Fakturaskanning: Branschen mogen för fakturaskanning

Glöm papper och pärmar. Nu är det skanning som gäller. Genom att dra nytta av tekniken sparas både tid och pengar.

Långt ifrån alla revisions- och redovisningsbyråer är där, men fler och fler har valt att ta steget och börja arbeta med elektroniska fakturor och fakturaskanning.

BIG 4 ligger steget före, men även små- och medelstora byråer tar nödvändiga kliv framåt.

BDO har skannat leverantörsfakturor i fyra-fem år och lanserade i september en kvittoapp till mobiltelefonen. EY har i sin tur nyligen sjösatt EY Access, en digital redovisningstjänst som samlar bokföring, kvitton och fakturor på ett och samma ställe.

Fakturaskanningen betalas av kunden, som i gengäld sparar mycket tid.

– Genom att skanna in leverantörsfakturorna får kunderna bättre kontroll. De kan koppla leverantörsfakturor till projekt på ett enkelt sätt. Sedan är systemet bra på att göra sammanräkningar, säger Max Blomqvist, byråchef på Maroni Redovisningsbyrå.

Maroni har skannat fakturor i flera år. Något som började med att byrån tog beslutet att digitalisera och därmed ta bort pappersanvändningen på kontoret. Sagt och gjort, pappersfakturor, kvitton och verifikationer är numera ett minne blott.

– Vi sparar också tid på att inte göra hela jobbet. När vi levererar leverantörsfakturor på det här sättet kan vi automatisera flödet. Vissa fakturor behöver vi alltså inte granska, utan ställer in processen på automatisering, tillägger Max Blomqvist.

Att komma igång med att skanna fakturor är lätt. Det säger samtliga byrårepresentanter Balans pratar med.

– Vi har förenklat mycket av uppstartsarbetet för fakturaskanning för att kunderna ska byta till digitala arbetssätt. Vi har även lagt mycket fokus på vår kvittohantering, där våra kunder enkelt kan hantera både digitala och traditionella kvittounderlag, säger Anne-Louise Hallin, ansvarig för Redovisning inom Financial Reporting Services, EY.

På BDO märker man av att branschen är mer mogen än tidigare att omfamna den digitala skanningsproceduren.

– När vi tar in en ny kund är det här vårt primära arbetssätt. Det är sällan vi möter motstånd, utan systemet med skanning är något kunderna normalt sett ser positivt på. Skanning av fakturor har funnits länge och egentligen är jag lite förvånad över att det inte har gått fortare. Men jag märker en väldig kraft just nu, tiden är mogen, säger Lars Lejdborg, auktoriserad redovisningskonsult och partner på BDO.

Allt glimrar dock inte som guld i den digitala snårskogen. I branschen råder även en viss osäkerhet – en del byråer har helt enkelt svårt att komma igång. Frågeställningar de brottas med är hur de ska implementera systemet i affärsmodellen och hur de ska ta betalt på ett vettigt sätt. Det menar Jan Söderqvist på Visma.

– Majoriteten av byråerna har små kunder och det kan vara svårt att hitta en effektiv modell. Det leder till att byråerna fortsätter ta emot pärmarna som de alltid har gjort. Men det är dags att tänka bort antal timmar och börja titta på sin affärsmodell. Byråerna behöver bli 100 procent digitala – det är det enda sättet, säger Jan Söderqvist och tillägger:

– Går man inte över till att jobba modernt kommer man att tappa personal och kunder. Både nu och på sikt. För vem kommer att vilja jobba för eller anlita en byrå som håller fast vid det gamla?

Sofia Hadjipetri Glantz och Charlotta Marténg