Forskarna jämförde två revisionsbyråer i Finland. Byråerna var lika i alla avseenden, utom ett: En var hybrid och en fullt virtuell. Lär av exemplet för att göra ditt medvetna val.
Revisions- och redovisningsbranschen är en av de sektorer i näringslivet som berörs mest av digitaliseringen, och i teorin finns redan möjligheten att arbeta helt virtuellt i molnet. Ändå fortsätter de flesta byråer att erbjuda sina anställda fysiska arbetsplatser. En viktig anledning är att ledarskapet inte har hängt med i den snabba utvecklingen.
–Det har funnits en rädsla bland chefer och ledare för att produktiviteten skulle gå ner om man lät medarbetare arbeta på distans. Pandemin har visat oss att det inte är fallet, säger Aleksandre Asatiani, forskare vid Institutionen för tillämpad informationsteknologi vid Göteborgs Universitet.
Tillsammans med kollegan Esko Penttinen har han studerat skillnaderna mellan en hybrid och en helt virtuell revisions/redovisningsbyrå. Studien som genomfördes i Finland för fem år sedan har bara blivit mer aktuell. Nu tar allt fler organisationer ställning till var på skalan de ska lägga sig: full flex och helt virtuell eller hybrid med inslag av fysiska möten? Forskarna visar att de olika modellerna lämpar sig för olika arbetssätt.
Vad kan vi lära oss av studien?
–Poängen är inte att rekommendera den ena eller den andra modellen. Det viktigaste är att fundera på vilket sorts företag man vill vara och därefter kan man bestämma sig för om man vill ha ett resultatorienterat eller ett processorienterat arbetssätt, säger Aleksandre Asatiani.
Genom att jämföra två likvärdiga revisions/redovisningsbyråer kunde forskarna fördjupa kunskapen om vad som händer när man tar steget att bli fullt ut virtuell. Byråerna var lika stora, använde samma IT-system, hade liknande kunder och liknande arbetsuppgifter. De skilde sig egentligen bara på en enda punkt: graden av virtualitet.
Byråerna är anonymiserade i forskarnas rapport, men har fått de talande pseudonymerna Officecom och Virtcom. Officecom är en hybridbyrå som tillämpar en flexibel modell, medarbetarna kan arbeta hemifrån men har också ett kontor att gå till. Virtcom är en fullt ut digitaliserad byrå utan fysiskt kontor; det finns ett mötesrum för kundmöten men de anställda har inga fysiska arbetsplatser.
Ytterligare ett par skillnader tonar fram när forskarna studerar de två byråerna närmare. Officecoms medarbetare är yngre, medan Virtcoms är äldre och mer erfarna. Officecoms organisation är också mer traditionellt hierarkisk, medan Virtcoms beskrivs som platt men centralstyrd.
Officecom VS Virtcom | ||
|---|---|---|
Officecom | Virtcom | |
Organisationsstruktur | Vertikal hierarki | Platt men centralstyrd |
Teknikens roll | Komplement till fysiska möten | Substitut för fysiska möten |
Kommunikation | Flexibel kommunikationspolicy | Rigid kommunikationspolicy |
Arbetsflöde | Strukturerat, processorienterat | Flexibelt, resultatorienterat |
Vilka problem stöter organisationer på när de arbetar digitalt?
Medarbetarna på Officecom och Virtcom upplevde i huvudsak liknande problem med de punkter som listas ovan. Skillnaden mellan de två byråerna manifesterades i stället genom hur de hanterade problemen. I tabellen nedan tydliggörs skillnaderna mellan hybridbyrån och den virtuella byrån.
Vilka slutsatser kan byrå- och teamledare dra av studien?
Forskarna drar två huvudsakliga slutsatser. Den första handlar om vikten av ett resultatorienterat arbetssätt om man vill bli helt virtuell.
–Virtuella organisationer behöver vara mer agila och fokusera mer på resultatet, säger Aleksandre Asatiani.
Det fungerar bra när man som i exemplet med Virtcom har seniora och självgående medarbetare.
–Men det finns begränsningar även med det resultatorienterade förhållningssättet. Om byrån växer eller börjar arbeta med betydligt större kunder, då kan den processorienterade och team-baserade strukturen bli det bästa valet.
Den andra viktiga insikten är att man behöver ta ställning till om informations- och kommunikationsteknologi (ICT) ska vara ett komplement eller ett substitut till fysiska möten. Här fanns den största skillnaden mellan Officecom och Virtcom.
–Företagets strategi för internkommunikation kan vara ganska flexibel när man har ett kontor att falla tillbaka på. I en helt virtuell modell behöver man ha en väldigt rigid strategi för intern kommunikation och informationsdelning, säger Aleksandre Asatiani.
Utmaningar med att arbeta på distans
Forskarna har identifierat ett antal områden som innebär utmaningar när arbetet sker på distans.
Social och professionell isolering.
Upprätthålla och förmedla företagets kultur.
Svårigheter att organisera samarbetet.
Arbetssätt – ”balans i livet”.
Ha rätt IT-stöd och struktur.
Rakel Lennartsson