BFNAR 2013:2 Bokföring

4 kap. 1 § 1–3 BFL

Ett företag ska

1. löpande bokföra alla affärshändelser enligt 5 kap. 1–5 §§,

2. se till att det finns verifikationer enligt 5 kap. 6–9 §§ för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik enligt 5 kap. 11 §,

3. bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i 7 kap. 1 § 1,

– – –

Lag (2024:342)

1.1Detta allmänna råd innehåller bestämmelser om löpande bokföring, verifikationer, arkivering av räkenskapsinformation samt systemdokumentation och behandlingshistorik.

1.2Detta allmänna råd ska tillämpas av en fysisk eller juridisk person som är bokföringsskyldig enligt bokföringslagen (1999:1078), om inte annat anges i detta allmänna råd.

1.3En fysisk eller juridisk person som tillämpar detta allmänna råd benämns företag.

Kommentar

Utländska juridiska personer som bedriver näringsverksamhet i Sverige genom filial är bokföringsskyldiga för den svenska verksamheten. Även utomlands bosatta fysiska personer som bedriver näringsverksamhet i Sverige är bokföringsskyldiga för den svenska verksamheten. Se 2 kap. 7 § BFL. Utländska försäkringsgivare och utländska tjänstepensionsinstitut omfattas i vissa fall av bokföringsskyldigheten, se 2 kap. 8 § BFL. Det allmänna rådet ska därför tillämpas på sådana verksamheter.

4 kap. 7 § BFL

Bokföringsskyldighetens innebörd är densamma för en filial som för ett svenskt företag av motsvarande slag.

Filialen ska ha en egen bokföring som är skild från det utländska företagets bokföring i övrigt.

Lag (2017:437)

4 kap. 8 § BFL

Bestämmelserna i 7 § ska tillämpas även på försäkringsverksamhet som omfattas av 2 kap. 8 §.

Ett skadeförsäkringsföretag som bedriver sin verksamhet genom generalrepresentation ska anses utgöra en självständig filial i förhållande till ett annat skadeförsäkringsföretag som bedriver verksamhet genom samma generalrepresentation.

Lag (2017:437)

4 kap. 9 § BFL

Näringsverksamhet som bedrivs i Sverige av en utomlands bosatt fysisk person ska ha en egen bokföring som är skild från den fysiska personens bokföring i övrigt.

Lag (2017:437)

Kommentar

Att bokföringsskyldighetens innebörd är densamma för en filial som för ett svenskt företag av motsvarande slag innebär exempelvis att om det utländska företaget är jämförbart med ett svenskt aktiebolag, ska filialen följa de regler som gäller för aktiebolag.

I vissa fall finns olika krav på bokföringen beroende på ett företags storlek. Vid en sådan bedömning blir filialens storlek avgörande för vilka regler som ska eller får tillämpas.

Lagtext

Lagtext

Kommentar

Annan verksamhet än näringsverksamhet behöver inte ha karaktär av affärsverksamhet. Exempelvis är stiftelser, ideella föreningar och registrerade trossamfund bokföringsskyldiga om värdet av tillgångarna överstiger visst belopp även om näringsverksamhet inte bedrivs, se 2 kap. 2–3 §§ BFL.

Lagtext

Kommentar

Definitionen motsvarar definitionen av filial i lagen om utländska filialer m.m. men omfattar även kontor som tillhör en europeisk ekonomisk intressegruppering.

Lagtext

Kommentar

En bokföringspost är de uppgifter om t.ex. en affärshändelse som tillförts grund- eller huvudbokföringen. Det innebär att i ett bokföringsprogram är hela registreringen av affärshändelsen en bokföringspost och vid manuell bokföring hela raden med noteringar i t.ex. ett dagboksblad.

I vissa fall får flera affärshändelser bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost, se punkterna 2.8–2.11.

Vilka uppgifter som ska kunna utläsas av en bokföringspost framgår av punkt 2.3.

Vad gäller begreppen grundbokföring och huvudbokföring, se under rubriken Presentation i registreringsordning och systematisk ordning.

Lagtext

Allmänt råd

Kommentar

I begreppet affärshändelse ligger en begränsning till händelser som omedelbart påverkar företagets resultat och ställning eller sammansättningen av företagets förmögenhet. Sådant som inträffat innan affärshändelsen, t.ex. en order, ska inte bokföras som en affärshändelse. En annan viktig begränsning i begreppet affärshändelse är att den utgörs av åtgärder av ekonomisk innebörd i företagets relationer med omvärlden.

Uppkomsten av en skuld är en affärshändelse eftersom skulden förändrar storleken på företagets förmögenhet. Detta gäller även om skulden helt eller delvis är tvistig. Vid uppenbart grundlösa krav som riktas mot företaget, t.ex. bluffakturor, uppkommer däremot inte någon skuld och därmed inte någon affärshändelse.

En inbetalning som har tagits emot för någon annans räkning, t.ex. en mottagen handpenning hos en fastighetsmäklare, är också en affärshändelse eftersom inbetalningen är en till företaget riktad åtgärd av ekonomisk innebörd i företagets relation med omvärlden. För t.ex. borgenärer och inbetalare är det av väsentligt intresse att det av mellanmannens bokföring lätt går att följa och kontrollera sådana transaktioner i efterhand.

Eftersom bokföringsskyldigheten kan omfatta verksamheter utan affärsmässigt inslag, faller också ekonomiska händelser utan anknytning till näringsverksamhet in under begreppet affärshändelser, t.ex. erhållna medlemsavgifter i en bokföringsskyldig ideell förening.

Lagtext

Kommentar

Med en vidtagen justering i bokföringen avses t.ex. en bokslutstransaktion eller en rättelse av en bokföringspost, dvs. andra bokföringsposter än sådana som avser affärshändelser.

Verifikationer behandlas i kapitel 5 och 6.

Lagtext

Kommentar

Räkenskapsinformation behandlas i kapitel 7.

Vad gäller begreppen grundbokföring och huvudbokföring, se under rubriken Presentation i registreringsordning och systematisk ordning.

Lagtext

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

Nettoomsättningen avser primära intäkter från försäljning av varor och tjänster med avdrag för rena intäktsreduktioner som t.ex. kvantitets- och kassarabatter. En hyresintäkt är t.ex. primär för ett företag som hyr ut lokaler medan den är sekundär för ett företag som hyr ut den del av sin lokal som inte behövs i den egna verksamheten.

Vid tillämpning av bestämmelser som hänför sig till nettoomsättningens storlek ska ideella föreningar, registrerade trossamfund och stiftelser m.fl. lägga till bidrag, gåvor, medlemsavgifter och andra liknande intäkter.

Andra liknande intäkter kan t.ex. vara förvärv genom testamente eller bidrag som medlemmar i en samfällighetsförening betalar till föreningen.

Stiftelser har inte medlemmar i den meningen som normalt avses med begreppet medlemmar inom associationsrätten. Trots detta förekommer ibland begreppen ”medlemmar” och ”medlemsavgifter” i stiftelser. Sådana medlemsavgifter omfattas av begreppet andra liknande intäkter.

Nettoomsättning används i det allmänna rådet vid bedömningen av om ett företag får tillämpa kontantmetoden eller senarelägga bokföringen, se kapitel 3.

Allmänt råd

Kommentar

Med liknande tidsperiod avses en sådan redovisningsperiod som t.ex. tillämpas av vissa företag med utländska moderföretag. I stället för en kalendermånad tillämpar dessa företag en redovisningsperiod som omfattar fyra veckor eller som t.ex. alltid avslutas den 28:e i varje kalendermånad.

Allmänt råd

Kommentar

Med kontanta in- och utbetalningar avses inte betalningar över bankgiro eller plusgiro, mot kontokort eller med checkar utställda av företaget. För checkar utställda av företaget självt samt övriga bank- och plusgirotransaktioner är kontrollmöjligheten i efterhand större genom att de går att följa och kontrollera med hjälp av t.ex. bank- och plusgirobesked.

Allmänt råd

Kommentar

Punkt 1.10 innebär att betalningsanvisningar som tas emot i pappersform ska bokföras i enlighet med bestämmelserna om kontanta betalningar, se kapitel 3 om tidpunkten för bokföring och kapitel 6 om gemensam verifikation.

Bestämmelsen i punkt 1.10 omfattar betalningsanvisningar som företaget får ersättning för från en annan part, t.ex. måltidskuponger som kan användas hos restauranger som är anslutna till ett kupongsystem. Bestämmelsen omfattar inte betalningsanvisningar som företaget självt ställt ut och tagit emot betalning för vid ett tidigare tillfälle, t.ex. måltidskuponger som en restaurang själv säljer och som bara kan användas hos den restaurangen eller mottagna rabattkuponger som medför en nedsättning av försäljningspriset. Bestämmelsen omfattar inte heller mottagna betalningsanvisningar i elektronisk form, t.ex. sms-rabattkuponger eller elektroniska presentkort. Sådana betalningsanvisningar innefattas i andra elektroniska betalningsmedel. Av punkt 6.4 framgår att försäljning mot andra elektroniska betalningsmedel får ingå i en gemensam verifikation.

Allmänt råd

Kommentar

Begreppet kassaregister omfattar alla enheter som ingår i ett system som registrerar försäljning av varor och tjänster, oavsett om kassaregistret är certifierat eller inte enligt bestämmelserna i skatteförfarandelagen (2011:1244). Definitionen av kassaregister medför att även en taxameter är ett kassaregister. En myntautomat kan innehålla ett kassaregister.

Ett kassaregister är konstruerat för att kunna ta fram kvitton till kunder och lagra inslagna belopp i register. De lagrade uppgifterna kan tas fram i efterhand för att användas i företaget, bl.a. som underlag för bokföringen.

Allmänt råd

Kommentar

Enligt 39 kap. 8 § skatteförfarandelagen ska ett kassaregister vara certifierat. Skatteverket har med stöd av 39 kap. 10 § samma lag meddelat föreskrifter som medger undantag från kravet på certifiering. Undantaget gäller om det finns en tillverkardeklaration som visar att kassaregistret uppfyller de krav som ställs på kassaregistret i Skatteverkets föreskrifter.

När begreppet certifierat kassaregister används i det allmänna rådet och vägledningen avses även sådana kassaregister som har en tillverkardeklaration i enlighet med Skatteverkets föreskrifter eftersom dessa kassaregister enligt punkt 1.12 likställs med ett certifierat kassaregister.

Kommentar

I det allmänna rådet används begreppen presentation i registreringsordning och presentation i systematisk ordning. Begreppen motsvarar vad som också kan benämnas grundbok respektive huvudbok och används för att BFL fokuserar på vad informationen ska visa i stället för att i detalj reglera hur bokföringen ska gå till.

1 kap. 4 § BFL

Räkenskapsinformation som företaget självt upprättar enligt denna lag skall avfattas på svenska, danska, norska eller engelska.

Om det finns särskilda skäl, får Skatteverket tillåta att ett företag, trots bestämmelserna i första stycket, upprättar räkenskapsinformationen på annat språk. Ett företag som har fått ett sådant tillstånd skall dock, om en myndighet begär det, på egen bekostnad översätta räkenskapsinformationen till något av de språk som anges i första stycket.

Tillstånd enligt andra stycket ges av Finansinspektionen när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn.

Av 2 kap. 5 §, 7 kap. 7 § och 9 kap. 1 § årsredovisningslagen (1995:1554) följer att en årsredovisning, en koncernredovisning och en delårsrapport alltid skall avfattas på svenska.

Lag (2006:874)

4 kap. 1 § 1 BFL

Ett företag ska

1. löpande bokföra alla affärshändelser enligt 5 kap. 1–5 §§,

– – –

Lag (2024:342)

5 kap. 10 § BFL

Vad som föreskrivs i 1–9 §§ gäller även andra bokföringsposter än sådana som avser affärshändelser.

Allmänt råd

Kommentar

Enligt 7 kap. 2 § BFL ska de pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation vara varaktiga. Räkenskapsinformation omfattar bl.a. grundbokföring, huvudbokföring och sidoordnad bokföring, se kapitel 1. För att uppfylla varaktighetskravet i 7 kap. 2 § BFL måste den löpande bokföringen göras på ett varaktigt sätt. Det innebär att det som noteras, registreras eller på annat sätt förs in i den löpande bokföringen inte ska kunna raderas eller på något annat sätt göras oläsligt.

För att affärshändelser, rättelser och bokslutstransaktioner m.m. ska anses bokförda måste bokföringsposten, dvs. noteringen i grundbokföringen eller huvudbokföringen, vara gjord på ett varaktigt sätt. Det är först när noteringen är gjord på ett varaktigt sätt som affärshändelser m.m. är bokförda. I en manuell bokföring görs noteringen på ett varaktigt sätt t.ex. genom att affärshändelsen noteras med bläck och i ett bokföringsprogram genom att registreringen inte kan tas bort eller ändras. En affärshändelse som noteras med blyerts i den manuella bokföringen eller registreras i ett kalkylprogram är inte bokförd eftersom bokföringsposten inte är varaktig. Detsamma gäller så kallad preliminär bokföring, dvs. registrering av en affärshändelse i ett bokföringsprogram i vilket bokföringsposterna kan raderas eller ändras fram till dess att en aktiv åtgärd vidtas för att låsa bokföringen. Så länge bokföringen inte är låst, kan affärshändelserna inte anses bokförda. Bokföringen måste låsas så att den blir varaktig senast vid den tidpunkt då affärshändelserna ska vara bokförda enligt bestämmelserna i kapitel 3. Inom vilken tid affärshändelser ska vara bokförda varierar och beror på vilka bestämmelser i kapitel 3 som företaget tillämpar.

Enligt 5 kap. 1 § BFL ska affärshändelserna bokföras så att de kan presenteras i såväl registreringsordning som i systematisk ordning. Det är först när noteringen i både grundbokföringen och huvudbokföringen är gjord på ett varaktigt sätt som bokföringen av affärshändelsen är fullgjord.

Varje ändring av en bokföringspost ska framgå av bokföringen och följa bestämmelserna om rättelser, se 5 kap. 5 § BFL och punkt 2.17. Det är först när en affärshändelse är bokförd som bestämmelserna om rättelser blir aktuella.

Kravet på varaktighet gäller inte endast bokföringen i registreringsordning och systematisk ordning utan även t.ex. sidoordnad bokföring. Det innebär att även noteringar och registreringar i ett anläggningsregister ska göras på ett varaktigt sätt. Enligt punkt 4.4 ska ett anläggningsregister uppdateras senast i samband med det bokslut som upprättas per räkenskapsårets utgång och det är då som kravet på varaktighet senast ska vara uppfyllt.

Lagtext

Allmänt råd

Kommentar

Den grundläggande innebörden av begreppet löpande bokföra är att bokföringen ska göras på sådant sätt att affärshändelserna kan presenteras i såväl den ordning posterna har registrerats som i systematisk ordning. Att enbart samla verifikationer, numrera och kontera på verifikationerna uppfyller inte BFLs krav på bokföring. Den löpande bokföringen ska göras på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.

Det är presentationen i registreringsordning och i systematisk ordning som tillsammans ska göra det möjligt att överblicka verksamhetens förlopp. Med verksamhetens förlopp avses hur ställning och resultat vid ett visst tillfälle har framkommit, dvs. när de olika affärshändelserna har inträffat och hur de har påverkat verksamhetens ställning och resultat under räkenskapsåret. Om affärshändelserna bokförs inom rätt tid och hänförs till rätt redovisningsperiod samt om övriga bestämmelser i kapitel 2 och 3 följs, kan förloppet överblickas.

Ett bokföringssystem kan vara helt datorbaserat, helt manuellt eller en kombination av dessa. I framför allt datorbaserad bokföring är presentationen ofta bara en fråga om på vilket sätt systemet sammanställer de bokförda uppgifterna. För att kunna presentera affärshändelsen i både registreringsordning och systematisk ordning krävs vanligtvis bara en bokföringsåtgärd. Bokföringen kan också delas upp i två steg, varav det ena möjliggör presentation i registreringsordning och det andra presentation i systematisk ordning. I båda fallen ska systemet kunna ta fram presentationer som var och en omfattar företagets samtliga bokföringsposter.

Bestämmelsen i 5 kap. 1 § första stycket BFL utesluter inte att företaget använder sig av delsystem där affärshändelserna bokförs i registreringsordning, så länge delsystemen ingår i en samlad systematisk presentation. Delsystemen kan ha olika funktioner som t.ex. kassajournal eller fakturajournal och vara både manuella och datorbaserade. På så sätt kan bokföringen omfatta flera journaler eller listor som var och en presenterar affärshändelserna i registreringsordning för t.ex. en redovisningsperiod. Kännetecknande är att varje separat delsystem omfattar liknande transaktionstyper. Är bokföringen organiserad kring flera delsystem, ska detta framgå av företagets systemdokumentation som också ska innehålla en beskrivning av sambanden mellan delsystemen, se punkterna 9.2 c och 9.4.

Allmänt råd

Kommentar

BFL och det allmänna rådet anger inte i detalj hur den löpande bokföringen ska utformas utan ger utrymme för individuella anpassningar. Uppgifterna enligt punkt 2.3 måste dock alltid kunna utläsas.

Exempel 2.1 och 2.2 visar hur uppgifterna kan anges i en kassajournal.

Presentation i redovisningsvaluta

Lagtext

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

Bestämmelsen i 4 kap. 6 § BFL innebär att företagets samtliga affärshändelser ska kunna presenteras i företagets redovisningsvaluta i samtliga led i redovisningen, dvs. såväl i registreringsordning som i systematisk ordning. Begreppet presenteras innebär inte att den enskilda affärshändelsen ska bokföras i redovisningsvalutan. Det räcker att bokföringssystemet, utifrån den bokförda affärshändelsen, kan ta fram och presentera affärshändelsens belopp, omräknat till redovisningsvalutan per dagen för affärshändelsen. Bestämmelserna om redovisningsvaluta förhindrar därmed inte användning av så kallade flervalutasystem.

Avistakurs är den kurs som används vid köp eller försäljning av utländsk valuta för omedelbar leverans. Som avistakurs kan företaget t.ex. använda den mittkurs som dagligen publiceras av Riksbanken eller den växelkurs som dagligen offentliggörs av Europeiska centralbanken.

Som approximation av faktiska kurser kan företaget t.ex. använda en genomsnittskurs eller en standardkurs för en viss period. Görs ett kontantinköp i utländsk valuta i nära anslutning till uttaget av valutan, kan den kurs som kontanterna tagits ut till användas som approximation.

En approximation kan användas om den ger ett tillfredsställande värde jämfört med en omräkning enligt avistakurs. Det innebär att en omräkning enligt en genomsnittskurs inte kan användas vid kraftiga valutakursfluktuationer eftersom en sådan kurs ger för stora avvikelser i jämförelse med en omräkning enligt avistakurs.

Allmänt råd

Kommentar

Fordringar och skulder som säkringsredovisas får räknas om enligt den kurs som de värderas till enligt den normgivning företaget tillämpar vid upprättande av sitt årsbokslut eller sin årsredovisning.

Lagtext

Lagtext

Kommentar

Bestämmelsen om byte av redovisningsvaluta i 4 kap. 6 § andra stycket BFL gäller såväl vid byte från svenska kronor till euro som vid byte från euro till svenska kronor.

Lagtext

Kommentar

Bestämmelsen i 4 kap. 6 § fjärde stycket BFL om redovisningsvaluta gäller svenska företag som har verksamhet i utlandet.

Kommentar

Kravet på presentation i registreringsordning och i systematisk ordning i 5 kap. 1 § BFL omfattar samtliga affärshändelser. Det innebär inte att varje affärshändelse alltid ska kunna presenteras separat. I vissa fall får flera affärshändelser bokföras och presenteras i en bokföringspost.

Allmänt råd

Kommentar

Förutsättningarna för att flera affärshändelser ska få dokumenteras genom en gemensam verifikation framgår av kapitel 6.

Allmänt råd

Kommentar

Punkt 2.9 kan t.ex. tillämpas vid försäljning mot så kallad kontantfaktura eller vid försäljning i en nätbutik. Varje försäljning dokumenteras med en enskild verifikation, varefter dagens försäljningar bokförs och presenteras i sammandrag i en bokföringspost.

Exempel 2.3 behandlar bokföring i sammandrag i en nätbutik.

Allmänt råd

Kommentar

Punkt 2.10 kan t.ex. tillämpas för affärshändelser som ingår i en kontokortsfaktura eller en samlingsfaktura när fakturan inte kan användas som gemensam verifikation enligt punkt 6.1.

Allmänt råd

Kommentar

Punkt 2.11 kan tillämpas vid bokföring i systematisk ordning om affärshändelserna tidigare bokförts i registreringsordning i t.ex. en kassajournal eller en fakturajournal.

Enligt punkt 2.3 b ska redovisningsperioden, dvs. en kalendermånad eller en liknande tidsperiod, kunna utläsas ur den löpande bokföringen. För företag som valt att senarelägga bokföringen enligt punkterna 3.7, 3.8 eller 3.9, medför det att bokföring och presentation enligt punkt 2.11 får omfatta högst en redovisningsperiod. Det innebär att ett företag som senarelagt bokföringen till 50 dagar efter kvartalets utgång bokför sin kassajournal i tre bokföringsposter, en för respektive kalendermånad. Ett företag som senarelagt bokföringen till 60 dagar efter räkenskapsårets utgång bokför kassajournalen i tolv bokföringsposter.

Kommentar

I punkterna 2.12 och 2.13 finns bestämmelser om när flera affärshändelser får bokföras och presenteras som en affärshändelse. Gemensamt för bestämmelserna är att affärshändelserna avser andra transaktioner än kontanta in- och utbetalningar. Eftersom möjligheten att i efterhand kontrollera kontanta transaktioner är mycket begränsad ska kontanta in- och utbetalningar med efterföljande insättning till respektive föregående uttag från bankkonto alltid bokföras som två separata affärshändelser.

Allmänt råd

Kommentar

Vid försäljning mot kontokort får säljföretaget en fordran på kontokortsföretaget. Den efterföljande betalningen från kontokortsföretaget utgör en annan affärshändelse. Av praktiska skäl får dessa två affärshändelser, fordringens uppkomst respektive betalningen, bokföras och presenteras som en enda affärshändelse. Det innebär att säljföretaget på försäljningsdagen bokför försäljningen direkt mot bankkontot. För att underlätta avstämning bör kontokortsförsäljningen bokföras i en särskild post på bankkontot.

Allmänt råd

Kommentar

Vissa banker erbjuder en tjänst med automatiska överföringar mellan olika bankkonton, t.ex. ett plusgirokonto och ett bankkonto. Tjänsten innebär att inbetalningar till plusgirokontot automatiskt överförs till bankkontot. På motsvarande sätt föregås utbetalningar från ett plusgirokonto av en automatisk överföring från bankkontot. In- och utbetalningen via plusgirokontot samt överföringen mellan plusgiro- och bankkontot är två separata affärshändelser. Av praktiska skäl får dessa betalningar bokföras och presenteras som en enda affärshändelse direkt mot bankkontot.

Lagtext

Allmänt råd

Kommentar

Undantaget från bokföring i 5 kap. 1 § andra stycket BFL gäller endast i samband med att gåvorna tas emot. Finns tillgångarna kvar i företaget på balansdagen, redovisas de i enlighet med den normgivning företaget tillämpar vid upprättande av sitt årsbokslut eller sin årsredovisning.

5 kap. 4 § BFL

Vid bokföringen skall konton över tillgångar, avsättningar, skulder och eget kapital specificeras i en sidoordnad bokföring i den utsträckning det behövs för att ge en tillfredsställande kontroll och överblick.

Lag (2006:874)

2.15Bokföringen ska stämmas av löpande enligt fasta rutiner. Hur ofta avstämning ska göras får bedömas med hänsyn till förhållandena i det enskilda företaget.

2.16Vid avstämningen identifierade avvikelser och hur dessa har hanterats ska dokumenteras.

5 kap. 5 § BFL

Om en bokföringspost rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost, skall det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.

2.17I en datorbaserad bokföring ska en bokföringspost rättas genom en särskild rättelsepost.

I en manuell bokföring får en bokföringspost som inte påverkat summeringar rättas genom att den felaktiga posten stryks över och det rätta skrivs intill.

2.18En rättelsepost enligt 5 kap. 5 § bokföringslagen (1999:1078) utgör en ny bokföringspost och ska dokumenteras genom en verifikation.

5 kap. 3 § BFL

I samband med att den löpande bokföringen avslutas skall sådana poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras.

2.19Med bokslutstransaktioner avses

1. fördelning av inkomster och utgifter som helt eller delvis hänför sig till ett annat räkenskapsår än det räkenskapsår då de uppstår, och

2. andra typer av transaktioner som ska bokföras när den löpande bokföringen avslutas.

4 kap. 4 § BFL

Om ett företag bedriver flera verksamheter, ska det ha en bokföring som omfattar samtliga verksamheter.

Trots första stycket får ett företag som bedriver flera verksamheter ha en bokföring för varje enskild verksamhet, om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed. Ett företag som avses i 6 kap. 1 § ska i så fall löpande bevara uppgifter om ställning och resultat i de olika verksamheterna på ett sätt som möjliggör en överblick av den samlade verksamhetens ställning och resultat. Om företaget bedriver verksamhet på egen hand, ska uppgifterna bevaras i anslutning till bokföringen för en sådan verksamhet.

Lag (2024:342)

2.20Bestämmelsen i 4 kap. 4 § första stycket bokföringslagen (1999:1078) utesluter inte att ett företag har separata delsystem som avser olika verksamheter eller verksamhetsgrenar om delsystemen ingår i en samlad presentation i systematisk ordning.

2.21Särskilda skäl för flera bokföringar enligt 4 kap. 4 § andra stycket första meningen bokföringslagen (1999:1078) finns om

1. ett företag bedriver dels egen verksamhet, dels verksamhet gemensamt med annan för vilken gemensam bokföring upprättas,

2. ett företag endast bedriver flera verksamheter gemensamt med andra för vilka gemensam bokföring upprättas för respektive verksamhet,

3. ett företag bedriver verksamhet både i Sverige och utomlands och det krävs att företaget har en separat bokföring eller en särskild organisation av bokföringen i det andra landet, eller

4. en stiftelse har placerat förmögenhet gemensamt med annan stiftelse och gemensam bokföring upprättas för den gemensamma förmögenhetsförvaltningen.

(BFNAR 2017:6)

2.22För andra företag än aktiebolag, ekonomiska föreningar eller liknande finns, utöver punkt 2.21, särskilda skäl för flera bokföringar enligt 4 kap. 4 § andra stycket första meningen bokföringslagen (1999:1078) om företaget bedriver flera egna verksamheter och verksamheterna är fristående från varandra.

Vid bedömningen av om verksamheterna är fristående från varandra ska hänsyn tas till bl.a. verksamheternas affärsidé, efterfråge- och produktionsstruktur, risknivå, kund- och leverantörskrets samt om marknadsliknande relationer finns vid transaktioner mellan verksamheterna.

4 kap. 5 § BFL

Ett företag får ha gemensam bokföring med någon annan bokföringsskyldig endast för gemensamt bedriven verksamhet och endast om det är förenligt med god redovisningssed.

Trots bestämmelsen i första stycket får församlingar i Svenska kyrkan som ingår i en kyrklig samfällighet enligt 3 § andra stycket lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan ha en gemensam bokföring som omfattar församlingarnas och samfällighetens verksamheter. Vidare får prästlönetillgångar enligt 10 § lagen (1998:1592) om införande av lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan ha gemensam bokföring, om de förvaltas tillsammans.

2.23Ett företag får ha gemensam bokföring med någon annan bokföringsskyldig enligt 4 kap. 5 § bokföringslagen (1999:1078) om den gemensamma bokföringen är ordnad på ett sådant sätt att det utan svårighet går att bedöma ställningen i varje enskilt företag.

2.24Vid gemensam bokföring för flera bokföringsskyldiga ansvarar var och en för att bokföringsskyldigheten fullgörs.

5 kap. 2 § BFL

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Affärshändelserna får bokföras senare än som anges i första stycket, om det finns skäl för det och det är förenligt med god redovisningssed.

Ett företag vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst tre miljoner kronor får dröja med att bokföra affärshändelserna tills betalning sker. Vid räkenskapsårets utgång ska dock samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras.

Tredje stycket gäller inte företag som omfattas av lagen (1995:1559) om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag eller lagen (1995:1560) om årsredovisning i försäkringsföretag. Inte heller gäller tredje stycket finansiella holdingföretag som ska upprätta koncernredovisning enligt någon av de nämnda lagarna.

Lag (2010:1514)

5 kap. 2 § första stycket första meningen BFL

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. – – –

– – –

Lag (2010:1514)

3.1Med påföljande arbetsdag i 5 kap. 2 § första stycket första meningen bokföringslagen (1999:1078) avses första dagen efter den dag affärshändelsen inträffade som arbete utförs i verksamheten.

3.2Är det mer än några dagar mellan den dag affärshändelsen inträffade och påföljande arbetsdag ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast dagen efter den dag affärshändelsen inträffade.

5 kap. 2 § första stycket andra meningen BFL

– – – Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

– – –

Lag (2010:1514)

3.3Begreppet så snart det kan ske i 5 kap. 2 § första stycket andra meningen bokföringslagen (1999:1078) innebär att bokföring ska göras så snart företaget har tillräckliga uppgifter för att kunna bokföra affärshändelserna på ett godtagbart sätt. Om företaget har tillräckliga uppgifter får bedömas med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.

3.4Bokföring av fordringar och skulder får anstå till dess faktura eller motsvarande handling har utfärdats eller mottagits eller sådan handling enligt god affärssed borde ha utfärdats eller mottagits.

Tillämpas första stycket, ska det göras konsekvent under räkenskapsåret samt gälla både utfärdade och mottagna fakturor.

5 kap. 2 § första och andra styckena BFL

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Affärshändelserna får bokföras senare än som anges i första stycket, om det finns skäl för det och det är förenligt med god redovisningssed.

– – –

Lag (2010:1514)

3.5Bokföringen får senareläggas enligt punkterna 3.6–3.11 endast om verifikationerna i avvaktan på bokföring ordnas i takt med att de mottas eller sammanställs.

(BFNAR 2015:1)

3.6Bokföringen får senareläggas till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade.

Första stycket gäller inte bokföring av kontanta in- och utbetalningar för presentation i registreringsordning.

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

Med nettoomsättning avses intäkter från sålda varor och utförda tjänster som ingår i företagets normala verksamhet. Vid tillämpningen av bestämmelser som hänför sig till nettoomsättningens storlek ska bl.a. ideella föreningar, registrerade trossamfund och stiftelser lägga till bidrag, gåvor, medlemsavgifter och andra liknande intäkter. Se kapitel 1.

Med verifikation avses de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse, se kapitel 1. Upprättar företaget en gemensam verifikation, t.ex. vid försäljning som registreras i ett kassaregister, dokumenterar verifikationen flera affärshändelser.

Omfattar räkenskapsåret annan tid än tolv månader ska nettoomsättningen justeras. Ideella föreningar, registrerade trossamfund och stiftelser m.fl. ska i stället för nettoomsättningen justera summan av nettoomsättning, bidrag, gåvor, medlemsavgifter och andra liknande intäkter. Se punkt 1.7. Även antalet verifikationer och affärshändelser i punkt 3.8 a och 3.9 b ska justeras om räkenskapsåret är förkortat eller förlängt, se punkt 3.8 respektive 3.9 tredje stycket.

Punkterna 3.7–3.9 innebär att företaget under vissa förhållanden får senarelägga bokföringen trots att alla förutsättningar finns för att kunna bokföra. Möjligheten till senareläggning underlättar en samordning med redovisningen av mervärdesskatt. Exempelvis innebär punkt 3.7 att ett företag som redovisar mervärdesskatt kvartalsvis kan senarelägga bokföringen av de affärshändelser som inträffar under ett kvartal till 50 dagar efter utgången av kvartalet. Bokföringen av affärshändelser som inträffar under första kvartalet får i ett sådant fall senareläggas fram till den 20 maj. Möjligheten att senarelägga bokföringen gäller även företag som inte är skyldiga att redovisa mervärdesskatt.

För kontanta in- och utbetalningar innebär punkterna 3.7–3.9 att det är presentationen i systematisk ordning som kan senareläggas. Bokföring av kontanta in- och utbetalningar så att de kan presenteras i registreringsordning ska göras senast påföljande arbetsdag. Detta gäller oavsett om företaget sköter bokföringsarbetet på egen hand eller överlämnar det till en redovisningskonsult. Bokföringen för presentation i registreringsordning kan t.ex. göras i en kassajournal, se kapitel 2 under rubriken Presentation i registreringsordning och systematisk ordning samt exempel 2.2.

Registreras de kontanta in- och utbetalningarna i ett certifierat kassaregister, får även bokföringen för presentation i registreringsordning senareläggas, se punkt 3.10. Vissa möjligheter till senareläggning av bokföringen för presentation i registreringsordning finns även för ideella föreningar, stiftelser m.fl. samt vid försäljning i myntautomat, se punkterna 3.11 respektive 3.12.

För andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar omfattar senareläggningen även bokföringen för presentation i registreringsordning.

Ett företag kan också välja att bokföra andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar så att de kan presenteras i registreringsordning enligt huvudregeln i 5 kap. 2 § första stycket BFL, dvs. så snart det kan ske, men senarelägga presentationen i systematisk ordning. Det kan göras genom att företaget dagligen bokför inkommande och utgående fakturor för presentation i registreringsordning i ett delsystem, t.ex. en fakturajournal eller reskontra, men först senare bokför delsystemets uppgifter i sammandrag för presentation i systematisk ordning, se kapitel 2. Affärshändelserna ska vara bokförda både i registrerings- och systematisk ordning senast vid utgången av de tidpunkter som anges i punkterna 3.7–3.9.

Enligt punkt 3.9 får bokföringen senareläggas fram till den tidpunkt som inkomstdeklarationen ska lämnas. Har företaget fått anstånd med att lämna inkomstdeklarationen får bokföringen senareläggas fram till det datum som anges i beslutet om anståndet.

Allmänt råd

Kommentar

Enligt punkt 1.12 likställs med certifierat kassaregister enligt 39 kap. 8 § skatteförfarandelagen (2011:1244) ett kassaregister med en tillverkardeklaration som visar att kassaregistret uppfyller de krav som ställs på registret i Skatteverkets föreskrifter.

I kassaregister registreras normalt de in- och utbetalningar som följer av försäljningar och återköp. Punkt 3.10 innebär att sådana in- och utbetalningar inte behöver bokföras påföljande arbetsdag utan bokföringen får senareläggas till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelserna inträffade. Däremot registreras normalt inte andra uttag ur kassan, t.ex. uttag för insättning på företagets bankkonto. De kontanta utbetalningar som inte registreras i kassaregistret ska bokföras för presentation i registreringsordning enligt huvudregeln i BFL, dvs. senast påföljande arbetsdag. Det kan t.ex. göras i en kassajournal, se kapitel 2 under rubriken Presentation i registreringsordning och systematisk ordning samt exempel 2.1.

Allmänt råd

Kommentar

Punkt 3.11 omfattar bl.a. ideella föreningar och stiftelser och innebär för dessa företag ett undantag från huvudregeln i 5 kap. 2 § första stycket BFL att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. För andra företag finns inte motsvarande möjlighet att senarelägga bokföringen för presentation i registreringsordning.

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

Längre fördröjning kan enligt punkt 3.13 godtas endast vid särskilda hinder av tillfällig natur, t.ex. vid akut sjukdom. Bokföringen kan då senareläggas ytterligare någon eller några dagar. Företaget måste emellertid aktivt arbeta för att affärshändelserna bokförs inom föreskriven tid. Detta innebär att företaget, i de fall t.ex. sjukfrånvaron varar mer än några dagar, måste lösa bokföringsfrågan temporärt till dess frånvaron upphör.

Även oförutsedd hög arbetsbelastning hos redovisningskonsulten kan, om den är av tillfällig natur, undantagsvis utgöra ett sådant särskilt hinder som innebär att bokföringen kan senareläggas i någon eller några dagar.

5 kap. 2 § tredje och fjärde styckena BFL

– – –

Ett företag vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst tre miljoner kronor får dröja med att bokföra affärshändelserna tills betalning sker. Vid räkenskapsårets utgång ska dock samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras.

Tredje stycket gäller inte företag som omfattas av lagen (1995:1559) om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag eller lagen (1995:1560) om årsredovisning i försäkringsföretag. Inte heller gäller tredje stycket finansiella holdingföretag som ska upprätta koncernredovisning enligt någon av de nämnda lagarna.

Lag (2010:1514)

3.14Ett företag, som med stöd av 5 kap. 2 § tredje stycket bokföringslagen (1999:1078) tillämpar kontantmetoden, ska i avvaktan på bokföring ordna verifikationerna i takt med att de mottas eller sammanställs.

3.15Ett företag som med stöd av 5 kap. 2 § tredje stycket bokföringslagen (1999:1078) tillämpar kontantmetoden får senarelägga bokföringen i enlighet med punkterna 3.6–3.13. Vid bedömningen av när affärshändelsen enligt punkterna 3.6–3.8 senast ska vara bokförd ska tiden räknas från betalningstillfället.

Lagtext

Lagtext

Kommentar

Av 5 kap. 10 § BFL följer att 5 kap. 2 § BFL om tidpunkten för bokföring även gäller t.ex. rättelseposter. Det innebär bl.a. att bokföringen av en rättelse kan senareläggas enligt punkterna 3.6–3.9 samt 3.13.

Lagtext

Kommentar

Av 5 kap. 3 § BFL framgår att bokslutstransaktioner ska bokföras i samband med att den löpande bokföringen avslutas. Med bokslutstransaktioner avses främst periodiseringar av inkomster och utgifter som hänför sig till två eller flera räkenskapsår. Andra exempel på bokslutstransaktioner är nedskrivningar, uppskrivningar och omföringar inom eget kapital. Se kapitel 2 under rubriken Bokslutstransaktioner.

4.1Detta kapitel ska inte tillämpas av företag som tillämpar

1. Bokföringsnämndens allmänna råd för enskilda näringsidkare som upprättar förenklat årsbokslut (BFNAR 2006:1), eller

2. Bokföringsnämndens allmänna råd för ideella föreningar och registrerade trossamfund som upprättar förenklat årsbokslut (BFNAR 2010:1).

5 kap. 4 § BFL

Vid bokföringen skall konton över tillgångar, avsättningar, skulder och eget kapital specificeras i en sidoordnad bokföring i den utsträckning det behövs för att ge en tillfredsställande kontroll och överblick.

Lag (2006:874)

4.2Ett företag ska upprätta ett anläggningsregister om inte annat framgår av andra stycket.

Ett anläggningsregister behöver inte upprättas om

1. företaget endast har ett fåtal materiella och immateriella anläggningstillgångar, och

2. den löpande bokföringen är organiserad på sådant sätt att redan den ger en tillfredsställande kontroll och överblick över anläggningstillgångarna.

4.3Ett anläggningsregister är en förteckning eller en annan samling med uppgifter om företagets samtliga materiella och immateriella anläggningstillgångar.

4.4Ett anläggningsregister ska uppdateras senast i samband med det bokslut som upprättas per räkenskapsårets utgång.

4.5Ett anläggningsregister ska för varje enskild tillgång innehålla uppgift om

1. uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången,

2. anskaffningsvärde,

3. anskaffningstidpunkt,

4. beräknat restvärde,

5. tillämpad avskrivningsmetod, om annan metod än linjär används, eller uppgift om att tillgången inte skrivs av,

6. nyttjandeperiod,

7. ackumulerade avskrivningar,

8. ackumulerade nedskrivningar,

9. korrigeringar av tidigare års avskrivningar eller nedskrivningar, och

10. omklassificeringar.

4.6I aktiebolag och ekonomiska föreningar ska anläggningsregistret, utöver vad som anges i punkt 4.5, innehålla uppgift om

1. tidpunkt för uppskrivning,

2. ackumulerade uppskrivningar, och

3. korrigeringar av tidigare års uppskrivningar.

4.7Har en tillgång överlåtits eller utrangerats under räkenskapsåret, ska anläggningsregistret innehålla uppgift om detta.

4.8Har en tillgång delats upp i komponenter eller separata avskrivningsenheter, ska uppgifterna enligt punkterna 4.5–4.7 anges för varje komponent respektive avskrivningsenhet.

4.9Likartade tillgångar som var och en har ett lågt värde och som anskaffats vid samma tillfälle får tas upp som en post i anläggningsregistret.

4.10Flera tillgångar får i anläggningsregistret tas upp som en post om

1. de funktionellt sett framstår som en enhet, och

2. nyttjandeperioden är densamma för de olika tillgångarna.

4.11Tillgångar som i enlighet med god redovisningssed kostnadsförts direkt behöver inte tas upp i anläggningsregistret.

5 kap. 6 § första stycket första meningen BFL

För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. – – –

– – –

Lag (2010:1514)

5 kap. 10 § BFL

Vad som föreskrivs i 1–9 §§ gäller även andra bokföringsposter än sådana som avser affärshändelser.

5.1En verifikation ska dokumentera en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen och får inte samtidigt utgöra presentation i registreringsordning eller systematisk ordning.

Lagtext

Kommentar

Mottagna uppgifter ska alltid användas som verifikation. Det gäller även om företaget bara tar emot någon enstaka uppgift och självt kompletterar med uppgifter så att verifikationen uppfyller BFLs krav. Se mer under rubriken Komplettering av uppgifter i en mottagen verifikation.

Om uppgifter tas emot vid flera tillfällen ska både de först mottagna uppgifterna och de nya uppgifterna som tas emot senare användas som verifikation. Ett exempel är om en fakturaspecifikation med uppgifter om affärshändelsens innebörd lämnas vid ett senare tillfälle än fakturan. Följesedlar, handlingar som utgör underlag för utbetalning av lön eller ersättning till arbetstagare eller andra sammanställningar av uppgifter med liknande funktioner behöver i vissa fall inte ingå i verifikationen, se punkt 5.3.

Även uppgifter som har utväxlats mellan parterna och som successivt har kompletterats innefattas i begreppet mottagna uppgifter. Exempelvis kan ett företag i samband med ett köp ta emot en fil med leverantörens prislista. Filen ligger sedan till grund för köparens beställning, och leverantören använder sig i sin tur också av filen när han bekräftar och fakturerar beställningen. I denna situation kan de uppgifter som köparen hämtar från prislistan för att komplettera verifikationen ingå i denna trots att uppgifterna inte tagits emot i samband med den aktuella affärshändelsen, se exempel 5.1.

I vissa fall tillhandahåller motparten uppgifter som företaget självt måste ladda ner från motpartens webbplats. Det kan exempelvis vara uppgifter om inbetalningar eller utbetalningar, t.ex. gjorda sms- eller internetbetalningar. Även sådana uppgifter anses som mottagna och ska användas som verifikation.

Allmänt råd

Kommentar

Punkt 5.2 ska t.ex. tillämpas om företaget inte har fått något underlag i samband med ett inköp av en vara eller en tjänst. Andra exempel är när en enskild näringsidkare gör uttag ur näringsverksamheten eller när ett företag ska upprätta underlag för andra bokföringsposter än sådana som avser affärshändelser, t.ex. bokslutstransaktioner och rättelser av bokföringsposter. I dessa fall finns i allmänhet inga mottagna uppgifter utan företaget ska upprätta en verifikation.

Verifikationer som företaget självt sammanställer ska innehålla samtliga uppgifter som BFL kräver och ska kunna tjäna som bevis för affärshändelsen.

Exempel 5.2 behandlar egenupprättade verifikationer.

Allmänt råd

Kommentar

Första stycket i punkt 5.3 innebär att de handlingar som utgör underlag för en verifikation inte alltid behöver ingå i verifikationen och därmed bli räkenskapsinformation. Det är endast om någon eller några av de uppgifter som en verifikation enligt BFL eller punkterna 6.2 och 6.3 ska innehålla inte tas in i verifikationen, t.ex. en faktura, som handlingen ska ingå i verifikationen. I 5 kap. 7 § BFL anges att en verifikation ska innehålla uppgift om när den sammanställts, när affärshändelsen inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Enligt punkterna 6.2 och 6.3 får i en gemensam verifikation för affärshändelser som sammanförs i en samlingsfaktura respektive i en gemensam verifikation för automatiskt genererade affärshändelser vissa av de i BFL obligatoriska uppgifterna ersättas med andra uppgifter. Att andra icke-obligatoriska uppgifter i en följesedel utelämnas i fakturan medför inte att följesedeln ska ingå i verifikationen och därmed bli räkenskapsinformation.

Självfakturering innebär att köparen utfärdar faktura för säljarens räkning.

Exempel 5.3 behandlar följesedlar.

Lagtext

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

5 kap. 7 § första stycket BFL gäller både mottagna och egenupprättade verifikationer. Kraven gäller även verifikationer till andra bokföringsposter än sådana som avser affärshändelser, t.ex. en bokföringsorder som upprättas med anledning av en bokslutstransaktion eller en rättelse. De uppgifter som ska framgå av verifikationen kan finnas i olika handlingar som tillsammans innehåller samtliga uppgifter. Uppgifter kan t.ex. finnas både i en elektronisk faktura och i en elektronisk prislista vid e-fakturering. Ett annat exempel är när vissa uppgifter finns i en faktura och andra i en följesedel, se punkt 5.3.

Enligt punkt 5.5 ska uppgiften om vad affärshändelsen avser omfatta information som gör det möjligt, för såväl en extern part som företaget självt, att identifiera affärshändelsen och förstå dess innebörd. Det kan t.ex. vara information om vilken sorts vara eller vilken typ av tjänst som sålts samt omfattningen av försäljningen. Vid försäljning av bilar ska det framgå vilken bil som sålts, t.ex. genom att registreringsnumret anges. Vid fastighetsreparationer ska det framgå vilket arbete som utförts, t.ex. vilka reparationer som gjorts samt på vilken fastighet. Vid en lånetransaktion ska t.ex. lånebeloppet samt villkoren för lånet såsom avbetalningar och ränta framgå.

Enligt punkt 5.6 ska uppgiften om motpart göra det möjligt att identifiera motparten. Det kan göras t.ex. genom att namn och adress alternativt namn och organisationsnummer eller registreringsnummer för mervärdesskatt anges. Även kundnummer i t.ex. partihandel kan vara ett sätt att identifiera motparten.

För ett företag som tar emot redovisningsmedel innebär punkterna 5.5 och 5.6 att det av verifikationen ska framgå att medlen har tagits emot för annans räkning och för vems räkning.

Annan lagstiftning, t.ex. mervärdesskattelagen (2023:200), kan innehålla regler som ställer ytterligare krav på uppgifter om affärshändelsen och motparten.

Lagtext

Allmänt råd

Kommentar

Huvudregeln är att verifikationer ska innehålla alla de uppgifter som anges i 5 kap. 7 § första stycket BFL. Den uppgift som i vissa fall kan vara svår att känna till är uppgiften om motpart. Så är det normalt vid kontantförsäljning som registreras i ett kassaregister eller ingår i en kassarapport. Det kan också förekomma vid internetförsäljning av tjänster. Punkt 5.7 innebär att det endast är uppgiften om motpart som får utelämnas.

Har företaget uppgiften om motpart, t.ex. om uppgiften finns i ett bonusregister eller i ett kundregister i partihandel, och den registreras i företagets kassaregister kan det inte anses svårt att låta uppgiften ingå i verifikationen. Uppgiften om motpart kan vara ett kundnummer, om det finns fullständiga uppgifter om kunden i kundregistret.

Lagtext

Allmänt råd

Kommentar

Ett företag som tar emot uppgifter om en affärshändelse bör alltid eftersträva att uppgifterna är kompletta dvs. att verifikationen innehåller de uppgifter som en verifikation ska innehålla. I annat fall ska företaget komplettera verifikationen med de uppgifter som saknas.

Om de uppgifter som företaget har tagit emot utifrån är så ofullständiga att de inte har något självständigt innehåll eller bevisvärde, utgörs verifikationen även i det här fallet av de utifrån mottagna uppgifterna, men företaget ska komplettera verifikationen med uppgifter så att den kan förstås och utgöra bevis om affärshändelsen.

Exempel 5.4 behandlar komplettering av uppgifter i en verifikation.

Lagtext

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

Verifikationerna identifieras oftast genom att de förses med nummer i löpande följd i en eller flera serier för varje företag. Verifikationsnumret ska anges på ett varaktigt sätt, se punkt 5.4.

Att en serie ska vara obruten för en tidsperiod betyder inte att perioden behöver vara bestämd från början. I vissa bokföringsprogram påbörjas en ny serie varje räkenskapsår och i andra löper serien under flera år eller så länge programmet används. Används en verifikationsnummerserie avslutas serien normalt varje räkenskapsår. I bokföringsprogram med flera verifikationsnummerserier är det vanligt att serierna löper över flera år. Kravet i punkt 5.9 innebär att serien som sådan ska vara obruten. Vid ett årsskifte kan det innebära att serien för t.ex. leverantörsfakturor blir bruten i presentationen i registreringsordning eftersom leverantörsfakturorna hänförs till olika räkenskapsår. Det ska gå att kontrollera att serien är obruten antingen i presentation i registreringsordning eller på annat sätt i bokföringssystemet.

För att få använda flera verifikationsnummerserier krävs att bokföringen fortfarande är överskådlig och i god ordning, se punkt 5.10. Om förutsättningarna är uppfyllda kan företaget numrera t.ex. kundfordringar, leverantörsskulder, kontantförsäljning och löner i olika serier.

Ett annat exempel på när företaget kan använda sig av flera olika verifikationsnummerserier är om företaget bedriver organisatoriskt eller geografiskt åtskilda verksamheter. Det är i dessa fall möjligt att i respektive verksamhet använda olika serier för samma slags affärshändelse under förutsättning att serierna utan svårighet kan hänföras till de olika verksamheterna utan att sammanblandas.

Av företagets systemdokumentation ska det i vissa fall dels framgå hur verifikationer identifieras, se punkt 9.6, dels finnas en beskrivning av företagets verifieringskedjor, se punkt 9.7.

Vad som anges i punkterna 5.9 och 5.10 hindrar inte att ett företag utöver verifikationsnummerserien/-serierna även tillför annat nummer i serie. Det kan t.ex. vara en nummerserie som är gemensam för flera företag i en koncern. Inom en koncern med gemensam faktureringsfunktion kan en nummerserie vara gemensam för samtliga kundfakturor samtidigt som de enskilda företagen i koncernen har egna verifikationsnummerserier.

I punkterna 2.9–2.11 anges under vilka förutsättningar flera verifikationer får bokföras i sammandrag. De verifikationer som ingår i bokföringsposten får ges samma verifikationsnummer. Ytterligare numrering eller annan identifiering kan behövas för att det utan svårighet ska gå att klarlägga vilka verifikationer som ingår i bokföringsposten.

Allmänt råd

Kommentar

Det är bara de stiftelser som anges i punkt 5.11 som får ha en gemensam verifikationsserie med andra företag. Övriga företag får inte tillämpa bestämmelsen.

Tillämpas punkt 5.11, innebär det att verifikationsserien blir bruten i både den egna bokföringen och i bokföringen för den gemensamma förmögenhetsförvaltningen.

Allmänt råd

Kommentar

Kontering på verifikation innebär att det på verifikationen anges på vilka konton affärshändelsen ska bokföras. Om sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten ändå kan säkerställas är det tillräckligt att konteringen framgår av bokföringsposten. Det finns alltså inte något generellt krav att kontering ska göras på verifikationen.

Genom konteringen klassificeras affärshändelsen, dvs. det anges om affärshändelsen ger upphov till en tillgång, skuld, förändring inom eget kapital eller är resultatpåverkande. Klassificeringen kan vara av olika detaljeringsgrad och styrs i hög grad av kraven på precision i den systematiska sammanställningen, se kapitel 2.

Kontering görs i allmänhet genom att kontonumret anges. Hur detaljerad kontoangivelsen på själva verifikationen ska vara får bedömas från fall till fall. I företag med ett mindre antal konton och verifikationer kan det vara tillräckligt att ange endast kontoslag eller affärshändelsens art, t.ex. varuinköp, om det är tillräckligt för att säkerställa sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten.

Innehåller en verifikation flera delposter och det inte klart framgår hur respektive delpost ska klassificeras, kan en detaljerad kontering däremot vara en förutsättning för att det ska gå att utläsa till vilket konto varje delpost hör. I dessa fall kan verifikationen behöva förses med kontoangivelse för varje enskild delpost.

Kontering på verifikationer kan även göra det möjligt att överblicka affärshändelsernas inverkan på ett företags resultat och ställning fortlöpande i avvaktan på bokföring. Konteringen underlättar också möjligheten att i efterhand kontrollera på vilka konton en verifikation har bokförts.

I punkt 5.4 anges att konteringen ska vara varaktig.

5 kap. 6 § andra stycket BFL

– – –

Om det behövs med hänsyn till arten av den mottagna verifikationen, får bokföringen grundas på en särskilt upprättad hänvisningsverifikation.

– – –

Lag (2010:1514)

5.13Det som anges i 5 kap. 6 § andra stycket bokföringslagen (1999:1078) om hänvisningsverifikation får tillämpas på en egenupprättad verifikation.

5.14Används en hänvisningsverifikation ska det av hänvisningsverifikationen eller företagets systemdokumentation framgå var den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen förvaras.

5 kap. 9 § BFL

Om en verifikation rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den.

5.15Rättas en verifikation ska det göras på sådant sätt att den ursprungliga uppgiften klart framgår.

5.16Rättas en verifikation genom att den ersätts med en ny, utgör även fortsättningsvis den ersatta verifikationen räkenskapsinformation.

5 kap. 6 § tredje stycket första meningen BFL

– – –

Flera likartade affärshändelser får dokumenteras genom en gemensam verifikation. – – –

Lag (2010:1514)

Allmänt råd

Kommentar

Exempel på återkommande affärshändelser som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura enligt 6.1 a är leveranser till dagligvaruhandeln samt tjänster, t.ex. städning, som utförs återkommande och faktureras för en viss period. I dessa fall får säljaren använda samlingsfakturan som gemensam verifikation.

Bestämmelsen i punkt 6.1 a får även tillämpas av köparen vilket innebär att en samlingsfaktura får användas som gemensam verifikation av köparen under förutsättning att det rör sig om likartade affärshändelser för denne. Om t.ex. ett bageri levererar bröd varje dag till ett företag och sammanför dessa leveranser i en samlingsfaktura, är affärshändelserna likartade för såväl säljaren som köparen och samlingsfakturan kan användas som gemensam verifikation av båda parter.

Om det däremot rör sig om en kontokortsfaktura är de affärshändelser som ligger till grund för kontokortsföretagets fordran på kontokortsinnehavaren att betrakta som likartade affärshändelser för kontokortsföretaget och fakturan kan användas som gemensam verifikation. För kontokortsinnehavaren är det dock ofta inte fråga om likartade affärshändelser eftersom inköpen kan avse helt skilda saker och fakturan kan då inte användas som gemensam verifikation. De enskilda affärshändelserna som kontokortsfakturan avser kan under vissa förutsättningar i stället bokföras i sammandrag enligt punkt 2.10.

Exempel på affärshändelser som genereras automatiskt enligt punkt 6.1 b är sådana affärshändelser som görs genom periodisk databearbetning (ofta masstransaktioner), t.ex. räntor, hyror och avgifter.

Andra likartade affärshändelser som av praktiska skäl kan vara lämpliga att sammanföra i en gemensam verifikation enligt punkt 6.1 c är t.ex. löner som sammanförs i en lönelista eller betalningar av leverantörsskulder som framgår av en betalningsavi eller motsvarande från banken.

Kommentar

Den gemensamma verifikationen ska innehålla eller hänvisa till de uppgifter som enligt 5 kap. 7 § första stycket BFL ska ingå i en verifikation, se kapitel 5. För samlingsfakturor (punkt 6.1 a) och automatiskt genererade affärshändelser (punkt 6.1 b) kan vissa uppgifter ersättas på sätt som framgår av punkterna 6.2 respektive 6.3. När det gäller gemensam verifikation för andra likartade affärshändelser (punkt 6.1 c) finns det inte någon motsvarande bestämmelse utan alla uppgifter som ska ingå i en verifikation ska finnas med.

Sambandet mellan den gemensamma verifikationen och de olika bokförda affärshändelserna ska gå att fastställa utan svårighet enligt 5 kap. 7 § andra stycket BFL.

Allmänt råd

Kommentar

Annan lagstiftning kan innehålla regler som ställer ytterligare krav på innehållet i en samlingsfaktura. Ett exempel är mervärdesskattelagen (2023:200).

I samband med leveransen upprättas ofta följesedlar som underlag för samlingsfakturan. Av punkt 5.3 framgår om följesedlarna utgör räkenskapsinformation och ska arkiveras.

Allmänt råd

Kommentar

Exempel på transaktionstyper vid hyresdebitering är bostadshyra, lokalhyra och hyra för garageplats.

En förutsättning för att få använda en gemensam verifikation vid automatiskt genererade affärshändelser är att det i systemet är möjligt att få fram sammanställningar, t.ex. kontoutdrag och fakturor, av vilka det går att utläsa delbelopp per kund, konto eller liknande. Sambandet mellan bokföringsposten, den gemensamma verifikationen och sammanställningarna ska gå att följa utan svårighet.

5 kap. 6 § tredje stycket andra och tredje meningarna BFL

– – –

– – – Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får även inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation. Den gemensamma verifikationen får då utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar.

Lag (2010:1514)

6.4Försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel får antingen ingå i en gemensam verifikation som avser försäljning mot kontant betalning eller redovisas i separata gemensamma verifikationer för varje slag av betalningsmedel.

Försäljning mot faktura som registreras i företagets kassaregister får ingå i en gemensam verifikation som avser försäljning mot kontant betalning.

6.5Vid försäljning från myntautomat får den gemensamma verifikationen omfatta mer än en dags försäljning trots det som anges i 5 kap. 6 § tredje stycket andra meningen bokföringslagen (1999:1078).

Allmänt råd

Kommentar

Företag som använder kassaregister får alltid använda gemensam verifikation, oavsett om kassaregistret är certifierat eller inte. Enligt punkt 1.11 avses med kassaregister kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster.

I företag som inte använder kassaregister får gemensam verifikation användas om försäljningen avser mindre belopp.

Annan lagstiftning kan ha ytterligare krav när det gäller kontantförsäljning. Ett exempel är bestämmelserna om kassaregister i skatteförfarandelagen (2011:1244). Företag som utfärdar så kallade kontantfakturor i stället för att använda kassaregister kan inte använda gemensam verifikation. Kontantfakturorna från en dags försäljning kan under vissa förutsättningar i stället bokföras i sammandrag, se punkt 2.9.

I BFL anges att det är försäljningen som får dokumenteras genom gemensam verifikation. Görs kontanta inköp, ska det finnas en enskild verifikation för inköpet. Inköpet får inte ingå i den gemensamma verifikationen, oavsett om det registreras i kassaregistret eller inte.

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

I punkt 6.7 anges vad en gemensam verifikation ska bestå av när kassaregister används. Kontrollremsor innehåller uppgifter om den löpande registreringen i kassaregistret. Motsvarande uppgifter i elektronisk form kallas journalminne. Ett tömningskvitto är en sammanställning över affärshändelser för en dag. Tömningskvittot benämns i många kassaregister Z-dagrapport.

I 5 kap. 7 § första stycket BFL anges vilka uppgifter som ska ingå i en verifikation. I 5 kap. 8 § BFL finns en undantagsbestämmelse som innebär att om det är förenat med svårighet att låta en uppgift ingå i verifikationen så får den utelämnas, se kapitel 5. Det är uppgiften om motpart som får utelämnas om kundkretsen i huvudsak är anonym eller om kundkretsen i huvudsak inte är anonym men uppgiften om motpart inte registreras i företagets kassaregister, se punkt 5.7.

Vid försäljning från myntautomat som har ett system som registrerar försäljningen av varorna (kassaregister) ska den gemensamma verifikationen bestå av de uppgifter som framgår av punkt 6.7 andra stycket. Om myntautomaten inte har ett sådant system ska det i stället upprättas en kassarapport enligt punkt 6.9. Ett mekaniskt räkneverk i en myntautomat anses inte vara ett kassaregister.

Enligt punkt 6.11 ska den gemensamma verifikationen även innehålla en sammanställning över försäljningen mot kontokort, andra elektroniska betalningsmedel eller faktura. Vid försäljning mot kontokort motsvaras sammanställningen av de uppgifter som företaget skickar till kontokortsföretaget. Sammanställningen visar säljföretagets fordran på kontokortsföretaget och används också för att kontrollera att företaget får betalt för fordran. Sammanställningen innehåller normalt inte alla relevanta uppgifter från de ingående köpnotorna varför köpnotorna, i pappersform eller i elektronisk form, också ska ingå i den gemensamma verifikationen. Vid försäljning mot andra elektroniska betalningsmedel, t.ex. sms eller elektroniska presentkort, kan sammanställningen behöva hämtas från operatörens respektive inlösenföretagets webbplats.

Exempel 2.1 och 2.2 behandlar bokföring av gemensam verifikation.

Lagtext

Kommentar

Räkenskapsinformation är sammanställningar av uppgifter, till exempel uppgifterna i en verifikation.

Den balansräkning som avses i 1 kap. 2 § första stycket 9 a första strecksatsen BFL är en öppningsbalansräkning.

I vilka fall en följesedel, en handling som utgör underlag för utbetalning av lön eller en annan sammanställning av uppgifter med liknande funktion ska ingå i en verifikation och därmed är räkenskapsinformation framgår av punkt 5.3.

Lagtext

Kommentar

Syftet med bestämmelsen i 1 kap. 2 § första stycket 9 b BFL är att företag ska spara avtal som är av sådan vikt att de har en självständig ekonomisk betydelse för att kunna bedöma företaget, t.ex. avtal som behövs för att göra en solvensbedömning.

Avgörande är om den enskilda handlingen har särskild betydelse för företaget. Vid bedömningen beaktas både handlingens innehåll och företagets verksamhet och storlek.

Handlingar som ofta har en sådan särskild betydelse att de utgör räkenskapsinformation är t.ex. viktigare skriftväxling, beslutsprotokoll, tillståndsbevis, avtal, företagsinteckningsbrev, pantbrev, aktiebrev, betalningsförelägganden och skuldebrev.

Avtal och andra handlingar kan dock utgöra räkenskapsinformation på annan grund än att de är av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Det gäller t.ex. om det i en verifikation hänvisas till ett hyresavtal angående avtalad månadshyra. Avtalet utgör då en del av verifikationen och blir räkenskapsinformation redan av denna anledning.

Lagtext

Kommentar

Uppgifter som ofta är räkenskapsinformation enligt 1 kap. 2 § första stycket 9 c BFL är t.ex. instruktioner om redovisningsprinciper, instruktioner om behörighet, krypteringsnycklar, kontoutdrag, lagerinventeringslistor och EDI-avtal. En del av dessa uppgifter är räkenskapsinformation redan på den grund att de ingår i företagets systemdokumentation, se kapitel 9. Ett annat exempel på uppgifter som kan vara räkenskapsinformation enligt 1 kap. 2 § första stycket 9 c BFL är dokumentation av avstämningar enligt punkt 2.16.

7 kap. 1 § första stycket BFL

Räkenskapsinformation ska bevaras i

1. vanlig läsbar form (pappershandling), eller

2. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel (elektronisk handling) och som kan tas fram i en pappershandling genom en omedelbar utskrift.

– – –

Lag (2024:342)

7.1Är räkenskapsinformation sparad med teknik som företaget inte längre använder accepteras en viss fördröjning vid utskrift till en pappershandling enligt 7 kap. 1 § första stycket 2 bokföringslagen (1999:1078).

(BFNAR 2024:1)

Lagtext

Kommentar

Med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan avses information som har kommit till företaget från en motpart i en affärshändelse som ett led i affärshändelsen. Det innebär att den räkenskapsinformation som en uppdragstagare sammanställer åt ett företag är att likställa med information som upprättats internt i företaget, om den inte avser en affärshändelse där företaget och uppdragstagaren är motparter.

Uttrycket kom till företaget innebär inte att räkenskapsinformationen fysiskt måste ha kommit till företaget. Har företaget anlitat någon annan, t.ex. en redovisningskonsult, ett inskanningsföretag eller en förmedlare av elektroniska fakturor, anses räkenskapsinformationen ha kommit till företaget redan när den togs emot av den som företaget anlitat, eftersom räkenskapsinformationen tagits emot för företagets räkning.

Utgångspunkten är att handlingar med räkenskapsinformation ska sparas i sin ursprungliga form, dvs. i den form (på papper eller i elektronisk form) som informationen hade när den kom till företaget. För elektroniska handlingar gäller även att de ska sparas i sitt ursprungliga format, till exempel pdf. Det innebär att det är just den pappershandling eller elektroniska handling som företaget tagit emot som ska sparas. Enligt 7 kap. 6 § BFL får dock den ursprungliga handlingen förstöras om räkenskapsinformationen har överförts till en annan handling. Den ursprungliga handlingen får bara förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Den handling som räkenskapsinformationen har överförts till ska sparas under den återstående arkiveringstiden.

Kommentar

En elektronisk handling med räkenskapsinformation ska sparas i det format och med det innehåll som handlingen hade när företaget tog emot den. Elektroniska handlingar är t.ex. pdf-filer, e-fakturor, sms och mejl. Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska bevaras på detta sätt under hela arkiveringstiden.

Företaget kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före. Om räkenskapsinformationen överförs till ett annat format, till exempel från ett mejl till en pdf-fil, eller om informationen skrivs ut på papper, ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8.

Även uppgifter som hämtas från en webbplats eller liknande är räkenskapsinformation i elektronisk form som tagits emot från någon annan. Sådan information får sparas i det format i vilken informationen är avsedd att presenteras i företaget, se punkt 7.3.

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

Även räkenskapsinformation som företaget hämtar från en webbplats eller liknande är räkenskapsinformation i elektronisk form som tagits emot från någon annan. Exempel på sådan information är uppgifter om betalningar till företagets bankkonto hos en internetbank eller fakturor som köparen hämtar från leverantörens webbplats. Sådan räkenskapsinformation får sparas i det format, t.ex. pdf, i vilket den är avsedd att presenteras i företaget.

Det är de uppgifter som finns på webbplatsen och som hämtas som ska sparas eftersom informationen anses mottagen när den finns tillgänglig på webbplatsen. Lägger företaget till eller ändrar någon uppgift i en verifikation ska bestämmelsen om komplettering i punkt 5.8 tillämpas. Väljer företaget att skriva ut räkenskapsinformationen på papper i stället för att spara den elektroniskt ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8.

Allmänt råd

Kommentar

Punkt 7.4 kan t.ex. tillämpas om företaget först tar emot en faktura i ett mejl och någon eller några dagar senare tar emot samma faktura på papper. Har företaget valt att presentera räkenskapsinformationen i pappersform innebär bestämmelsen att företaget inte behöver spara den elektroniska fakturan som togs emot först.

Det är bara när räkenskapsinformationen tas emot i olika form som företaget kan välja i vilken form räkenskapsinformationen ska sparas.

Lagtext

Lagtext

Lagtext

Allmänt råd

Kommentar

Eftersom räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat ska sparas i den form och det format den är avsedd att presenteras i måste företaget ha tagit ställning till presentationsformen och presentationsformatet. All räkenskapsinformation behöver inte ha samma presentationsform eller presentationsformat. Ett företag kan t.ex. ha valt att presentera egenupprättade verifikationer i elektronisk form i formatet pdf medan mottagna verifikationer presenteras i pappersform. Hur företaget har valt att presentera räkenskapsinformationen kan behöva anges i företagets samlingsplan, se kapitel 9.

Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den.

Till räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat räknas även sådan information som en uppdragstagare, t.ex. en redovisningskonsult eller ett företag som sköter faktureringsfunktionen, sammanställer åt företaget.

Utgångspunkten är att handlingar med räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form, dvs. i den form (på papper eller i elektronisk form) som informationen fick när den sammanställdes. För elektroniska handlingar gäller även att de ska sparas i sitt ursprungliga format, till exempel pdf. Enligt 7 kap. 6 § BFL får dock den ursprungliga handlingen förstöras om räkenskapsinformationen har överförts till en annan handling. Den ursprungliga handlingen får bara förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Den handling som räkenskapsinformationen har överförts till ska sparas under den återstående arkiveringstiden.

I en datorbaserad bokföring är presentationsformen per automatik elektronisk för räkenskapsinformation som kontinuerligt tillförs uppgifter, t.ex. presentationer i registreringsordning och systematisk ordning samt behandlingshistorik. Det innebär att om sådan räkenskapsinformation till exempel skrivs ut för att sparas på papper, är utskriften en överföring enligt 7 kap. 6 § BFL.

Företaget kan fritt byta lagringsmedium eller ändra lagringsplats för en elektronisk handling under förutsättning att formatet är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före. Ändras formatet, till exempel vid ett byte till ett annat bokföringssystem, ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, se nedan under rubriken Överföring av räkenskapsinformation samt kapitel 8. Det innebär att handlingarna och uppgifterna i det gamla systemet endast får förstöras om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.

Lagtext

Allmänt råd

Kommentar

Överföring av räkenskapsinformation kan göras om företaget vill arbeta med eller spara uppgifterna i en annan form eller ett annat format än den i vilken de togs emot eller upprättades. Bestämmelsen i 7 kap. 6 § BFL innebär att räkenskapsinformation får föras över från en pappershandling till en elektronisk handling, t.ex. genom digitalisering av ett papperskvitto eller inskanning av en pappersfaktura. Bestämmelsen innebär också att räkenskapsinformation får föras över från en elektronisk handling till en pappershandling, t.ex. genom utskrift av en pdf-faktura. Överföring får också göras inom en lagringsform, dvs. från en pappershandling till en annan pappershandling eller från ett elektroniskt format, till exempel pdf, till ett annat elektroniskt format.

Mottagen elektronisk räkenskapsinformation kan av tekniska skäl behöva överföras (konverteras) till företagets system. T.ex. kan elektroniska fakturor tas emot av en fakturaväxel som konverterar fakturorna till ett format som företagets system kan läsa.

En elektronisk handling med räkenskapsinformation kan flyttas mellan olika elektroniska lagringsmedier eller lagringsplatser utan att det är fråga om en överföring enligt 7 kap. 6 § BFL. Detta under förutsättning att handlingens format är detsamma och räkenskapsinformationen inte förändras, dvs. innehållet i räkenskapsinformationen ska vara detsamma efter att informationen flyttats som före.

En förutsättning för att handlingar ska få förstöras efter överföring är att överföringen görs på ett betryggande sätt. Överföringen får inte innebära risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Bedömningen ska göras med hänsyn till bl.a. tekniska metoder och organisatoriska åtgärder.

Det är företaget självt som ansvarar för att såväl de tekniska lösningarna för överföringarna som organisationen kring överföringarna utformas på ett sådant sätt att det inte föreligger risk för att räkenskapsinformationen ändras eller går förlorad. Det kan handla om säkerhet och kontrollfunktioner i den programvara och den utrustning som används för överföringar. Det kan också handla om rutiner och instruktioner för överföringarna eller kontrollfunktioner. Om arbetet med överföringar är utlagt på en extern aktör, till exempel en redovisningskonsult eller en inskanningscentral, måste företaget försäkra sig om att de överföringar som görs för företagets räkning genomförs i enlighet med bestämmelsen. Hur ett företag bör organisera och genomföra överföringar av räkenskapsinformation får bedömas från fall till fall och kan antas variera beroende på exempelvis verksamhetens storlek och komplexitet.

Exempel på kontroller som företaget behöver göra innan en handling förstörs är att alla uppgifter i ett kvitto eller en faktura som fotograferas eller skannas kommit med i överföringen och att uppgifterna är läsbara och tydliga efter överföringen. Företaget måste också kontrollera att alla sidor i kvittot eller fakturan är överförda.

Om företaget inte kan säkerställa att överföringen kan göras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, ska räkenskapsinformationen sparas i den form och det format den togs emot. Den överförda informationen anses då vara en hänvisningsverifikation. Enligt punkt 5.14 ska det av hänvisningsverifikationen eller företagets systemdokumentation framgå var den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen förvaras.

Uppgifter som en verifikation eller en faktura ska innehålla enligt lag, t.ex. BFL, mervärdesskattelagen (2023:200) och ABL, samt annan ekonomisk information som är viktig för en extern granskare eller för företaget självt vid bedömningen av affärshändelsen får aldrig förändras eller försvinna vid en överföring. Utöver sådana uppgifter kan verifikationer även innehålla annan information, t.ex. reklam eller personliga hälsningar. Om det är tillåtet att rensa bort sådan information från elektroniska verifikationer får bedömas mot bakgrund av bestämmelserna om vilka uppgifter verifikationer och fakturor ska innehålla samt övriga bestämmelser om vad som utgör räkenskapsinformation. Företagslogotyp, personliga hälsningar och reklam kan inte anses utgöra räkenskapsinformation och får därmed rensas bort från elektroniska verifikationer.

Även om företaget uppfyller kraven i 7 kap. 6 § och därmed kan förstöra en ursprunglig handling enligt BFL, kan den ursprungliga handlingen behöva sparas av andra anledningar, t.ex. till följd av tullagstiftningen.

En överföring kan göras när som helst under arkiveringstiden.

Så länge överföringar görs på sådant sätt att det inte finns någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, får ett obegränsat antal överföringar göras. Det är alltså tillåtet att t.ex. först föra över information från en pappershandling till en pdf och därefter föra över informationen från pdf:en till en elektronisk handling i ett annat format. Den slutliga handlingen ska sparas under den återstående arkiveringstiden. Däremot finns det inget krav på att pdf:en ska sparas. Räkenskapsinformationen som sådan ska alltså alltid bevaras under hela arkiveringstiden. Efter en överföring tillämpas arkiveringsreglerna på den handling som räkenskapsinformationen har överförts till. Bestämmelser om arkivering finns i kapitel 8.

Företag som överför räkenskapsinformation behöver normalt beskriva detta i sin systemdokumentation, t.ex. i samlingsplanen, se punkt 9.2 c. Företaget ska t.ex. beskriva de tekniska metoder och organisatoriska åtgärder m.m. som används för att överföringar ska kunna genomföras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, om det behövs för att ge en överblick över bokföringssystemet. En fakturaväxel är en del av bokföringssystemet och ska därför framgå av samlingsplanen, se punkterna 9.2 c och 9.4.

Exempel 7.1 och 7.2 behandlar överföring av räkenskapsinformation.

7 kap. 2 § första stycket första meningen BFL

De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. – – –

– – –

Lag (2024:342)

7.7Tar ett företag emot räkenskapsinformation i en handling som inte uppfyller kravet på varaktighet i 7 kap. 2 § första stycket bokföringslagen (1999:1078), ska företaget överföra räkenskapsinformationen till en annan handling som uppfyller kravet på varaktighet.

(BFNAR 2024:1)

7.8Räkenskapsinformation får krypteras eller på annat liknande sätt göras oläsbar för den som saknar tillgång till särskild utrustning endast om

1. det är motiverat av säkerhetsskäl, och

2. informationen omedelbart kan presenteras i klartext.

Är räkenskapsinformation sparad med teknik som företaget inte längre använder, accepteras en viss fördröjning för att få presentationen i klartext enligt b.

7 kap. 2 § första stycket första och tredje meningarna BFL

De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. – – – De ska förvaras i Sverige, i ett ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt.

– – –

Lag (2024:342)

Allmänt råd

Kommentar

Arkivering på betryggande sätt innebär bl.a. att räkenskapsinformationen förvaras och transporteras på ett sätt som ger ett godtagbart skydd ur brand- och säkerhetssynpunkt.

Vad som är förvaring på betryggande sätt får bedömas utifrån förhållandena i det enskilda fallet och är beroende av både räkenskapsinformationen, företaget och den plats där informationen förvaras. En bedömning måste därför alltid göras av vilka risker det finns för att informationen ska förstöras eller förkomma. Även räkenskapsinformationens betydelse och möjligheterna att återskapa den är faktorer som måste beaktas.

Arkiveringen anses normalt betryggande om förvaringsplatsen inte är mer utsatt för risk för brand, översvämning, stöld eller liknande än andra platser som normalt kan komma ifråga för förvaring av räkenskapsinformation. Ett kontor i en kontorsfastighet eller i en villafastighet är normalt godtagbart som förvaringsplats för merparten av den räkenskapsinformation som förekommer i ett företag. Däremot är i normalfallet en förvaring i en fastighet som inte står under regelbunden uppsikt, t.ex. en fritidsfastighet eller förvaring i ett parkerat fordon, inte godtagbar förvaring.

Något generellt krav på att räkenskapsinformationen ska förvaras i säkerhetsskåp finns inte. Det är tillräckligt att informationen förvaras på ett sätt som en normalt aktsam person förvarar viktiga handlingar.

Finns det förhöjd risk för brand, översvämning, stöld eller liknande, som t.ex. i ett företag med kemisk-teknisk verksamhet som förvarar räkenskapsinformationen i en kontorslokal i anslutning till industrilokalen, krävs ytterligare åtgärder för att räkenskapsinformationen ska anses förvarad på ett betryggande sätt.

För räkenskapsinformation som är av särskild betydelse för att bedöma företaget och som inte går att återskapa samt för information som är nödvändig för åtkomst till annan räkenskapsinformation, t.ex. krypteringsnycklar, är kraven på säkerhet högre. För sådan räkenskapsinformation krävs ytterligare åtgärder för att skydda informationen, även om det inte finns någon förhöjd risk för brand, översvämning, stöld eller liknande. En åtgärd kan vara att låsa in räkenskapsinformationen i ett säkerhetsskåp.

Kravet på betryggande arkivering gäller även under transport av räkenskapsinformation. Även i detta fall måste kraven anpassas efter informationens betydelse och möjligheterna att återskapa den. Normalt är det tillräckligt att räkenskapsinformation skickas med vanlig post. Är informationen av särskild betydelse eller unik måste säkerheten ökas, t.ex. genom att informationen skickas i rekommenderat brev eller med bud.

Allmänt råd

Kommentar

Det generella kravet på att förvaring och transport ska ske på betryggande sätt gäller även för elektronisk räkenskapsinformation. Elektronisk räkenskapsinformation ska därför säkerhetskopieras regelbundet. Hur ofta det behöver göras beror bl.a. på verksamhetens omfattning och intensitet. I företag med många affärshändelser kan säkerhetskopiering behöva göras varje dag. I mycket små företag med få affärshändelser kan det vara tillräckligt att säkerhetskopiering görs en gång i månaden eller, om den löpande bokföringen har senarelagts enligt punkterna 3.7–3.9, i samband med att bokföringen görs. Företag som har avtalat med någon annan, t.ex. en programleverantör eller en redovisningskonsult, att denne ska sköta säkerhetskopieringen måste försäkra sig om att säkerhetskopieringen anpassas till företagets förutsättningar.

Företaget behöver också ta hänsyn till lagringsmediets allmänna kvalitet, dvs. risken för att räkenskapsinformationen försvinner eller inte går att läsa. Är lagringsmediets kvalitet sådan att det finns risk att räkenskapsinformationen inte är varaktig under hela arkiveringstiden, måste företaget vidta åtgärder för att säkerställa att informationen är läsbar under hela tiden den ska sparas.

Allmänt råd

Kommentar

I BFLs krav på överskådlighet, åtkomlighet och ordnat skick ligger att räkenskapsinformationen ska förvaras så att t.ex. revisorer eller myndigheter utan svårighet kan få tillgång till informationen. Sammantagna innebär kraven att en extern granskare inom skälig tid ska kunna hitta det han söker och kunna ta del av den information han funnit.

Ett arkiv behöver inte vara organiserat så att granskaren genast kan hitta all information utan hjälp från företaget. Däremot ska det vara möjligt att omedelbart överblicka arkivets innehåll. I många fall är det därför nödvändigt att ett företag upprättar en arkivplan. Om det finns en arkivplan, ska den ingå i företagets systemdokumentation, se punkt 9.2 d.

Om det behövs, ska det av arkivplanen framgå hur arkivet är uppbyggt. Det kan t.ex. behövas om räkenskapsinformation förvaras på olika platser under arkiveringstiden.

Vad gäller elektronisk räkenskapsinformation kan en beskrivning behövas av hur den elektroniska arkiveringen är organiserad och hur de lagrade uppgifterna kan skrivas ut på papper, så att det är möjligt att ta fram informationen under hela arkiveringstiden även om företaget skulle byta hård- eller mjukvara.

I kravet på åtkomlighet ligger att företaget inte får organisera arkiveringen så att det i realiteten inte självt har tillgång till räkenskapsinformationen och därigenom inte heller kan göra det möjligt för andra att få tillgång till den. Förvaras räkenskapsinformation hos företagets redovisningskonsult, hos ett skanningföretag eller hos ett arkiveringsföretag, måste det bokföringsskyldiga företaget säkerställa att det genom avtal eller på annat sätt har tillgång till informationen. Att räkenskapsinformation i dessa fall inte alltid är omedelbart tillgänglig får accepteras.

Ovanstående gäller även företag som använder internetbaserade bokföringsprogram eller andra arkiveringstjänster där räkenskapsinformation förvaras elektroniskt hos annan än företaget. Företaget måste säkerställa, t.ex. genom avtal, att det har tillgång till all räkenskapsinformation, den löpande bokföringen, behandlingshistorik m.m. under hela arkiveringstiden och även efter ett byte av program- eller tjänsteleverantör.

Exempel 8.1 behandlar arkivplan.

7 kap. 2 § första stycket första och tredje meningarna samt andra stycket BFL

De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. – – – De ska förvaras i Sverige, i ett ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt.

Den utrustning och de system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i en pappershandling ska hållas tillgängliga i Sverige under hela bevarandetiden.

Lag (2024:342)

Lagtext

Allmänt råd

Kommentar

7 kap. 3 a § BFL omfattar all elektronisk räkenskapsinformation. Det innebär att såväl verifikationer som annan räkenskapsinformation i elektronisk form får förvaras i ett annat land så länge de förutsättningar som anges i paragrafen uppfylls. Räkenskapsinformation i pappersform omfattas inte av bestämmelsen. Sådan räkenskapsinformation får aldrig förvaras utanför Sverige, med undantag för verifikationer i pappersform som i vissa fall tillfälligt får förvaras utomlands, se 7 kap. 3 § BFL samt punkterna 8.5 och 8.9.

7 kap. 3 a § BFL gäller både för företag vars bokföring sköts i något annat land och för företag som sköter sin bokföring i Sverige, men sparar räkenskapsinformationen i ett annat land, t.ex. hos ett dotterföretag, ett arkiveringsföretag eller via ett internetbaserat bokföringsprogram. I dessa fall ska företaget bl.a. anmäla platsen för förvaringen till Skatteverket respektive Finansinspektionen.

Exempel 8.2 behandlar gränsdragning mellan arkivering i Sverige och utomlands.

Lagtext

Kommentar

7 kap. 4 § BFL är aktuell om företaget vill förvara elektronisk räkenskapsinformation i ett land där förvaring inte får ske med stöd av bestämmelserna i 7 kap. 3 a § BFL eller avvika från de villkor som anges i 7 kap. 3 a § första stycket BFL.

Lagtext

Kommentar

Bestämmelserna om tillfällig förvaring utomlands gäller endast verifikationer i pappersform. För förvaring utomlands av verifikationer eller annan räkenskapsinformation i elektronisk form tillämpas i stället 7 kap. 3 a och 4 §§ BFL. För annan räkenskapsinformation i pappersform än verifikationer finns ingen möjlighet till förvaring utomlands.

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

Punkterna 8.5–8.8 är tillämpliga både när verifikationer i pappersform skickas från Sverige av företaget för t.ex. bokföring utomlands och när de tas emot utomlands för företagets räkning, t.ex. när fakturor skickas direkt till en inskanningscentral eller reseräkningar skickas direkt till en granskningscentral i ett annat land.

Exempel på hantering och bearbetning i punkt 8.5 är granskning och inskanning av en verifikation.

Om ett företag tillämpar 7 kap. 6 § BFL och skannar verifikationerna utomlands behöver pappershandlingen inte återföras till Sverige utan får förstöras utomlands, se punkt 8.5A. Den elektroniska handlingen får fortsatt förvaras utomlands om förutsättningarna i 7 kap. 3 a § BFL är uppfyllda, se ovan under rubriken Utomlands förvaring av elektroniska handlingar, utrustning och system. Om företaget skannar verifikationer men väljer att inte förstöra pappershandlingarna efter överföringen, behöver pappershandlingarna inte återföras till Sverige.

Om företaget inte tillämpar 7 kap. 6 § BFL är huvudregeln, när en pappershandling tillfälligt förvaras utomlands för bokföring, att handlingen ska återföras så snart arbetet med redovisningsperioden är avslutat. Med redovisningsperiod avses en kalendermånad eller en liknande tidsperiod, se punkt 1.8. Arbetet med en redovisningsperiod är avslutat när periodens affärshändelser är bokförda samt eventuella avstämningar och rättelser med anledning av avstämningarna är gjorda. När arbetet med en redovisningsperiod avslutas beror på vilken bestämmelse om tidpunkten för bokföring i kapitel 3 som företaget tillämpar. Tillämpar företaget 5 kap. 2 § första stycket BFL, dvs. bokföringen görs så snart det kan ske, avslutas arbetet med redovisningsperioden normalt några dagar in i efterföljande redovisningsperiod. Senareläggs bokföringen med stöd av punkt 3.7, är arbetet med de redovisningsperioder som ingår i kvartalet avslutat när kvartalets affärshändelser och rättelser är bokförda.

Punkt 8.6 innebär att det inte är tillåtet att förvara handlingen utomlands till dess bokslutsarbetet avslutats. Att på nytt föra ut handlingen i samband med bokslutsarbetet omfattas inte heller av de särskilda skälen i punkt 8.5. Behövs handlingen på nytt utomlands får i stället en kopia skickas.

En pappershandling som tillfälligt förvaras utomlands för t.ex. granskning eller inskanning ska återföras så snart handlingen har tjänat sitt syfte, dvs. så snart granskningen eller skanningen är genomförd, om företaget inte tillämpar 7 kap. 6 § BFL.

Enligt punkt 8.7 får en pappershandling som behövs utomlands för hantering, bearbetning eller bokföring förvaras utomlands i högst tre månader under de förutsättningar som anges i punkten. Uppgiften om var handlingen förvaras kan t.ex. framgå av företagets systemdokumentation. Företag som senarelagt bokföringen enligt bestämmelserna i kapitel 3 får inte förvara en pappershandling utomlands i avvaktan på bokföring, se punkt 8.8.

Att sköta det praktiska bokföringsarbetet utomlands är möjligt om företaget kan tillämpa 7 kap. 3 a § BFL om utomlands placerad utrustning. Det är även förenligt med BFL att sköta bokföringsarbetet från terminal utomlands så länge utrustningen är placerad i Sverige.

Exempel 8.2 behandlar gränsdragning mellan arkivering i Sverige och utomlands.

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

Den kopia som ska sparas enligt punkt 8.10 kan vara en papperskopia eller en kopia i elektronisk form, t.ex. en inskannad faktura.

Lagtext

Kommentar

Bestämmelsen i 7 kap. 5 § BFL avser endast platsen för förvaring. I övrigt gäller samma regler i BFL och det allmänna rådet för det svenska företagets verksamhet i utlandet som för den verksamhet som bedrivs i Sverige.

Lagtext

Allmänt råd

Kommentar

I vilka fall ett företag som bedriver flera verksamheter får ha flera separata bokföringar framgår av kapitel 2, se punkterna 2.21–2.22.

I 5 kap. 11 § andra stycket BFL anges att om företaget har flera separata bokföringar, ska det av systemdokumentationen för varje bokföring framgå var uppgifter ur övriga bokföringar kan erhållas, se kapitel 9.

Bestämmelsen i 4 kap. 4 § andra stycket andra meningen BFL gäller företag som är skyldiga att avsluta den löpande bokföringen med en årsredovisning. Sådana företag ska löpande bevara uppgifter om ställning och resultat i verksamheter med separat bokföring på ett sätt som möjliggör en överblick av den samlade verksamhetens ställning och resultat. Bedriver företaget både egen verksamhet och verksamhet tillsammans med annan ska uppgifterna bevaras i anslutning till räkenskapsinformation från den egna bedrivna verksamheten. Om företaget endast bedriver flera verksamheter tillsammans med andra företag, ska uppgifterna bevaras åtskilda från de andra verksamheternas bokföring.

Kravet på arkivering på ett sätt som möjliggör en överblick av den samlade verksamhetens ställning och resultat gör att det fortlöpande är möjligt att erhålla underlag för en bedömning av företagets samlade verksamhet. En sådan överblick kan t.ex. åstadkommas genom att det elektroniskt går att ta del av bokföringen samlat. Överblicken kan också åstadkommas genom att uppgifterna förvaras på samma fysiska plats. Kopior av bokföringen från den gemensamma verksamheten presenterad i systematisk ordning kan arkiveras tillsammans med företagets övriga bokföring. Hur ofta kopior av bokföringen från den gemensamma verksamheten behöver bifogas företagets övriga bokföring får avgöras från fall till fall. Bl.a. bör den separata verksamhetens betydelse för bedömningen av företagets samlade verksamhet beaktas.

7 kap. 2 § första stycket första och andra meningarna samt andra stycket BFL

De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bevarandetid). – – –

Den utrustning och de system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i en pappershandling ska hållas tillgängliga i Sverige under hela bevarandetiden.

Lag (2024:342)

Lagtext

Kommentar

Överföring av räkenskapsinformation behandlas i kapitel 7.

Paragrafen reglerar endast möjligheten att förstöra handlingar som har använts för att bevara räkenskapsinformation efter en överföring av informationen. Övriga krav i lagen, så som kravet i 7 kap. 2 § BFL på varaktig och betryggande förvaring, måste uppfyllas även efter överföringen. Räkenskapsinformationen som sådan ska alltid bevaras under hela arkiveringstiden. Efter överföringen ska den handling som informationen förts över till sparas under den återstående arkiveringstiden.

Pappershandlingar förstörs genom att den fysiska informationsbäraren, dvs. materialet, förstörs. En elektronisk handling förstörs i stället genom att informationsinnehållet raderas eller görs permanent oläsligt.

Lagtext

Kommentar

7 kap. 7 § BFL avser pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation. Det innebär att ett fysiskt lagringsmedium som elektroniska handlingar sparas på inte omfattas av kravet på bevarande. Ett företag behöver alltså inte tillstånd för att förstöra det fysiska lagringsmediet för en elektronisk handling.

4 kap. 1 § 3 BFL

Ett företag ska

– – –

3.

bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i 7 kap. 1 § 1,

– – –

Lag (2024:342)

Kommentar

I enskild näringsverksamhet är det alltid den fysiska personen som är ansvarig för arkiveringen av företagets räkenskapsinformation, utrustning och system. Om verksamheten överlåts, genom köp, byte, gåva eller liknande, behåller den fysiska personen arkiveringsskyldigheten. Överförs räkenskapsinformationen ändå till förvärvaren, måste det i avtal säkerställas att överlåtaren även i fortsättningen kan fullgöra sina skyldigheter mot externa granskare. Överlåtaren kan inte avtala bort ansvaret för arkiveringen.

Upphör näringsverksamheten, kvarstår arkiveringsskyldigheten för räkenskapsinformation, utrustning och system arkiveringstiden ut.

Avlider den enskilde näringsidkaren övertar dödsboet ansvaret för arkiveringen. När dödsboet är skiftat finns inte längre någon som är ansvarig för arkiveringen av räkenskapsinformationen.

En enskild näringsidkare som flyttar utomlands får inte ta med sig räkenskapsinformationen eftersom den enligt 7 kap. 2 § BFL ska förvaras i Sverige. Enligt bestämmelserna i 7 kap. 3 a § BFL finns dock viss möjlighet att förvara elektroniska handlingar, utrustning och system utomlands.

Kommentar

I en juridisk person är det den juridiska personen som sådan som är ansvarig för att arkiveringsskyldigheten fullgörs. Den som ytterst bär ansvaret är den fysiska person eller de fysiska personer som är ansvariga för att bokföringsskyldigheten fullgörs. Om det förekommit brister vad gäller arkiveringen kan det, beroende på vad det är som har brustit i företaget, bli aktuellt att ställa styrelse, VD eller den som faktiskt har hanterat arkiveringen till ansvar.

Vid överlåtelse av andelarna i en juridisk person är utgångspunkten att räkenskapsinformationen följer företaget, dvs. den juridiska personen. Vid överlåtelsen är det viktigt att dokumentera vilken räkenskapsinformation som finns och som följer företaget. Om den tidigare ägaren ändå behåller den räkenskapsinformation som avser tiden före överlåtelsen måste företagets tillgång till informationen säkras i avtal, så att företaget även i fortsättningen kan fullgöra sina skyldigheter mot externa granskare. Ett företag kan inte avtala bort ansvaret för arkiveringen.

Vid överlåtelse av företagets verksamhet, så kallad inkråmsöverlåtelse, behåller företaget, dvs. den juridiska person som har överlåtit verksamheten, räkenskapsinformationen.

I t.ex. ideella föreningar och stiftelser kan bokföringsskyldigheten enligt BFL upphöra även om företaget fortsätter sin verksamhet. I det fallet kvarstår arkiveringsskyldigheten för räkenskapsinformation som avser tiden fram till dess bokföringsskyldigheten upphörde. Räkenskapsinformationen ska sparas arkiveringstiden ut.

Kommentar

Ett företag kan avtala med någon annan, t.ex. ett arkiveringsföretag eller en redovisningskonsult, att denne ska sköta hela eller delar av arkiveringen.

Använder företaget ett internetbaserat bokföringsprogram innebär det ofta att en viss del av arkiveringen sköts av programleverantören.

Ett avtal om arkivering kan aldrig befria det bokföringsskyldiga företaget från ansvaret för arkiveringen. Företaget måste försäkra sig om att arkiveringsreglerna följs och se till att det utan dröjsmål går att få tillgång till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden.

Allmänt råd

Kommentar

Vid fusion ansvarar det övertagande företaget för räkenskapsinformation som avser det överlåtande bolaget, se punkt 5.2 i Bokföringsnämndens allmänna råd om redovisning av fusion (BFNAR 2020:5).

Kommentar

Bestämmelser om ansvaret för arkiveringen för ett företag som är försatt i konkurs finns i 7 kap. 12, 19 och 22 §§ konkurslagen (1987:672). Räkenskapsinformation som avser tiden före konkursen ska efter avslutad konkurs återlämnas till konkursgäldenären, som alltjämt är ansvarig för arkiveringen av denna räkenskapsinformation enligt arkiveringsbestämmelserna i BFL. Om det finns hinder mot att återlämna räkenskapsinformationen ska förvaltaren bevara räkenskapsinformationen. I praktiken brukar konkursförvaltaren efter avslutad konkurs skicka räkenskapsinformationen till t.ex. ett arkivföretag, där den förvaras under den återstående arkiveringstiden. Har företaget använt ett internetbaserat bokföringsprogram eller en annan arkiveringstjänst där räkenskapsinformation förvaras elektroniskt hos annan, måste konkursförvaltaren säkerställa genom avtal att denne har tillgång till räkenskapsinformationen under den återstående arkiveringstiden.

Räkenskapsinformation som härrör från konkursboet ska bevaras av konkursförvaltaren, dvs. det är konkursförvaltaren som har ansvaret för arkiveringen av denna räkenskapsinformation.

Utöver bestämmelserna om arkivering i konkurslagen gäller BFL:s arkiveringsbestämmelser. Detta innebär t.ex. att det både under och efter en konkurs ska gå att komma åt räkenskapsinformationen samt att det under hela arkiveringstiden ska finnas utrustning och system för att ta fram räkenskapsinformationen i en pappershandling genom utskrift.

5 kap. 11 § första stycket första meningen BFL

Företaget skall upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). – – –

– – –

9.1Bokföringssystem är system eller delar av system där bokföringsposter och räkenskapsinformation skapas eller bearbetas.

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

Av punkt 9.2 första stycket framgår vad systemdokumentationen åtminstone ska innehålla för att ge den överblick över bokföringssystemet som BFL kräver. Av förenklingsskäl finns i andra stycket ett undantag från dessa minimikrav för företag med enkla bokföringssystem.

En förutsättning för att ett bokföringssystem ska betraktas som enkelt är att det är möjligt att förstå bokföringen och följa bokförda poster enbart utifrån verifikationer och bokföringsnoteringar. Så är normalt fallet i system med kolumndagbok eller ett standardiserat bokföringsprogram utan funktion för automatkonteringar eller där funktionen för automatkonteringar inte används. Exempel på automatkonteringar är när mervärdesskatt eller sociala avgifter automatiskt beräknas och bokförs i samband med bokföring av försäljning respektive lön. Ett bokföringsprogram som helt eller delvis är specialutvecklat för det enskilda företaget kan inte anses vara standardiserat. Används andra datorbaserade delar i bokföringssystemet, t.ex. för kundfakturor eller leverantörsfakturor, anses systemet inte vara enkelt.

Undantaget för enkla bokföringssystem gäller bara kraven i punkt 9.2. Övriga bestämmelser om systemdokumentation kan vara tillämpliga för företag som omfattas av undantaget, t.ex. kravet i punkt 9.12 på systemdokumentation vid elektronisk räkenskapsinformation.

Kommentar

För att systemdokumentationen ska ge den överblick över bokföringssystemet som BFL kräver kan ytterligare beskrivningar behövas, utöver det som anges i punkt 9.2. Förekomsten av automatkonteringar, flera verifikationsnummerserier eller flera datorbaserade delar i bokföringssystemet är exempel på när ytterligare beskrivningar behövs.

I punkterna 9.6–9.11 anges när beskrivningar behövs över hur verifikationerna identifieras, verifieringskedjor, behandlingsregler eller informationsflöden, men det kan även finnas annat som behöver beskrivas för att BFLs krav på överblick ska vara uppfyllt.

Vid en bedömning av vad som behöver beskrivas ska hänsyn tas till att en extern granskare ska kunna förstå och överblicka systemet. Ju mer komplext ett bokföringssystem är desto mer kompletterande dokumentation behövs för att det ska gå att förstå och få överblick över systemet.

Allmänt råd

Kommentar

Hur verifikationer ska identifieras framgår av kapitel 5 under rubriken Verifikationsnummer.

Exempel 9.3 visar hur identifikationen av verifikationer kan beskrivas.

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

Exempel på hänvisningar och identifieringstecken är löpnummer, verifikationsnummer och kontonummer. I en enkel verifieringskedja används vanligen bara verifikationsnummer och kontonummer. I ett bokföringssystem som består av flera delar kan verifieringskedjan vara mer komplicerad och bestå av flera olika identifieringstecken för samma affärshändelse, t.ex. löpnummer, verifikationsnummer och kontonummer.

Beskrivningen av verifieringskedjan kan exempelvis visa hänvisningar och identifieringstecken i

• bokföringssystemets olika delar,

• speciellt utformade avstämningsunderlag (t.ex. journaler eller sammandrag, dvs. länkar mellan olika delar av bokföringssystemet eller mellan presentationen i registreringsordning och verifikationen), eller

• balans- och resultatrapport, dvs. sammanställningar av presentationen i systematisk ordning.

Beskrivningen ska omfatta varje speciell typ av verifieringskedja som kan vara svår att följa. Beskrivs verifieringskedjor i programmens manualer, räcker det med att hänvisa till manualerna i systemdokumentationen. Om hänvisning görs, blir även manualerna en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8.

Exempel 9.4 visar hur en verifieringskedja kan beskrivas.

Allmänt råd

Allmänt råd

Kommentar

Behandlingsregler kan baseras på lagar, avtal, vissa generella uppgifter såsom referensränta, index etc. och omfattar såväl manuella som datorbaserade funktioner. Behandlingsregler styr bland annat de automatiska funktioner som används i datorbaserade bokföringssystem, t.ex. konteringsregler och automatkonteringar.

Det är viktigt att behandlingsregler som har betydelse för förståelsen av skillnader mellan uppgifter i en verifikation och vad som bokförts dokumenteras. Systemdokumentationen ska därför alltid beskriva automatkonteringar, dvs. behandlingsregler som automatiskt påverkar uppgifter om konto eller belopp i en bokföringspost eller skapar helt nya bokföringsposter. Exempel på automatkonteringar är automatiskt skapade interimsposter eller när sociala avgifter eller semesterlöneskuld automatiskt beräknas och bokförs i samband med bokföring av lön.

Exempel på behandlingsregler som enligt punkt 9.9 c kan behöva beskrivas är

• behandlingsregler i system som skapar kundfakturor,

• behandlingsregler för beräkning av kostnad sålda varor,

• behandlingsregler för hur verifikationer skapas, t.ex. gemensamma verifikationer där sambandet med underlaget inte klart framgår av verifikationen, eller

• manuella behandlingsregler.

Behandlingsregler som påverkar de uppgifter som ska finnas i en verifikation eller i en bokföringspost ska också beskrivas. Enligt 5 kap. 7 § BFL ska en verifikation innehålla uppgift om när den sammanställts, när affärshändelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. De uppgifter som ska kunna utläsas av en bokföringspost enligt punkt 2.3 a–c är registreringsordning, redovisningsperiod samt verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken.

När datorbaserade behandlingsregler beskrivs i programmens manualer räcker det med att hänvisa till manualerna i systemdokumentationen. Manuella behandlingsregler och datorbaserade behandlingsregler som inte beskrivs i manualer dokumenteras särskilt, t.ex. i företagets redovisningsinstruktioner eller redovisningshandböcker som en del av företagets systemdokumentation. Om hänvisning görs till manualer, blir även manualerna en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8.

Exempel 9.5 visar hur behandlingsregler kan beskrivas.

Allmänt råd

Kommentar

Andra stycket i punkt 9.11 innebär att både information mellan olika delar av bokföringssystemet och information till och från respektive del ska beskrivas. Detta kan med fördel göras i samlingsplanen.

Exempel 9.6 visar hur informationsflöden kan beskrivas.

Kommentar

Systemdokumentationen kan, utöver vad som anges i punkterna 9.6, 9.7, 9.9 och 9.11 behöva innehålla ytterligare beskrivningar av bokföringssystemet för att ge den överblick över systemet som BFL kräver. T.ex. behövs en beskrivning när hänvisningsverifikationer används och det inte framgår av hänvisningsverifikationen var den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen förvaras, se punkt 5.14.

Allmänt råd

Kommentar

Enligt 7 kap. 1 § BFL ska elektroniska handlingar med räkenskapsinformation, t.ex. kundfakturor som arkiveras elektroniskt, omedelbart kunna tas fram i en pappershandling genom en omedelbar utskrift. I systemdokumentationen ska det därför finnas beskrivningar av hur detta kan göras. Om beskrivning finns i programmens manualer, räcker det med att hänvisa till manualerna i systemdokumentationen. Om hänvisning görs, blir även manualerna en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8.

Bestämmelsen i punkt 9.12 omfattar även användande av krypteringsnycklar och behörighetskoder. Det innebär att det av systemdokumentationen ska framgå hur krypterad räkenskapsinformation kan tas fram i en pappershandling som är läsbar samt hur en extern granskare kan få tillgång till företagets räkenskapsinformation om behörighetskoder används.

Exempel 9.7 visar hur beskrivningen kan utformas.

Allmänt råd

Kommentar

Med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster, se punkt 1.11.

Kravet på systemdokumentation för kassaregister gäller alla företag som använder kassaregister, oavsett om kassaregistret är certifierat eller inte. Systemdokumentationen behövs för att en extern granskare ska kunna förstå hur kassaregistret har behandlat affärshändelserna.

Beskrivningen enligt punkt 9.13 a finns normalt i de manualer som hör till kassaregistret. Det räcker i det fallet med att hänvisa till manualerna i systemdokumentationen. Om hänvisning görs, blir även manualerna en del av systemdokumentationen och därmed räkenskapsinformation som ska arkiveras enligt bestämmelserna i kapitel 8.

Uppgift om programmeringar och inställningar kan i många kassaregister tas fram med hjälp av en funktion för utskrift av inställda programmeringar. Om gjorda programmeringar och inställningar kommer ut i form av koder, ska företaget, med hjälp av t.ex. manualer, kunna förklara vad koderna innebär, se punkt 9.12. Ett exempel på en uppgift som ska framgå är inställd mervärdesskattesats.

Lagtext

Allmänt råd

Kommentar

Enligt 4 kap. 5 § BFL får ett företag ha gemensam bokföring med någon annan bokföringsskyldig endast för gemensamt bedriven verksamhet och endast om det är förenligt med god redovisningssed, se kapitel 2.

Bestämmelsen i 5 kap. 11 § andra stycket BFL om systemdokumentation vid flera separata bokföringar gäller även om en av de separata bokföringarna är gemensam med någon annan.

Allmänt råd

Kommentar

En beskrivning enligt punkt 9.15 kan behövas om behandlingshistoriken skapas i olika delar av bokföringssystemet eller dokumenteras på olika sätt, t.ex. genom utskrift i en del av systemet och elektroniskt i en annan del.

Exempel 9.8 visar hur beskrivningen kan utformas.

5 kap. 11 § första stycket andra meningen BFL

– – – Företaget skall också upprätta sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik).

– – –

9.16Behandlingshistoriken ska visa de bokföringsposter som har tillförts bokföringssystemet samt, i datorbaserade system, registreringsdatum.

Behandlingshistoriken ska även beskriva förändringar i bokföringssystemet som påverkar bokföringsposternas behandling samt när dessa förändringar infördes.

Kommentar

Med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster, se punkt 1.11.

Ett kassaregister är en del av bokföringssystemet och omfattas därför av bestämmelserna om behandlingshistorik. Från ett kassaregister tas olika uppgifter fram som utgör underlag för bokföringen, t.ex. dagens försäljningssumma samt mervärdesskattebelopp fördelat på olika skattesatser. För att kunna förstå de uppgifter som ett kassaregister tar fram är det nödvändigt att veta hur kassaregistret har hanterat registrerade enskilda poster.

Kravet på behandlingshistorik innebär att förändringar i programmeringar och inställningar som påverkar bokföringen ska dokumenteras. När kassaregistret tas i bruk och vid varje tillfälle en ändring görs av programmet eller dess inställningar ska det dokumenteras vilka inställningar eller ändringar som gjorts och när de gjorts. Ett exempel på en ändring som ska dokumenteras är justering av inställd mervärdesskattesats.

I många kassaregister skapas och lagras behandlingshistorik automatiskt och kan skrivas ut vid behov. I ett certifierat kassaregister ska programmeringar och inställningar kunna utläsas av kontrollremsan eller journalminnet enligt bestämmelserna om kassaregister i skatteförfarandelagen (2011:1244).

Allmänt råd

Kommentar

Enligt 4 kap. 5 § BFL får ett företag ha gemensam bokföring med någon annan bokföringsskyldig endast för gemensamt bedriven verksamhet och endast om det är förenligt med god redovisningssed, se kapitel 2.