Penningtvätt: Vilka underlag ska byrån skicka till länsstyrelsen?

Patrick Thomenius från Compliance-byrån Nordkyc går igenom frågor hänförliga till Länsstyrelsernas tillsyn avseende penningtvätt från grunden och beskriver vilka villkor och begrepp som det är särskilt viktigt att ha koll på.

1. Vi tar det från början. Låt säga att jag är byråledare. Hur blir min byrå meddelad om tillsyn?

Svar: En länsstyrelses beslut att inleda tillsyn meddelas vanligen per brev. Länsstyrelsen använder sig av så kallad förenklad delgivning, vilket innebär att man anses vara delgiven när det gått två veckor efter det att länsstyrelsen skickade brevet.

2. Vad innebär en tillsyn?

Svar: Ett beslut om tillsyn innebär att länsstyrelsen funnit att byrån omfattas av lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism och ber byrån att inkomma med de underlag som behövs för länsstyrelsens tillsyn.

3. Vad är en granskningsperiod?

Svar: När länsstyrelsen utför en tillsyn väljer de en granskningsperiod. Det är den period som tillsynen avser och de underlag som skickas in ska avse denna period. Det betyder att om du blir meddelad om tillsyn i januari 2025 och granskningsperioden är januari till december 2023, så är länsstyrelsen intresserad av de underlag som var aktuella för er verksamhet under året 2023.

4. Hur lång är en typisk granskningsperiod?

Svar: Det normala som vi har sett är att granskningsperioden är upp till två år bakåt i tiden. Granskningsperioden brukar sträcka sig från sex månader upp till 18 månader.

5. Vilka underlag ska skickas in?

Svar: Länsstyrelsen efterfrågar i princip alltid den allmänna riskbedömningen och i vissa fall är det enbart detta underlag som efterfrågas. Vidare så efterfrågas ofta byråns rutiner och riktlinjer samt ett urval av de riskbedömningar av byråns kunder som har vidtagits. Det kan röra sig om underlag avseende fem till tio kunder. Att få in underlag avseende kundkännedom är ett bra sätt för länsstyrelsen att se om riskbedömning görs i praktiken. Som exempel kan Länsstyrelsen begära att få se underlag avseende kundkännedom där en politiskt utsatt person finns med. I den mest omfattande tillsynen som jag har sett var begäran om underlag tre sidor lång. En sådan tillsyn skulle jag inte säga hör till vanligenheterna.

6. Hur lång tid har byrån på sig?

Svar: I normalfallet har vi sett att man får någonstans mellan två och fyra veckor på sig att skicka in alla underlag. I vissa fall kan länsstyrelsen ge ett exakt datum då alla handlingar ska ha inkommit.

7. Vad händer om man inte skickar in?

Svar: Skickar man inte in begärda underlag så kommer länsstyrelsen betrakta detta som att underlag saknas och bedömer då ofta att reglerna inte efterlevs samt att det föreligger en synnerligen allvarlig brist, vilket är den högsta nivån av brist. Skickar man in sent men innan beslut så kan det betraktas av länsstyrelsen som en försvårande omständighet, vilket kan leda till en högre sanktionsavgift.

8. Vad är försvårande eller förmildrande omständigheter?

Svar: När länsstyrelsen funnit brister och ska välja ingripande tar de hänsyn till hur allvarliga bristerna är, hur länge företaget brustit i sin regelefterlevnad, vilka skador som kan ha uppstått samt graden av ansvar som finns på verksamhetsutövaren. Har du som person eller verksamheten tidigare brustit i efterlevnaden så kan det ses som försvårande omständigheter. Har ni å andra sidan aktivt samarbetat i utredningen och underlättat tillsynen kan detta ses som förmildrande. Om ni också snabbt vidtagit åtgärder för att åtgärda era brister kan även detta ses som förmildrande. Var därför snabba med att lämna in material, var tydliga i er dokumentation och hänvisningar, samt skicka också in underlag som visar på att ni har förbättrat er sedan granskningsperioden.

9. Kan jag självmant komplettera mina underlag?

Svar: Absolut. Du kan när som helst komplettera fram till det att länsstyrelsen meddelar beslut i ärendet. Du gör det genom att helt enkelt skicka in handlingarna till länsstyrelsen. Länsstyrelsen behöver då ta med dessa i sin granskning. Det kan vara aktuellt att göra så om du har missat att skicka in ett dokument som är av relevans för ditt ärende.

10. Hur stor är sanktionsavgiften?

Svar: Sanktionsavgiften varierar i storlek med allvarlighetsgraden på överträdelsen. Den brukar ligga på några procent upp till tio procent av omsättningen som var gällande för granskningsperioden. Vid synnerligen allvarlig brist har vi sett en sanktionsavgift mellan sju och tio procent. Det är dock inte helt lätt att räkna ut en exakt siffra då granskningsperioden ofta sträcker sig över räkenskapsår. Viktigt att tänka på är att sanktionsavgiften ska grunda sig på den omsättning som gäller just den verksamhet som omfattas av lagen. Det betyder att om er omsättning till 40 procent kommer från redovisningstjänster och 60 procent från rekryteringstjänster så är det den del som avser redovisningsverksamheten (40 procent) som länsstyrelsen ska beakta. Det är viktigt att denna information lämnas i samband med tillsynen så att länsstyrelsen känner till detta.

11. Kan man överklaga länsstyrelsens beslut?

Svar: Absolut, du har alltid rätt att överklaga länsstyrelsens beslut. Ditt överklagande måste ha kommit in till länsstyrelsen inom tre veckor från det att du fick del av beslutet. Om överklagandet kommer in senare så kan det inte prövas, så det är viktigt att ha koll på tiden. I överklagandet ska du redogöra för varför du anser att länsstyrelsens beslut är felaktigt och hur du vill att beslutet ska ändras. Om detta inte tydligt framgår av överklagandet så kan det avslås. I de ärenden som har överklagats som jag har tagit del av så har förvaltningsrätten ofta gett länsstyrelsen rätt i sak, dvs. länsstyrelsens beslut har inte ändrats. I några domar har förvaltningsrätten dock ändrat sanktionsavgiftens storlek.

12. Hur lång tid tar det för länsstyrelsen att avgöra ärendet efter att jag skickar in underlag?

Svar: Handläggningstiden varierar mellan olika ärenden. Vi har sett att beslut kan komma efter några veckor i de fall underlagen är av mindre omfattning och enbart rör sig om någon sida i text eller då underlag saknas helt och hållet. I de ärenden där underlagen är omfattande så kan det dröja mer än ett år innan beslut meddelas. I Aspias fall tog länsstyrelsens handläggning av ärendet nästan fyra år.

13. Med erfarenhet från att ha hjälpt olika byråer – hur upplever ni att länsstyrelsens tillsyn fungerar?

Svar: Tillsynen tycker jag skapar en brådska hos byråer att få sina åtgärder på plats, vilket de annars inte skulle ha tagit sig tid till. Det är väl också själva syftet med tillsynen. Själva tillsynen rent praktiskt har jag inte hört några åsikter om utan det är sanktionsavgifternas storlek som rör upp känslor.

14. Är tillsynen lika för alla?

Svar: Tillsynen är tydlig och konkret för alla. Även om olika underlag begärs in i olika ärenden, så är det inom ramen för en tillsyn. Problemet är att inlämnade underlag inte bedöms på samma sätt i alla ärenden. Jag har sett att ett ärende kan bli avskrivet när det saknas vissa delar och att just dessa delar kan leda till att en brist anses föreligga i ett annat ärende. Detta är problematiskt och skulle behöva förklaras av länsstyrelsen.

15. Är det tillräckligt tydligt vad som krävs för att uppfylla kraven?

Svar: Läser man alla tillsynsärenden och länsstyrelsens bedömning så tycker jag att det är tydligt vad länsstyrelsen ser som brister, och därigenom vilka krav man behöver uppfylla.

Dan Håfström