Bokföring vid kontantbetalning och betalning med kontokort är ett område som väcker en hel del funderingar. Balans har därför bett redovisningsspecialisterna Maria Albanese och Caisa Drefeldt besvara några konkreta frågeställningar.
1 Behöver en butikskedja skriva ut och arkivera alla z-dagrapporter (=tömningskvitton) i pappersform?
Svar: När ett företag använder ett kassaregister och ska upprätta en gemensam verifikation över dagens försäljning är det två uppgifter som ska ingå i den verifikationen. Den ena uppgiften är z-dagrapporten (tömningskvittot) från företagets kassaregister och den andra är kontrollremsorna eller journalminnena. Det finns inte något krav att z-dagrapporten ska skrivas ut på papper utan den kan tas fram och sparas i elektronisk form. Uppgifterna från ett kassaregister är räkenskapsinformation som företaget har upprättat själv och sådan ska sparas in den form som den är sammanställd, vilket innebär i den form som den presenteras i företagets egen bokföring. Företaget ska alltså självt ta ställning och välja om uppgifterna från kassaregistret ska presenteras i pappersform eller elektronisk form.
2 Hur ska samma butikskedja hantera journalminnen från de olika butikernas kassaregister?
Svar: Journalminnet innehåller uppgifter om den löpande registreringen i kassaregistret. Motsvarande uppgifter i pappersform kallas kontrollremsor. Precis som z-dagrapporten ska journalminnet eller kontrollremsan ingå i den gemensamma verifikationen. Såväl tömningskvittot som journalminnet/kontrollremsan är räkenskapsinformation som ska bevaras under hela den sjuåriga arkiveringstiden. Oavsett om ett företag har en eller flera butiker behöver företaget se till att journalminnena arkiveras på ett sådant sätt att de är tillgängliga och varaktiga under hela arkiveringstiden. Om delar av verifikationen är i pappersform och andra delar är i elektronisk form kan företaget antingen använda sig av en hänvisningsverifikation som visar var de olika delarna finns eller så kan företaget i sin systemdokumentation beskriva vilka delar i en viss sorts verifikation som finns på papper och vilka delar som finns i elektronisk form. En hänvisningsverifikation innebär att verifikationen innehåller information om var de uppgifter som ska finnas på verifikationen i stället finns.
Enligt bokföringslagen (BFL) ska räkenskapsinformationen vara lättåtkomlig och den ska sparas i ordnat skick och på ett överskådligt sätt. För företag som har flera olika sorters räkenskapsinformation innebär kravet att företaget måste upprätta en arkivplan som beskriver vad som arkiveras och var det arkiveras. För företag som har viss räkenskapsinformation i pappersform och annan i elektronisk form blir det ännu viktigare att beskriva hur räkenskapsinformationen arkiveras i en arkivplan. Kraven är uppställda utifrån att en extern granskare utan svårighet och inom skälig tid ska kunna hitta informationen och ta del av den. Ett företag som har fler butiker får beskriva hur journalminnena från de olika butikerna arkiveras, det vill säga om de arkiveras på ett och samma ställe eller om de arkiveras på olika ställen.
3 Vad gäller för BABS? Måste alla slippar för varje kunds köp arkiveras?
Svar: Om den gemensamma verifikationen innehåller försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel så ska det ingå en sammanställning över de försäljningarna i den gemensamma verifikationen. Sammanställningen visar företagets fordran på kontokortsföretaget och utgörs av de uppgifter som företaget skickar till kontokortsföretaget. Sammanställningen visar normalt inte alla uppgifter som ingår i köpnotorna (babskvittona) vilket gör att dessa också ska ingå i den gemensamma verifikationen och sparas. Köpnotorna kan vara i pappersform eller i elektronisk form.
Även här kan det bli aktuellt för företaget att använda en hänvisningsverifikation eller att i systemdokumentationen beskriva var de olika uppgifterna i den gemensamma verifikationen finns.
4 Hur gör man med verifikationsnumrering när en del verifikationer är i digital form och andra i pappersform? Är det OK att det blir ”brott” i nummerserien?
Svar: Kravet i BFL och BFN:s normgivning på att verifikationsnummerserierna ska vara i nummerordning och att det inte ska finnas några brott i serierna har sin grund i att det ska gå kontrollera fullständigheten i bokföringen det vill säga att en extern granskare ska kunna kontrollera att allt är med och att ingenting saknas
Företaget får självt välja hur det ska bygga upp sitt bokföringssystem och om och hur olika verifikationsnummerserier ska användas. Om vissa affärshändelser dokumenteras med verifikationer i pappersform och andra i digital form och dessa ingår i en och samma verifikationsnummerserie så behöver man titta på serien som helhet för att kunna se att det inte är något brott i serien. I ett sådant fall blir det extra viktigt att företaget i sin systemdokumentation och sin arkivplan har beskrivit hur bokföringssystemet är uppbyggt, på vilket sätt olika sorters verifikationer identifieras och var de sparas. Det kan i ett sådant fall vara lämpligt att lägga upp bokföringssystemet på så vis att två olika nummerserier används.
5 Vad jag har förstått måste man se över hur ekonomisystemet är uppbyggt så att det inte råder något tvivel om att informationen som finns i inlästa bankfiler (inbetalningsfiler och återrapporteringsfiler för utbetalningar) finns sparade i systemet. Vad gäller för andra transaktioner på bankkontoutdraget, som många ekonomisystem hämtar in med automatik från banken, till exempel ränta och avgifter som banken debiterar?
Svar: Ja, uppgifter i inbetalningsfiler och återrapporteringsfiler är räkenskapsinformation som är mottagna av företaget och som ska sparas. Eftersom de är mottagna i elektronisk form så ska de sparas i elektronisk form. Olika bokföringssystem har löst detta på olika sätt och rapporteringen ser också olika ut från olika banker, men varje företag behöver se till att uppgifterna sparas och att de uppgifter som en verifikation ska innehålla finns med.
När det gäller ränta och andra avgifter är det samma krav som gäller på dessa affärshändelser som för alla andra affärshändelser det vill säga verifikationen ska innehålla uppgift om när verifikationen upprättats, när affärshändelsen inträffat, vad affärshändelsen avser, vilket belopp som det gäller och vem som är motpart.
6 Enligt Bokföringslagen ska verifikationer arkiveras i den form som de mottas. Om de erhålls i pappersform men skannas in förstår jag det som att pappersfakturan/verifikationen ändå ska sparas några år. Min fråga är nu hur dessa pappersfakturor/verifikationer ska sparas. Ska de märkas med verifikationsnummer och sparas i nummerordning eller kan de sparas omärkta?
Svar: Enligt BFL ska räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan sparas i det skick som materialet hade när det kom till företaget. En leverantörsfaktura som kommer till företaget i pappersform ska därför sparas i pappersform. Men det finns en möjlighet i BFL att föra över information från en form till en annan form, exempelvis genom att skanna in en pappersfaktura, då överförs den från pappersform till elektronisk form.
Om företaget har överfört räkenskapsinformation från en form till en annan ska det ursprungliga materialet sparas i tre år. Det innebär att om företaget har fått en faktura på papper och skannat in den, så ska pappersfakturan sparas i tre år och därefter räcker det med att bara spara den skannade kopian de kvarvarande åren.
Så länge pappersfakturan finns kvar ska det gå att hitta den utifrån den inskannade kopian det vill säga sambandet ska kunna säkerställas. På samma sätt ska man utifrån papperskopian kunna hitta den skannade kopian och hur den är bokförd. BFN har i vägledningen om bokföring beskrivit att detta kan göras på olika sätt till exempel genom att numrera papperskopian och den skannade kopian. Ett annat sätt är att beskriva hur man hittar den ursprungliga papperskopian i företagets systemdokumentation. Det finns alltså inte något krav på att fakturorna ska märkas med verifikationsnumret om företaget kan säkerställa att sambandet mellan det ursprungliga pappret och den inskannade kopian kan följas på något annat sätt.
¹ Enligt 7 kap 6 § BFL får det ursprungliga materialet förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Pernilla Halling
Dagskassehantering
För ett företag som säljer sina varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot kontokort finns det regler kring att försäljningen ska registreras i ett kassaregister och det finns särskilda krav på de kassaregister som används. Förutom detta finns regler i bokföringslagen (BFL) och i Bokföringsnämndens (BFNs) normgivning om bokföring (BFNAR 2013:2 Bokföring) om vilka underlag som ska finnas i bokföringen.
Grundregeln i BFL är att varje affärshändelse, varje transaktion, ska bokföras för sig i en bokföringspost med en verifikation som underlag. Men sedan finns möjlighet att under vissa förutsättningar bokföra flera affärshändelser i en gemensam verifikation. Så är fallet när en butik bokför alla försäljningar under en dag med en gemensam verifikation utifrån de rapporter som tas fram med företagets kassaregister. I BFN:s vägledning om bokföring finns ett särskilt kapitel som behandlar gemensam verifikation. Där framgår under vilka förutsättningar som gemensam verifikation får användas och vilka uppgifter som ska finnas med i den gemensamma verifikationen.