Uppdragsbrev för redovisningstjänster

Redovisningsuppdragets omfattning och utförande

[Redovisningsföretagets namn] (”Uppdragstagaren”) har fått i uppdrag att biträda [Företagets namn] [organisationsnummer] (”Uppdragsgivaren”) (tillsammans ”Parterna”) med redovisningstjänster (”Uppdraget”) i enlighet med nedanstående.

Uppdraget innefattar följande:

[......... uppdragsbeskrivning]

[......... tidplan]

Övriga förutsättningar avseende tjänsternas omfattning, arbetsfördelning, utförande och leverans framgår av uppdragsbeskrivning, Bilaga [X–Y].

Redovisningsuppdraget kommer att utföras i enlighet med gällande lagar och regler samt Svensk standard för redovisnings- och lönetjänster, Reko. Detta innebär bl.a. att det material som lämnas till redovisningskonsulten ska vara i enlighet med kraven i bokföringslagens 5 kap. Alla verifikationer ska därför vara ordnade kronologiskt och innehålla de uppgifter som bokföringslagen kräver. Vidare måste materialet överlämnas till oss inom den i Bilaga [X] överenskomna tiden, så att det kan färdigställas och levereras inom för Uppdraget gällande tidsramar.

[Kommentar: Nästa stycke ska endast tas med vid kombiuppdrag.]

[Därutöver gäller att då Uppdragstagaren eller någon verksam hos Uppdragstagaren är vald revisor hos Uppdragsgivaren så får ingen anställd hos Uppdragstagaren hantera grundbokföringen. I dessa fall ska alla verifikationer vara klassificerade och attesterade av er. Mot bakgrund av att förändringar kan ske av praxis rörande s.k. redovisningsjäv, måste vi förbehålla oss rätten att från tid till annan kunna justera Uppdragets omfattning.]

Ni som Uppdragsgivare har ett självständigt ansvar för ert företags redovisning och de rapporter som baseras på denna, vilket innebär att ni även ansvarar för att lämnat grundmaterial är fullständigt och inte innehåller fel eller brister. Vi som Uppdragstagare ansvarar inte för fel i den utarbetade informationen om detta beror på bristfälliga upplysningar från er.

[Kommentar: Nedan följer förslag på skrivning som endast ska tas med om kunden har tillgång till det system som redovisningsföretaget använder.]

[Ni som Uppdragsgivare ansvarar för all information och samtliga dokument som laddas upp eller skapas på [ange tjänsteleverantören], oavsett om detta görs av er eller av oss för er räkning. Samtliga originalhandlingar bör alltid sparas då dokument som har laddats upp på [ange tjänsteleverantören] aldrig kan ersätta originaldokument.

Vi som Uppdragstagare har inget ansvar för att det vid vissa tillfällen kan vara begränsad tillgänglighet till dokumenten i [ange tjänsteleverantören] eller för att dokument och/eller information tas bort, ändras eller förvanskas eller om en tredje man får obehörig tillgång till dokument och/eller information som lagras på [ange tjänsteleverantören].]

Villkor för Uppdraget

För Uppdraget gäller av FAR, branschorganisationen för revisorer, redovisningskonsulter, skatterådgivare, lönekonsulter och specialister, fastställda Allmänna villkor om rådgivning och andra tjänster, se Bilaga 1 [dock med följande tillägg, avvikelser eller förändringar].

[Kommentar: Nedan följer förslag på ändringar/tillägg som kan göras.]

[Punkten 8.1 om Rekrytering ska ha följande tillägg: Vid brott mot denna punkt ska vite utgå med det högsta av antingen sex (6) gånger genomsnittet av betalat arvode under Uppdragets senaste tolv (12) månader eller femtiotusen (50.000) kr. Om parterna har ingått ramavtal ska varje avropat uppdrag anses utgöra ett Uppdrag.]

[Punkten 11.4 om Undantag från tystnadsplikt ska ha följande tillägg: Uppdragstagaren har rätt att lämna konfidentiell information till Uppdragsgivarens revisor.]

[Punkterna 12.1–12.2 om Nyttjanderätt till resultat ska tillämpas avseende [tjänsterna xxx] men inte avseende [tjänsterna yyy].]

[Punkten 12.1 om Nyttjanderätt till resultat ska ha följande tillägg: Innehållet i det material som tillhandahålls av Uppdragstagaren kan tillhandahållas till tredje man under förutsättning att:

• det varken genom det material som sprids eller på annat sätt framgår att innehållet har tillhandahållits av Uppdragstagaren, och

• Uppdragsgivaren till fullo ansvarar för innehållet i materialet gentemot tredje man som genom spridningen får del av materialet.]

Arkivering

[Kommentar: Välj något av nedan alternativ och justera beroende på vilken tjänsteleverantör som används och vilka möjligheter som anlitad leverantör erbjuder.]

[Arvode]

[Kommentar: Om arvode ska debiteras i enlighet med beräkningsgrunderna i FARs Allmänna villkor behöver inget anges om arvodet. Om inte, välj något av nedanstående alternativ och anpassa detta efter det specifika Uppdraget.]

[Giltighetstid och uppsägning]

[Kommentar: Om uppsägningstiden ska vara 3 månader behöver inget anges i uppdragsbrevet då detta framgår av FARs Allmänna villkor. Om inte, välj något av dessa alternativ.]

Behandling av personuppgifter

[Kommentar:

Texten i detta avsnitt är anpassad utifrån att Uppdragstagaren är personuppgiftsansvarig vad gäller personuppgifter som behandlas i Uppdragstagarens register för antagande och hantering av kunder och uppdrag men att Uppdragstagaren är personuppgiftsbiträde vad gäller personuppgifter som behandlas i Uppdraget varför ett personuppgiftsbiträdesavtal ska upprättas. Personuppgiftsbiträdesavtalet kan antingen biläggas till Uppdragsavtalet som en bilaga eller ingås som ett separat avtal.]

Uppdragstagaren kommer att behandla personuppgifter i samband med fullgörandet av Uppdraget för Uppdragsgivarens räkning. Med anledning av detta har Parterna kommit överens om att reglera behandlingen av personuppgifter i ett personuppgiftsbiträdesavtal[, Bilaga 2].

Uppdragstagaren är dock personuppgiftsansvarig för personuppgifter som denna behandlar för sina interna administrativa ändamål vad gäller antagande och hantering av kunder och uppdrag. Behandling av personuppgifter ska ske på ett lagligt, öppet och korrekt sätt. Personuppgifter får endast behandlas för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, och inte sparas för längre tid än vad som är nödvändigt. Med beaktande av behandlingens art, omfattning, sammanhang och ändamål samt riskerna för den registrerades rättigheter ska Uppdragstagaren genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att behandlingen utförs i enlighet med gällande rätt. Som personuppgiftsansvarig har Uppdragstagaren rätt att använda sig av underleverantörer, inom eller utom EES-området, i samband med antagandet och utförandet av Uppdraget och/eller för att lagra information hänförlig till Uppdraget. Detta under förutsättning att avtal rörande behandlingen av personuppgifter har ingåtts med sådan underleverantör enligt gällande rätt, att underleverantören är bunden av ett sekretessåtagande och har förpliktat sig att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som säkerställer att den registrerades rättigheter skyddas. Personuppgifter kan också komma att behandlas av tredje part till vilken personuppgifter lämnas ut enligt gällande rätt, t.ex. myndigheter. Ytterligare information om Uppdragstagarens behandling av personuppgifter [finns tillgänglig på länk till webbplats][lämnas i Bilaga X–Y].

Uppdragsgivaren ansvarar för att denna har rätt att överföra personuppgifterna till Uppdragstagaren i samband med Uppdraget och att personuppgifterna har behandlats enligt gällande rätt.

Uppdragsgivaren ansvarar vidare för att de registrerade, vars personuppgifter överlämnas till Uppdragstagaren inför antagandet och i samband med utförandet av Uppdraget, har försetts med sådan information som det åligger den personuppgiftsansvariga att lämna till den registrerade vid insamlingen enligt gällande rätt (inkl. att deras personuppgifter kan komma att behandlas i samband med Uppdraget), så att kraven på rättvis och öppen behandling tillgodoses. Uppdragsgivaren ansvarar för att ovan nämnd information innehåller upplysningar om de registrerades rättigheter. Uppdragsgivaren svarar till fullo för att den registrerades rättigheter tillvaratas avseende den registrerades rätt till tillgång, begränsning, radering och rättelse.

Kontaktpersoner

För Uppdragsgivaren:

[Namn, e-post, telefon- och mobilnummer]

För Uppdragstagaren:

[Namn, e-post, telefon- och mobilnummer]

Bekräftelse

Vänligen kontakta undertecknad om ni har några frågor angående innehållet i detta uppdragsbrev.

Vänligen underteckna detta uppdragsbrev, som upprättats i två exemplar, för att visa att ni bekräftar och samtycker till denna överenskommelse om redovisningsuppdraget och arbetsfördelningen.

Vi emotser ett exemplar i retur till [Namn].

Med vänlig hälsning

[Redovisningsföretagets namn]

Bilagor

Bilaga 1: FARs Allmänna villkor om rådgivning och andra tjänster (2020:1)

[Bilaga 2: Personuppgiftsbiträdesavtal] [Kommentar: Ska anges om personuppgiftsbiträdesavtalet biläggs uppdragsbrevet som en bilaga.]

[Bilaga 3: Uppdragsbeskrivning löpande redovisningstjänster]

[Bilaga 4: Uppdragsbeskrivning bokslut och årsredovisning]

[Bilaga X–Y Kan exempelvis innehålla beskrivning av vilka arbetsmoment som ska utföras av Uppdragstagaren och med vilken frekvens, formen för rapportering, vem som är mottagaren av rapporter och när i tiden dessa ska levereras.]

[Kommentar: Anpassa bilageförteckningen 3–Y till Uppdraget.]

[Företaget]

[Kommentar: Normalt behörig firmatecknare eller VD men även annan med fullmakt för Företaget.]