Hållbarhet i praktiken – en redovisningsguide

Inledning

Denna guide riktar sig primärt till redovisningskonsulter som arbetar med små och medelstora företag. Den kan även vara till nytta för övriga rådgivare och andra som är intresserade av hållbarhetsarbete. Syftet med guiden är att den ska fungera som ett stöd i rådgivningsarbetet med hållbarhetsfrågor i mötet med kunder. Skriften behandlar hur du som redovisningskonsult kan lyfta hållbarhet som en central fråga för företag att arbeta med och exemplifierar hur en arbetsprocess kan se ut.

Guiden utgår från ett exempelföretag och målet är att visa hur en redovisningskonsult kan tillämpa processbeskrivningen i arbetet med en kunds hållbarhetsredovisning. Exemplet är inte tänkt att vara heltäckande för hur hållbarhetsarbete ska gå till. Syftet är snarare att visa hur det går att applicera dessa frågor i det löpande arbetet.

För en övergripande förståelse av vad hållbarhet är förklaras begreppet först ur ett allmänt perspektiv och sedan ur ett företagarperspektiv. Begreppet hållbart företagande förekommer allt oftare och i ett flertal sammanhang. I rollen som redovisningskonsult är det viktigt att ha kunskap om vad hållbarhet är, hur det påverkar företagen och vilka fördelarna är med att arbeta med dessa frågor för kunden. Det är dock minst lika viktigt att vara medveten om att det kan innebära risker för företagen att inte arbeta hållbart, och här har redovisningskonsulten en viktig roll att hjälpa sin kund att identifiera dessa risker.

En undersökning som Företagarna genomförde hos sina medlemmar redan 2015 visade att 86 % av småföretagarna tyckte att det var viktigt för företag att ta samhällsansvar och arbeta hållbart. Mer än hälften av de tillfrågade hade redan ett hållbarhetsarbete och flertalet av dessa hade sett positiva effekter på kundnöjdhet, marknadsföring, medarbetarengagemang och lönsamhet. Det företagen efterfrågade var fungerande strukturer, konkreta verktyg och praktiskt stöd.

2019 gjorde Företagarna en ny undersökning som bekräftar att det finns ett starkt engagemang och vilja bland småföretagen (0–49 anställda) att arbeta mer aktivt med hållbarhet. Undersökningen konstaterar att rådgivning och vägledning är särskilt viktigt för mindre företag i deras hållbarhetsarbete.

Redovisningskonsulter har stor möjlighet att hjälpa kunden genom kunskapen om företaget, dess historia och framtidsplaner. Den ekonomiska sidan av hållbarhetsarbetet har redovisningskonsulten redan god kunskap om. I rollen ingår att analysera förutsättningar och omvärlden samt att göra riskbedömningar; något som medför att redovisningskonsulten på ett naturligt sätt kan fungera som en lots eller projektledare i kundens hållbarhetsprocess.

Många företag arbetar redan hållbart, men en stor andel företag har fortfarande inte klassificerat sitt arbete som hållbarhetsarbete, och därmed inte heller kommunicerat det. Där kan redovisningskonsulten hjälpa till att analysera och lyfta fram det som företagen redan gör samt kommunicera det i t.ex. årsredovisningen eller i en separat hållbarhetsredovisning.

Krav på hållbarhetsrapport för de största företagen

Från den 1 december 2016 ställer årsredovisningslagen (ÅRL) krav på att de största företagen ska hållbarhetsrapportera. Dessa företag kommer hädanefter att benämnas storföretag för att skilja dem från större företag enligt definitionen i 1 kap. 3 § ÅRL.

Vilka företag som träffas av lagkravet framgår av 6 kap. 10 § ÅRL. De företag som berörs är företag som två år i rad uppfyller minst två av följande krav:

nettoomsättning på mer än 350 Mkr,
balansomslutning på mer än 175 Mkr, och/eller
fler än 250 anställda.

Lagkravet är en följd av det s.k. redovisningsdirektivet (2013/34/EU). Sverige har dock valt lägre gränsvärden än de i direktivet fastlagda. Skälet till detta är att den svenska regeringen vill att fler svenska företag ska rapportera sitt hållbarhetsarbete än de som träffas av EU-direktivets gränsvärden.

Enligt 6 kap. 12 § ÅRL ska hållbarhetsrapporten innehålla hållbarhetsupplysningar som behövs för att förstå företagets utveckling, ställning, resultat och konsekvenserna av verksamheten, däribland upplysningar inom miljö, sociala förhållanden, medarbetare, respekt för mänskliga rättigheter och motverkande av korruption.

Hållbarhetsrapporten ska ange:

företagets affärsmodell,
den policy som företaget tillämpar i frågorna, inklusive de granskningsförfaranden som har genomförts,
resultatet av policyn,
de väsentliga risker som rör frågorna och är kopplade till företagets verksamhet inklusive, när det är relevant, företagets affärsförbindelser, produkter eller tjänster som sannolikt får negativa konsekvenser,
hur företaget hanterar riskerna, och
centrala resultatindikatorer som är relevanta för verksamheten.

Den lagstadgade hållbarhetsrapporten ska omfatta företagets räkenskapsår och presenteras i förvaltningsberättelsen eller i ett separat dokument som publiceras samtidigt som årsredovisningen och det ska då framgå i förvaltningsberättelsen var upplysningarna finns. De uppgifter som nämns ovan ska ingå i hållbarhetsrapporten och om företaget inte har några upplysningar i något av nämnda områden så ska företaget beskriva detta (s.k. följ-eller-förklara).

Företagets revisor ska uttala sig i revisionsberättelsen (eller i ett separat uttalande om upplysningarna inte presenteras i förvaltningsberättelsen) om huruvida hållbarhetsrapport har upprättats eller inte.

Större företag enligt gränsvärdena 80/50/40 omfattas som tidigare nämnts inte av reglerna om hållbarhetsrapportering. Dessa företag kan, enligt 6 kap. 1 § 4 st. ÅRL, ändå förväntas lämna hållbarhetsupplysningar i förvaltningsberättelsen om det är väsentlig information för företagets intressenter. I lagen uttrycks det på följande sätt:

"[...] ska förvaltningsberättelsen innehålla sådana hållbarhetsupplysningar som behövs för förståelsen av företagets utveckling, ställning eller resultat och som är relevanta för den aktuella verksamheten, [...]."

Förutom det som står i årsredovisningslagen finns det inga krav eller riktlinjer på hur informationen ska redovisas eller hur omfattande den ska vara. En allmän förväntning är att den information som ska redovisas ska vara väsentlig, korrekt, tydlig och relevant. Informationen bör omfatta konsekvenserna av verksamheten både positivt och negativt så att det blir transparent för en läsare av informationen som ska bilda sig en uppfattning om företaget och dess påverkan på hållbarhetsfrågorna. En läsare av hållbarhetsrapporten bör inte vilseledas av väsentliga felaktigheter, väsentliga utelämnanden eller rapportering av oväsentlig information.

Många stora företag har frivilligt redovisat sitt hållbarhetsarbete i flera år, då det har vuxit fram en förväntan från allmänheten, media, kunder och investerare på att företagen ska vara transparenta och arbeta aktivt med att ta ansvar för miljö och samhälle. Statliga företag har hållbarhetsrapporterat i många år eftersom det statliga ägardirektivet kräver det. I statens ägarpolicy tydliggörs att internationella riktlinjer, Agenda 2030 och de globala målen för en hållbar utveckling ska vara vägledande för bolagen.

Om ett större företag enligt 6 kap. 1 § fjärde stycket ÅRL bedriver en verksamhet där hållbarhetsfrågan är särskilt aktuell, är det väsentligt att företaget informerar om sin inställning, sitt arbete med t.ex. miljösäkring och sociala ansvar samt resultatet av sina insatser. Det kan röra sig om företag inom t.ex. transport-, bemannings- eller byggsektorn, eller en producent av miljöfarliga varor i Sverige eller utomlands, där det finns ett uttalat eller outtalat behov från företagets kunder, slutkonsumenter eller andra att företaget tar ett stort miljömässigt eller socialt ansvar. Om företaget inte informerar om sitt hållbarhetsarbete kan det uppfattas av kunder och investerare som att företaget inte prioriterat arbete med dessa frågor; något som i sin tur kan innebära en ekonomisk risk för företaget eftersom det riskerar att förlora kunder, samarbetspartners och finansiärer.

6 kap. 1 § ÅRL stadgar att: ” utöver sådan information som ska lämnas enligt första – tredje styckena ska förvaltningsberättelsen innehålla sådana hållbarhetsupplysningar som behövs för förståelsen av företagets utveckling, ställning eller resultat och som är relevanta för den aktuella verksamheten, däribland upplysningar om miljö- och personalfrågor.”

Mindre företag undantas visserligen från reglerna, men kan ändå påverkas indirekt av kraven genom ökade förväntningar på att även dessa företag redovisar icke-finansiell information. Dessutom ställs krav på att storföretag kan säkerställa sina leverantörskedjor och att leverantörerna till storföretag arbetar i enlighet med storföretagets värderingar. Det kan leda till att storföretag kräver av mindre företag att dessa redovisar icke-finansiell information för att storföretaget överhuvudtaget ska välja dem som leverantörer. Skälet till detta är att storföretagen vill kunna uppvisa hållbarhetsinformation i hela leverantörskedjan för att visa att det tar sitt ansvar i hela produktionsledet. De mindre företagen som finns i produktionsledet blir på så vis smittade av kraven på hållbarhetsinformation även om de inte direkt omfattas av lagkravet. Det kan i detta sammanhang förekomma att storföretagen utför s.k. leverantörsgranskningar där de aktivt kontrollerar att leverantörer uppfyller företagets hållbarhetskrav inom exempelvis miljö, mänskliga rättigheter eller antikorruption. Det blir även allt vanligare att finansiärer och investerare kräver hållbarhetsinformation från de företag som söker finansiering.

Sammanfattningsvis kan konstateras att det finns en allmän förväntan på stora som små företag att bedriva en hållbar verksamhet. Därutöver är kraven i årsredovisningslagen en stark indikation på hur viktig regeringen anser att frågan om hållbart företagande är för näringsliv och samhälle. Detta stärks ytterligare genom att ett av fokusområdena i regeringens handlingsplan 2018–2020 enligt Agenda 2030 är ”ett starkt näringsliv med hållbart företagande”.

Redovisningskonsultens stöd till kunder i hållbarhetsfrågor

Redovisningskonsulter fungerar som bollplank även i frågor som inte primärt rör företagens redovisning eller finansiella situation. Det ingår i rollen att hålla sig uppdaterad på områden som kan påverka kundernas företag på olika sätt och att informera företagaren när omständigheter identifieras som kan innebära en möjlighet eller en risk. I rollen som redovisningskonsult är det viktigt att ha kunskap om vad hållbarhet är, hur det påverkar företagen och vilka fördelar och risker som finns kring dessa frågor för kunden.

Samhällets ökande förväntningar på hållbarhetsinformation och hållbarhetsarbete är en omständighet som kan påverka kundföretag och som konsulten behöver upplysa sina kunder om. De företag som inte är medvetna om att det finns ett intresse av att företaget bedriver ett hållbarhetsarbete riskerar att förlora såväl kunder och avtal som duktig personal. På sikt leder ett sådant scenario till en försämrad konkurrenssituation och minskad lönsamhet.

Redovisningskonsulter bör således vara medvetna om den förväntan som finns på företag att bedriva sin verksamhet på ett hållbart sätt och att företagen redovisar sitt hållbarhetsarbete. Denna förväntan behöver tas med både i dokumentationen om företagen och i bedömningen av vilka risker som föreligger.

Även de företag som inte omfattas av kraven i årsredovisningslagen om hållbarhetsrapportering påverkas och behöver få information och stöd för att kunna fatta beslut om hur de ska förhålla sig till dessa frågor. Genom den kunskap som redovisningskonsulten besitter om företaget, dess historik och framtidsplaner kan konsulten vara ett betydande stöd i arbetet.

Hållbarhet i allmänhet

Hållbarhet brukar ofta beskrivas som en utveckling vilken tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Det handlar om att den ekonomiska utvecklingen och tillväxten inte sker på bekostnad av miljö, de anställda eller samhället.

Hållbarhet är ett brett begrepp som brukar delas in i tre dimensioner:

Ekonomisk hållbarhet – att vara sparsam med olika typer av resurser på lång sikt, både mänskliga och materiella.
Social hållbarhet – att få ett stabilt samhälle på sikt, där människors grundläggande behov blir uppfyllda.
Miljömässig hållbarhet – att utnyttja jordens resurser på ett sådant sätt att miljön mår bra på lång sikt.

År 2015 fattade världens stats- och regeringschefer beslut om 17 globala mål som tillsammans utgör FN:s globala mål för hållbar utveckling. De globala målen har den gemensamma målsättningen att till år 2030:

Avskaffa extrem fattigdom.
Minska ojämlikheter och orättvisor i världen.
Främja fred och rättvisa.
Lösa klimatkrisen.

Dessa mål är något som alla länder och företag har att förhålla sig till. För att det ska vara möjligt att uppfylla målen spelar företagen och deras arbete i hållbarhetsfrågor en central roll. De globala målen är övergripande mål, som i sin tur innehåller 169 delmål. Det globala målet hållbar konsumtion och produktion (mål nr 12) går t.ex. att dela upp i delmål som minska avfall, uppmuntra företag att tillämpa hållbara metoder och hållbarhetsredovisning. På liknande sätt går det att applicera samma utgångspunkt på samtliga av FN:s 17 globala mål.

FN:s 17 globala mål för hållbar utveckling. Källa: globalamalen.se

Hållbart företagande

Definition

Hållbart företagande innebär i korthet att företag bedriver sin verksamhet på ett långsiktigt och ansvarsfullt sätt och att hänsyn tas till andra områden kring företaget än bara det ekonomiska. Det handlar om att ta ansvar för omgivningen utöver vad lagen kräver. EU-kommissionen definierar det med avseende på socialt ansvar i Kommissionens meddelande 2011/681/EU som:

"[...] företagens ansvar för den egna verksamhetens konsekvenser för samhället".

Hållbart företagande innebär att företaget har en långsiktig och stabil plan över tid för att kunna fortsätta bedriva sin verksamhet under en lång period och fylla en viktig samhällsfunktion, t.ex. genom att vara en trygg arbetsgivare, leverantör och skattebetalare.

Ett annat samlingsbegrepp som används i dessa sammanhang är Corporate Social Responsibility, vilket ofta förkortas CSR. Enligt organisationen CSR Sweden kan CSR definieras som:

"[...] det ansvar företag har för den påverkan man har i samhället där man verkar. CSR är en process att integrera mänskliga rättigheter, miljö, socialt ansvar, anti-korruption i strategi och verksamhet. Man ska se över, tänka innovativt och utveckla sin affärsmodell, sina produkter och tjänster. CSR kan i många fall också handla om att säkerställa att lagar efterlevs, t.ex. i områden med svaga styrsystem."

Innebörden är att företagen tar ett ansvar utöver den egna verksamheten och bryr sig om den omgivning som påverkas av företaget. För att det inte ska bli ett "sidoprojekt" av karaktären välgörenhet är det viktigt att arbetet införlivas i företagets affärsstrategier och verksamhetsplanering. På så vis blir det ett långsiktigt arbete med syfte att göra förbättrande åtgärder både inom och utanför företaget. För att lyckas med detta behöver verksamheten kartläggas utifrån vilken påverkan den har på människa och miljö. Därefter behöver en långsiktig plan upprättas över vilka förbättringsåtgärder som företaget kan och vill göra. Företaget behöver utvärdera vilken negativ påverkan företaget har på samhälle och miljö och hur man kan minska denna, men även identifiera vilken positiv påverkan som företaget kan ha och hur den kan ökas.

Ofta pekas, som tidigare nämnts, tre huvudsakliga ansvarsområden ut i hållbarhetsarbetet:

det ekonomiska ansvaret,
det sociala ansvaret, och
det miljömässiga ansvaret.

Dessa områden har olika stor betydelse för olika företag beroende på företagets verksamhet, var företaget är verksamt, tillgång till arbetskraft samt förväntningar från kunder, leverantörer, anställda och investerare. Företag som verkar inom olika områden påverkar på olika sätt, därför ser hållbarhetsarbetet naturligtvis väldigt varierande ut i skilda verksamheter. Storleken på företag och verksamhetsort har också stor betydelse för förväntningarna på företaget avseende hållbarhetsarbetet.

Ett hållbart företagande innebär sammanfattningsvis att företaget inte bara tar ansvar för den egna verksamheten, utan lyfter blicken och utvärderar vad företaget påverkar även i ett större perspektiv.

Fokus på företagets förutsättningar

Förutsättningar för företags hållbarhetsarbete kan se annorlunda ut beroende på var företaget bedriver sin verksamhet och vilka lagkrav som finns i det land där verksamheten bedrivs. Vissa länder har långtgående lagkrav för t.ex. miljö- eller arbetsrätt. Hållbarhetsarbete kan sägas innebära att insatser görs utöver det som lagen kräver och att fokus ligger på de områden där det bedöms att företaget kan ha en negativ inverkan på t.ex. miljö eller medarbetare. Det handlar om att arbeta och verka för att minska den negativa inverkan så mycket som möjligt med de resurser företaget har. Om företaget genom sin verksamhet har en positiv påverkan inom dessa områden så är det minst lika viktigt att identifiera hur företaget ska kunna öka denna.

Förutsättningar och förväntningar kan skilja sig mycket åt beroende på inom vilken bransch som företaget verkar. Var verksamheten är förlagd har, som tidigare nämnts, viss betydelse för företaget vad gäller t.ex.:

transporter (sjö, väg, järnväg),
tillgång till internet,
ändamålsenliga lokaler,
tillgång till grön el, och
förutsättningar för personalen, såsom boende, barnomsorg, skola m.m.

Upphandlingsmyndigheten ger stöd genom att utveckla och förmedla kunskap, verktyg och metoder för offentlig upphandling, och ska verka för en rättssäker, effektiv och socialt och miljömässigt hållbar upphandling. Detta kan vara vägledande även för verksamheter som inte är offentliga och krav på hållbart företagande är en viktig aspekt i de flesta större upphandlingar.

Förutsättningar kan skilja sig åt på olika platser i landet. Det kan få till följd att två företag som bedriver samma eller likartad verksamhet kan ha helt olika förutsättningar för verksamheten beroende på var denna är förlagd.

För att exemplifiera detta kan sägas att en kommun som arbetar aktivt med hållbarhetsarbete troligen ställer högre krav på de företag som är verksamma inom den kommunen. På samma sätt finns högre förväntningar på ett större företag som bedriver miljöfarlig verksamhet som har stor påverkan på sin omgivning. Ett sådant företag har därmed ett mer omfattande ansvar för att arbeta hållbart och minska sin negativa påverkan på miljön än vad ett mindre företag har. Samtidigt kan riskerna i hållbarhetsfrågor vara större i ett mindre företag. Detta eftersom det mindre företaget inte har samma resurser till miljösäkring. Av vikt är att titta på varje företag för sig och analysera både verksamheten och omgivningen för att kunna göra en riskbedömning.

Hållbarhetsarbetets utformning

Det är bra att inleda hållbarhetsarbetet med att titta på verksamhetens konkurrenter och kunder. Det skapar en god översikt över hur andra aktörer arbetar med hållbarhet, redovisar planer, åtgärder och resultat. En analys av konkurrenterna ger en bild över rådande förväntningar och risker för företag att välja bort arbete i hållbarhetsfrågor.

Genom en jämförelse får företaget även hjälp med att identifiera frågor och områden som konkurrenterna har prioriterat och vilka åtgärder som de planerar att genomföra framöver. Det som framkommer kan sedan användas som ett stöd i den egna processen.

De åtgärder som företaget planerar att göra för att minska negativa och öka positiva konsekvenser behöver också genomföras enligt en långsiktig och kostnadseffektiv plan. Snabba lösningar är sällan hållbara i längden. Att skynda långsamt är det bästa för att bygga ett hållbart företagande.

Det kan vara bra att lyfta fram vilka utmaningar som företaget står inför och vad som görs för att möta dessa utmaningar. I utformningen av hållbarhetsredovisningen är det viktigt att förklara företagets förutsättningar kopplade till verksamhet, lokalisering och andra förutsättningar inom de tre huvudområdena miljöansvar, samhällsansvar och ekonomiskt ansvar. Ett företag som inte har ekonomiska förutsättningar att göra stora åtgärder kan behöva förklara detta och tydliggöra vilka ambitioner och planer som finns på längre sikt. Fokus bör istället ligga på vad företaget gör utifrån sina förutsättningar. Åtgärderna måste vara realistiska i förhållande till det aktuella företaget.

Transparens och trovärdighet

Det har i många fall visat sig vara lönsamt för företag att arbeta långsiktigt med hållbarhetsfrågor. Av vikt är att kunna prioritera sina åtgärder och inkludera dem i företagets affärsplan och visioner. Det är också viktigt att vara transparent med sina prioriteringar och sitt agerande så att företagets intressenter får del av informationen om företagets arbete i dessa frågor.

Om målen är för högt satta, och detta märks under arbetets gång, är det bättre att omvärdera och revidera målsättningar samt informera om detta i hållbarhetsredovisningen. Redovisa istället felbedömningar och på vilket sätt företaget hanterar dessa. Det saknar egenvärde att fortsätta att framhålla orealistiska mål som omgivningen har svårt att tro på.

I hållbarhetsarbetet är trovärdighet en nyckelfråga och ett företag som lovar för mycket, s.k. "greenwashing", riskerar snarare att tappa förtroende hos sina intressenter, vilket kan få allvarliga konsekvenser. Tillämpas standarden Global Reporting Initiative (GRI), är det dessutom ett krav att hållbarhetsredovisningen ska beskriva både positiva och negativa aspekter för att möjliggöra en balanserad utvärdering av företagets hållbarhetsarbete. Transparens är av yttersta vikt.

Det är av stor betydelse att ha tydliga mål, en åtgärdsplan för att nå målen samt en tidplan för när målen ska vara uppnådda. För att både intressenter inom och utanför företaget ska kunna utvärdera resultaten av företagets hållbarhetsarbete, behövs en plan för mätning av resultat och uppföljning av arbetet och utvecklingen. Allt går inte att mäta, men finns förutsättningar för att mäta, bör mätningar genomföras och presenteras. I årsredovisningslagens krav på storföretagens hållbarhetsrapport ingår även att företagen ska utvärdera och rapportera om sina hållbarhetsrisker och vilka åtgärder som tillämpas för att minska riskerna. Det kan vara bra att beakta även för de mindre företagen, särskilt om företaget är verksamt inom en bransch där det finns tydliga hållbarhetsrisker.

Ett äkta hållbarhetsengagemang stärker företagets varumärke och skapar nya affärer. Av denna anledning är kommunikationen av hållbarhetsarbetet av vikt. I kommunikationen är det dock centralt att företaget har analyserat vilka intressenter som kommer att läsa hållbarhetsinformationen och vilka frågor som är av intresse för denna grupp. Om företaget har mycket information att förmedla kan frågorna behöva prioriteras för att informationen om de mest väsentliga frågorna för företagets intressenter ska nå ut.

En hållbarhetsredovisning är inte en marknadsföringsprodukt utan en redovisning över fakta, mål och resultat. Den kan dock med fördel användas som ett marknadsföringsverktyg eftersom det uppfattas positivt att företag satsar på hållbart företagande.

Fördelar för företag att arbeta med hållbarhetsfrågor

Efterfrågan från kunder och anställda samt konkurrensfördelar och ett eget intresse har hittills varit de starkaste drivkrafterna för företag att arbeta med hållbarhet. Fler och fler företag upplever nu att det dessutom finns en allmän förväntan att såväl stora som små företag ska inkludera hållberhetsaspekter i verksamheten.

De fördelar som företag som arbetar med hållbarhetsaspekter brukar framhäva är främst:

Tydliggör företagets mål och strategier.
Hjälper företaget att identifiera risker och hantera dessa.
Stärker varumärket.
Ökar lönsamheten.
Ökar möjlighet till finansiering.
Skapar konkurrensfördelar.
Ger nya affärsmöjligheter.
Förbättrar möjligheten att behålla kompetens.
Gör det lättare att rekrytera.
Ökar kundnöjdheten.
Attraherar nya kunder och skapar nya marknadsandelar.

Många svenska företag har redan kommit långt i arbetet med hållbarhet. Det beror dels på lagstiftning, dels på det affärsklimat som finns i Sverige. I många fall har det visat sig vara en stor konkurrensfördel att arbeta aktivt med hållbarhetsfrågor.

Hållbarhetsredovisning

En av de centrala principerna vid hållbarhetsredovisning är väsentlighet. Ytterligare några principer av betydelse för redovisningen är:

Balans: Redovisningen ska innehålla positiva och negativa aspekter.
Jämförbarhet: Redovisningen ska vara konsekvent och jämförbar över tid.
Precision: Informationen ska vara tillräckligt korrekt och detaljerad.

För att säkerställa att en hållbarhetsredovisning presenteras på ett lämpligt sätt måste beslut fattas om vad som ska ingå i redovisningen. I beslutsprocessen bör bl.a. företagets syfte och intressenters förväntningar vägas in.

Nedan kommer väsentlighet och hygienfaktorer behandlas för att exemplifiera skillnaden mellan väsentlig information och åtgärder som utgör aktiva val utan någon stor påverkan.

Väsentlighet

Med väsentlighet avses att en hållbarhetsrapport och/eller -redovisning, eller annat kommunikationsmaterial, ska innehålla information om det som är av vikt för verksamheten. Det finns många hållbarhetsområden att rapportera på, men fokus ska och bör ligga på de som är väsentliga för den aktuella verksamheten.

Väsentliga områden innefattar områden där verksamheten har en påverkan eller kan ha en påverkan, både positiv och negativ. Väsentlighet bedöms också utifrån företagets intressenter och vad de anser är relevant information avseende företagets hållbarhetsarbete.

Hygienfaktorer

Hygienfaktorer är sådant som inte är ett krav, men som de flesta förutsätter att företaget redan gör. Det kan innebära ett aktivt och hållbart val där ingen stor påverkan sker eller där intressenterna inte har någon direkt nytta av informationen. Information av det här slaget påverkar inte intressenternas inställning till företaget.

Vad hygienfaktorer är skiljer sig åt mellan olika företag. För Exempelföretaget Bygg AB är hygienfaktorer bl.a. valet av ekologisk frukt och kaffe, friskvårdsbidrag, massage för medarbetare och att kontorsbelysningen är släckt på kvällarna. Hygienfaktorer är viktiga, men inte avgörande frågor för verksamheten. Hygienfaktorer kan sammanfattas som aktiva val för att arbeta mer hållbart utan att valen innebär någon omfattande insats för själva verksamheten och dess påverkan på miljö, samhälle eller intressenter.

Ramverk och riktlinjer för hållbarhetsredovisning i urval

Utöver lagkravet i årsredovisningslagen finns inga regler för hur företag ska redovisa sitt hållbarhetsarbete. Det finns dock några olika riktlinjer som går att tillämpa för att få en struktur i redovisningen eller som stöd för hållbarhetsprocessen.

Det är viktigt att komma ihåg att för att kunna göra en hållbarhetsredovisning så förutsätts att företaget har bedrivit ett hållbarhetsarbete som kan redovisas.

Hållbarhetsarbete innebär i korthet att företaget:

har en plan och strategi för sitt hållbarhetsarbete,
tar fram styrdokument och policyer som ligger till grund för hållbarhetsarbetet,
vidtar åtgärder för att minska negativ påverkan på miljö och arbetar med sociala frågor för att öka de positiva effekterna inom dessa områden,
har tydliga och mätbara mål,
redovisar utveckling och resultat, och
analyserar och kommunicerar sitt arbete, via hemsidan, i en hållbarhetsredovisning eller på annat sätt.

Som stöd i arbetet och redovisningen kan bland annat följande regelverk tillämpas eller användas som inspiration och vägledning.

FN:s 17 Globala mål för hållbar utveckling/Sustinable Development Goals (SDG)

FN:s Globala mål för hållbar utveckling, även kallade Agenda 2030 eftersom målen är satta till år 2030, antogs av världens stats- och regeringschefer vid FN:s toppmöte i New York den 25 september 2015. De globala målen är uppföljaren till Milleniemålen. Med sina 17 mål och 169 delmål är det den mest ambitiösa agenda för hållbar utveckling som någonsin har antagits. Fram till år 2030 ska den leda världen mot en fredlig och hållbar utveckling. I begreppet hållbar utveckling integreras tre dimensioner av hållbarhet: social, ekonomisk och miljömässig. Företag som vill använda de globala målen som stöd i sitt hållbarhetsarbete kan välja ut ett antal mål som bedöms som relevanta för den aktuella verksamheten och som känns rimliga att arbeta med.

UN Global Compacts 10 principer

Dessa tio principer är en bra utgångspunkt för företag som arbetar med hållbarhet. Det är ett FN-initiativ som innehåller tio generella principer för företagens sociala ansvar. Principerna baseras på internationella konventioner om de mänskliga rättigheterna, arbetsrätt, miljö och antikorruption. Alla företag kan inspireras av Global Compacts principer, och företag kan även välja att ansluta sig till initiativet. I sådant fall förbinder sig företaget till de tio principerna och till att rapportera sina insatser till Global Compact. Principerna i Global Compact är riktade till ett mycket brett spektrum av företag och organisationer.

FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter

"Protect, respect and remedy"-ramverket togs fram av FN 2008 och stadgar att företag har ett ansvar för att skydda och respektera mänskliga rättigheter. De vägledande principerna är en implementering av "Protect, respect and remedy"-ramverket med principer och strukturer för företag att följa. Det finns även ett regelverk för att rapportera på de vägledande principerna, UN Guiding Principles Reporting Framework.

Global Reporting Initiative (GRI)

GRI Standards är en standard för rapportering av organisationers ekonomiska, ekologiska och sociala påverkan. Den är utformad för att kunna användas för att beskriva olika typer av organisationer, oberoende av storlek, bransch eller geografisk hemvist. Standarden tar hänsyn till praktiska omständigheter som olika organisationer möter – allt från små till stora företag med vitt skilda verksamheter. GRI Standards omfattar både generellt och ämnesspecifikt innehåll som en rad olika intressenter runtom i världen har enats om och som är generellt tillämpbart för att redovisa en organisations hållbarhetsresultat. GRI Standards ger även stöd i processen att arbeta med hållbarhet och beskriver de grundläggande principerna för vad en hållbarhetsredovisning bör innehålla.

Integrerad rapportering (IR)

IR är ett ramverk som är framtaget av IIRC (International Integrated Reporting Council) vars huvudsakliga målsättning är att bidra till finansiell stabilitet och hållbar utveckling. Integrerad rapportering är ett sätt att förena ett företags olika typer av rapporter för finansiell och icke-finansiell information. IR har fokus på risk och möjligheter och är ett sätt att kommunicera en verksamhets strategi, styrning, resultat och framtida möjligheter att skapa värde över tid.

ISO 26000

ISO 26000 är en internationell standard för socialt ansvarstagande. Den bygger på sju grundläggande principer som tillsammans definierar begreppet socialt ansvarstagande. ISO 26000 beskriver vad ett företag eller en organisation kan göra för att bidra till en hållbar framtid. ISO 26000 kan användas i både offentlig och privat sektor. Standarden innehåller endast frivilliga riktlinjer (inga regler) och leder därför inte till någon certifiering till skillnad från vad som är fallet vid tillämpning av övriga ISO-standarder.

ISO 14000

ISO 14000 är en serie internationella standarder som ett företag eller annan organisation kan följa för att skapa ett miljöledningssystem. Ett sådant system omfattar organisering, uppföljning, utvärdering och redovisning av organisationens miljöarbete.

* * *

Av nämnda standarder är GRI den standard som mest frekvent har använts av företag som antingen redovisat enligt lagkrav eller frivilligt. Standarden innehåller en beskrivning över processen med intressentanalys, intressentdialog och väsentlighetsanalys. Dessutom är den uppdelad i olika nivåer att redovisa enligt.

FN:s 17 globala mål har blivit ett allt vanligare verktyg i företags och organisationers hållbarhetsarbete, både när det gäller att identifiera företagets negativa och positiva påverkan på sin omgivning och för att illustrera sina hållbarhetsområden i hållbarhetsredovisningen.

Vi kommer inte att tillämpa några av dessa ramverk eller riktlinjer för exempeluppdraget, men uppmuntrar till att läsa mer och att ta hjälp eller låta sig inspireras av en eller flera av dessa riktlinjer och standarder. De kan vara bra som diskussionsunderlag för att få en inblick i varför företag behöver arbeta med dessa frågor samt i hur hållbarhetsarbetet kan byggas upp, eller som stöd i företagets hållbarhetsredovisning.

Exempeluppdraget

Information om kunden

Bygg AB bildades 1989 och hade vid starten tre anställda inklusive de två delägarna. Företaget ägs till 50 % vardera av Bo och Saga Ek som också utgör företagets styrelse. Bygg AB bedriver byggentreprenad i liten skala och har sin huvudsakliga marknad på den egna orten.

Företaget har haft en stabil och lönsam utveckling och har nu sju anställda inklusive ägarna. Det finns i nuläget ingen ambition att växa ytterligare. Ägarna anser att det är en lagom storlek på verksamheten. Bygg AB vinner ofta offerter på grund av sitt goda renommé och inte i första hand pga. prissättning.

Företagets kunder är främst privatpersoner och större entreprenadfirmor såsom PEAB, NCC och Skanska. Entreprenader sker på löpande räkning och företaget utför få arbeten till fast pris. Arbetet utförs främst av den egna personalen, men underleverantörer anlitas vid arbetstoppar. Det mesta materialet köps från ortens byggvaruföretag. Verksamheten bedrivs i hyrda lokaler.

Det finns tre huvudsakliga konkurrenter i Bygg AB:s storlek på orten, därutöver finns PEAB, Skanska och NCC vilka är verksamma på samma marknad. Dessa aktörer är i vissa fall konkurrenter, men Bygg AB anlitas även som underleverantör till dessa företag.

Bygg AB verkar i en medelstor kommun i Mellansverige och i kommunen finns både tätbebyggelse med lägenhetshus och villor, och glesare bebyggelse med större villor och gårdar med mycket mark. Kommunen är en inflyttningsort dit många flyttar pga. att det finns många arbetstillfällen och att kommunen är en knytpunkt med goda kommunikationer till de större städerna.

Information om redovisningsuppdraget

Bygg AB gör sin löpande bokföring själva i ett webbaserat system och anlitar en auktoriserad redovisningskonsult för månadsrapporter och avstämningar samt bokslut och årsredovisning. Företaget har revisor. Både redovisningskonsulten och revisorn har haft Bygg AB som kund i många år och är insatta i företagets verksamhet, historia och mål.

Processbeskrivning med exempel

I exempeluppdraget kommer vi att följa Bygg AB och företagets process att med stöd av sin redovisningskonsult påbörja sitt hållbarhetsarbete och redovisningen av detta. Företaget har som många andra redan gjort ett antal hållbarhetsåtgärder utan att klassificera arbetet som just hållbarhetsarbete. Istället har företaget genomfört olika moment och insatser utifrån behov och förväntningar.

Processen, som den beskrivs i denna guide, kan delas in i totalt åtta steg. Processbeskrivningen är ett försök att exemplifiera hur arbetet kan se ut i praktiken. Viktigt att komma ihåg är att detta är ett av många sätt att arbeta med hållbarhetsredovisning. För att arbetet ska fungera för olika typer av kunder, kan processbeskrivningen och tillvägagångssättet behöva justeras.

De aktuella stegen är:

Analysera och inventera utgångsläget
Identifiera och prioritera intressenterna runt företaget
Kommunicera med intressenterna och ta reda på deras förväntningar och krav
Gör en väsentlighetsanalys och prioritera
Upprätta en plan med tydliga mål och strategier för måluppfyllelse
Gör löpande resultatuppföljning och justera eventuellt strategin
Sammanställ och redovisa/kommunicera
Analysera och utvärdera

I följande avsnitt gås vart och ett av stegen igenom, först ur ett allmänt perspektiv för att sedan behandlas utifrån exempeluppdraget.

Steg 1 Analysera och inventera utgångsläget

I första steget är det viktigt att utgå från företagets verksamhet och förutsättningar i analysen av vilka hållbarhetsområden som är och kan vara aktuella för företaget idag. Börja initialt med att lyfta frågan om hållbarhet och företagets tankar om ämnet. Exempel på frågor att beakta:

Har verksamheten stor miljöpåverkan?
Har företaget många anställda?
Har företaget kunder som efterfrågar hållbart företagande?
Finns det några hållbarhetsrisker i verksamheten?
Vilka leverantörer och/eller underleverantörer anlitar företaget och vilken påverkan kan de ha på företagets verksamhet?
Bedrivs verksamheten på en ort med särskilda förutsättningar som ställer krav på företaget?
Hur arbetar företaget idag med hållbarhetsaspekter och vilka åtgärder vidtas redan?
Finns det några policyer eller styrdokument?
Kommuniceras eventuellt hållbarhetsarbetet på något sätt idag, t.ex. på hemsidan?
Rapporteras arbetet till någon instans, t.ex. ISO-rapportering?

I bilaga 1 återfinns en mall för analys och inventering.

Exempeluppdraget, steg 1

Det första steget i redovisningskonsultens arbete består i att initiera frågan om hållbarhetsarbete. I Bygg AB:s fall görs detta i samband med diskussioner med företaget under ett bokslutsmöte. Nedan följer en beskrivning av nämnda bokslutsmöte.

Bokslutsmöte i februari 20x1

Redovisningskonsulten och revisorn träffar tillsammans Bygg AB:s ägare för att gå igenom bokslut och årsredovisning för föregående år. På mötet diskuteras hur det gångna året har varit, resultatet och vad de tror om det kommande året. Ägarna bedömer att det inte kommer ske några stora förändringar. Det konstateras att det finns ett större projekt som kommer att pågå under en stor del av året där Skanska är huvudentreprenör.

I samband med samtalet om företagets affärsplan och långsiktiga mål tar redovisningskonsulten upp frågan om hur kunden ser på företagets hållbarhetsarbete och vad de har för inställning till och kunskap om hållbart företagande.

Exempel på agenda över lämpliga frågor att ta upp med kunden finns i bilaga 8.

Ägarna för Bygg AB säger att de upplever att de förväntas arbeta med hållbarhet, men är osäkra på vad det innebär för företaget. De berättar vidare att företaget under hösten fått en förfrågan från Skanska där de ombetts svara på hur företaget efterlever den uppförandekod för leverantörer som Skanska tidigare gett dem. Eftersom Bygg AB:s ägare inte riktigt förstod vad det var har de fortfarande inte svarat.

Bygg AB har även fått brev från kommunen med information om kommunens kommande projekt som syftar till att kommunen ska bygga mer miljövänliga hus. Där framgår att kommunen fortsättningsvis kommer att ställa krav på att byggföretagen har beaktat miljöaspekter i sina offerter.

Redovisningskonsulten berättar mer om hur hållbarhetsarbete går till, t.ex. att det innebär att företaget arbetar långsiktigt och tar ansvar för frågor som miljö och socialt ansvar utöver vad lagen kräver. En hållbarhetsredovisning innebär att företaget informerar om vilka åtgärder som vidtagits för att intressenter runt företaget såsom kommunen och Skanska ska förstå hur Bygg AB arbetar med hållbarhetsfrågor.

Redovisningskonsulten förklarar även att det ofta är så att företag redan gör saker för att öka sin positiva påverkan på miljö och samhälle, men att det arbetet sällan förknippas med att företaget har ett hållbarhetsarbete. Därigenom är det vanligt att företag inte heller informerat om vad de gör.

En bra början är därför att identifiera de saker Bygg AB gör av allmänt eller eget intresse samt sådant de känner förväntningar på att de ska göra och som minskar företagets negativa påverkan på miljö och omgivning. Redovisningskonsulten tar fram företagets balans- och resultaträkning och ger, baserat på posterna i balans- och resultaträkning, ett antal exempel på insatser som företaget redan arbetar med, men inte klassificerat som hållbarhetsarbete; exempelvis utbildning i Skanskas uppförandekod, inköp av miljövänligt material och sponsring till kommunens asylboende.

Redovisningskonsulten berättar även om fördelarna med att företaget strukturerar sitt hållbarhetsarbete, vilket ofta gör arbetet både mer effektivt och lönsamt. Det innebär bl.a. att Bygg AB behöver ta fram en plan/strategi för vad företaget vill, vilka åtgärder som ska genomföras, en realistisk tidplan och hur detta ska kommuniceras. En viktig del är också att undersöka hur omgivningen kring Bygg AB ser på det egna hållbarhetsarbetet och vilka förväntningar intressenter har på företaget utöver kommunen och Skanska där det redan har konstaterats att det finns en förväntan.

Bygg AB:s ägare är intresserade och förstår vikten av att börja arbeta aktivt med hållbarhetsfrågorna för företaget. De konstaterar att det troligen innebär stora konkurrensfördelar och att det finns en efterfrågan från omgivningen att företaget arbetar hållbart.

Redovisningskonsulten anlitas som projektledare i hållbarhetsprocessen. I rollen kan konsulten hjälpa till med struktur och dokumentation, men det är företagsledningen som driver projektet, helst tillsammans med de anställda så att de är involverade från början.

Redovisningskonsulten och Bygg AB:s ägare diskuterar företagets verksamhet och förutsättningar och analyserar vidare vilka hållbarhetsområden som kan vara aktuella för företaget.

Tillbaka på kontoret ser redovisningskonsulten till att uppdatera Bygg AB:s företagsbeskrivning och riskbedömning med uppgifter om att:

en av företagets största kunder har förväntningar på att företaget arbetar med relevanta hållbarhetsfrågor i verksamheten,
kommunen har ett projekt om hållbart byggande, och
risker föreligger om Bygg AB inte arbetar aktivt med hållbarhetsfrågor, vilket kan innebära konkurrensnackdelar och på sikt risk för förlorade uppdrag.

Steg 2 Identifiera och prioritera intressenterna

I steg två identifieras intressenterna runt företaget. Det görs genom att företaget utreder vem eller vilka som påverkar företaget eller som påverkas av företaget. De som påverkas av och påverkar företaget kallas intressenter och innefattar ofta grupperna kunder, anställda, ägare, investerare, slutkonsumenter, samhälle, leverantörer, branschförening m.fl.

I nästa steg behöver omfattningen av intressenternas påverkan graderas. Prioritera därefter vilka intressenter som har störst påverkan på företaget och dess hållbarhetsarbete.

I bilaga 2 återfinns en mall för intressentanalys.

Exempeluppdraget, steg 2

Andra steget i processen utför företaget tillsammans med redovisningskonsulten och utvalda medarbetare. I Bygg AB:s fall utses en medarbetare som representant för företagets anställda under uppstartsmötet. Mötet syftar till att bl.a. identifiera intressenter och nyckelintressenter.

Uppstartsmöte med projektgruppen i mars 20x1

Vid uppstartsmötet deltar ägarna, redovisningskonsulten och en av medarbetarna.

Deltagarna börjar med att "brainstorma" för att identifiera vilka intressenter som finns i och kring företaget. Intressenter är de personer, företag eller organisationer som påverkas av företaget och som kan ha en påverkan på företaget.

Följande intressenter identifieras för Bygg AB:

ägare,
anställda och blivande medarbetare,
kunder, befintliga och nya,
konkurrenter,
slutkonsumenter, och
kommunen.

Nästa led består i att prioritera de identifierade intressenterna och få fram nyckelintressenter, dvs. de som har störst påverkan på eller påverkas i störst utsträckning av Bygg AB:s hållbarhetsarbete. Gruppen kommer fram till att nyckelintressenterna är ägarna, medarbetarna och de största kunderna som även är konkurrenter i vissa uppdrag.

Kommunen är också en viktig intressent eftersom den påverkar företagets möjligheter genom sitt ansvar för avfallshantering och möjligheter till återvinning, men också för att kommunen driver ett projekt om hållbart byggande av nya bostäder som kan påverka Bygg AB:s verksamhet.

De använder sig av en mall för att dokumentera analysen av intressenter, se bilaga 2.

Gruppen funderar sedan på vilka områden som är viktiga för de olika nyckelintressenterna och om det är samma eller olika frågor som är av vikt för intressenterna. För att få ett bra utgångsläge för det fortsatta arbetet behöver företaget få information om vad intressenterna har för förväntningar och krav på företagets hållbarhetsarbete.

Steg 3 Kommunicera med intressenterna

Steg tre består i att kommunicera med intressenter. Det kan ske på olika sätt, t.ex. genom intervjuer, enkäter eller liknande. Kommunikationen syftar till att identifiera vilka hållbarhetsfrågor intressenterna anser vara väsentliga för företaget att arbeta med. Om det inte går att intervjua alla intressentgrupper så väljs, i första hand, de som bedöms ha störst påverkan på företaget.

I bilaga 3 återfinns en rad frågor som utgör en bra utgångspunkt för dialog med intressenter.

Exempeluppdraget, steg 3

Till grund för det tredje steget ligger dels beslut fattade på uppstartsmötet i mars som ytterligare kommer beskrivas nedan, dels en workshop med medarbetarna i företaget. Medarbetarna identifieras som nyckelintressenter och deras delaktighet är central för det fortsatta arbetet.

Workshop med projektgruppen i mars 20x1

För att få information om vad företagets intressenter har för förväntningar och krav på företagets hållbarhetsarbete, beslutar Bygg AB att göra en digital enkät. I enkäten ber Bygg AB intressenterna besvara ett antal frågor. Bygg AB anser sig ha en nära relation till sina nyckelintressenter och förlitar sig därför på att de kommer få många svar på enkäten.

Ägarna ser en fördel med att kunna informera intressenterna i enkätutskicket om att företaget har inlett arbetet med att organisera sitt hållbarhetsarbete för att få en bättre struktur. Målsättningen är att kunna presentera sina mål, aktiviteter och resultat i en kommande redovisning. Den allmänna uppfattningen är att det kommer att upplevas som en positiv aktivitet av både anställda och kunder.

De frågor som ställs i enkäten är:

Vilken relation har du till vårt företag?
Vilka miljöfrågor anser du att vårt företag borde arbeta med?
Vilka sociala frågor anser du att vårt företag borde arbeta med?
Vilka områden tycker du är viktigast att vårt företag arbetar med om du måste prioritera?
Arbetar ditt företag aktivt med hållbarhetsarbete?
Ställer ditt företag hållbarhetskrav på leverantörer? I så fall, kan du nämna några exempel?

Företaget har, utöver externa parter, identifierat sina anställda som nyckelintressenter. Bygg AB kommer därför att organisera en särskild workshop där redovisningskonsulten och ägarna introducerar projektet och informerar de anställda om syftet och målen med hållbarhetsarbetet.

Workshop med medarbetare i april 20x1

På workshopen informeras bl.a. om FN:s 17 globala mål och kraven på storföretag att hållbarhetsrapportera i årsredovisningen, för att ge en inramning till företagets egna hållbarhetsfrågor. Under mötet diskuteras vilka områden som de anställda anser att företaget bör och kan jobba med. Ägarna förklarar att det finns insatser som redan görs och åtgärder som kan göras på kort och på lång sikt.

Hänsyn måste tas till ekonomin i det nya projektet eftersom även detta är en hållbarhetsaspekt. Finns inte tillräckligt med resurser i företaget, kan Bygg AB inte göra några insatser för vare sig miljö eller samhälle oavsett hur viktiga företaget anser att sådana insatser är. Bygg AB kan inte heller arbeta med samtliga frågor som identifieras, utan företaget måste prioritera de som är väsentliga.

I arbetet vill de ha medarbetarnas synpunkter och förslag på frågor som bör prioriteras. Det kan också finnas åtgärder som de anställda vill göra som privatpersoner och som företaget kan hjälpa till med, t.ex. miljövänliga resor till och från arbetsplatsen. Om de anställda vill få möjlighet att arbeta ideellt med något välgörenhetsprojekt, kan företaget stötta genom att t.ex. inte göra löneavdrag. Ett förslag som kom fram var att göra en gemensam insats för att samla in kläder och saker som kan skänkas till asylboendet som finns på orten. Företaget bidrar med lokal och transport.

Ett diskussionsunderlag under workshopen är Uppförandekod för leverantörer som företaget fått från en av sina kunder och som alla medarbetare ska utbildas i. Medarbetarna får bl.a. ta ställning till vilka krav de anser att företaget uppfyller och/eller vilka åtgärder som krävs för att företaget ska uppfylla kraven i uppförandekoden. Eftersom kunden också är ett byggföretag så är de punkter som tas upp i deras uppförandekod för leverantörer även aktuella för Bygg AB:s eget arbete i dessa frågor. En av punkterna i kundens uppförandekod för leverantörer är att Bygg AB har ansvar för sina leverantörer och att tillse att även dessa uppfyller kraven när de arbetar som underleverantör i ett av kundens uppdrag. Även branschföreningen som Bygg AB är medlemmar i har tagit fram en uppförandekod för sina medlemmar, Byggföretagens uppförandekod.

Punkter som tas upp i de båda uppförandekoderna och som diskuteras är:

trygg och säker arbetsmiljö,
arbetsförhållanden, arbetstider, löner och förmåner,
nolltolerans mot respektlöst beteende, diskriminering, mobbning, trakasserier och ofredanden,
att verksamheten bedrivs på ett ansvarsfullt sätt med hänsyn till miljön,
skydd av egna och andras tillgångar från skador, stöld, förlust och felaktig användning,
respekt av konfidentiell information,
nolltolerans mot alla former av mutor och korruption, samt förskingring, penningtvätt, otillåtna provisioner, utpressning, bedrägeri och gynnande av familj eller vänner i affärssammanhang,
konkurrens på lika villkor, och
undvikande av intressekonflikter.

I samband med diskussioner om mänskliga rättigheter framkom att det är en viktig aspekt vid inköp, främst av material som tillverkas utomlands, och att man behöver beakta detta i den inköpspolicy som ska tas fram. Ett exempel är förutsättningarna för arbetarna i produktionen av de arbetskläder och den skyddsutrustning som företaget köper och hur man ska kunna förvissa sig om deras villkor, vilket ska tas upp med branschföreningen.

Hållbarhetsgruppen som bildats bestående av ägarna, redovisningskonsulten och en av de anställda sammanställer de punkter som medarbetarna har föreslagit.

Steg 4 Väsentlighetsanalys och prioritering

I det fjärde steget samlas först intervjusvaren in från de tillfrågade intressenterna och sorteras utifrån vilka frågor dessa anser vara de viktigaste för verksamhetens hållbarhetsarbete. Därefter genomför företaget en egen översyn av verksamheten och tar fram vad företaget bedömer vara de mest relevanta frågorna och var företaget menar att de har störst påverkan, både positiv och negativ. Sedan vägs områden identifierade av intressenter samman med företagets egen analys och frågorna delas in i en prioritetsordning utefter väsentlighet.

I bilaga 4 finns en mall för väsentlighetsanalys.

Exempeluppdraget, steg 4

Fjärde steget i Bygg AB:s arbete består av en genomgång av enkätsvaren från intressenter. Härefter inleds arbetet med väsentlighetsanalys och prioritering. Tillvägagångssättet beskrivs i sammanfattningen av arbetsmötet.

Workshop med projektgruppen i april 20x1

När Bygg AB har fått in alla svar från enkäten går de igenom dessa tillsammans med synpunkterna från workshopen med de anställda och ägarnas egna prioriterade områden. Svarsfrekvensen styrker att detta är viktiga frågor för företagets intressenter och ägarna ser positivt på det fortsatta arbetet.

När de har gått igenom svaren och kopplat dessa till respektive intressent görs en sammanställning av intressenternas svar. Dessa graderas enligt nedanstående exempel.

Vissa frågor har både hög påverkan för företaget och är av stor betydelse för intressenterna och dessa prioriteras i första hand. Prioriteringen behöver inte innebära att målet ska nås snabbt utan speglar snarare frågans betydelse i hållbarhetsarbetet över tid. Det kan handla om en fråga som identifieras som viktig, men som är svårlöst. En sådan fråga ska inte nedprioriteras för den skull. Även frågor som är svåra eller har en negativ inverkan måste hanteras när de identifieras som viktiga i väsentlighetsanalysen.

De områden som hamnar högst upp i prioriteringen för Bygg AB är miljövänligt material och bra arbetsförhållanden med fokus på säkerhet. En fråga som fick en hög prioritet var antikorruption. Gruppen beslutar att ägarna ska diskutera frågan med branschföreningen och se vilket stöd och eventuell utbildning som finns på området.

När Bygg AB listar sina prioriterade områden så diskuterar de samtidigt vad som är rimligt i närtid och vad som kan vara mer långsiktiga mål. Frågorna klassificeras i olika grupper, som t.ex. miljö, samhällsengagemang, personal och ekonomi. I samband med väsentlighetsanalysen görs en riskbedömning och det dokumenteras vilka eventuella risker som föreligger om företaget inte arbetar med vissa frågor, och vilka konsekvenser det kan få.

Steg 5 Upprätta plan med tydliga mål och strategier, skapa förutsättningar för mätning och uppföljning

I steg fem sammanställs de väsentliga områdena i en plan för hur företaget ska arbeta med de identifierade frågorna, vilka mål som ska uppnås, när målen ska vara uppnådda och hur resultatet ska kunna mätas. Noteras bör om policydokument behöver upprättas för att tydliggöra företagets strategi i vissa frågor, t.ex. resor eller miljö. Gör en plan för när styrdokumenten ska vara klara, från när de ska följas, hur efterlevnaden kontrolleras och hur resultaten mäts.

Även om företaget vill göra ett ambitiöst arbete är det viktigt att planerna är realistiska och att det finns förutsättningar att nå önskat resultat. I denna fas måste företagets ekonomiska situation beaktas. En riskanalys måste göras för att tydliggöra om det finns områden förknippade med risk för företaget. Risken kan bestå i att arbete inte sker på dessa områden eller att arbete genomförs på felaktigt sätt. Felaktigt redovisade uppgifter kan skada företagets varumärke.

I bilaga 5 finns en mall för planering av hållbarhetsarbetet.

Exempeluppdraget, steg 5

Steg fem består för Bygg AB:s räkning av att sammanställa en hållbarhetsstrategi med mål. Strategin kompletteras av en detaljerad planering och en tidplan. I samband med detta arbete kontaktas företaget av en familj som vill bygga ett hållbart hus. Både arbetsmöte och kundmöte beskrivs nedan.

Workshop med projektgruppen i juni 20x1

Så här långt har företaget samlat in och dokumenterat viktig information om vilka intressenterna runt företaget är, analyserat vilka av dessa som utgör nyckelintressenter och vad intressenterna anser är centrala hållbarhetsfrågor att arbeta med. Frågorna har sedan prioriterats baserat på företagets och intressenternas förslag och åsikter.

Nästa steg i processen består av att inleda arbetet med företagets hållbarhetsstrategi. I strategin sätter företaget upp övergripande mål och kompletterar med en mer detaljerad planering av det framtida arbetet. I samband med detta arbete upprättas en tidplan för de olika åtgärderna samt en fördelning av arbetsuppgifter och ansvarsområden. Bygg AB behöver även fundera på hur företaget ska kunna mäta och presentera de olika åtgärderna. De kommer fram till att de ska:

upprätta en hållbarhetspolicy som innehåller en miljö- och resepolicy samt policyer för jämställdhet och mångfald,
upprätta en uppförandekod,
ta fram en särskild uppförandekod för underleverantörer,
gå igenom företagets personalhandbok avseende riktlinjerna för arbetstid, ledighet, försäkringar, arbetskläder m.m. för att se om riktlinjerna behöver uppdateras,
identifiera vilka åtgärder som företaget redan gör och lista dessa under respektive område (miljö, personal, antikorruption, etik och samhällsansvar),
dokumentera konkreta mål enligt de prioriterade områdena,
notera åtgärder som ska genomföras för att nå målen och som är mappade efter de prioriterade områdena,
ta fram en tidplan för när åtgärder ska utföras och när målen ska vara uppnådda, och
dokumentera hur mätning ska ske av måluppfyllelse och/eller graden av uppföljning.

Det ska vara tydligt vad företaget vill uppnå, hur de ska gå tillväga, när det ska vara klart och hur resultaten ska mätas och följas upp.

I bilaga 9 finns ett exempel på hållbarhetspolicy och i bilaga 10 återfinns ett exempel på uppförandekod.

Kundmöte i juli 20x1

Bygg AB anlitas av familjen Stigsson som vill bygga ett hus. Familjen Stigsson vill ha ett hållbart hus med plats för hela sin familj.

Inför första mötet har Bygg AB läst på om vad de kan göra och bestämmer sig för att de ska bygga sitt första hållbara hus. Företaget konstaterar att det kommer krävas extra insatser och utbildning men anser att det är ett viktigt steg i företagets utveckling.

Huset kommer i så stor utsträckning det är möjligt att byggas i miljöcertifierade material och Bygg AB kommer sträva efter att allt material de använder ska gå att återvinna. De kommer även se över om det går att använda återvunnet material när de bygger huset och föreslår att familjen ska fundera på om de kan tänka sig att använda återvunnen inredning.

Bygg AB ser arbetet som en produktutveckling, där de framöver vill kunna marknadsföra och sälja hållbart byggande till andra kunder. Företaget tycker därför att det är värt den extra kostnaden då de är övertygade om att de kan hämta hem kostnaden på längre sikt.

Steg 6 Resultatuppföljning och eventuell justering av strategi

I steg sex betonas vikten av löpande avstämningar under året. Det är centralt för att följa upp arbetet med hur policydokument och riktlinjer efterlevs samt om målen eller planen behöver justeras av någon anledning.

Exempeluppdraget, steg 6

I steg sex följs tidigare arbete upp, detta är en av flera löpande avstämningar under året. Under arbetsmötet i september beslutas även hur hållbarhetsarbetet ska redovisas. Mer om redovisning behandlas i steg sju i processen.

Uppföljningsmöte med projektgruppen i september 20x1

På detta möte följs arbetet med policydokumenten upp, hur aktiviteter m.m. fortlöper samt om målen fortfarande är realistiska eller om dessa behöver omvärderas. Har det hänt något i verksamheten som påverkar mål och aktiviteter? Går det att mäta det som planerats, och om inte vad behöver företaget göra för att kunna utföra mätning?

Det konstateras att policydokumenten är färdiga och implementerade i verksamheten. Arbetet med att bygga ett hållbart hus fortskrider enligt plan och engagerar både medarbetare och leverantörer. Lokalmedia har uppmärksammat projektet och Bygg AB har redan fått positiva reaktioner från omgivningen.

Bygg AB beslutar sig för att upprätta en separat hållbarhetsredovisning. I samband med detta börjar gruppen planera för den redovisning som ska upprättas vid nästa bokslut den 31/12.

Steg 7 Sammanställa och redovisa/kommunicera

I steg sju ska hållbarhetsarbetet, efterlevnaden och måluppfyllelsen sammanställas och redovisas till intressenterna. Detta sker en gång per år, lämpligen i samband med bokslut och årsredovisning. Redovisningen kan göras på olika sätt och behöver inte följa en speciell standard eller ramverk men det kan vara bra att använda någon form av riktlinjer för redovisningen för att få med väsentliga upplysningar ur ett läsarperspektiv. Om hållbarhetsredovisningen ska granskas av revisor underlättar det om företaget har använt en standard eftersom företaget ska förse revisorn med kriterier som revisorn beaktar i sin granskning.

Det är viktigt att vara konsekvent i sin redovisning för att läsaren ska ha en möjlighet att följa utvecklingen och jämföra resultaten över tid samt mot andra företag. I bilaga 6 finns exempel på redovisningsinnehåll och frågor att ta ställning till i det fortsatta arbetet.

Exempeluppdraget, steg 7

I steg sju behöver Bygg AB sammanfatta årets hållbarhetsarbete. Företaget behöver utse projektledare och besluta hur hållbarhetsarbetet ska redovisas och kommuniceras. Detta arbete utförs under två möten, ett möte inför bokslutet i december och ett bokslutsmöte i januari.

Möte inför bokslutet i december 20x1

I samband med avstämningen inför det sedvanliga bokslutsmötet görs även en avstämning av årets hållbarhetsarbete och redovisningen av detta arbete förbereds.

Årets åtgärder har främst bestått i att inventera vad företaget redan arbetar med samt upprätta en plan för kommande aktiviteter, sammanställa målen och hur uppföljningen av aktiviteter ska ske. Under en workshop tidigare under hösten beslutades att hållbarhetsarbetet skulle presenteras separat i en egen hållbarhetsredovisning och att en kortfattad sammanfattning av arbetet skulle ingå i årsredovisningens förvaltningsberättelse där det hänvisas till den separata redovisningen.

I detta steg bestäms tillvägagångssättet vid upprättandet av hållbarhetsredovisningen. Det beslutas att en av ägarna, Saga Ek, är projektledare för hållbarhetsredovisningen och ansvarar för layout m.m. Tillsammans med redovisningskonsulten tar Saga Ek fram uppgifter som ska ingå i hållbarhetsredovisningen

Det beslutas även att hållbarhetsredovisningen ska publiceras på Bygg AB:s hemsida och att den ska vara nedladdningsbar. Hållbarhetsredovisningen kommer tryckas upp i ett fåtal exemplar som är tänkta att kunna tas med vid offertmöten eller andra sammankomster.

Redovisningskonsulten föreslår att de ska ha en kort information i årsredovisningens förvaltningsberättelse där de informerar om var hållbarhetsredovisningen finns samt kort beskriver hur de arbetat med dessa frågor under året.

Bokslutsmöte i februari 20x2

Bokslutet upprättas och förslag på årsredovisning tas fram av redovisningskonsulten i samråd med Bygg AB:s ägare Bo och Saga Ek.

Redovisningskonsulten och Saga arbetar samtidigt med att upprätta Bygg AB:s första hållbarhetsredovisning. Eftersom Bygg AB:s kunder är storföretag och redovisar enligt kraven i årsredovisningslagen så beslutar sig Bygg AB för att använda samma rubricering i sin redovisning. Man kommer därför redovisa enligt:

Företagets miljöpåverkan
- utmaningar och möjligheter
- policy
- mål
- utveckling
Företagets sociala påverkan (personal och mänskliga rättigheter)
- utmaningar och möjligheter
- policy
- mål
- utveckling
Företagets påverkan på samhället (antikorruption, socialt och ekonomiskt ansvar)
- utmaningar och möjligheter
- policy
- mål
- utveckling

Saga skriver tillsammans med redovisningskonsulten en sammanfattande text till förvaltningsberättelsen där de informerar om att företaget bedömer att det är väsentligt för företagets utveckling att arbeta aktivt med hållbarhetsfrågor. De skriver att ett sådant arbete inletts under året och att företaget upplever att kunder och anställda har en positiv inställning till arbetet. I sammanfattningen hänvisas till företagets hållbarhetsredovisning som finns att ladda ned på hemsidan.

I bilaga 6 finns exempel på rubriker och frågor som bör besvaras i en hållbarhetsredovisning och i bilaga 11 återfinns ett förslag på text i förvaltningsberättelsen för Bygg AB.

Steg 8 Analysera och utvärdera

Analys och utvärdering av hållbarhetsarbetet utgör steg åtta i processen. Arbetet består av att utvärdera de olika delmomenten och att upprätta en ny planering för kommande år. Av värde är att ta reda på om någon eller några förutsättningar ändrats internt eller externt. Företaget måste även ställa sig frågan om det tillkommit nya prioriterade intressenter. Om så är fallet behöver företaget utvärdera om väsentlighetsanalysen behöver uppdateras vilket kräver en dialog med den nya intressenten för att identifiera om det finns nya/andra förväntningar på företagets hållbarhetsarbete.

Exempeluppdraget, steg 8

I steg åtta ska Bygg AB analysera och utvärdera årets arbete. Detta arbete tar sin början under ett möte efter bokslutet i februari, lite drygt ett år efter att det aktiva arbetet med hållbarhet inleddes.

Möte efter bokslutet i mars 20x2

När bokslutet är klart och andra bokslutsmötet hålls summerar företaget årets hållbarhetsarbete. Punkter som gås igenom är om det har skett några förändringar, internt eller externt, som påverkar företagets långsiktiga plan och om hållbarhetsstrategin i sådant fall måste uppdateras. Utifrån dessa förutsättningar gör de upp årets plan för det fortsatta hållbarhetsarbetet i Bygg AB.

Arbetet sammanfattas genom två listor, en om hållbarhetsaspekter som företaget tagit fram under året eller har sedan tidigare och en om hållbarhetsaspekter som företaget ska arbeta med framåt.

Hållbarhetsaspekter som företaget tagit fram under året eller har sedan tidigare:

Användning av webbprogram för bokföring. Innebär minskad pappersförbrukning och är en insats som gjorts tillsammans med redovisningsföretaget. Genom uppgifter från leverantören av papper om hur mycket papper som beställdes året innan kan det konstateras att det skett en markant minskning av papper.
Företaget anlitar en auktoriserad redovisningskonsult och har revisor för att kvalitetssäkra den finansiella informationen.
Bra rutiner för avfallshantering av byggmaterial, där bolaget har ett system för att ta hand om material som kan återanvändas. Under året har företaget investerat i en miljöbil.
Byte av energibolag. Med hjälp av kommunen som hyresvärd för företagets lokaler har de bytt till grön el. Kommunen ska utföra energimätning i lokalerna för att minska energiförbrukningen.
Företaget anlitar en lokal bank som erbjuder hållbara sparfonder.
Företaget är kollektivavtalsanslutet samt medlem i branschförening. Alla anställda går regelbundet utbildningar i säkerhet och arbetsmiljö och det finns ett skyddsombud. Företaget har informerat alla anställda att de tycker att det är positivt att de är fackligt anslutna och gärna har en dialog med fackförbundet om det finns några områden som kan förbättras.
Fri tillgång till arbetskläder och skyddsutrustning för anställda.
Företaget sponsrar det lokala asylboendet.
Vid arbetstoppar anlitas alltid lokala underleverantörer för att stötta det lokala näringslivet.
Företagsledningen är engagerad i det lokala samhället genom företagarföreningen och deltar i kommunens samverkansgrupp som har ett projekt för hållbart företagande.
Bygg AB har börjat projektera byggandet av ett hållbart hus.
Bygg AB erbjuder praktikplats till elever som utbildar sig på byggprogrammet i ortens gymnasieskola och utesluter ingen utan vill ha medarbetare med olika bakgrund, kön och förutsättningar.

Hållbarhetsaspekter som företaget ska arbeta med:

Etikpolicy som ska tas fram tillsammans med branschförening inom byggsektorn kombinerad med utbildning för samtliga medarbetare (se Byggföretagen).
Banken ska hålla utbildning för företagsledningen i lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.
Alla medarbetare ska gå utbildning i antikorruption som tillhandahålls av branschföreningen.
Upprättande av en hållbarhetspolicy och en långsiktig plan för sitt hållbarhetsarbete. I samband med detta kommer en övergripande riskanalys av verksamheten att genomföras och en uppförandekod för underleverantörer att tas fram.
Företaget planerar även att ansluta sig till branschföreningens visselblåsarfunktion där både medarbetare och utomstående anonymt kan anmäla eventuella överträdelser eller misstankar om överträdelser av ekonomisk karaktär, såsom mutor.
Undersökning av utbudet av hållbart byggmaterial hos lokala leverantörer. Om den lokala leverantören inte tillhandahåller den kvalitet som Bygg AB vill ha, planerar de att försöka påverka leverantören att skaffa mer hållbart material, och annars byta leverantör. Det är viktigt att alla hållbarhetsaspekter beaktas hos materialleverantören så att materialet är miljövänligt producerat och transporterat och inte har negativ påverkan på varken miljö eller människor i dessa processer.
Översyn av transporter av material och för personal t.ex. genom samåkning till olika arbetsplatser. Befintliga bilar byts löpande ut mot miljöbilar. Företaget ska även införskaffa en cykel med flak för kortare transporter.
Fortsätta samarbetet med kommunen för att hjälpa till med integrationen av flyktingar som bor på ortens asylboende, t.ex. genom att erbjuda lärlingsplats, skänka överblivet material eller bidra med arbetstimmar för volontärarbete från sina medarbetare. De har även planer på att starta en insamling med begagnad sportutrustning för att hjälpa flyktingbarn att delta i den lokala idrottsföreningen.
Delta i projekt för ett rent Östersjön. Eftersom orten där företaget är verksamt ligger vid Östersjön vill företaget engagera sig i projekt för ett rent Östersjön och säkerställa att de inte har en negativ påverkan på havet genom sin verksamhet.

I bilaga 7 finns en checklista över momenten.

För att ytterligare höja trovärdigheten av hållbarhetsredovisningen kommer Bygg AB att låta revisorn granska nästa hållbarhetsredovisning. Detta görs enligt en översiktlig granskning. Revisorn kommer att skriva en särskild rapport och uttalar sig inte om bolagets hållbarhetsredovisning i den ordinarie revisionsberättelsen. Revisorn använder sig av standarden ISAE 3000 och FAR:s rekommendation RevR 6 Bestyrkande av hållbarhetsinformation i sin granskning av den frivilliga hållbarhetsredovisningen.

Sammanfattning av processen

Bygg AB har nu gått igenom de åtta stegen i arbetsprocessen för ett mer hållbart företagande. Företaget har även inlett arbetet med nästa års hållbarhetsarbete. Arbete i dessa frågor är en kontinuerlig process som tar tid och behöver ta tid. Långsiktighet är en central faktor. Glädjande är att allt fler företag inser vikten av att arbeta framåtsyftande med ekonomisk, social och ekologisk hållbarhet.

Processbeskrivningen som Bygg AB använt är ett av många sätt att tillämpa, genomföra och redovisa hållbarhetsarbete på. Området utvecklas hela tiden och det är av vikt att löpande utvärdera processen.

Bilaga 1 Analys av företagets utgångsläge i dess hållbarhetsarbete

Analysen används som stöd för att inventera nuläget och vilka områden som företaget arbetar med, om det finns några styrdokument, om man redovisar arbetet och i så fall hur, vem som är ansvarig och om området bedöms som viktigt ur hållbarhetssynpunkt.

Hållbarhetsområden baserat på kraven i ÅRL	Viktigt/mindre viktigt/oviktigt	Styrdokument/Policyer	Aktiviteter/ åtgärder	Kommuni- kation/Redovisning	Ansvarig

Bilaga 2 Intressentanalys

Bilaga 3 Exempel på frågor i en intressentdialog

Intressentdialogen är en kommunikation som görs med utvalda intressenter. Dialogen kan ske på olika sätt, muntligt eller skriftligt. De svar företaget får från intressentdialogen kan bl.a. användas för att prioritera företagets hållbarhetsarbete och tydliggöra för företaget vilka frågor som intressenterna anser vara de mest relevanta.

Exempel på frågor:

Vilken relation har du till vårt företag? (Kund, anställd, leverantör, övrigt.)
Hur viktigt anser du att det är att vårt företag arbetar med hållbarhetsfrågor? (Gradera mycket viktigt, viktigt, inte så viktigt, oviktigt, vet ej /har ingen uppfattning.)
Kan det påverka vår relation om vårt företag inte arbetar med hållbarhetsfrågor? (Ja / nej.)
Hur viktigt tycker du att det är att vårt företag arbetar med att:
- Minska vår negativa påverkan/öka vår positiva påverkan på miljön och klimatet? (Mycket viktigt, viktigt, inte så viktigt, oviktigt, vet ej /har ingen uppfattning.)
- Minska vår negativa påverkan/öka vår positiva påverkan på samhället? (Mycket viktigt, viktigt, inte så viktigt, oviktigt, vet ej /har ingen uppfattning.)
- Minska vår negativa påverkan/öka vår positiva påverkan i personalfrågor? (Mycket viktigt, viktigt, inte så viktigt, oviktigt, vet ej /har ingen uppfattning.)
- Minska vår negativa påverkan/öka vår positiva påverkan på mänskliga rättigheter? (Mycket viktigt, viktigt, inte så viktigt, oviktigt, vet ej /har ingen uppfattning.)
- Minska vår negativa påverkan/öka vår positiva påverkan på företagsetik och antikorruption? (Mycket viktigt, viktigt, inte så viktigt, oviktigt, vet ej /har ingen uppfattning.)
Finns det några andra hållbarhetsfrågor som du tycker är viktigt eller mycket viktigt att vi arbetar med?

Bilaga 4 Väsentlighetsanalys

Väsentlighetsanalysen består av identifierade väsentliga frågor och områden som prioriteras och kopplas samman med eventuella föreliggande risker.

Den bygger på svaren från intressentdialogen och företagets egen analys som tillsammans visar vilka frågor som är väsentliga och vilka som är mindre väsentliga.

Som stöd för att komma fram till företagets sammantagna väsentliga områden kan man upprätta ett diagram där den ena axeln visar intressenternas prioritering från låg till hög och den andra axeln visar företagets prioritering från låg till hög. Numrera de olika områdena och för in i diagrammet så får man en tydlig bild av vilka områden som är väsentliga för intressenterna och företaget.

Bilaga 5 Planering hållbarhetsarbete

Här återges ett urval av de planerade åtgärderna under året.

Bilaga 6 Hållbarhetsredovisning

Vem är läsare av redovisningen? Tänk på vem redovisningen skrivs för.

Vad vill företaget berätta? Vad är budskapet?

Vem är avsändare av redovisningen? Formellt är styrelsen avsändare och kontaktperson bör anges som läsaren kan kontakta vid frågor.

Hur ska redovisningen publiceras, i tryckt form eller på hemsidan? Ska redovisningen vara nedladdningsbar?

Redovisningen bör innehålla:

Formalia som t.ex. bolagets namn, adress, organisationsnummer, antal anställda.
Vilken period som redovisningen omfattar (normalt räkenskapsåret).
Beskrivning av företagets affärsplan, verksamhet och verksamhetsort(er).
Företagets hållbarhetsarbete i ett större sammanhang, dvs. den positiva och negativa påverkan företaget har på sin omgivning genom sin verksamhet.
Identifierade risker kopplade till hållbarhetsområdena.
Företagets arbete med att minska riskerna.
Företagets mål och strategier för dess hållbarhetsarbete.
Uppgift om policyer och/eller styrdokument.
Uppföljning och efterlevnad av policyer/styrdokument.
Vidtagna hållbarhetsåtgärder för att minska negativa och öka positiva konsekvenser.
Mätning och uppföljning.
Planerade åtgärder, prioriteringar och mätbara mål.

Man kan kategorisera mål, åtgärder och resultat under rubriker som:

Miljö- och klimatrelaterade frågor
Samhälls- och sociala frågor
Personalrelaterade frågor
Antikorruption och etiska frågor
Mänskliga rättigheter

Resultat:

6 Gör löpande resultatuppföljning och justera eventuellt strategin

Gör avstämningar löpande under året för att stämma av hur policydokumenten och riktlinjer efterlevs samt om målen eller planen behöver justeras av någon anledning.

Utfört:	Utfört:	Utfört:
Utfört av:	Utfört av:	Utfört av:
Resultat:	Resultat:	Resultat:

7 Sammanställ och redovisa/kommunicera

Hållbarhetsarbetet, efterlevnaden och måluppfyllelsen bör sammanställas och redovisas till intressenterna en gång per år, lämpligen i samband med bokslut och årsredovisning. Redovisningen kan göras på olika sätt och behöver inte följa någon speciell standard eller ramverk. Det kan vara bra att använda någon form av riktlinjer för redovisningen för att få med väsentliga upplysningar ur ett läsarperspektiv och för att redovisningen och resultatuppföljning ska bli konsekventa över tid.

Utfört:

Utfört av:

Resultat:

8 Analysera och utvärdera

Analysera och utvärdera processen och de olika delmomenten och gör en ny planering för kommande år. Har förutsättningarna ändrats internt eller externt? Har nya intressenter tillkommit?

Utfört:

Utfört av:

Resultat:

Bilaga 8 Agenda dialog med kund om hållbarhet och hållbart företagande

Är kunden insatt i begreppet hållbart företagande och vad det innebär?

Om inte, berätta om lagkravet för storföretag och vad detta kan innebära för mindre företag, bland annat att storföretag uppställer krav på sina samarbetspartners och underleverantörer. I storföretagens hållbarhetsarbete ingår att ta ansvar inte bara för sitt eget agerande utan även se över aspekter utanför bolagets gränser. Där kan leverantörer och underleverantörer ha en viktig roll. Storföretag kan t.ex. upprätta en uppförandekod för leverantörer som de kräver att leverantörer och underleverantörer följer, de kan även kräva att få göra kontroller av hur leverantörerna efterlever kraven i uppförandekoden m.m.

Hur ser kunden på att företagen redovisar sitt hållbarhetsarbete? Vad är inställningen till dessa frågor?

Har kunden fått några förfrågningar om sitt eget företags hållbarhetsarbete?

Har kunden sett att hållbarhetsredovisning efterfrågas vid offerter eller i andra sammanhang?

Har kunden kunskap om och intresse av hållbarhetsfrågor?

Ser kunden något behov av att börja organisera sitt hållbarhetsarbete?

Ser kunden något behov av att redovisa sitt hållbarhetsarbete?

Bilaga 9 Hållbarhetspolicy

Allmänt

Vad vill vi?

Vi vill bedriva en hållbar verksamhet som tar ansvar för sina anställda och externa intressenter och som har en så liten negativ inverkan på miljön som möjligt.

Vi vill ta ett socialt ansvar för våra anställda och för de som vårt företag påverkar.

Vi vill bedriva en lönsam verksamhet som har förutsättningar att finnas kvar på marknaden i många år och ha nöjda återkommande kunder.

Hur gör vi?

Vi startar ett medvetet hållbarhetsarbete genom att analysera vår verksamhet ur ett hållbarhetsperspektiv och göra en strategi för hur vi ska kunna arbeta med hållbarhet på lång sikt.

Hur vi arbetar med de olika delmomenten ska årligen följas upp och uppdateras så att de speglar den verksamhet som bedrivs.

Ekonomi

Vad vill vi?

Vi vill ha en stabil ekonomi som gör det möjligt att göra miljövänliga val, leverera en hög kvalitet och vara en trygg och ansvarsfull arbetsgivare.

Vi vill att kunder och leverantörer ska ha förtroende för vårt företag och vår ekonomiska ställning.

Hur gör vi?

Bygg AB förväntar sig att dessa punkter efterlevs av alla i företaget och uppmuntrar alla våra samarbetspartners att respektera och så långt det är möjligt efterleva denna uppförandekod.

Bygg AB har förbundit sig att efterleva Byggföretagens uppförandekod vilket innebär:

Att företaget ska agera för sund konkurrens vid anbud, upphandling och inköp samt motverka otillbörlig påverkan, mutor, prissamverkan, karteller, missbruk av marknadsdominans och olika typer av manipulation av anbud med syfte att snedvrida konkurrensen.
Att företaget ska föra korrekt redovisning av ekonomiska transaktioner samt motverka svartarbete, övrig ekonomisk brottslighet och påverkan från illegal verksamhet.
Att företaget ska agera korrekt och inte bjuda på eller anordna resor, ge gåvor eller andra tjänster eller förmåner som inte kan granskas och redovisas öppet. Detta förhållningssätt gäller även vid mottagande av ovanstående. Normgivande är IMM:s Näringslivskod.
Att i förhållandet till kund och leverantör tydliggöra att principerna i denna uppförandekod ömsesidigt ska tillämpas. Ingångna avtal ska följas och tillämpas korrekt.
Att företaget ska utföra uppdrag fackmässigt samt följa beslut från ARN (Allmänna reklamationsnämnden) eller beslut i domstol.

Därutöver har företaget beslutat om följande tillägg i Bygg AB:s framtagna uppförandekod:

Bygg AB arbetar för att de människor som finns i och kring företaget ska respekteras i sin yrkesutövning och inte diskrimineras på grund av nationellt ursprung, ras, kön, sexuell läggning, religion eller politisk åsikt.
Bygg AB accepterar inte barnarbete och förväntar sig att leverantörer ska följa FN:s barnkonvention och den nationella lagstiftningen i det land produkten eller tjänsten tillverkas eller utförs.
Bygg AB uppmuntrar alla sina leverantörer att verka för en säker och sund arbetsmiljö.
Bygg AB arbetar aktivt för att minska företagets miljöbelastning.

Bilaga 11 Förslag till text i förvaltningsberättelsen för årsredovisningen

Verksamheten

Företagets verksamhet är […].

Som en del av företagets kvalitetssäkring av den finansiella informationen har företaget anlitat en Auktoriserad Redovisningskonsult, FAR.

På företagets hemsida finns information om hållbarhetsarbetet som detta år har bestått av […].

Identifierad intressent	Relation till företaget	Prioritering 1–5	Motivering till prioritering	Dialog hur och när	Prioriterade frågor

Identifierade väsentliga frågor	Område	Intressent	Prioritering	Risker

Planerad åtgärd	Klart datum	Ansvarig	Uppföljning