Digitalisering gav tillväxt

Maroni Redovisningsbyrå har gått från att vara en doldis med mindre kunder till en framgångsrik aktör i Handen utanför Stockholm. Hemligheten? En tidig satsning på digitalisering och hållbarhet.

I ett kontorskomplex i Handen utanför Stockholm, alldeles intill Södertörns högskola och pendeltåget, ligger Maroni redovisningsbyrå. En byrå som ligger långt framme, både när det gäller digitalisering och hållbarhetstänk. Två saker som enligt byråns grundare Marzena Blomqvist går hand i hand.

Byrån har de senaste åren vuxit både när det gäller kunder och medarbetare. Mycket av framgångarna bottnar i Marzena Blomqvists orädda inställning till förändring och automatisering. Hon var tidigt ute med att hoppa på tåget mot framtiden. Redan 2008 lät hon anlita en programmerare som skrev programmet Maroni Online, specifikt till byrån. Ett program som bygger på att materialet från kunderna hanteras digitalt, att återrapporteringen sker i form av pdf-filer och att kunderna kommer åt materialet i realtid.

I dag är sättet att tänka digitalt högaktuellt. Många byråer står i startgroparna inför det arbete som Maroni påbörjade för flera år sedan. Själva systemet Maroni Online har dock hunnit bli föråldrat och stängs ner i dagarna. I stället för att fortsätta att utveckla sitt eget program har Maroni valt att sammarbeta med en av de stora programvaruleverantörerna, som i stort kan möta byråns krav på digitala möjligheter.

– Det var ett stort steg för kunder och anställda att gå över och arbeta digitalt, men vi har enbart fått positiva reaktioner, redan från starten. Framför allt revisorerna vi samarbetar med har varit lyriska, och kunderna har också tyckt att det blivit bra. Många av våra kunder är yngre som driver mindre företag och de vill enkelt kunna komma åt sitt material i realtid, säger Marzena Blomqvist.

Kunderna upptäckte snabbt att den digitala utvecklingen underlättade för dem. Att byrån sedan länge slutat med papper, och i stället levererar rapporter, årsbokslut och annat på ett usb-minne är mycket uppskattat. Marzena Blomqvist menar att utvecklingen mot det digitala är den enda vägen att gå om man ska bli framgångsrik och kunna växa.

– Dessutom är det viktigt för att skapa en hållbar utveckling. För mig handlar hållbarhet om flera saker, inte bara miljön och att dra ner på till exempel pappersförbrukningen. Man måste tänka hållbart kring personalen och den sociala miljön också, säger hon.

Marzena Blomqvist förespråkar därför sådant som bra pensionsavsättningar, bra villkor i form av träningskort och frukt till personalen och kollektivavtal. Något hon också uppmanar sina kunder att tänka på.

– Det är självklart att jobba mot att kunna göra en hållbarhetsredovisning. Först för egen del på byrån, och sedan kunna erbjuda våra kunder det. Men även om man inte gör en separat hållbarhetsredovisning tycker jag att det är viktigt att i årsredovisningen och på andra sätt visa vad man gör för att jobba hållbart. Vi fick lite extra skjuts att sluta med papper eftersom vi expanderade och behövde mer utrymme, säger Marzena Blomqvist som i dag har sitt kontor i det rum som tidigare var förråd för papper och pärmar.

Maroni har funnits sedan 1989. När Marzena Blomqvist grundade byrån hade hon bott i Sverige i fem år. Den första tiden var tuff.

– Det var svårt att prata och skriva svenska, och jag funderade på vad jag skulle göra. Men så kom jag på att siffrorna är ju de samma, och jag hade tidigare arbetat på bank hemma i Polen. Så jag satte mig i skolbänken och utbildade mig till godkänd revisor. Men jag började arbeta som redovisningskonsult och trivdes väldigt bra med det, och när möjligheten att bli auktoriserad kom tog jag den, berättar hon.

En stor del av Maronis kundstock består av företag inom hälsobranschen, som sjukgymnaster och tandläkare. Men många polacker som driver företag i Sverige har också vänt sig till Maroni.

– Det finns så många förutfattade meningar kring polska företagare men de stämmer inte. De vill verkligen göra rätt men har inte alltid kunskapen kring vad som gäller, säger Marzena Blomqvist.

På Maroni försvinner språkbarriären i och med att flera anställda pratar både svenska och polska.

– Man måste förstå att de kommer från ett annat land där andra regler gäller. Det blir vårt jobb att hjälpa dem svara på frågor och komma med råd. I första hand handlar det kanske om rådgivning snarare än hjälp med bokföringen, säger Marzena Blomqvist.

Alla anställda arbetar enligt Reko och på byrån råder struktur och tydliga rutiner. Bakgrunden till det är att man för några år sedan tog beslutet att kvalitetssäkra sättet att jobba och skaffade en ISO-certifiering, ISO 9001:2008 genom DNV GL. Tanken var att sätta tydliga strukturer och rutiner, något som sedan förstärktes i och med att Reko implementerades i verksamheten. Det ledde fram till ett effektivare arbetssätt.

– Vi har checklistor och handlingsplaner för allt. Alla arbetar på exakt samma sätt med kunderna, från att det kommer in en ny kund som ska läggas upp i systemet. Alla våra organisationsplaner, planeringsdokument, kvalitetspolicys och checklistor ligger tillgängligt så att alla anställda kommer åt dem. Det ska vara enkelt, och det ska bli rätt från början, säger Max Blomqvist, byråchef.

Marzena Blomqvist konstaterar att man måste ha tålamod i den här typen av processer. Det tar tid att skapa struktur i arbetet och att implementera och koppla alla dokument till systemen. Kunder och personal ska också vara med på banan. Men det trägna arbetet har gett resultat. Från att ha varit en mindre redovisningsbyrå med inriktning främst mot små företag har byrån vuxit och lockar i dag även större kunder.

Charlotta Marténg