Ungefär en miljon företag tillämpar normgivning från Bokföringsnämnden (BFN). Normgivningen behandlar såväl den löpande bokföringen som upprättandet av årsbokslut, årsredovisning respektive koncernredovisning, med allt vad det innebär. I min roll har jag noterat att det är många företagare som har svårt att ta till sig de relativt komplicerade redovisningsreglerna. Samtidigt går digitaliseringen fort och nya bra tjänster växer fram. Ett sätt att förhålla sig till komplexa regler är att ta tillvara digitaliseringen snarare än att genomföra regelförenklingar med fokus på att ta bort regler.
BFN avser att inleda en utvärdering av K-regelverken. En av flera relevanta frågor i det sammanhanget är om digitaliseringen bör påverka redovisningsreglernas innehåll och utformning.
Digitaliseringen påverkar redovisningen på två sätt. Det ena gäller hur räkenskapsinformation upprättas, behandlas och sparas och det andra gäller hur den presenteras och sedan används av olika aktörer.
En naturlig utveckling är en ökad användning av obrutna digitala kedjor. Fakturor och annan räkenskapsinformation upprättas digitalt och behandlas i redovisningssystem med stöd av maskininlärning och automatkontering. Räkenskapsinformation lagras i molntjänster och distribuerade databaser. Finansiella rapporter sammanställs utifrån grunddata med stöd av taxonomier. Information sprids genom digital överföring eller genom att företagen gör uppgifter tillgängliga för användning av andra företag och myndigheter, exempelvis för investeringsanalys, automatiserad kreditgivning, statistik och beskattning. Flera initiativ av det här slaget pågår parallellt i Sverige, Norden och EU. Även den omstrukturering som sker inom redovisningsbranschen drivs delvis av att nya aktörer ser möjligheter att utveckla sitt tjänsteutbud genom digitalisering.
Vid en utveckling mot en allt högre grad av digitalisering kan det antas att den mänskliga handpåläggningen minskar och att olika regler och kontroller byggs in i system för upprättande och spridning av finansiell information och att den informationen behandlas automatiskt. Detta väcker frågor om en ökad standardisering av den finansiella informationen.
Givetvis kommer det att finnas behov av handpåläggning i form av bedömningar i samband med till exempel upprättande av års- och koncernredovisningar samt analys respektive rådgivning för det enskilda företaget. Komplexa verksamheter låter sig inte beskrivas i standardiserade format på ett sätt som ger tillräckligt underlag för att kunna fatta ekonomiska beslut. Vilken innebörd ett avtal har och hur företagens verksamhet kan presenteras på ett rättvisande sätt är bedömningsfrågor som är beroende av faktorer som inte kan automatiseras. Men delar av det som i dag görs manuellt kommer att automatiseras och byggas in i systemlösningar.
En utveckling där samma redovisningsinformation används på olika sätt utifrån mottagarens behov pågår alltså redan och som ett första steg genom möjligheten att lämna in årsredovisningen till Bolagsverket med stöd av iXBRL. De taxonomier som används vid rapporteringen grundar sig på BFNs normgivning. Som ett nästa steg kan man se en utveckling mot så kallad Standard Business Reporting. Syftet med den typen av digitala lösningar är att samma grunddata, som har en väl definierad betydelse och som härleds från redovisningsnormgivningen, kan användas och förädlas i syfte att presentera verksamheten utifrån olika informationsbehov (årsredovisning, statistik, tillsyn, beskattning etc.). Beroende på syftet med informationen kan det antas att den kommer att göras tillgänglig i närmare anslutning till den tidpunkt då det som ska redovisas har inträffat.
En särskild fråga är i vilken utsträckning olika skyddsintressen kan upprätthållas inom ramen för nya tekniska lösningar. Att den tekniska utvecklingen skapar tryck på förändring av både regler och arbetssätt aktualiserades redan år 1999 vid tillkomsten av nuvarande bokföringslag. En utgångspunkt var att lagen skulle vara teknikneutral. Även om denna utgångspunkt genomfördes i många delar fick den inte fullt genomslag. Möjligheten att använda ny teknik begränsades i vissa fall i syfte att upprätthålla olika skyddsintressen. Ett exempel är att bestämmelserna om plats och form för lagring av räkenskapsinformation delvis lämnades oförändrade för att säkerställa möjligheter till kontroll och brottsutredning.
Den tekniska utvecklingen och det internationella myndighetssamarbetet gör dock att de skyddsintressen som hittills har upprätthållits genom att begränsa möjligheten att använda ny teknik i allt högre grad kan tillgodoses på andra sätt. Ett exempel på det kan vara blockkedjetekniken, där information lagras i distribuerade databaser på ett sätt som inte går att ändra i efterhand. Ett annat exempel är EUs nya regler om det fria flödet av icke-personuppgifter som förbjuder nationella regler som kräver att uppgifter måste lagras eller hanteras i ett särskilt medlemsland.
Jag upplever att den tekniska utvecklingen väcker många frågor som behöver utredas och analyseras i den utvärdering av K-regelverken som planeras. En sådan fråga är om digitaliseringen gör att BFNs normgivning i högre grad bör beakta förutsättningarna för dem som skapar systemlösningar. En annan fråga är hur detta i så fall vägs mot behovet av att väsentlig information lyfts fram så att företagen kan presentera sin verksamhet på ett ändamålsenligt sätt som inte onödigt begränsas av att digitaliseringen i vissa fall ställer krav på standardisering. I detta sammanhang finns också behov av en önskvärd modernisering av bokföringslagen som bejakar den tekniska utvecklingen och skapar utrymme för en ändamålsenlig normgivning. Det finns anledning för lagstiftaren att överväga en skyndsam men begränsad ändring av bokföringslagens regler om arkivering som följs upp av en bredare översyn.?
Text: Stefan Pärlhem är kanslichef på Bokföringsnämnden