Vad händer med bokföringsplikten när ett företag är på väg mot konkurs? Och vad gäller om det inte finns pengar till att betala redovisningskonsulten? Eva Törning, redovisningsspecialist på Deloitte, förklarar vad du som redovisningskonsult behöver tänka på i en sådan här situation.
1. Vad säger bokföringslagen om den löpande bokföringen, det vill säga som en allmän grundregel?
Bokföringslagen (BFL) förutsätter att bokföringen alltid är komplett, det vill säga att den är upprättad i rätt tid, bokförd på rätt sätt och att det finns verifikationer till allt som är bokfört samt att allt är arkiverat på ett säkert sätt.
2. Vad menas med ”upprättad i rätt tid”?
BFL anger att kontanta transaktioner ska bokföras senast påföljande arbetsdag och andra transaktioner så snart det kan ske. Vi har ju inte så mycket kontanta transaktioner längre så jag bortser från dessa här utan fokuserar på övriga transaktioner.
Begreppet ”så snart det kan ske” utgår från den tidpunkt när affärshändelsen inträffade. Det kan vara att företaget får en leverans av handelsvaror till sitt lager. Underlag för detta är ofta en följesedel eller en annan form av leveransdokument. Här inträder således bokföringsplikten. BFL öppnar dock upp för att kunna bokföra senare om det finns skäl för det och är förenligt med god redovisningssed.
Bokföringsnämnden (BFN) anger i sitt allmänna råd om bokföring att företag får vänta med att bokföra tills företaget har utfärdat eller erhållit en faktura eller motsvarande. Det är däremot inte tillåtet att låta bli att bokföra med motiveringen att företaget inte har erhållit någon faktura eftersom BFN anger att bokföringsplikten infaller när en faktura enligt god affärssed borde ha utfärdatsellermottagits. Har företaget inte fått eller utfärdat någon faktura måste man därför bokföra en upplupen kostnad eller upplupen intäkt i avvaktan på att fakturan anländer.
3. Vad innebär Bokföringsnämndens regler om senareläggning?
BFN:s bestämmelser om senareläggning handlar om inom vilken tid som bokföringsplikten ska vara fullgjord. Alla företag har enligt dessa bestämmelser 50 dagar på sig att fullgöra bokföringsplikten efter utgången av redovisningsperioden (oftast en kalendermånad).
Senareläggning av bokföringen är bara tillåtet om företaget har god ordning på sina verifikationer i avvaktan på att de bokförs. Här har redovisningskonsulten en viktig uppgift att bedöma om det är tillräckligt god ordning för att företaget ska kunna utnyttja bestämmelserna om senareläggning.
4. Gäller samma regler för ett företag som är nära konkurs?
Ja, det finns inget undantag utan det ska finnas en uppdaterad bokföring fram till konkursen – naturligtvis med beaktande om företaget regelmässigt tillämpar bestämmelserna om senareläggning, ofta för att den löpande bokföring utförs av en extern redovisningskonsult.
5. Vad gäller om det inte finns pengar till att betala redovisningskonsulten?
En redovisningskonsult som inte får betalt har enligt FAR:s allmänna villkor rätt att pausa arbetet. Här är det viktigt att båda parter agerar på ett korrekt sätt. Redovisningskonsulten behöver informera företaget om att redovisningskonsultens arbete har pausats men att bokföringsplikten fortfarande gäller. Jag brukar tipsa redovisningskonsulter om att köpa in bokföringsböcker där företagaren manuellt kan bokföra sina affärshändelser (naturligtvis fungerar detta enbart för mindre verksamheter). Då har företaget en bokföring som är fullgod enligt BFL eftersom lagen inte gör någon skillnad mellan datoriserad och manuell bokföring. Det är viktigt att redovisningskonsulten är tydlig med att det inte är tillåtet att sluta bokföra. Jag har förståelse för att företagaren gör allt för att rädda sitt företag men tyvärr är det alldeles för många som inte bara råkar ut för en konkurs utan även döms för bokföringsbrott. Den person som jag mötte senast hade inte fått information om att bokföringen måste och kan hållas i gång med en manuell dagbok.
6. Vilken bedömning görs när exempelvis en konkursförvaltare anmäler för bokföringsbrott?
Jag är inte jurist men de enklaste formerna av bokföringsbrott är ett binärt resonemang – finns det en bokföring eller inte? Ofta finns en bokföring fram tills dess att redovisningskonsulten har meddelat att uppdraget pausats i avvaktan på betalning. Sker konkursen inom 50 dagar från redovisningsperiodens slut behöver inte bokföringen ha skett ännu varför det inte behöver finnas ett bokföringsbrott (naturligtvis under förutsättning att det var god ordning på de verifikationer som ännu inte bokförts). Har 50 dagar passerat kan konkursförvaltaren konstatera att det saknas en bokföring och att bokföringsplikten inte har uppfyllts.
7. Vad händer om företaget lyckas vända och överlever? Vad blir då status på den manuella bokföringen (dagboken)?
Den manuella bokföringen är bokföring enligt BFL och ett bevis för att det alltid har funnits en löpande bokföring. Här är det mycket lämpligt att de transaktioner som finns i dagboken registreras i bokföringsprogrammet för att bokföringen ska vara komplett. Dagboken överförs då till en annan media. Eftersom man nyligen tagit bort kravet på arkivering i tre år för ursprungsformen när informationen förts över till en annan form så kan dagboken egentligen förstöras direkt. Här måste vi dock ha i åtanke att behandlingshistoriken i bokföringsprogrammet visar att bokföringen upprättats för sent eftersom registrering i bokföringsprogrammet inte görs förrän uppdraget återupptas. Därför är det viktigt att spara dagboken då den är ett bevis för att det inte är ett bokföringsbrott. Som redovisningskonsult bör man också göra en tjänsteanteckning om att dagboken finns och att man har registrerat enligt dagboken.
8. Hur ser du på redovisningskonsultens roll i den här processen?
En redovisningskonsult som anlitas för att biträda ett företag med redovisningstjänster i form av ett bokföringsuppdrag har en chans att göra samhällsnytta och hjälpa företagare som riskerar konkurs att inte även riskera att bli dömda för bokföringsbrott. Det räcker att företagaren glömmer bort eller inte hinner bokföra. Bokföringsbrott kräver inte uppsåt. Därför är det viktigt att vara tydlig när du pratar med dina klienter – det kan verkligen göra skillnad!
Eric Widegren