Fråga om rätten att senarelägga bokföring
Ekobrottsmyndigheten har i skrivelse till Bokföringsnämnden begärt ett klargörande av Bokföringsnämnden i frågan om ett företags möjligheter att senarelägga tidpunkten för bokföring.
Bakgrunden till frågan och de närmare frågeställningar som Ekobrottsmyndigheten har angett är följande.
I ärenden som anmäls till Ekobrottsmyndigheten är det vanligt att bokföringen för aktuella företag inte har upprättats för en relativt lång period tillbaka och att den senaste tidpunkten för när bokföringen skulle ha upprättats, enligt det ovan nämnda allmänna rådet, har passerats. Det är även relativt vanligt att företag, som saknar bokföring för perioder som har passerats, försätts i konkurs redan innan de affärshändelser som har skett i företagets sista period senast skulle ha varit bokförda enligt någon av punkterna 3.6–3.10 i BFNAR 2013:2.
Det föranleder frågan om rätten för ett företag att senarelägga bokföringen för nästkommande period eller perioder har förbrukats för samtliga perioder som inträffar efter den första period som företaget inte har upprättat bokföring för och om bokföringen då i stället ska upprättas så snart det kan ske enligt 5 kap. 2 första stycket bokföringslagen eller om företaget kan fortsätta att använda de allmänna råden i ovan nämnda BFNAR 2013:2 punkterna 3.6–3.10 även om tidigare perioder inte har bokförts.
Bokföringsnämndens svar
Om ett företag i strid med god redovisningssed saknar bokföring för en eller flera tidigare perioder, är det enligt Bokföringsnämndens mening inte god redovisningssed att, med åberopande av bestämmelserna om senareläggning av bokföring i 5 kap. bokföringslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd, avvakta med bokföringen av affärshändelser för en därpå följande period.
Detta leder också till slutsatsen att för de perioder som det inte finns bokföring för gäller tidsramen för bokföring enligt ”huvudregeln” i 5 kap. 2 § första stycket bokföringslagen.
Bokföringsnämndens bedömning
”Huvudregeln” inom vilken tid bokföring ska ske är, enligt 5 kap. 2 § första stycket bokföringslagen, att kontanttransaktioner ska bokföras senast påföljande arbetsdag och andra affärshändelser så snart det kan ske. I andra stycket i paragrafen anges att bokföringen får senareläggas om det finns skäl för det och det är förenligt med god redovisningssed.
Bokföringsnämnden har i det allmänna rådet (BFNAR 2013:2) om bokföring genom reglerna i kapitel 3 om senareläggning gett uttryck för vad som gäller enligt god redovisningssed för att få vänta med bokföringen längre än vad som följer av ”huvudregeln” i 5 kap. 2 § första stycket bokföringslagen.
Enligt punkten 3.5 i det allmänna rådet om bokföring är det en förutsättning för att överhuvudtaget få senarelägga bokföringen att det finns verifikationer och att dessa också i avvaktan på bokföring ordnas i takt med att de mottas eller sammanställs.
I vägledningen Bokföring utvecklas det närmare i kommentaren till punkten 3.5 vad detta rent praktiskt innebär.
Enligt Bokföringsnämnden är det inte är möjligt att tillämpa någon av senareläggningsreglerna i punkterna 3.6–3.11 i det allmänna rådet om det varken finns verifikationer eller uppgifter som ännu inte blivit fullständiga verifikationer. Är denna situation för handen gäller inte senareläggningsreglerna utan i stället den tidsram som anges i ”huvudregeln” i 5 kap. 2 § första stycket bokföringslagen.
Finns det verifikationer, eller i vart fall uppgifter som ännu inte har blivit fullständiga verifikationer, krävs det därutöver att dessa är i sådan ordning som anges i punkten 3.5 i det allmänna rådet, och som beskrivs närmare i kommentaren till punkten, för att företaget ska få senarelägga bokföringen. Är detta ”ordningskrav” inte uppfyllt, blir följden att bokföringen även i detta fall ska ske inom ”huvudregelns” tidsram.
Nästa frågeställning är vad som gäller för det fall att ”ordningskravet” i punkten 3.5 är uppfyllt men företaget inte har någon löpande bokföring.
Ett grundläggande moment i bokföringsskyldigheten är, enligt 4 kap. 1 § 1 bokföringslagen, att ett företag löpande ska bokföra alla affärshändelser.
Bokföringen ska göras på sådant sätt som anges i 5 kap. 1 § första stycket bokföringslagen. I detta ingår att det ska, utifrån det som är bokfört, gå att överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.
Punkten 3.5 i det allmänna rådet och senareläggningsreglerna är skrivna med den utgångspunkten att företagen de facto har en löpande bokföring och har bokfört affärshändelserna för tidigare perioder. I och med att det finns en tidigare löpande bokföring kan, för en viss begränsad tid, förekomsten av ordnade verifikationer ge den nödvändiga överblicken över verksamheten.
Den överblicken kan emellertid normalt inte erhållas, om det saknas en tidigare bokföring. Det kan därför, enligt Bokföringsnämndens mening, inte utgöra god redovisningssed, att – under åberopande av en senareläggningsregel – avvakta med bokföringen av affärshändelser när det saknas bokföring för tidigare perioder.
Detta leder till slutsatsen att för de perioder som det inte finns bokföring för gäller tidsramen för bokföring enligt ”huvudregeln” i 5 kap. 2 § första stycket bokföringslagen.
Detta yttrande har beslutats av Bokföringsnämnden i plenum.