En av de få byråer som under senare år klarat länsstyrelsens tillsyn kring penningtvätt är Ekord i Mölndal utanför Göteborg. Byrån tillhör redovisningskoncernen Freedom Group och tillsatte tillsammans med koncernledningen en arbetsgrupp och tog hjälp av externa resurser. Sammanlagt beräknar Ekords VD Peter Hagberg att byrån lagt ner mellan 600.000 och 800.000 kronor i tid och pengar.

Balans granskning av länsstyrelsens tillsyn kring penningtvätt visar att få byråer som blir granskade anses ha tillräckligt goda rutiner för att klara tillsynen. Sedan 2022 har 78 procent av tillsynsärendena hos Länsstyrelsen i Västra Götaland slutat med sanktionsavgift.

”Chanserna att klara sig var små”

En av de få byråer som klarat tillsynen, eller rättare sagt, fått sitt ärende avskrivet, är redovisningsbyrån Ekord i Mölndal. Ekord fick i oktober 2022 besked av länsstyrelsen i Västra Götaland att redovisningsverksamheten mellan september 2021 och september 2022 skulle bli föremål för tillsyn. Peter Hagberg, VD för Ekord, beskriver att tiden efter beskedet om länsstyrelsens tillsyn innehöll en viss bävan.

– Vi var medvetna om att chanserna att klara en tillsyn i allmänhet var mycket små och kände till de stora viten som tilldelats byråer runt om i landet.

Hur arbetade ni för att klara tillsynen?

– Vi var förberedda så till vida att vi hade en framtagen riskbedömning som grundade sig på mallar från branschorganisationer. När vi fått beskedet om tillsyn så tillsatte vi en arbetsgrupp vars syfte var att uppdatera den allmänna riskbedömningen inför inlämning och ställde upp ambitionsnivån mycket högt med målet att klara oss från viten eller andra rättelser.

Hur lång tid fick ni på er?

– Länsstyrelsen gav oss bara några veckor att sammanställa och skicka in materialet. Den korta responstiden var något som förvånade oss.

Hur stort arbete lade ni ned på eventuella kompletteringar under processens gång?

– Under 2023 och under pågående handläggningstid avseende byråns tillsynsperiod arbetade vi vidare med den allmänna riskbedömningen. I samband med vidareutvecklingen av arbetet försökte vi lära oss av de beslut som myndigheten tagit i samband med andra tillsynsärenden. Vi lade ner mycket tid på att vidareutveckla dokumentationen på ett grundläggande plan kopplat till redovisning. Vi identifierade tjänster, delmoment, riskfaktorer, svagheter, åtgärder och tog fram en metodik för värdering och arbetssätt.

Tog ni hjälp av någon extern resurs?

– Vi är sedan april 2022 medlem i redovisningskoncernen Freedom Group och har sedan dess haft ett bra stöd i strategiska frågor såsom regelefterlevnad avseende penningtvätt. Koncernen fastslog tidigt att högsta prioritet ska vara att etablera ett riskbaserat förhållningssätt kopplat till Länsstyrelsens krav. I samband med föreläggandet från Länsstyrelsen tillsatte vi en utredning som även involverade ledningen från Freedom Group. Med koncernens tydliga målsättningar inom området och vår egen förmåga att formalisera principer och rutiner vidareutvecklades den allmänna riskbedömningen.

Hur stora resurser i tid och pengar lade Ekord ner på att klara tillsynen?

– Jag har gjort några överslag av kostnaden på vår egen tid och bara den är i storleksordningen 200.000–300.000 kronor. Lägg till kostnader för externa ombud så ligger vi nog på 600.000–800.000 kronor. Här vill jag klargöra att Freedom Group har tagit största delen av de externa kostnaderna. Man ska också komma ihåg att vi hade en väldigt hög ambitionsnivå. För byråer med lägre budget och resurser så går det säkert att komma långt på mindre budget men jag har svårt att se att man kan komma under ett par hundra timmars arbete. Dessutom behöver man ta hjälp av externa konsulter i form av etablerade professionella juristfirmor, och det kostar!

Hur mycket räknar ni med att behöva satsa för att upprätthålla er nivå?

– Jag skulle tro att vi behöver lägga 10–15 procent av årsarbetstiden på att upprätthålla våra rutiner kring ett riskbaserat förhållningssätt. Byrån behöver arbeta med detta löpande, med rutiner och kontroller som är inbyggda i kommunikation och tjänsteutövande. Att efterleva ett riskbaserat arbetssätt är svårt och kostar tid och pengar. Den totala påverkan i kostnader för verksamheten är svår att kvantifiera eftersom arbetet finns inbyggt i alla verksamhetens processer men det står klart att redovisningsbyråer behöver jobba otroligt mycket med dessa frågor i dag, och sannolikt ännu mer i framtiden när yttre hot och kontroller ökar i omfattning.

Vilken kontakt hade ni med länsstyrelsen under processen?

– Vi har under perioden inte haft något utbyte med myndigheten, men vi har genom att gå igenom myndighetens beslut i andra tillsynsärenden verkligen försökt förstå vad det är man från myndighetens håll söker för att i tillräcklig utsträckning dokumentera och analysera verksamhetens förhållanden. Vi kontaktade myndigheten själva när det gått cirka ett år från föreläggandet med syftet att komplettera med 2023 års uppdatera dokumentation.

Fick ni en tydlig bild av vad som var avgörande för att ni skulle ”klara” tillsynen?

– Ja, när vi insåg detaljnivån som krävdes i den allmänna riskbedömningen. Vi byggde upp den allmänna riskbedömningen med små byggstenar och delmoment för att kunna förklara och analysera. Avgörande tror jag är att vi kunnat visa på hur just vår byrå jobbar med redovisningstjänsterna mot kund.

När fick ni beskedet om avskrivet ärende och hur kändes det?

– När vi fick beskedet i januari 2024 var det otroligt skönt. Det kändes verkligen som en vinst, ett kvitto på hårt och bra arbete!

Vilka tips och råd har du till andra byråledare och medarbetare som känner sig osäkra inför en eventuell tillsyn?

– För en mindre byrå kan det vara svårt att lösa uppgiften själv. Det krävs mycket tid och ett team att arbeta fram en väldokumenterad handling. Ta hjälp från experter, var lite kreativ och koppla arbetet mot just er egen byrå. Läs andra beslut. Ställ er frågan vad är det vi erbjuder våra kunder? Hur fungerar en redovisningsbyrå? Lyckas man skriva ner svaren på dessa och liknande frågor på ett bra sätt kopplat till svagheter och styrkor i verksamheten kommer man klara sig bra. Men detta är ett större arbete än vad många tror. Samtidigt är det nödvändigt då det är ett samhällsproblem. Kan vi redovisningsbyråer hjälpa till att begränsa penningtvätt och finansiering av terrorism så måste vi göra det.

Fakta Ekord

Redovisningsbyrån Ekord har funnits sedan 2011 och grundades av Peter Hagberg. 2022 såldes Ekord till redovisningskoncernen Freedom Group AB.

Ekord är kopplat till FAR genom Elaine Kristiansen, auktoriserad redovisningskonsult FAR.

Ekord har i dag 14 medarbetare.

Byrån jobbar mycket mot konsultfirmor inom teknisk konsultverksamhet och Data/IT samt e-handel, med att vägleda kunden för att uppnå digitala och automatiserade flöden i redovisningen.

Dan Håfström