Vägledning avseende flytt av fondinnehav

Rutinbeskrivning

De inblandade parterna benämns Mottagande företag (= bank/värdepappersbolag/fondbolag som kunden flyttar fondandelarna till) respektive Avlämnande företag (= bank/värdepappersbolag/fondbolag som kunden flyttar fondandelarna från).

Rutinen gäller endast för direktsparande i fonder och inte pensionssparande, försäkringssparande eller sparande via investeringssparkonto (ISK).

Rutinen gäller själva flytten och inte nödvändigtvis avslut av eventuella regelbundna sparanden/stående överföringar och/eller avslut av fondkonto. För avslut använder vissa företag en särskild blankett.

Rutinen omfattar endast flyttuppdrag från/till den kund som initierat flytten och inte från en kund till en annan (t.ex. via dödsbo eller gåva).

1 Rutinen för flyttanmälan av fondinnehav kännetecknas av följande moment

Uppgifter för uppdraget inhämtas av Mottagande företag från kunden/kundens ombud (t.ex. föräldrar till omyndig, god man, förvaltare eller genom fullmakt). I denna rutin används samlingsbegreppet kunden fortsättningsvis.

Kunden samt Mottagande företag fyller i Blankett för flytt av fondinnehav (bilaga 1). Detta kan vara en pappersblankett eller en inmatning av uppgifter direkt i ett datasystem.

De gråmarkerade fälten (på pappersblanketten) avseende ref.nr för uppdraget, eventuell kontohållare, ISIN-koder samt depå-/fondkontonummer hos Mottagande företag ifylles av Mottagande företag. De vitmarkerade fälten ifylles av kunden.

Blanketten ska som huvudregel skrivas under av kunden. Om inte kunden skrivit under godtas emellertid att en tjänsteman hos det Mottagande företaget skriver under blanketten. Det Mottagande företaget måste i dessa fall kunna styrka att de erhållit ett dokumenterat uppdrag från kunden. Det uppställs inget hinder för att parterna kan godkänna att blanketten ifylles helt elektroniskt under förutsättning att kundens viljeyttring kan styrkas på annat sätt än genom en fysisk underskrift.

Mottagande företag ska utföra sin del av uppdraget (dvs. fylla i blankett – pappers- eller elektronisk blankett – och sända den till Avlämnande företag) i enlighet med kundens önskemål. Det kan innebära att företaget omedelbart ska skicka uppdraget till Avlämnande företag, eller skicka uppdraget på en av kunden och företaget överenskommen senare förutbestämd dag (gäller t.ex. i samband med flyttstopp vid årsskifte).

Det Mottagande företaget ansvarar för att kontrollera att det har möjlighet att ta emot de andelar som flytten avser innan dess att uppdraget initieras.

Mottagande företag bör informera kunder om att de, vanligtvis, själva måste begära eventuellt avslut av regelbundet sparande och/eller avslut av fondkonto separat.

Det Mottagande företaget åtar sig fullt ansvar för sådana uppgifter i uppdraget som endast det Mottagande företaget har full möjlighet att kontrollera, såsom exempelvis:

• att identitetskontroll är gjord i enlighet med uppgifterna i blanketten,

• att om kunden är omyndig, erforderliga uppgifter om förmyndare är ifyllda på blanketten och

• att identitetskontroll är gjord avseende förmyndare,

• att om ärendet avser ett dödsbo samtliga dödsbodelägare har lämnat sitt godkännande till uppdraget.

Det Mottagande företaget svarar dock inte för uppgifter som endast det Avlämnande företaget kan kontrollera, såsom exempelvis:

• att det förekommer medkontohavare som inte har skrivit under uppdraget och som inte kunden presenterat en giltig fullmakt för,

• att det förekommer särskild förvaltning,

• att förvaltarskap är registrerat enligt föräldrabalken (FB),

• att fondkonto är överförmyndarspärrat,

• att fondkonto är spärrat av annat skäl.

Avlämnande företag ska i sådana fall skyndsamt meddela Mottagande företag.

Om Avlämnande företag ser att det förekommer medkontohavare, bör de kontrollera med Mottagande företag att samtliga kontohavare undertecknat uppdraget alternativt att en fullmakt lämnats.

Att kunden har en ställföreträdare av något slag får inte innebära att flytten inte kan genomföras, men medför att vissa kontroller bör göras av Mottagande företag för att kunna initiera uppdraget.

Är ett fondkonto spärrat hos Avlämnande företag bör Mottagande företag se till att även det nya fondkontot spärras.

För en mer detaljerad beskrivning av mottagande och avlämnande instituts, samt i förekommande fall dess intermediärers och TAs (transfer agents), ansvar och kontrollskyldigheter under fondflyttsprocessen se bilagorna 2–5.

2 Överenskommelse mellan Mottagande företag och Avlämnande företag hur uppdraget ska utföras

Mottagande företag översänder blanketten till Avlämnande företag.

Avlämnande företag:

• omregistrerar de i blanketten angivna fondandelarna i Mottagande företags namn eller – om kontohållare för Mottagande företag angetts i blanketten – i kontohållarens namn, såsom förvaltare,

• ger uppdrag åt det fondbolag som för registret över fondandelsägarna att omregistrera samtliga i blanketten angivna fondandelar i Mottagande företags namn eller – om kontohållare för Mottagande företag angetts i blanketten – i kontohållarens namn, såsom förvaltare, eller

• uppdrar åt det fondbolag som för registret över fondandelsägarna att omregistrera samtliga i blanketten angivna fondandelar i kundens namn.

Avlämnande företag skickar en bekräftelse till Mottagande företag och redovisar:

• antal andelar för respektive fond som flyttas ut, och

• anskaffningsvärde (totalt) i SEK för respektive fond som flyttas ut.

Avlämnande företag ska meddela Mottagande företag i de fall flytten (helt eller delvis) inte kan genomföras samt på vilka grunder.

Följande orsaksbegrepp kan (exempelvis) anges som skäl för nekanden:

• Kunden är inte kund hos aktören.

• Kunden saknar innehav.

• Likvidation eller sammanslagning av fond som flyttuppdraget omfattar är förestående.

Följande orsaksbegrepp kan (exempelvis) anges som skäl för utförligare kontroller/åtgärder:

• Fondkontot är pantsatt.

• Kontonummer saknas eller är felaktigt.

• ISIN-kod saknas eller är felaktig.

• Det förekommer medkontohavare som inte har skrivit under uppdraget och som kunden inte presenterat en giltig fullmakt för.

• Det förekommer särskild förvaltning.

• Förvaltarskap är registrerat.

• Fondkontot är överförmyndarspärrat.

• Fondkontot är spärrat av annat skäl.

• Täckning för eventuell flyttavgift saknas.

Parterna bör i det fall det föreligger förmyndarskap av något slag manuellt hantera den uppkomna situationen för att ombesörja uppdragets genomförande.

Om det inte går att flytta samtliga fonder bör uppdraget ändå fullföljas beträffande de fonder som går att flytta, trots att uppdraget då endast delvis genomförs. Åtgärder bör sedan snarast därefter vidtas för att flyttuppdraget i sin helhet ska kunna genomföras. Utbokning respektive inbokning av andelar ska ske först efter att bekräftelse av genomförd flytt mottagits. Om flytt av fond sker en dag som inte är affärsdag i Sverige bör denna bokas närmast föregående dag vilken utgör affärsdag i Sverige.

Såväl Avlämnande som Mottagande företag bör verka för ett skyndsamt flyttförfarande och vara beredda att omgående rätta till eventuella fel. Flyttuppdraget bör i normalfallet, och under förutsättning att det är ett rent flyttuppdrag, inte ta längre tid än 12 bankdagar att genomföra. En utförligare specifikation av tidsgränserna för respektive moment i fondflyttsprocessen återfinns i bilagorna 2–5.

För en mer detaljerad beskrivning av den information som ska inkluderas i respektive flöde i fondflyttsprocessen, se bilagorna 2–5. Observera att informationsspecifikationerna skiljer sig beroende på om avlämnande respektive mottagande institut använder sig av intermediärer samt beroende på om TA är skilt från avlämnande institut eller utgörs av detsamma.

[Bilagorna utgörs av blanketter och flödesscheman för flytt och återges ej här; red.anm.]