Enligt statistik från IDUR får var femte anställd felaktig avsättning till sin pension. Analysen pekar på att det finns ett behov av förbättringar i både system och rutiner. I det arbetet spelar revisorer och rådgivare en viktig roll, menar de experter Balans har talat med.
IDUR har analyserat drygt 100 koncerner med mer än 350.000 anställda i Sverige sedan 2002. Resultatet av analyserna visar att var femte individ har betydande fel i sin pensionsavsättning. Cirka två tredjedelar av avvikelserna beror på att företagen betalar för mycket och en tredjedel på att de betalar för lite. Detta innebär i sin tur att företagens kostnader blir felaktigt höga eller att de anställda får alltför låg pensionsinbetalning.
Komplext område kräver specialistkunskap
− Eftersom tjänstepensionskostnaden många gånger är den näst största kostnaden i ett företag, i alla fall i tjänstemannaföretag, så borde alla företag vara intresserade av att veta att kostnaden är korrekt. Idag har de oftast ingen aning eftersom revisorerna inte kan kontrollera den delen på individnivå, säger Peter Lundgren på IDUR, som hjälper företag med att säkerställa att de följer sina pensionslöften till de anställda.
Han poängterar att felen i processen uppstår hos arbetsgivaren. Antingen i lönesystemet eller i hur företaget rapporterar in händelser. Det kan till exempel handla om att företaget inte rapporterar in bonus som enligt kollektivavtalet är pensionsgrundandande, anställda som slutat men som inte blivit avanmälda eller anställda som börjat och inte blivit inrapporterade.
− Att administrera tjänstepensioner är ett komplext område som kräver specialistkunskap och inte sällan hanteras detta som en liten del på löneavdelningen. Det enda sättet att säkerställa att kostnaden är korrekt är att gå igenom samtliga anställda på företaget. Inte göra stickprov utan verkligen analysera varje individ, säger Peter Lundgren.
Behöver förbättra system och rutiner
Anna Gustring Boman, expert på pensioner på PwC tycker inte att statistiken från IDUR är helt överraskande, men menar att den visar på att det finns ett stort behov av att se över både system och rutiner.
− Vi på PwC utför också granskningar av företags och organisationers rapportering av pensionsmedförande lön, där vi nästan alltid identifierar ett flertal avvikelser mot vad pensionsavtalet säger. Att var femte anställd påverkas är dock alarmerande och indikerar ett behov av förbättringar i system och rutiner hos många arbetsgivare, säger Anna Gustring Boman.
Varför är detta med pensionsinbetalningar så svårt och krångligt?
− För det första har vi reglerna för hur avsättning till pension ska ske som varierar beroende på pensionsplan, anställningsform och individuella överenskommelser, vilket gör att det kan vara svårt för arbetsgivare att hålla koll på alla regler. Sen har vi tekniska utmaningar där lönesystem och rapporteringsverktyg kan upplevas komplexa, och är lönearterna inte korrekt angivna eller om misstag sker vid inmatning av data kan detta leda till fel pensionsavsättning.
Revisorerna kan bli bättre
Joakim Söderin, auktoriserad revisor på Grant Thornton och ledamot i FAR:s Normgivningsgrupp för revision, tror inte att revisorerna anser att det är själva pensionsinbetalningarna som är det svåra, utan hur avtalen är utformade. Framför allt när det gäller de anställda som har individuella pensionsplaner och äldre som har haft små pensionsinbetalningar tidigare i sitt arbetsliv.
− Då kan det bli ganska stora betalningar mot slutet av arbetslivet. Det blir en komplexitet som nog inte granskas lika ingående som de inbetalningar som går via Alecta eller liknande där det finns både uträkningar och avräkningar att granska emot, säger Joakim Söderin.
Han menar att om revisorn går igenom och granskar rutinerna för hantering av pensionsavtalen mer ingående och påvisar både på över- och underbetalningar så gynnar det både företagen och de anställda på sikt.
− Vi som revisorer kan nog bli bättre där inser jag. Problemet är att de eventuella fel som kan uppkomma på dessa pensionsinbetalningar förmodligen inte blir väsentliga utifrån revisonen av de finansiella rapporterna. Då blir detta ett extra uppdrag och måste förankras med ledningen av bolagen.
Så kan revisorer och rådgivare bidra till korrekta pensioner
Anna Gustring Boman menar att rådgivare bör hjälpa företagare med val och implementering av lönesystem och rapporteringsverktyg som är anpassade för att hantera pensionsinbetalningar korrekt. En annan viktig sak är att erbjuda utbildning av personal och ledning om gällande regelverk och bästa praxis vilket kan minska risken för fel.
− Vi kan också granska företagets rutiner och system för pensionsinbetalningar och därigenom identifiera potentiella felkällor och föreslå förbättringar. Att löpande följa upp och stämma av pensionsinbetalningar, genom stickprov eller för samtliga anställda, kan bidra till att upptäcka och korrigera fel i ett tidigt skede.
Anna Gustring Bomans tips – så säkerställer du att pensionsavsättningarna blir rätt:
Kontinuerlig utbildning: Håll dig uppdaterad om ändringar i regelverk och kollektivavtal som påverkar pensionsinbetalningar.
Systemkontroller: Se till att företagets lönesystem och andra rapporteringsverktyg är korrekt konfigurerade och uppdaterade.
Dokumentation och rutiner: Hjälp företaget att skapa tydliga och väl dokumenterade rutiner för pensionsrapportering.
Regelbunden granskning: Utför regelbundna kontroller och avstämningar av pensionsinbetalningar för att upptäcka och korrigera avvikelser i tid.
Kristina Israelsson