Svensk standard för redovisnings- och lönetjänster, Reko

1. Konsultens ansvar

En konsult ska följa god yrkessed uttryckt genom Reko och FARs yrkesetiska regler.

2. Redovisningsföretagets organisation

Redovisningsföretagets verksamhet ska vara planerad och organiserad för att kunna bedrivas säkert och effektivt. För att uppnå detta ska det finnas planering, riktlinjer och rutiner för verksamheten samt system för intern kvalitetssäkring.

3. Antagande och omprövning av uppdrag

En konsult ska bara anta ett uppdrag när uppdragsförhållandena är sådana att konsulten bedömer att redovisningsföretaget har eller kan skaffa nödvändig kompetens och tillgängliga resurser för att uppfylla uppdragsgivarens behov. Inför beslut om att anta eller behålla ett uppdrag måste konsulten även ta ställning till om det finns förutsättningar för att uppdraget ska kunna utföras i enlighet med tillämpliga lagar, regler, god redovisningssed samt relevanta yrkesetiska krav. Förutsättningarna för uppdraget ska omprövas löpande. Uppsägning av ett uppdrag ska bekräftas skriftligen till uppdragsgivaren.

4. Uppdragsavtal

Redovisningsföretaget ska upprätta ett uppdragsavtal som beskriver uppdragets omfattning, arbetsfördelningen mellan redovisningsföretaget och uppdragsgivaren samt i övrigt tydliggör villkoren för uppdraget. Parternas ansvar ska definieras. Uppdragsavtalet ska vara skriftligt och undertecknas fysiskt eller elektroniskt.

5. Förståelse av uppdragsgivarens verksamhet

För att kunna utföra ett uppdrag med hög kvalitet ska konsulten ha kunskap om och förståelse av uppdragsgivarens verksamhet.

6. Konsultens planering av enskilda uppdrag

Planering av enskilda uppdrag ska ha sin utgångspunkt i uppdragsgivarens behov och överenskommelsen i uppdragsavtalet, och i tillämpliga delar ske i samråd med uppdragsgivaren. Konsulten ska identifiera områden som kräver särskild uppmärksamhet. Planeringen ska vara skriftlig och uppdateras vid behov.

7. Konsultens utförande av uppdragen

En konsult ska utföra redovisnings- och/eller löneuppdrag och övriga närliggande uppdrag enligt kraven i för uppdraget tillämpliga lagar, regler och god redovisningssed. Uppdraget ska utföras enligt Reko samt med beaktande av FARs yrkesetiska regler.

8. Konsultens rapportering

Resultatet av konsultens arbete ska rapporteras till uppdragsgivaren. Rapporterna ska anpassas till uppdragsgivarens behov och vad som överenskommits i uppdragsavtalet. Vid rapportering ska konsulten se till att rätt information når rätt mottagare vid rätt tidpunkt. Rapporterna ska rimlighetsbedömas och vid behov kompletteras med skriftliga kommentarer.

9. Avslut av uppdrag

Konsulten ska tillhandahålla uppdragsgivaren den räkenskapsinformation som följer av uppdraget. När uppdraget avslutas ska konsulten skriftligen bekräfta uppsägningen av uppdraget till uppdragsgivaren.

1.Konsulten ska i sin yrkesutövning agera med omsorg och noggrannhet samt på ett sådant sätt att tillämpliga lagar, regler och god redovisningssed följs.

2.Konsulten ska kontrollera att de uppdrag som utförs omfattas av den ansvarsförsäkring som innehas av redovisningsföretaget.

3.Ansvarig konsult för uppdraget ska fördela arbetet till berörda medarbetare samt se till att dessa är väl insatta i uppdragets omfattning och tidplan.

4.Konsulten har ett utförandeansvar mot uppdragsgivaren. Detta innebär att de arbetsuppgifter som konsulten har påtagit sig enligt uppdragsavtalet ska planeras och utföras enligt Reko.

5.Konsulten ska identifiera, reagera och agera på undermåligt material.

6.Konsulten ska verka för att uppdragsgivarens behov tillgodoses inom ramen för tillämpliga lagar och regler i varje enskilt uppdrag. Uppdragsgivarens intresse ska stå i centrum utan att konsulten förlorar sin integritet och yrkesmässiga objektivitet eller i övrigt åsidosätter sina yrkesetiska skyldigheter. För att kunna uppnå detta ska konsulten vara aktiv i kontakten med uppdragsgivaren. Kommunikationen med uppdragsgivaren ska vara tydlig och anpassas till dennas behov.

7.Konsulten ska löpande vara uppdaterad på tillämpliga lagar och regler som påverkar uppdragets utförande.

1.Konsulten får inte till utomstående röja information om uppdragsgivaren eller uppdraget som kommer konsulten till del vid utförandet av uppdraget.

2.Undantag från tystnadsplikten kan ske genom överenskommelse med uppdragsgivaren samt för sådan information som begärs av konsulten om det följer av lag eller myndighetsbeslut. Undantag från tystnadsplikten gäller också för sådana situationer som följer av konsultens professionella skyldigheter.

3.Om information lämnas till utomstående med stöd av lag eller myndighetsbeslut ska konsulten informera uppdragsgivaren om vilken information som har lämnats i den mån detta är tillåtet enligt den aktuella lagen eller myndighetsbeslutet.

4.Instruktioner för konsultens tystnadsplikt och eventuella upplysningsskyldighet ska ingå i redovisningsföretagets rutiner.

5.Konsulten får inte utnyttja information som erhållits i uppdraget på ett sätt som är till förmån för konsulten själv eller till skada eller nytta för annan.

6.Konsultens tystnadsplikt gäller även efter uppdragets avslut.

Styrelse och ägare

En ägare som inte samtidigt är styrelseledamot ska betraktas som utomstående. Styrelseledamöter samt VD är registrerade företrädare för uppdragsgivaren och har i den rollen rätt till inblick i företagets ekonomi. Om en konsult får fråga från en enskild styrelseledamot beträffande bolagets angelägenheter bör frågor besvaras på ett sådant sätt att samtliga ledamöter i styrelsen får tillgång till både fråga och svar. Styrelsesuppleanter betraktas som ersättare till ordinarie ledamöter och har rätt till information först när de inträtt som ledamöter.

Revisor

En vald revisor har en särställning jämfört med andra utomstående genom att vara utsedd av ägarna. Det är företagsledningens uppgift och ansvar att lämna information till den valda revisorn.

En förutsättning för att konsulten ska kunna lämna information till revisorn är att detta har överenskommits med uppdragsgivaren. Detta kan ske i uppdragsavtalet eller på annat sätt.

Andra uppdragstagare till uppdragsgivaren

Uppdragsgivaren kan även anlita andra uppdragstagare, som t.ex. andra redovisningsföretag, redovisnings- och lönekonsulter, advokater m.m. Om inte något annat framgår av uppdragsavtalet eller på annat sätt har konsulten tystnadsplikt mot dessa, även om konsulten känner till att uppdragsgivaren samarbetar med dessa.

Bankkontakter och andra kreditgivare

Uppdragsgivarens bankkontakt och andra kreditgivare är naturliga samarbetsparter för uppdragsgivaren, men det medför inte någon rätt till information från konsulten om detta inte framgår av uppdragsavtalet eller på annat sätt.

Lag eller myndighetsbeslut

Vissa bestämmelser i lag medför skyldighet för konsulten att lämna ut uppgifter, trots att konsulten normalt omfattas av tystnadsplikt. Vid en sådan begäran om information ska konsulten beakta redovisningsföretagets interna rutiner för avstämning. Vid avsaknad av intern kompetens bör konsulten kontakta FARs jurister för att bedöma den aktuella situationen.

Tystnadsplikten gäller även upplysningar till Skatteverket. Konsulten har inte rätt att på eget initiativ och utan samtycke från uppdragsgivaren svara på frågor eller lämna information till Skatteverket. Konsulten bör i sådana situationer alltid hänvisa till sin tystnadsplikt och överlåta till uppdragsgivaren att besluta vilka uppgifter eller handlingar som ska lämnas ut.

Konkursförvaltare

En särskild situation som kan nämnas är om uppdragsgivaren försätts i konkurs. I ett sådant fall tar konkursförvaltaren över flera av styrelsens uppgifter. Eftersom konkursförvaltaren träder i styrelsens ställe får denna samma rätt att ta del av information som rör företaget som styrelsen tidigare hade.

Likvidator

Vid likvidation träder likvidatorn i styrelsens och den verkställande direktörens ställe. Reglerna om styrelseledamöter gäller därför i stort sett även likvidatorn. Denna övertar därför styrelsens rätt till information.

Professionell skyldighet

Medlemskapet i FAR innefattar bl.a. krav på att genomgå föreskriven kvalitetskontroll och utgör därför en professionell skyldighet som medför undantag från tystnadsplikten. Motsvarande undantag gäller t.ex. även vid ärenden som FARs disciplinnämnd hanterar samt vid försäkringsärenden.

Ytterligare vägledning angående tystnadsplikt finns i FARs yrkesetiska regler, EtikU 2 Tystnadsplikt och upplysningsskyldighet. Även reglerna i IESBAs Etikkod, avsnitt 225 Hantera överträdelser av lagar och andra författningar, kan innebära en professionell skyldighet som är undantagen tystnadsplikten.

1.En konsult ska utföra uppdraget enligt tillämpliga lagar och regler samt med beaktande av god redovisningssed och god yrkessed. Arbetet ska utföras med integritet och yrkesmässig objektivitet.

2.En konsult ska ha kännedom om lagar, regler samt om rekommendationer och uttalanden som ryms inom yrkesrollens normala kompetensområde, och som är tillämpliga för uppdragsgivarens verksamhet.

3.En konsult är inte och kan inte göras ansvarig för att förebygga överträdelser av lagar och regler gällande uppdragsgivarens verksamhet.

4.Konsulten ska aldrig medverka i uppdrag där det kan konstateras eller misstänkas att uppdragsgivaren upprepat eller medvetet begår lagöverträdelser. Om konsulten vid utförandet av sitt uppdrag konstaterar väsentliga fel, oegentligheter eller andra överträdelser av lagar och regler i uppdragsgivarens verksamhet, ska detta skyndsamt påtalas för uppdragsgivaren. Uppdraget ska snarast omprövas.

5.Det är uppdragsgivarens ansvar att se till att företagets verksamhet bedrivs enligt gällande lagar och regler. Ansvaret för att förebygga och upptäcka överträdelser vilar således på uppdragsgivaren.

1.Konsulten ska dokumentera sitt arbete. Dokumentationen ska göra det möjligt att:

• följa upp att uppdraget har utförts enligt vad som överenskommits i uppdragsavtalet,

• följa hur arbetet har utförts,

• utgöra stöd i planeringen av det fortsatta uppdraget och andra liknande uppdrag, och

• utgöra underlag för kvalitetssäkring och kvalitetskontroll av konsultens arbete.

Dokumentationen ska arkiveras på ett betryggande sätt.

2.Konsultens dokumentation ska vara tillräcklig och ändamålsenlig för att ge en övergripande förståelse av hur uppdraget har utförts. Utöver detta ska följande alltid ingå i konsultens dokumentation:

• underlag för antagande och omprövning av uppdraget (se Reko 310),

• uppdragsavtal med allmänna villkor och eventuella bilagor (se Reko 410), och

• uppdragsplanering (se Reko 610).

3.Av dokumentationen ska det framgå dels vilka väsentliga kontroller och analyser som har gjorts, dels på vilket sätt arbetet har utförts. Väsentliga frågeställningar, såväl muntliga som skriftliga, som tagits upp med uppdragsgivaren ska dokumenteras (tjänstenoteringar) med uppgift om frågans karaktär, lämnat svar eller slutsats samt när och med vem diskussionen ägt rum.

4.Dokumentationen ska anpassas till uppdragets komplexitet och omfattning och utformas så att den uppfyller kravet på överlämningsbart skick. Med detta avses att den ska vara tillräckligt uttömmande, informativ och överskådlig så att en annan konsult kan förstå och följa hur uppdraget har utförts.

5.Dokumentationen ska arkiveras i minst 10 år.

1.Redovisningsföretaget ska upprätta och tillämpa riktlinjer och rutiner som medför att alla uppdrag utförs i enlighet med Reko på ett effektivt sätt.

2.Redovisningsföretaget ska ha en ändamålsenlig bemanning för att bedriva sin verksamhet i enlighet med uppdragens målsättningar och uppdragsgivarnas behov. För varje uppdrag ska en uppdragsansvarig konsult utses. Denna är ansvarig för att medarbetarna på uppdraget tillämpar de fastställda rutinerna.

3.Redovisningsföretaget ska ha riktlinjer och rutiner för medarbetarnas kompetensutveckling och vidareutbildning, för att kunna utföra uppdrag som håller hög kvalitet och uppfylla de behov som finns hos uppdragsgivaren.

4.Redovisningsföretaget ska ha riktlinjer och rutiner för hur uppdrag antas/omprövas, planeras, utförs, dokumenteras, rapporteras och avslutas i enlighet med kraven i Reko. Omfattningen av riktlinjerna, rutinerna och dokumentationen av dessa ska anpassas till företagets behov och komplexitet.

5.Redovisningsföretagets skriftliga riktlinjer och rutiner ska åtminstone omfatta rutiner enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism samt intern kvalitetssäkring enligt Reko 220. För en mindre verksamhet med endast en till två verksamma konsulter och inga övriga anställda, behöver endast riktlinjerna och rutinerna nämnda i denna punkt vara skriftliga.

6.De riktlinjer och rutiner som tillämpas ska utvärderas löpande för att fastställa att de är relevanta och ändamålsenliga samt för att säkerställa att de efterlevs.

1.Riktlinjer och rutiner för intern kvalitetssäkring av verksamheten ska finnas såväl för hela redovisningsföretaget som för enskilda uppdrag. Riktlinjer och rutiner ska dokumenteras. Omfattningen av riktlinjerna, rutinerna och dokumentationen ska anpassas till redovisningsföretagets behov och komplexitet.

2.I redovisningsföretag med anställda medarbetare ska företagsledningen tillse att kvalitetsansvarig ansvarar för att inrätta kvalitetsäkringsrutiner som skapar förutsättningar för att kvalitetskraven uppnås på samtliga uppdrag. Uppdragsansvarig konsult ansvarar för att kvalitetsäkringsrutinerna följs och för att kvalitetskraven uppnås i det enskilda uppdraget.

3.Uppföljning av företagsrutiner och system för intern kvalitetssäkring ska ske regelbundet i syfte att säkerställa att redovisningsverksamheten och alla uppdrag utförs enligt kraven i Reko och enligt uppdragsavtalen.

Kvalitetssäkring av redovisningsverksamheten

De rutiner som tillämpas för redovisningsverksamheten har som målsättning att redovisningsföretagets resurser ska kunna nyttjas på ett effektivt sätt och att verksamheten bedrivs i enlighet med kraven i Reko. Detta ska följas upp i den interna kvalitetssäkringen genom en analys av att ska-kraven uppfylls. Om uppföljningen visar att det finns brister kan därför både rutinerna och utförandet behöva ändras för att skapa hög kvalitet i arbetsprocessen.

Bilden visar att redovisningsverksamheten byggs upp baserat på ska-kraven i ramverket. Detta är utgångspunkten för de rutiner som kan härledas till de olika Reko-avsnitt som beskriver hur arbetet med enskilda uppdrag ska utföras. Den interna kvalitetssäkringen måste därför säkerställa att redovisningsverksamheten i grunden uppfyller ska-kraven.

Kvalitetssäkring av enskilda uppdrag

De rutiner som tillämpas för enskilda uppdrag har som målsättning att det löpande arbetet inom olika områden ska bedrivas i enlighet med kraven i Reko och i uppdragsavtalet. Detta ska följas upp i den interna kvalitetssäkringen genom en analys av att de Reko-avsnitt som definierar olika delar av arbetsprocessen uppfylls. Om uppföljningen visar att det finns brister kan därför både rutinerna och utförandet behöva ändras för att skapa hög kvalitet i arbetsprocessen.

Bilden visar att arbetet med intern kvalitetssäkring ska vara väl inarbetat i den arbetsmetodik som gäller vid utförandet av det enskilda uppdraget. Det är uppdragsansvarig konsults ansvar att anpassa arbetsmetodiken till det enskilda uppdraget utifrån uppdragets förutsättningar, omfattning och risknivå. Den som är uppdragsansvarig är ansvarig för att uppdraget utförs enligt redovisningsföretagets rutiner samt att medarbetare i uppdraget följer dessa.

Uppföljning

Redovisningsföretaget ska tillämpa system för intern kvalitetssäkring som löpande utvärderar att de rutiner som fastställts är relevanta och ändamålsenliga. Genom detta arbete säkerställs att redovisningsverksamheten uppfyller kraven i Reko.

Intern kvalitetssäkring för enskilda uppdrag kan ske genom att låta en annan konsult gå igenom uppdraget och bedöma kvaliteten i det utförda arbetet, eller genom att använda checklistor för avstämning av utfört arbete. En sådan process är även ett stöd inför den externa kvalitetskontrollen som utförs av FAR.

Intern kvalitetssäkring av rutiner ska ske regelbundet.

1.Redovisningsföretagets verksamhet ska vara väl organiserad och ha rutiner som ger förutsättningar för ett effektivt och kvalitetssäkrat arbete som skapar hög kvalitet i uppdragen och ett bra beslutsunderlag i uppdragsgivarens verksamhet.

2.Verksamheten ska ha en ändamålsenlig bemanning, vilket innebär att redovisningsföretaget ska ha eller kunna skaffa nödvändiga resurser i form av tid och kompetens för de uppdrag som ska utföras.

3.Ansvars- och arbetsfördelningen ska planeras så att alla uppdrag har en uppdragsansvarig konsult med rätt kompetensprofil för uppdragets behov.

4.Planering ska ske av olika medarbetares kompetensutveckling för att kunna uppfylla de behov som finns hos uppdragsgivaren.

5.Redovisningsverksamheten ska planeras så att redovisningsföretagets uppdrag kan utföras i enlighet med de tecknade uppdragsavtalen.

6.Redovisningsverksamhetens planering ska dokumenteras så att det tydligt framgår när uppdragen ska utföras, planerad tidsåtgång och ansvars- eller arbetsfördelning. Planeringen ska vara så utförlig som bedöms nödvändigt beroende på förutsättningarna.

7.Planeringen ska uppdateras minst en gång per år om inte en översyn initieras tidigare på grund av förändringar i redovisningsverksamheten.

1.Konsulten ska bara anta och behålla ett uppdrag när kunskapen om uppdragsförhållandena visar att tillämpliga lagar och regler samt relevanta yrkesetiska krav kommer att kunna uppfyllas. För kombiuppdrag gäller särskilda regler om jäv och oberoende för revisorer som ska beaktas.

2.En förutsättning för att anta och behålla ett uppdrag är att nödvändiga resurser i form av den kompetens och tid som uppdraget kräver finns och/eller kan skaffas.

3.Konsulten ska utföra och dokumentera de kontroller som lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism kräver.

4.Konsulten ska löpande utvärdera de grundläggande förutsättningarna för att behålla uppdraget. Om något väsentligt förhållande ändras under uppdragets gång ska konsulten ompröva uppdraget för att bedöma om det även fortsättningsvis kan behållas. Om konsulten bedömer att väsentliga krav inte kan uppfyllas ska uppdraget avslutas.

5.Konsulten ska dokumentera sin analys och bedömning inför beslut om att anta, behålla och avsluta ett uppdrag.

Kundkännedom

Särskilda regler gäller enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Dessa regler syftar till att konsulten ska inhämta kunskap om affärsförbindelsens art och syfte samt skaffa sig en förståelse av uppdragsgivarens verksamhet. I kraven ingår bl.a. att identifiera vem som är den egentliga uppdragsgivaren genom att fastställa uppdragsgivarens identitet och utreda vem som är den verkliga huvudmannen och ägaren till kundföretaget. Lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism är omfattande och övriga krav framgår av lagtexten. Vägledning finns även i FARs yrkesetiska regler, EtikU 11 Medlemmarnas tillämpning av lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Resursplanering

Konsulten ska så långt som möjligt agera för uppdragsgivarens bästa. För att uppnå detta måste redovisningsföretaget ha tillgång till personer som är lämpliga för att arbeta med uppdraget och dessa måste ha tillgänglig tid och kompetens för att genomföra uppdraget.

Förhållande till uppdragsgivaren

Konsulten får inte göra avkall på de yrkesetiska kraven om integritet och yrkesmässig objektivitet. Konsulten kan arbeta med ett företag som drivs av en familjemedlem, en god vän eller där konsulten har ekonomiska intressen. I sådana situationer ställs särskilda krav på objektivitet och upprätthållande av hög integritet. Det är därför viktigt att överväga om det är lämpligt att acceptera ett uppdrag där uppdragstagaren har nära relationer eller beroendeförhållanden till uppdragsgivaren.

Vid kombiuppdrag ska även reglerna om jäv i bl.a. 9 kap. 17 § aktiebolagslagen samt reglerna om revisorns opartiskhet och självständighet i 21 a § revisorslagen beaktas.

Löpande utvärdering och omprövning av befintliga uppdrag

Eftersom samtliga uppdrag som redovisningsföretaget har måste uppfylla de relevanta kraven i Reko, måste även befintliga uppdrag omprövas med viss regelbundenhet. Omprövningen kan i princip omfatta samma frågeställningar som används vid antagande av ett nytt uppdrag. I samband med omprövningen ska det även kontrolleras att uppdragsavtalet fortfarande är relevant.

För vissa uppdrag kan problem uppstå under arbetets gång, t.ex. att kontakten med uppdragsgivaren försämras, att leveransplaner inte kan uppfyllas eller att uppdragsgivaren medvetet eller upprepat bryter mot lagar och regler. I sådana situationer måste uppdraget omprövas omedelbart. Om konsulten bedömer att väsentliga krav för att behålla uppdraget inte kan uppfyllas ska uppdraget avslutas.

En konsult kan aldrig förhålla sig passiv eller okritisk till felaktigheter och brister som konsulten upptäcker i ett befintligt uppdrag. En konsult är skyldig att reagera och agera på situationer där det exempelvis saknas verifikationer eller där verifikationerna är bristfälliga utifrån bokföringslagens krav, redovisningen visar orimliga kassasaldon och/eller bruttovinster, eller att det förekommer ovanliga transaktioner där konsulten inte har fått tillfredställande förklaringar.

Vid löneuppdrag bör särskild vikt läggas vid felaktigheter på skatteberäkningar och eventuella ersättningar som ersätts lägre än gällande kollektivavtal.

Om en konsult upptäcker brister och/eller felaktigheter i uppdraget ska dessa kommuniceras till uppdragsgivaren utan dröjsmål. Om felaktigheten eller bristen är väsentlig och förklaringen uteblir eller felaktigheten/bristen kvarstår ska konsulten ompröva om det finns förutsättningar att behålla uppdraget.

1.När ett redovisningsföretag har antagit ett uppdrag i enlighet med Reko 310 Antagande och omprövning av uppdrag ska villkoren för uppdragets utförande definieras i samråd med uppdragsgivaren. Uppdragsavtalet ska upprättas innan arbetet påbörjas. Det ska vara skriftligt och omfatta följande områden:

• identifiering av parterna,

• uppdragets omfattning,

• ansvarsfördelning,

• rapportering, och

• principer för arvodesberäkning.

Uppdragsavtalet ska undertecknas fysiskt eller elektroniskt. Uppdragsavtalet ska inkludera allmänna villkor som gäller om något annat inte framgår av uppdragsbrevet.

2.Uppdragsgivaren ska upplysas om sitt självständiga ansvar för redovisningen och lönernas innehåll och fullständighet och att detta inte påverkas av konsultens utförandeansvar, även när konsultens biträde är långtgående.

3.Konsulten ska löpande utvärdera om det finns omständigheter som kräver att uppdragsavtalet ändras eller om det är nödvändigt att påminna uppdragsgivaren om gällande uppdragsavtal.

4.Uppdragsavtalet ska förnyas minst vart femte år.

5.Följande förhållanden är dock exempel på omständigheter när en uppdatering av uppdragsavtalet så snart som möjligt ska ske:

• förutsättningarna har ändrats,

• förändringar i företagsledningen eller i styrelsen, eller

• karaktären av eller storleken på uppdragsgivarens verksamhet har ändrats väsentligt.

Uppdragsavtalets innehåll

FAR har tagit fram mallar för uppdragsavtal (både uppdragsbrev och allmänna villkor) som en service till sina medlemmar. Beroende på själva uppdragens utformning måste uppdragsbrevet alltid i viss utsträckning individualiseras. Oavsett detta måste uppdragsavtalet i vart fall omfatta följande områden:

Konsultens olika uppdrag kan variera i omfattning. I mindre omfattande eller enklare uppdrag är det tillräckligt med en kort beskrivning av uppdraget medan det för större eller mer komplexa uppdrag krävs en mer detaljerad beskrivning av arbetsinnehåll och målsättningar.

En viktig punkt att reglera är ansvarsfördelningen. Uppdragsgivaren ska alltid upplysas om sitt självständiga ansvar för företagets redovisning, lön och rapporter, vilket innebär att uppdragsgivaren även ansvarar för att lämnat grundmaterial är fullständigt och inte innehåller fel eller brister. Konsulten ansvarar inte för fel i den utarbetade informationen om detta beror på bristfälliga upplysningar eller underlag från uppdragsgivaren.

Samtidigt har redovisningsföretaget ett utförandeansvar mot uppdragsgivaren, som innebär ett ansvar för att genomföra de tjänster som framgår av uppdragsavtalet, i rätt tid samt på ett sådant sätt att tillämpliga lagar och regler samt god redovisningssed följs.

Principen för beräkningen av arvodet är en annan viktig del av uppdragsavtalet. Konsulten bör informera uppdragsgivaren om den prismodell som används och grunderna för densamma. I uppdragsavtalet bör även faktureringsrutiner och betalningsvillkor framgå, samt eventuella principer för prisförändringar, t.ex. genom index eller hänvisning till gällande timprislista.

Ett uppdragsavtal ska innehålla allmänna villkor för genomförande av ett uppdrag. Dessa villkor reglerar generella avtalsområden och gäller om inte något annat framgår av uppdragsbrevet.

Uppdateringar av avtalet

Konsulten ska regelbundet utvärdera om det finns väsentliga omständigheter som kräver att uppdragsavtalet ändras, t.ex. om verksamheten ändrats till karaktär och storlek, med följd att uppdragets omfattning eller arbetsfördelning kan komma att påverkas. En sådan utvärdering ska dokumenteras och beskriva eventuella behov av att uppdatera eller förnya uppdragsavtalet.

En årlig genomgång av uppdragsavtalet med uppdragsgivaren ger konsulten möjlighet att diskutera om uppdragsgivaren är nöjd med konsultens arbete och de tjänster som levereras. Ett sätt att uppdatera delar av avtalet utan att skriva om hela uppdragsavtalet kan vara att hänvisa till en bilaga som behandlar aktuella områden. Då kan bilagan uppdateras vid behov utan att grundstrukturen för uppdragsavtalet förändras.

1.Konsultens förståelse av ett uppdrag inkluderar en allmän kunskap om den bransch där uppdragsgivaren är verksam samt en mer specifik kunskap om uppdragsgivarens verksamhet.

2.En konsult ska ha eller kunna skaffa sig tillräcklig kunskap om uppdragsgivarens verksamhet och ägarförhållanden för att kunna identifiera och förstå de händelser, transaktioner och förhållanden som kan ha en betydande påverkan på uppdraget. Uppdragsansvarig konsult ska ansvara för att de som arbetar med uppdraget har eller skaffar sig tillräcklig kunskap om uppdragsgivarens verksamhet så att de kan utföra sina arbetsuppgifter.

3.När uppdraget har antagits och under tiden det fortlöper ska konsulten kontinuerligt uppdatera sin information om branschen och verksamheten. Viktiga förhållanden i uppdragsgivarens verksamhet som påverkar konsultens uppdrag och rapportering ska dokumenteras.

Branschen

Olika branscher har olika särdrag som påverkar verksamheten. Konsulten kan därför behöva skaffa sig grundläggande kunskaper om t.ex.:

• Säsongsvariationer, hur varierar verksamheten under året?

• Komplicerade regelverk, t.ex. omvänd skattskyldighet, vinstmarginalbeskattning m.m.

Företagsledning och ägare

Företagsledningens kunskap om och respekt för lagar och regler är en viktig faktor som konsulten behöver skaffa sig kännedom om. Dåliga kunskaper eller låg respekt på dessa områden gör att risken för felaktigheter i redovisningen ökar väsentligt.

Företagets verksamhet

Här ryms alla områden som rör företagets verksamhet – t.ex. varor och tjänster, marknader och kunder, leverantörer, varulager, kostnader m.m. Även kunskap om viktiga avtal som företaget har med andra parter och hur dessa påverkar redovisningen kan vara väsentlig för konsultens arbete. Om uppdragsgivaren är starkt beroende av vissa kunder eller leverantörer är det lämpligt att diskutera med uppdragsgivaren vad som händer om någon av dessa får ekonomiska problem.

Företagets ekonomiska struktur

Kunskap om uppdragsgivarens ekonomiska struktur är viktig för att konsulten ska kunna bedöma företagets utveckling och agera proaktivt genom att bl.a. kunna ge konstruktiva råd för den framtida verksamheten.

Lagar och regler

Lagar och regler förändras över tiden. Normgivning, t.ex. valet av Bokföringsnämndens normering för K2 eller K3, kan få stor inverkan på företagets redovisning och rapportering. Uppdragsgivaren har ett självständigt ansvar för att se till att lagar och regler följs och konsulten ska ha eller skaffa sig nödvändig kompetens och kunskap om de lagar och regler som gäller för nya och befintliga uppdrag. En proaktiv konsult informerar löpande sin uppdragsgivare om förändringar i lagar och regler och hur dessa påverkar uppdragsgivarens verksamhet.

Kollektivavtal och policyer

Dessa dokument kan uppdateras ofta och det är av yttersta vikt att konsulten håller sig uppdaterad om de avtal och policyer som styr uppdragsgivarens verksamhet och som kan påverka uppdragets utförande.

1.Konsulten ska planera arbetet så att uppdraget kan utföras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Planeringen ska ha sin utgångspunkt i uppdragsavtalet och ha uppdragsgivarens behov i fokus. Planeringen ska vara skriftlig och ingå i konsultens dokumentation.

2.Planeringen av ett uppdrag ska innehålla en beskrivning av uppdraget, hur det ska utföras, när det ska rapporteras och till vem. Planeringen ska vara så utförlig att en annan konsult ska förstå vad som ska göras, när det ska vara klart och hur det ska rapporteras.

3.Konsulten ska med uppdragsgivaren diskutera interna rutiner, avtal och valmöjligheter samt principer som med utgångspunkt i tillämpliga lagar, regler och god redovisningssed påverkar hur uppdraget kommer att utföras och rapporteras.

4.De principer som fastställs ska löpande utvärderas och vid behov uppdateras. Konsulten ska även föreslå lämpliga förändringar för uppdragsgivaren.

5.I planeringen ingår att identifiera områden i uppdragen som kräver särskild uppmärksamhet. Med detta avses att identifiera exempelvis områden som kräver att specifika kunskaper inhämtas, alternativt att specialist anlitas, eller områden där risken för felaktigheter bedöms som stor.

6.Förändringar av uppdragsgivarens verksamhet eller andra förutsättningar för uppdraget kan komma att medföra att uppdraget ändras. Planeringen ska då ses över och i förekommande fall ändras. Planeringen ska dock ses över minst en gång per år. Förändringar i planeringen kan medföra ett behov av att uppdatera uppdragsavtalet.

1.Med områden i uppdraget som kräver särskild uppmärksamhet avses de områden där risken för felaktigheter är stor eller områden som kräver att specifika kunskaper inhämtas.

2.De områden som har identifierats såsom områden som kräver särskild uppmärksamhet ska dokumenteras.

3.Konsulten ska för sådana områden som kräver särskild uppmärksamhet utveckla och införa lämpliga rutiner och rimlighetsbedömningar för att motverka risken för felaktigheter.

4.Konsulten ska uppmärksamma uppdragsgivaren på identifierade åtgärder som denna kan vidta för att undvika felaktigheter samt på att det är uppdragsgivarens ansvar att förekommande felaktigheter åtgärdas, även när konsultens biträde är långtgående.

1.Konsultens ska utföra uppdraget enligt tillämpliga lagar, regler och god redovisningssed.

2.Konsultens arbete med räkenskapsinformationen ska innefatta sådana rimlighetsbedömningar att den i allt väsentligt blir fullständig och korrekt behandlad.

3.Redovisningssystem och rutiner ska vara upplagda så att tillämpliga lagar och regler kan följas, samt att uppdragsgivarens behov kan tillgodoses.

1.Tillämpliga lagar, regler och god yrkessed ska alltid följas i ett uppdrag.

2.Konsultens arbete med löneuppgifterna ska innefatta sådana rimlighetsbedömningar att de i allt väsentligt blir fullständiga och korrekt behandlade.

3.Lönesystem och rutiner ska vara upplagda så att tillämpliga lagar och regler kan följas, samt att uppdragsgivarens behov kan tillgodoses.

1.Konsulten ska i sina rimlighetsbedömningar analysera redovisnings- och/eller lönekvaliteten för att identifiera områden som kräver ytterligare kompletteringar eller bearbetning.

2.Konsulten ska utföra rimlighetsbedömningar som underlag för en bedömning av att uppdraget inte innehåller väsentliga felaktigheter och brister.

3.Utförda rimlighetsbedömningar ska dokumenteras och vid behov rapporteras till uppdragsgivaren med begäran om kompletteringar eller för beslut om åtgärder.

4.Rimlighetsbedömningar som identifierar väsentliga brister ska dokumenteras. Om väsentliga brister inte kan förklaras eller åtgärdas av uppdragsgivaren ska rapportering ske enligt Reko 850 Rapportering vid väsentliga händelser och en omprövning av uppdraget ske.

1.Felaktigheter i uppdraget kan vara av olika karaktär – oegentligheter eller fel.

• Oegentlighet är en felaktighet i uppdraget som är resultatet av en medveten och avsiktlig handling. Exempel på detta kan vara att dokument förfalskas eller ändras, eller att effekterna av transaktionerna medvetet redovisas på ett felaktigt sätt eller utelämnas.

• Fel är en felaktighet i uppdraget som inte är avsiktlig. Exempel på detta kan vara registrering av en affärshändelse på fel konto av misstag eller registrering av en felaktig löneart.

2.Det är företagsledningen som har ansvaret för att förhindra och upptäcka oegentligheter och fel genom att införa system för intern kontroll och löpande se till att dessa fungerar. Konsulten ska upplysa uppdragsgivaren om att företagsledningen har ett självständigt ansvar för sin redovisning, lön och rapportering, även då konsultens biträde är långtgående.

3.Det ingår i konsultens uppdrag att verka för att förhindra felaktigheter som konsulten upptäcker i uppdraget. En konsult som utför ett uppdrag ska ha eller skaffa sig tillräckliga kunskaper om företaget och dess verksamhet för att t.ex. kunna rimlighetsbedöma och reagera på oväntade uppgifter.

4.Konsulten ska vara aktiv och uppmärksam för att kunna verka för att undvika felaktigheter i redovisningen. Det innebär att ha sådan förståelse av verksamheten att konsulten kan reagera på väsentliga avvikelser och snarast kommunicera detta till uppdragsgivaren. Såväl den upptäckta felaktigheten som kommunikationen med uppdragsgivaren ska dokumenteras.

5.De förtydliganden som uppdragsgivaren gör ska möjliggöra rättelser. Om det trots förtydliganden kvarstår väsentliga felaktigheter i redovisningen, ska konsulten ompröva uppdraget.

Specialist

Annat redovisningsföretag

Uppdragsgivaren

Specialist

För att utföra ett uppdrag som håller hög kvalitet krävs hög kompetens inom flera olika områden. Det är därför inte ovanligt att konsulten stöter på frågor i uppdraget som kräver annan kompetens än den egna. Med specialist avses då personer som är mycket kunniga inom ett specifikt område, t.ex. en redovisningsspecialist, lönespecialist, momsexpert eller en skattekonsult.

Det är upp till konsulten själv att bedöma om de egna kunskaperna inom ett område är tillräckliga för att hantera olika frågor som uppstår. Ett felaktigt råd eller en felaktig hantering av en fråga kan bli mycket kostsamt för både uppdragsgivaren och konsulten. Konsulten behöver inte bedöma specialistens kompetens, men däremot kontrollera att personen som anlitas faktiskt arbetar aktivt med det problemområde som frågan gäller och har tid att slutföra arbetet inom angiven tid.

Vid mer komplexa frågor är det ur risksynpunkt lämpligt att ett uppdragsavtal upprättas mellan uppdragsgivaren och specialisten. Därmed blir specialisten ansvarig direkt mot uppdragsgivaren. I de fall specialisten i stället har ett uppdragsavtal med konsulten, eller utför sitt arbete för dennas räkning, är det konsulten som är ansvarig gentemot uppdragsgivaren för det arbete som specialisten utfört. Om specialistens arbete är bristfälligt eller felaktigt kan därför konsulten bli ansvarig gentemot uppdragsgivaren för den skada som uppstår. Om specialistens arbete ligger utanför konsultens arbetsområde finns även en risk att konsultens ansvarsförsäkring inte täcker skadan.

Annat redovisningsföretag

När ett annat redovisningsföretag sköter delar av uppdraget/del av året, och konsulten ska ta vid och göra efterföljande arbetsmoment, är det väsentligt att den övertagande konsulten gör övergripande kontroller och rimlighetsbedömningar av det arbete som utförts i tidigare led, så att inte andras fel transporteras in i konsultens arbete. Omfattningen av de kontroller som krävs beror på det andra redovisningsföretagets kompetens och erfarenhet av de arbetsuppgifter som utförts. Det ska framgå av dokumentationen vilken typ av uppföljning konsulten har gjort och resultatet av denna.

Uppdragsgivaren

När en uppdragsgivare själv, eller via sina anställda, sköter hela eller delar av bolagets redovisning och/eller lönerapportering får konsulten en mer stödjande roll. När konsulten påbörjar uppdraget, ska konsulten rimlighetsbedöma fullständigheten av bolagets redovisning och/eller lönerapportering.

• Saknas väsentliga underlag?

• Är underlagen avstämda på det sätt som överenskommits i uppdragsavtalet?

Omfattningen av de kontroller som krävs beror även på uppdragsgivarens kompetens och erfarenhet av de arbetsuppgifter som utförts. Det ska framgå av dokumentationen vilken typ av uppföljning konsulten har gjort och resultatet av denna.

Om konsulten kommer fram till att bolagets redovisning och/eller lönerapportering inte håller den standard som överenskommits ska kontakt tas med uppdragsgivaren för en diskussion.

I samtliga fall ovan gäller att uppdragsgivaren ska informeras om sitt ansvar för redovisningen och rapporteringen, oavsett vem som utfört arbetet.

1.En konsult ska utföra sitt arbete med omsorg, enligt överenskommelsen i uppdragsavtalet samt enligt tillämpliga lagar, regler och god redovisningssed. Konsulten ska ha goda kunskaper om funktioner, eventuella integrationer och möjligheter i de programvaror som används i arbetet.

2.Uppdragsgivaren ska informeras om sitt ansvar att lämna material i sådan tid och sådant skick att konsulten kan utföra sitt uppdrag i enlighet med uppdragsavtalet.

3.Affärshändelser ska konteras, registreras och hanteras konsekvent och i enlighet med en kontoplan som är anpassad till uppdragsgivarens verksamhet.

4.Konsulten ska verka för att bokföringen stäms av regelbundet, i syfte att kunna överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat, samt för att utgöra ett bra beslutsunderlag i uppdragsgivarens verksamhet. I de fall där uppdragsgivaren upprättar delar av bokföringen själv ska konsulten rimlighetsbedöma dessa delar regelbundet i samband med avstämningar.

5.Om konsulten befarar eller upptäcker att väsentliga felaktigheter förekommer, ska dessa dokumenteras och uppdragsgivaren snarast kontaktas för att utreda förhållandet.

De förtydliganden som uppdragsgivaren gör ska undanröja frågorna kring de eventuellt felaktiga posterna i redovisningen. Om det i brist på, eller trots, förtydliganden fortfarande kvarstår väsentliga felaktigheter i redovisningen ska konsulten ompröva uppdraget.

6.Affärshändelser som saknar komplett underlag ska registreras på ett OBS-konto. Konsulten ska verka för att saldon på OBS-konton nollställs löpande. Om så inte sker ska uppdraget omprövas.

7.Uppdragsgivaren ska informeras om de rättelser och kompletteringar som konsulten gör i uppdragsgivarens bokföring och som väsentligt påverkar informationen i tidigare utförd rapportering. Uppdragsgivaren ska bekräfta sitt godkännande av dessa rättelser och kompletteringar på ett spårbart sätt senast i samband med undertecknande av årsbokslutet/årsredovisningen.

Krav på verifikationer

Konsulten bör vid behov informera uppdragsgivaren om de krav som ställs på en verifikation enligt lagar och regler (t.ex. bokföringslagen och mervärdesskattelagen). Därigenom minskar behovet av kompletteringar och arbetet kan utföras mer effektivt.

Vid oklarheter kring vad en verifikation avser ska uppdragsgivaren alltid kontaktas för att utreda vad underlaget avser så att det kan hanteras korrekt.

Periodiseringar, uppskattningar och antaganden

Konsulten ska verka för att bokföringen ger ett bra beslutsunderlag i uppdragsgivarens verksamhet. Konsulten bör vid planeringen av uppdraget, i samråd med uppdragsgivaren och med beaktande av god redovisningssed, komma överens om beloppsgränser för periodiseringar. Företrädesvis görs återkommande periodiseringar genom automatbokningar i affärssystemet.

Det är uppdragsgivaren som har ansvaret för de uppskattningar som ska användas i redovisningen. Konsulten ska dock alltid ta del av hur uppdragsgivaren har kommit fram till sina beräkningar. Konsultens ansvar är att rimlighetsbedöma och dokumentera dessa.

Exempel på sådana poster är:

• nyttjandeperiod för anläggningstillgångar,

• värdet på och bedömd inkurans av varulager,

• osäkra kundfordringar,

• upplupna intäkter och kostnader,

• aktiveringar av kostnader, och

• färdigställandegrad av pågående arbeten.

Om det finns ett relevant och tillförlitligt underlag som visar vilka grundläggande antaganden och bedömningar som har gjorts samt om effekten av uppskattningen är rimlig, kan konsulten i normalfallet acceptera de uppskattningar som uppdragsgivaren gör. Saknas underlag till en post ska konsulten verka för att dessa tas fram.

Användning av OBS-konto

Om underlag till en affärshändelse saknas eller är bristfälligt ska den registreras på ett OBS-konto. Konsulten måste därför efter slutförd registrering kontakta uppdragsgivaren för att utreda vad de transaktioner som förts på OBS-konto avser och göra omföringar till rätt konton.

Rättelser

Rättelser och kompletteringar som konsulten upprättar i efterhand i uppdragsgivarens bokföring, och som väsentligt påverkar informationen i tidigare utförd rapportering, ska kommuniceras skriftligen till uppdragsgivaren. Syftet är att dokumentera att uppdragsgivaren har informerats om posten och dess inverkan på företagets resultat och ställning. Uppdragsgivaren ska godkänna dessa rättelser och kompletteringar på ett spårbart sätt. Detta kan göras i efterhand, dock senast i samband med undertecknande av årsbokslutet/årsredovisningen.

1.En konsult ska utföra sitt arbete med omsorg, enligt överenskommelsen i uppdragsavtalet och god yrkessed, samt ha goda kunskaper om funktioner, eventuella integrationer och möjligheter i de programvaror som används i arbetet.

2.Uppdragsgivaren ska informeras om sitt ansvar att lämna material i sådan tid och i sådant skick att konsulten kan utföra sitt uppdrag i enlighet med uppdragsavtalet.

3.Konsulten ska planera uppdraget och tillämpa sådana rutiner som krävs för att lönearbetet ska kunna utföras effektivt och med hög kvalitet. Planeringen ska vara skriftlig och ingå i konsultens dokumentation.

4.Löneuppdraget ska hanteras enligt gällande avtal, regler, policyer och/eller kollektivavtal som gäller för uppdragsgivaren.

5.Om konsulten befarar eller upptäcker att väsentliga felaktigheter förekommer, ska detta dokumenteras och uppdragsgivaren snarast kontaktas för att utreda förhållandet. De förtydliganden som uppdragsgivaren gör ska undanröja frågorna kring de eventuella felaktigheterna. Om det i brist på, eller trots, förtydliganden fortfarande kvarstår väsentliga felaktigheter i uppdraget ska konsulten ompröva uppdraget.

6.Uppdragsgivaren ska godkänna rättelser och kompletteringar, på ett spårbart sätt. Om begärda kompletteringar vid väsentliga felaktigheter inte kommer in inom skälig tid ska uppdraget omprövas.

1.Ett betalningsuppdrag innebär att konsulten självständigt genomför betalningar för uppdragsgivarens räkning. Det överenskomna biträdet med att självständigt utföra betalningar ska dokumenteras i ett uppdragsavtal med information om behörighetens omfattning och eventuella beloppsmässiga begränsningar.

2.Rutiner för genomförandet av olika typer av betalningar och överföringar, nya upplägg och ändringar av betalningsmottagare samt attestkrav ska dokumenteras.

3.Underlagen för utbetalningarna ska rimlighetsbedömas. Uppdragsgivaren ska före betalning ha attesterat de underlag som ligger till grund för betalningarna. Verkställande av betalningar bör, så långt det kan ske, utföras av två personer i förening.

4.Kopia av avtal med bank och eventuella fullmakter är en del av konsultens dokumentation och ska arkiveras.

5.Konsulten kan aldrig biträda med att verkställa betalningar på uppdraget om redovisningsföretaget även utför revision för uppdragsgivaren (kombiuppdrag).

1.Konsulten ska utföra sitt arbete med omsorg, enligt överenskommelsen i uppdragsavtalet samt enligt tillämpliga lagar, regler och god redovisningssed.

2.Uppdragsgivaren ska informeras om sitt ansvar att lämna material i sådan tid och i sådant skick att konsulten kan utföra sitt uppdrag i enlighet med uppdragsavtalet.

3.Konsulten ska kontrollera vilka redovisningsprinciper som har tillämpats för de poster som ingår i de ingående balanserna. En bedömning ska ske om redovisningsprinciperna fortfarande är tillämpliga. Om så inte är fallet ska konsulten informera uppdragsgivaren och diskutera hur redovisningsprinciperna bör ändras.

4.Konsulten ska verka för att erforderliga konton är värderade och klassificerade enligt de principer som uppdragsgivaren beslutat utifrån tillämpliga lagar och regler.

5.Konsulten ska rimlighetsbedöma resultaträkningen och balansräkningen, utförda rimlighetsbedömningar ska dokumenteras. Stora och/eller oväntade avvikelser ska diskuteras med uppdragsgivaren, med begäran om kompletteringar eller för beslut om åtgärder.

6.Uppdragsgivaren ska informeras om de rättelser och kompletteringar som görs vid upprättande av bokslut och hur de har påverkat resultat och ställning. Uppdragsgivaren ska bekräfta sitt godkännande av dessa rättelser och kompletteringar på ett spårbart sätt senast i samband med undertecknande av årsbokslutet/årsredovisningen.

1.Konsulten ska utföra sitt arbete med omsorg, enligt överenskommelsen i uppdragsavtalet samt enligt tillämpliga lagar, regler och god redovisningssed.

2.Uppdragsgivaren ska informeras om sitt ansvar att lämna material i sådan tid och i sådant skick att konsulten kan utföra sitt uppdrag i enlighet med uppdragsavtalet.

3.Konsulten ska i sitt arbete med årsbokslut/årsredovisning genomföra rimlighetsbedömningar av väsentliga poster i resultat- och balansräkningen. Väsentliga avvikelser och frågeställningar ska dokumenteras och diskuteras med uppdragsgivaren.

4.En konsult ska verka för att tillgångar och skulder redovisas enligt de principer som uppdragsgivaren beslutat utifrån tillämpliga lagar och regler och god redovisningssed, samt verka för att årsbokslut/årsredovisningar är:

• formellt och materiellt riktiga, och

• överskådligt presenterade.

1.Konsultens biträde med nyckeltal och kassaflöden är exempel på rådgivning, som ska tjäna som beslutsunderlag för uppdragsgivaren.

2.Konsulten ska dokumentera framförda kommentarer till uppdragsgivaren om väsentliga poster och trender i utvecklingen som framgår av nyckeltals- och kassaflödesanalysen.

1.Konsultens biträde med budgetar och prognoser är exempel på rådgivning, som ska leda till ett beslutsunderlag för uppdragsgivaren. Konsulten bör ha god kunskap om verksamheten för att kunna bedöma rimligheten och tillförlitligheten i uppgifterna som ligger till grund för budgeten/prognosen. Det är dock uppdragsgivaren som har ansvar för de bedömningar som görs om den framtida utvecklingen.

2.Det överenskomna biträdet med budgetar och prognoser ska dokumenteras i ett uppdragsavtal.

3.Konsulten ska dokumentera vilket källmaterial som använts, de viktigaste antagandena samt omfattningen av sitt arbete. Det ska framgå av uppdragsavtalet att konsulten inte tar ansvar för de framtidsbedömningar som budgeten är baserad på utan att arbetet består i att sammanställa information och bedömningar från uppdragsgivaren eller annan källa.

1.En förutsättning för all rådgivning är att konsulten har kompetens inom det område som rådgivningen avser. Det innebär att konsulten måste utvärdera uppdraget/frågeställningen mot den egna kunskapen inom det aktuella området.

2.En förutsättning för fristående rådgivning är en tydlig uppdragsdefinition. Konsulten bör därför innan uppdraget antas noggrant diskutera förutsättningar och målsättningar för uppdraget med uppdragsgivaren.

3.Förutsättningarna för uppdraget och rapporteringen ska beskrivas och dokumenteras i ett uppdragsavtal. Konsulten ska även i uppdragsavtalet informera uppdragsgivaren om dennas självständiga ansvar för de beslut som fattas på grundval av rådgivningen.

1.Ett insourcinguppdrag är ett uppdrag där det finns en ansvarig person i uppdragsgivarens verksamhet som i rimlig grad kan utföra en kvalitetssäkring av utfört arbete.

2.Uppdragsansvarig konsult ansvarar för att uppdraget hanteras enligt Reko.

3.Uppdragsavtalet bör tydliggöra vilka nödvändiga resurser och arbetsverktyg som ska tillhandahållas av uppdragsgivaren, samt behörigheter till uppdragsgivarens affärssystem och lokaler.

4.Uppdragsgivaren ska informeras om sitt självständiga ansvar för de processer som konsulten deltar i hos uppdragsgivaren.

5.Konsulten ska inhämta och underhålla sina kunskaper om uppdragsgivarens arbetsmiljö, rutiner och system.

6.Uppdragets genomförande ska planeras utifrån uppdragsgivarens processer. Detta innebär att konsulten måste planera och utföra sitt arbete med hänsyn till andra processer hos uppdragsgivaren som påverkar eller är beroende av uppdragets utförande.

7.Konsulten bör kontinuerligt stämma av sitt arbete med uppdragsgivaren, med anpassning till arbetssituationen, uppdragsavtalet, uppdragets utveckling och längd. Dessa avstämningar och väsentliga kommentarer ska dokumenteras.

8.Konsulten ska regelbundet dokumentera sitt arbete med hänsyn till de förutsättningar som råder hos uppdragsgivaren. Det är även av stor vikt att diskutera det egna behovet av dokumentation med uppdragsgivaren, och eventuella begränsningar i konsultens rätt att spara material. Ett insourcinguppdrag kan innebära att konsulten behöver göra ett avsteg från det grundläggande dokumentationskravet i Reko 140 Konsultens dokumentation om överlämningsbart skick.

Dokumentation i dessa uppdrag ska bestå av följande delar:

• underlag för antagande och omprövning av uppdraget, uppdragsavtal med allmänna villkor och eventuella bilagor,

• uppdragsplanering,

• tjänsteanteckningar över utfört arbete, rapportering, lämnade råd och väsentliga diskussioner, och

• tjänsteanteckningar som dokumenterar att inget arbete utöver uppdragsavtalet skett.

Uppdragsavtalet

Uppdragsavtalet behöver tydliggöra arbetsfördelningen mellan konsulten och löne- och/eller ekonomipersonal hos uppdragsgivaren, samt hur länge uppdraget ska pågå. Av arbetsbeskrivningen bör framgå att nödvändiga resurser i form av arbetsverktyg ska tillhandahållas konsulten av uppdragsgivaren. Det bör även framgå om uppdraget ska utföras i uppdragsgivarens lokaler, samt om konsulten har rätt till nycklar och koder för att komma in i de lokaler där uppdraget ska utföras.

Planering

När arbetet huvudsakligen ska utföras hos uppdragsgivaren som ett insourcinguppdrag krävs att planeringen synkroniseras med uppdragsgivarens övriga verksamhet, vilket innebär att arbetsplaneringen måste upprättas tillsammans med uppdragsgivaren och uppdateras vid behov. Det är därför viktigt att regelbundet bedöma och stämma av med uppdragsgivaren att utfört arbete uppfyller överenskommelsen enligt uppdragsavtalet.

1.Konsulten ska endast rapportera till uppdragsgivaren eller till den mottagare som framgår av uppdragsavtalet.

2.En konsult kan bara rapportera till utomstående när uppdragsgivaren särskilt godkänt detta.

1.En konsult ska verka för att rapporterna lämnas i rätt tid och att de utgör ett tillfredställande beslutsunderlag.

2.Målsättningen är att rapporterna i alla väsentliga delar ska vara fullständiga, överskådliga och anpassade efter uppdragsgivarens aktuella behov. En konsult ska alltid rimlighetsbedöma rapporterna mot bakgrund av sina kunskaper om och erfarenheter av uppdragsgivarens verksamhet.

3.Utfallet i en rapport bör jämföras med motsvarande rapporter för tidigare perioder och/eller budget. Om konsulten upptäcker väsentliga avvikelser mot jämförelsevärden ska detta dokumenteras och kommenteras till uppdragsgivaren.

4.En konsult ska vid behov lämna skriftliga kommentarer till rapporterna.

5.En konsult ska alltid ange på rapporterna eller på annat sätt skriftligen informera uppdragsgivaren om inte samtliga kända affärshändelser är bokförda och ingår i rapporteringen.

6.Om det finns poster på OBS-konton eller konton där underlag saknas eller är ofullständiga, ska konsulten vid varje rapporteringstillfälle meddela uppdragsgivaren vilka poster som kontot innehåller och verka för att kontot snarast utreds och nollställs.

7.En konsult bör alltid vid avlämnande av preliminära listor för lön, skriftligen informera uppdragsgivaren om eventuella avvikelser eller missvisande uppgifter.

8.Det är uppdragsgivaren som ansvarar för företagets redovisning och de rapporter som baseras på denna, även när konsultens biträde är långtgående.

1.När en konsult antar ett uppdrag som avser biträde med att upprätta moms- och arbetsgivardeklarationer, ska uppdragsgivaren upplysas om sina skyldigheter enligt skatteförfarandelagen, såsom t.ex. inlämning av moms- och arbetsgivardeklarationer samt betalning av skatter och avgifter i rätt tid. Konsulten ska också upplysa uppdragsgivaren om konsekvenserna av att inte fullgöra dessa skyldigheter.

2.När en konsult biträder med att upprätta moms- och arbetsgivardeklaration ska en bedömning göras av underlagets kvalitet samt rimligheten i de uppgifter som lämnats. Om det finns anledning att anta att underlaget är väsentligen felaktigt eller ofullständigt ska uppdragsgivaren snarast upplysas om detta. Informationen ska vara skriftlig och innehålla en uppmaning att rätta och/eller komplettera uppgifterna. Om uppdragsgivaren inte rättar eller kompletterar uppgifterna, trots uppmaningen om detta, ska konsulten ompröva uppdraget.

3.Om det finns osäkerhet i deklarationsunderlaget och i synnerhet om konsulten upptäckt felaktigheter i underlaget, ska konsulten dokumentera de rimlighetsbedömningar och åtgärder som vidtagits och de förslag till rättelse som konsulten lämnat.

4.Konsulten ska spara ett exemplar av lämnad deklaration. Väsentliga uppgifter och korrespondens som konsulten fått muntligen samt de diskussioner som förts ska dokumenteras. Konsulten ska också dokumentera den kontroll av underlagen som genomförts.

5.En konsult har tystnadsplikt och kan således inte underrätta Skatteverket om eventuella felaktigheter som upptäcks vid en kontroll av underlaget till en inlämnad deklaration. I dessa fall ska konsulten i stället uppmana uppdragsgivaren att lämna en rättelse till Skatteverket. I samråd med uppdragsgivaren kan en konsult biträda med rättelsen. Om rättelse inte sker ska uppdraget omprövas.

6.Det är uppdragsgivaren som ansvarar för företagets moms- och arbetsgivardeklarationer, även när konsultens biträde är långtgående.

1.Konsulten ska verka för att innehållet i bokslutet i allt väsentligt är avstämt och rimlighetsbedömt.

2.Konsulten ska rapportera bokslutet med den grad av precision och i den tid som framgår av överenskommelsen i uppdragsavtalet. Rapporteringen ska anpassas efter uppdragsgivarens behov och önskemål.

3.Det är uppdragsgivaren som ansvarar för företagets redovisning och de rapporter som baseras på denna, även när konsultens biträde är långtgående.

1.Konsulten ska verka för att innehållet i årsbokslutet/årsredovisningen i allt väsentligt är materiellt och formellt riktigt samt är överskådligt presenterat.

2.Konsulten ska rimlighetsbedöma väsentliga poster för att bilda sig en uppfattning om att årsbokslutet/årsredovisningen i väsentliga delar ger en rättvisande bild av företagets ekonomiska resultat och ställning.

3.Konsulten ska spara ett exemplar av lämnat årsbokslut/årsredovisning. Väsentliga uppgifter som konsulten fått muntligen samt de diskussioner som förts ska dokumenteras.

4.Det är uppdragsgivaren som ansvarar för företagets redovisning och de rapporter som baseras på denna, även när konsultens biträde är långtgående.

1.En förutsättning för upprättande av inkomstdeklaration är att konsulten har eller kan skaffa tillräcklig kompetens inom området.

2.Biträdet med att upprätta inkomstdeklaration ska dokumenteras i ett uppdragsavtal. Om uppdraget ingår som en del av ett redovisningsuppdrag, kan biträdet med att upprätta inkomstdeklaration beskrivas i uppdragsavtalet för redovisningstjänster.

3.En konsult bör upplysa uppdragsgivaren om de möjligheter till resultatreglering som finns enligt gällande lagstiftning. Om det råder osäkerhet om vad som är gällande rätt, ska uppdragsgivaren upplysas om detta och konsulten ska verka för att uppdragsgivaren gör ett öppet yrkande.

4.När en konsult biträder med att upprätta inkomstdeklaration, ska alltid underlagets kvalitet samt rimligheten i de uppgifter som lämnats bedömas. Om det finns anledning att anta att underlaget är väsentligen felaktigt eller ofullständigt, ska uppdragsgivaren snarast upplysas om detta. Informationen ska vara skriftlig och innehålla en uppmaning till uppdragsgivaren att rätta och/eller komplettera uppgifterna. Om uppdragsgivaren inte rättar eller kompletterar uppgifterna ska konsulten ompröva uppdraget.

5.Om det finns osäkerhet om deklarationsunderlaget och i synnerhet om konsulten upptäckt felaktigheter i underlaget, ska konsulten dokumentera de kontrollåtgärder som vidtagits och de förslag till rättelser som konsulten lämnat till uppdragsgivaren.

6.Konsulten ska spara deklarationer och rapporter där medverkan till upprättandet har skett. Väsentliga uppgifter som konsulten fått muntligen samt de diskussioner som förts ska dokumenteras. Konsulten ska även dokumentera de rimlighetsbedömningar av underlagen som genomförts.

7.En konsult har tystnadsplikt och kan således inte underrätta Skatteverket om eventuella felaktigheter som upptäcks vid kontroll av underlaget till en inlämnad deklaration. I dessa fall ska konsulten i stället uppmana uppdragsgivaren att lämna en rättelse till Skatteverket. I samråd med uppdragsgivaren kan en konsult biträda med rättelsen. Om rättelse inte sker ska uppdraget omprövas.

8.Det är uppdragsgivaren som ansvarar för företagets inkomstdeklarationer, även när konsultens biträde är långtgående.

1.Om konsulten vid utförandet av sitt uppdrag befarar eller konstaterar väsentliga brister eller väsentliga felaktigheter i uppdragsgivarens verksamhet eller situationer som kan äventyra företagets fortlevnad ska konsulten så snart som möjligt underrätta uppdragsgivaren om sina iakttagelser.

2.Konsulten ska även informera uppdragsgivaren om de konsekvenser och ansvar som kan bli följden av att inte vidta åtgärder till följd av den väsentliga händelsen.

3.Om uppdragsgivaren inte vidtar lämpliga åtgärder inom rimlig tid ska konsulten lämna en skriftlig rapport, Rapport om väsentliga händelser, till företagsledningen eller styrelsen samt ompröva uppdraget.

4.Konsulten ska löpande dokumentera sina iakttagelser och kommunikation med uppdragsgivaren, uppdragsgivarens respons samt konsultens slutsatser med anledning av den väsentliga händelsen.

5.I de fall väsentliga händelser rapporterats genom Rapport om väsentliga händelser ska konsulten uppmana företagsledningen eller styrelsen att informera vald revisor.

1.Det är endast en auktoriserad konsult som är medlem i FAR som kan lämna en rapport som hänvisar till Reko.

2.En auktoriserad FAR-konsult har adekvat utbildning, är ansvarsförsäkrad, genomgår regelbundet kvalitetskontroll och arbetar efter Svensk standard för redovisnings- och lönetjänster, Reko.

3.I samband med rapportens avlämnande ska konsulten göra en professionell bedömning om arbetet uppfyller kraven i Reko.

4.Rapporten ska hänvisa till utfört uppdrag enligt gällande uppdragsavtal.

5.Rapporten ska även innehålla uppgift om en Rapport om väsentliga händelser har eller inte har lämnats under uppdragets utförande.

6.En Rapport från auktoriserad FAR-konsult lämnas inte om uppdraget endast omfattar närliggande uppdrag. Vad som avses med närliggande uppdrag framgår av avsnittet ”Definition av uppdrag”.

7.Konsulten ska arkivera ett exemplar av lämnad rapport som en del av sin dokumentation.

8.En Rapport från auktoriserad FAR-konsult ska ställas till företagsledningen/styrelsen.

9.En Rapport från auktoriserad FAR-konsult är avsedd för angiven mottagare och konsulten har inget ansvar för skada som kan uppstå i samband med att rapporten utnyttjas av någon annan.

10.Konsulten ska datera sin rapport i nära anslutning till den dag som arbetet avslutas.

11.Rapporten är till sin form och till sitt innehåll delvis standardiserad och ska ha följande uppställning:

• rubrik,

• mottagare,

• organisationsnummer,

• inledning,

• referens till Reko,

• identifiering av det uppdragsavtal som upprättats och med hänvisning till de tjänster som uppdragsavtalet omfattar,

• klargörande av styrelsens och verkställande direktörens/företagsledningens ansvar samt konsultens ansvar,

• uppgift om Rapport om väsentliga händelser,

• klargörande av att konsulten inte har gjort något bestyrkande,

• ort, datum, konsultens underskrift, och

• titeln auktoriserad redovisnings- och/eller lönekonsult FAR.

Rapport från auktoriserad FAR-konsult för räkenskapsår [20XX]

1.Konsulten ska informera uppdragsgivaren om uppdragsgivarens självständiga ansvar att bevara en komplett räkenskapsinformation enligt kraven i bokföringslagen. Räkenskapsinformation ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

2.Konsulten ska tillhandahålla uppdragsgivaren den räkenskapsinformation och det material som krävs och som följer av uppdraget.

3.För det fall konsulten arkiverar uppdragsgivarens digitala eller fysiska räkenskapsinformation ska det dokumenteras i ett uppdragsavtal, där information om uppdragsgivarens självständiga ansvar även under löptiden ska framgå.

1.Vid avslut av ett uppdrag ska, om det är möjligt, konsulten planera avslutet tillsammans med uppdragsgivaren så att störningar kan minimeras.

2.Konsulten ska utveckla interna rutiner för avslut av ett uppdrag. En viktig del av dessa rutiner är att fastställa en tidplan för genomförandet som kommuniceras med uppdragsgivaren.

3.Konsulten ska skriftligen bekräfta avtalets uppsägning till uppdragsgivaren. Av bekräftelsen kan orsaken till att uppdraget upphör framgå. När tidpunkten för avslut fastställs ska eventuell överenskommelse i uppdragsavtalet beaktas.

4.Uppdragsgivaren har alltid rätt att snarast få tillbaka all räkenskapsinformation samt annat material som har kommit konsulten tillhanda.

5.Konsulten har ingen skyldighet att tillhandahålla en uppdragsgivare eller övertagande uppdragstagare med eget material som har använts eller utvecklats i samband med uppdragets utförande.

Utförandeansvaret

Konsulten bör, så långt det är möjligt, verka för att avslutet kan genomföras utan onödiga störningar i uppdragsgivarens verksamhet. I de fall en uppsägningstid är angiven i uppdragsavtalet ger detta möjligheter för båda parter att planera för en sådan process. Det finns dock inget ansvar för konsulten att utföra arbete för uppdragsgivaren efter det att avtalet har upphört, utan det är i detta läge uppdragsgivarens ansvar att hämta sitt material och fortsätta bearbeta detta utan konsultens medverkan.

Uppdragsgivarens material

Vid avslut ska räkenskapsinformation och övrigt lönerelaterat material samt annat material som tillhör uppdragsgivaren återgå till uppdragsgivaren utan onödigt dröjsmål. Dessutom bör SIE-filer innehållande redovisningen fram till avslutet överlämnas till uppdragsgivaren.

Det är uppdragsgivarens ansvar att tillse att bolagets räkenskapsmaterial kommer uppdragsgivaren tillhanda. Konsulten har ingen skyldighet att överlämna egna mallar och verktyg som har utvecklats för att fullgöra uppdraget.

I FARs yrkesetiska regler, EtikU 3 Allmänt om medlems yrkesutövning och särskilt om arvode, finns i avsnitt 4 bestämmelser om innehållande av material vid risk för arvodesförlust.

1. Målsättningar och ansvar

2. Byrårutiner, dokumentation och kvalitetssäkring

3. Antagande och omprövning av uppdrag

4. Planering

5. Utförande

6. Rapportering

7. Avslut av uppdrag