Många redovisningsbyråer blir fällda av länsstyrelsen på grund av brister i den allmänna riskbedömningen. Men hur ska en byrå då göra för att leva upp till kraven i penningtvättsregelverket och minimera riskerna för att utnyttjas för penningtvätt? Pernilla Thelin, föreningsjurist på FAR, delar med sig av sina främsta tips.
1. Vad är syftet med den allmänna riskbedömningen och vad ska den innehålla?
Den allmänna riskbedömningen är det byråinterna dokument som varje verksamhetsutövare ska upprätta för att kartlägga riskerna samt de hot som finns för att den egna verksamheten kan utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism och hur hög risken är. I den allmänna riskbedömningen ska samtliga produkter och tjänster som en byrå erbjuder sina kunder kartläggas i detalj. Du behöver även exemplifiera på vilket eller vilka sätt dina produkter och tjänster skulle kunna utnyttjas för penningtvätt samt identifiera vilka sårbarheter som finns i just din verksamhet som gör att den kan utnyttjas för penningtvätt eller terroristfinansiering. Här ska du även väga in de fyra så kallade riskfaktorerna som penningtvättslagen listar. Dessa faktorer är kunder, distributionskanaler, geografiska riskfaktorer och verksamhetsspecifika omständigheter. Hänsyn ska också tas till den information om tänkbara risker som lämnas av berörda tillsynsmyndigheter. För det fall där du har rapporterat misstänkta fall till Finanspolisen så ska du även ta hänsyn till omständigheterna i de fallen som ledde till att byrån utnyttjades för penningtvätt och på vilket sätt det då skedde. Utifrån dessa hot och sårbarheter samt de fyra riskfaktorerna behöver du systematiskt gå igenom varje produkt och tjänst för att bedöma hur stor risken är att dessa utnyttjas för penningtvätt. Målet är att landa i en slutlig riskbedömning för hela byrån utifrån den kartläggning som verksamhetsutövaren har gjort i den allmänna riskbedömningen.
2. Varför är det så viktigt att kartlägga byråns risker för att utnyttjas för penningtvätt och terrorism?
Genom att identifiera riskerna i just din verksamhet att utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism så kan du också bättre agera proaktivt för att försöka förhindra att det händer. Det handlar om att lägga resurser och åtgärder på rätt ställe. Ju högre risk ett uppdrag har desto mer åtgärder ska läggas på det uppdraget för att förhindra penningtvätt. Här är det viktigt att personalen har god kännedom om var i verksamhetens produkter och tjänster som riskerna ligger så att de kan vara uppmärksamma på och lägga rätt åtgärder på rätt uppdrag.
3. Enligt länsstyrelsen är den vanligaste bristen hos de byråer som får sanktionsavgifter att den allmänna riskbedömningen inte når upp till kraven i penningtvättsregelverket. Vad beror det på?
I de ärenden som vi ser från länsstyrelserna så rör det sig om allt ifrån stora brister i de grundläggande kraven som uppställs på den allmänna riskbedömningen till mindre brister. Att få sin allmänna riskbedömning på plats är ett stort arbete som kräver både tid och resurser och det måste få ta den tiden. Vi får inte glömma vad det bakomliggande huvudsyftet är, att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism. Det är många grova brott kopplade till penningtvätt och många människor som far väldigt illa på grund av detta. Vi vill alla förhindra den här typen av brottslighet och det är det man måste komma ihåg.
4. Ser du en förändring bland medlemsbyråer du möter när det gäller kunskapen om penningtvättsfrågor?
Vi ser absolut en förändring när vi är ute bland våra medlemmar i olika sammanhang. Kunskapen har ökat avsevärt och det märker vi också på den sortens frågor vi får kring penningtvätt, främst i vår medlemsrådgivning. När penningtvättslagen trädde i kraft så var frågorna ofta av mer allmän karaktär men de frågor vi får nu är både utmanande och detaljerade. Våra medlemmar vill göra rätt. Utifrån hur penningtvättslagen är formulerad så finns det vissa utmaningar med att tillräckligt få till stånd alla dokument. Lagen ger inte alltid alla de detaljer som krävs. Här får man i stället vända sig till exempelvis tillsynsmyndigheterna och deras föreskrifter samt övrig information som finns att tillgå för att få ytterligare vägledning. Även praxis från tillsynsmyndigheterna och information från exempelvis FAR, Ekobrottsmyndigheten med flera finns tillgängligt som stöd.
5. Hur stöttar FAR byråerna i deras arbete med att minimera risken att utnyttjas för penningtvätt? Hur går dialogen med länsstyrelsen?
Vi stöttar våra medlemmar generellt inom alla frågor som rör penningtvätt och finansiering av terrorism på många olika sätt. Vi håller kurser och har även e-kurser inom ämnet. Vidare så håller vi webbinarier och poddar och skriver artiklar. Vår medlemsrådgivning hanterar som sagt även dessa frågor. Utöver detta så har vi många hjälpdokument tillgängliga för våra medlemmar. Det är allt ifrån exempel på hur penningtvätt skulle kunna gå till mallar för den allmänna riskbedömningen. Det är viktigt att komma ihåg att exempelvis den allmänna riskbedömningen alltid måste anpassas till varje byrås förutsättningar. Det finns inte en perfekt mall som passar alla inom samma bransch. Det är normalt sett skillnad mellan en redovisningsbyrå på en mindre ort jämfört med en redovisningsbyrå på en större ort vad gäller till exempel kunder, organisation och tjänster. Det vill säga sådana faktorer som spelar roll för förutsättningarna i hur den allmänna riskbedömningen ska utformas och riskbedömas.
FAR och Srf konsulterna har haft givande samrådsmöten och utbyten med länsstyrelserna och vi ser fram emot ett fortsatt gott samarbete där vi även framåt kan lyfta våra medlemmars erfarenheter och frågor.
6. Vilka är dina främsta råd för att undvika och förebygga risken att utnyttjas för penningtvätt? Finns det något konkret att tänka på i det dagliga arbetet och i kontakten med kunderna?
Utgångspunkten är att ha en god kännedom om byråns identifierade risker att utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism i den allmänna riskbedömningen. En god kundkännedom är också avgörande. Se till att du är väl insatt i din kunds verksamhet och förstår hur strukturen är uppbyggd, hur deras vanliga affärstransaktioner ser ut och vad de ska använda byråns tjänster och produkter till. På så sätt kan du också lättare bli uppmärksam på om något avviker från kundens normala verksamhet. Var inte rädd för att våga fråga och vara jobbig med din kund om något är oklart kring exempelvis en transaktion eller en faktura. Se till att du får tillräckligt underlag och svar på dina frågor så att du kan bedöma uppgiften. Och avslutningsvis, se till att träffa din kund fysiskt, det ska inte underskattas. Du kan dels skaffa dig en uppfattning om kunden, få utförligare kundinformation i ett samtal, dels se att kunden verkligen existerar och är den som hen utger sig för att vara. Det skulle jag säga är en av de viktigaste sakerna att tänka på i det dagliga arbetet för att minska risken för att du och din byrå utnyttjas för penningtvätt.
Kristina Israelsson