Vår nuvarande bokföringslag tillkom i slutet av 1990-talet och FAR har vid flera tillfällen påtalat för regeringen att det är hög tid att anpassa lagen till dagens förutsättningar i samhället. Nu är det äntligen dags.
30 april 2020 kom Kommittédirektivet (Dir. 2020:48) om ”Enklare regelverk för mikroföretagande och en modernare bokföringslag.” och redan 30 september 2020 ska utredaren, Kristina Alsér – ordförande i Tillväxtverket, redovisas sina slutsatser. Någon expertgrupp har i skrivandets stund, mitten av september, ännu inte tillsats. Om en sådan grupp kommer utses eller inte och om FAR får någon plats där, är ännu oklart. Ännu mer oklart är det vad som kan hinna avrapporteras till 30 september.
Vi kan glädjande notera att flera av de områden som vi påtalat behöver moderniseras och anpassas till teknikutvecklingen, våra nordiska grannar och en stor del av den övriga världen nu finns på agendan. Det gäller bland annat följande områden:
Digitalisera hanteringen av kvitton och fakturor. Som det är i dag så behöver kvittot sparas så som det kom företaget till del, det vill säga i sin ursprungliga form. Om du får ett papperskvitto måste detta underlag sparas viss tid även om du skannar/fotar underlaget som bevis på affärshändelsen. Detta innebär att du har det digitala kvittot i ditt redovisningssystem men måste ändå spara pappersdokumentet i tre år och det måste finnas en koppling (möjlighet att spåra) mellan det digital underlagen och ditt papperskvitto.
Nuvarande arkiveringsregler medför svårigheter att använda ny teknik. Globaliseringen har medfört att fler och fler företag i dag använder sig av en centraliserad redovisningsfunktion som är förlagd till en eller flera gemensamma serviceställen utomlands. Nuvarande regler som innebär att viss typ av verifikationer endast tillfälligt får förvaras utomlands försvårar detta upplägg, samt att servern inte hur som helst kan placeras i vilket land som helst.
En annan fråga vi ofta diskuterar med våra klienter är möjligheten att använda gemensamma verifikationsserier för en koncern. I dagsläget är det vår uppfattning att rättsläget är oklart och det är skönt att notera att utredaren fått uppdrag att utreda just den frågan samt om slutsatsen blir att det inte är möjligt enligt nuvarande bokföringslag, identifiera vilka justeringar som måste ske för att möjliggöra detta i framtiden.
Mycket av bokföringslagen ”andas” kontroll och då från framförallt myndigheter och närliggande områden till redovisning såsom skatt och moms. Frågan är då om det är redovisningslagstiftningen ska se till att möjliggöra annan typ av kontroll. Vi hoppas att utredaren fokuserar på att göra det enkelt för majoriteten, de som vill sköta sig. Den som vill hitta kryphål gör det ändå oavsett regelverk.
Det vi dock saknar i kommittédirektivet är en koppling till de affärssystem och redovisningsprogram som finns på marknaden. En stor del av dessa program har funktioner som gör att det är möjligt för användaren att låsa upp redan stängda perioder, det vill säga kravet på varaktighet i BFL går lätt att ”runda”. Det är väl egentligen detta som är det stora problemet, det vill säga om företagaren kan ändra i redovisningen när den vill, så spelar det ingen roll hur tuffa reglerna är i BFL.
Vi från FARs sida vill gärna få till en certifiering av affärssystem och redovisningsprogram på motsvarande sätt som vi har certifierade kassaregister i dag. För det är väl rimligt att den som köper ett redovisningsprogram ska kunna utgå ifrån att programmet i sig inte bryter mot grundläggande regler i BFL. Är det något som är viktigt så är det själva varaktigheten i bokföringen.
Nu kan vi bara hoppas att utredaren kommer fram med förslag som gör att vi får en modern BFL som speglar sin nutid det vill säga en lag som är lite mer 2020 helt enkelt.
Marcus Johansson, redovisningsspecialist på Aspia och ledamot i FARs Operativa grupp för Finansiell rapportering samt ledamot i RKRs expertgrupp
Pernilla Lundqvist, redovisningsspecialist på EY och ordförande i FARs Operativa grupp och Strategiska grupp för Finansiell rapportering