceras på organisationens egen hemsida. Länken skickas tillsammans med en självdiagnos till Giva Sverige senast den 30 september. Kravet på effektrapport är obligatoriskt för ordinarie och associerade medlemmar, och avvikelse från det här kravet kan inte beviljas.

3. Årsredovisning (se krav G2 nedan) måste årligen upprättas enligt Styrande riktlinjer för årsredovisning enligt K3, eller motsvarande krav för associerade medlemmar, och ska publiceras på organisationens egen hemsida. Länk till årsredovisningen skickas till Giva Sverige senast den 30 september varje år 3, eller motsvarande krav för associerade medlemmar, och ska publiceras på organisationens egen hemsida. Länk till årsredovisningen skickas till Giva Sverige senast den 30 september varje år.

4. Rapportering enligt Riktlinjer för intern kontroll och styrning (se krav G3 nedan) sker vartannat år, med start 9 månader efter att medlemskap i Giva Sverige beviljats. Rapportering sker genom att organisationen skriver en redogörelse för hur man följer kraven samt att granskande revisor skriver en bestyrkanderapport. För associerade medlemmar styrks redogörelsen genom att dokumentationen delges Giva Sverige. Redogörelse och bestyrkanderapport, eller dokumentation, skickas därefter till Giva Sverige, senast den 30 september.

Avvikelser eller kompletteringar

Eventuell avvikelse eller behov av komplettering anges i samband med rapporteringen senast 30 september. Underlag för avvikelser eller kompletteringar skickas till Giva Sverige senast 31 december.

Vid avvikelse från någon del i Kvalitetskoden är det Giva Sveriges styrelse som fattar beslut om avvikelse godkänns eller om organisationen måste komplettera sin rapportering. Har komplettering inte skett senast 31 mars kan årsmötet besluta om uteslutning ur Giva Sverige. Vid ett fåtal avvikelser och/eller kompletteringar behöver inte en ny bestyrkanderapport genomföras.

Påminnelseavgift

Vid försenad rapportering utgår en påminnelseavgift. Påminnelseavgift träder i kraft från och med 30 oktober det år då rapportering ska ske, med följande belopp:

Begäran om uppskov

För organisationer med brutet räkenskapsår kan rapporteringsdatumet anpassas efter överenskommelse. Detta måste meddelas i god tid före 30 september.

Differentierade krav – Ordinarie medlem

För att fånga upp skillnader mellan stora och små organisationer avseende både förväntningar på och förutsättningar för vissa formella styrprocesser, är kraven i riktlinjerna för intern kontroll och styrning delvis differentierade beroende på organisationers storlek. Indelningen är gjord i tre nivåer och baserar sig på organisationens storlek mätt i totala verksamhetsintäkter beräknade som ett genomsnitt för de två senaste räkenskapsåren.

Det är också en differentiering i kraven för ordinarie medlem och associerade medlemmar.

Klagomålshantering

Det finns en rutin för klagomålshantering på Giva Sveriges hemsida under Kvalitetskoden.

Bilaga 1

Bilaga 2

Kvalitetskoden ställer krav på att vissa dokument ska finnas på organisationens hemsida. Det gäller följande dokument: