Digital inlämning

Digital inlämning av årsredovisning och revisionsberättelse, samt XBRL väcker många frågor. Nina Brede, Bolagsverket, och Björn Rydberg, XBRL-föreningen, reder ut begreppen.

Vad är XBRL och ”Standardiserad Verksamhetsrapportering” (SBR)?

Svar: BR: − XBRL är ett internationellt dataformat som är inriktat mot att kunna innehålla finansiell och annan verksamhetsdata som till exempel hållbarhetsinformation. Standarden är öppen för alla och gratis att använda. Standardiserad Verksamhetsrapportering (Standard Business Reporting – SBR) är ett koncept där öppna standards, exempelvis XBRL, används för digitaliserad verksamhetsinformation. Målsättning är att uppnå hög kvalitet, effektivitet och att öka tillgängligheten av information.

XBRL kan upplevas som tekniskt. Hur ska jag tänka?

Svar: BR: − XBRL är en av dessa omöjliga bokstavsförkortningar. Men du som användare behöver inte bry dig särskilt mycket om själva formatet. Det finns programvaror som stöd för att kunna skapa och läsa XBRL-filerna. I takt med att det skapas fler och fler rapporteringsströmmar som använder XBRL-teknik, både internationellt och nationellt, ser vi successivt en väldigt positiv utveckling av programvaror med innovation och ökad konkurrens. Detta är bra för användare i alla led.

Varför krångla till det, varför kan vi inte använda till exempel pdf för vår rapportering?

Svar: BR: − Egentligen är det inte krångligt. Den variant som används i bland annat den digitala inlämningen till Bolagsverket, iXBRL (inlineXBRL), är smart genom att den kombinerar presentation med en maskinläsbar del. Vi får med allt som pdf:en har i form av grafisk formgivning, samt gör data lättare att stämma av, jämföra och återanvända. Det är en mer framåtriktad och modern digitalisering för ändamålet. Sedan är det klart att än så länge är det lättare att skapa en pdf, och vi kommer att ha nytta av pdf-formatet också framåt.

Mitt program gör inte en komplett årsredovisning i XBRL-format. Det blir skillnad mot det undertecknade exemplaret. Är det okej?

Svar: NB: − På Bolagsverkets webb kan du se om din programvara stödjer digital inlämning av årsredovisning. Det spelar ingen roll hur årsredovisningen ser ut, bara innehållet är samma som i originalet. Det beror på att det är en avskrift som du skickar till Bolagsverket.

Jag får göra om årsredovisningen då den ska lämnas in till Bolagsverket, vissa fält är låsta. Varför går det inte att få som det underskrivna originalet?

Svar: NB: − Vissa programvaruleverantörer har låsta fält i sina bokslutsprogram. Du kan kolla detta med din programvaruleverantör. Bolagsverket vill ha en avskrift. Det betyder att det räcker att innehållet är detsamma, det behöver inte se likadant ut.

Revisionsberättelsen kommer in till det egna utrymmet efter att årsredovisningen laddats upp. Kan jag skriva under fastställelseintyget innan revisionsberättelsen är uppladdad?

Svar: NB: − Ja, det är möjligt, men företagaren får ett föreläggande om att revisionsberättelsen saknas. Möjligheten finns för de företagare som är ute i sista minuten, för att slippa förseningsavgift.

Jag laddar upp till eget utrymme innan underskrifterna finns. Dagen för fastställelse blir då satt till den dagen. Kan inte dagen för fastställelse i stället bli den dag som vi faktiskt skriver på fastställelseintyget?

Svar: NB: − Bolagsverket vill ha en avskrift av den årsredovisning och revisionsberättelse som stämman har fastställt. Styrelsen ska ha skrivit under årsredovisningen som lagts fram på stämman och problemet ska då inte kunna uppstå. Däremot kan du ladda upp årsredovisningen samma dag som stämman har hållits och då får du inte problemet som beskrivs ovan. Dagen för fastställelse är dagen då årsstämman hölls – det datumet väljer du själv och det ändras inte vid uppladdning av filen.

Vad händer om min kund inte skriver under fastställelseintyget efter att jag laddat upp årsredovisningen i eget utrymme? Hur länge ligger filen kvar där?

Svar: NB: − Företrädaren för företaget som ska skriva under fastställelseintyget har 21 dagar på sig. Det går ut två mejl med en påminnelse till företagaren att skriva under. En påminnelse kommer efter tre dagar och den andra påminnelsen efter 18 dagar. Efter 21 dagar tas årsredovisningen automatiskt bort och måste då laddas upp på nytt.

Går det att lämna in årsredovisningen digitalt, men revisionsberättelsen på papper?

Svar: NB: − Ja, men det är inget Bolagsverket rekommenderar. Då går det inte att följa årsredovisningen i den "digitala gången". Det krävs även att det finns en digital revisorspåteckning (avskrift) på den digitala årsredovisningen. Man kan alltså inte göra något manuellt tillägg eller underskrift i den digitala årsredovisningen. Årsredovisningen kan heller inte registreras maskinellt, vilket är en nackdel för företagaren som ofta vill få sin årsredovisning registrerad direkt.

Är det så att Bolagsverket godtar kopia av styrelsens underskrifter när de skickas in på papper, men måste ha original när de skickas in digitalt?

Svar: NB: − Det är samma krav. En årsredovisning inskickad som en XBRL-fil är en avskrift av originalet. Fastställelseintyget däremot ska undertecknas i original – digitalt via Bolagsverkets e-tjänst. Samma krav gäller när årsredovisningen skickas in på papper. Även då ska fastställelseintyget vara i original. Bolagsverket godtar avskrifter även av pappersårsredovisningar. Den som skriver under fastställelseintyget på papper intygar på samma sätt som i en digital handling att avskriften (inklusive styrelsens underskrifter) stämmer överens med originalet.

Kan jag se exempel på digitalt inlämnade årsredovisningar?

Svar: NB: − På taxonomier.se finns exempel på digitalt inlämnad årsredovisning, med eller utan revisionsberättelse, och fastställelseintyg, baserade på de svenska taxonomierna.

Kan företag som är i likvidation skicka in digitalt?

NB: − Ja, sedan 6 februari 2021 kan företag som är i likvidation skicka in sin årsredovisning digitalt.

Svenska XBRL föreningen har nyligen publicerat ett öppet brev till regeringen. Vad går det ut på?

Svar: BR: − För att få bättre förutsättningar för offentlig och privat sektor att lyckas med SBR-projekt, har föreningen XBRL Sweden genomfört ett samarbetsprojekt med syfte att beskriva hur offentliga digitaliseringsprojekt bör bedrivas. Vi sätter fingret på att myndigheter inte enbart kan använda sig av egen kunskap från utveckling av traditionella e-tjänster. Det krävs nya modeller för samverkan. Fler intressenter bör involveras tidigt och under hela utvecklingsprocessen, ett samskapande av tjänster i ett ekosystem mellan offentlig och privat sektor.

Charlotta Marténg