Arkivering – vad gäller?

I Balans nr 1/2016 skrev vi om den osäkerhet som råder i branschen kring arkivering av material utifrån momslagstiftningen och bokföringslagen. Vad gäller egentligen? När behöver originalkvitton sparas och när är det okej att bara ha kvitton digitalt? Nu svarar Maria Albanese, redovisningsspecialist på KPMG, och Markus Karlsson auktoriserad skatterådgivare med egna företaget Momsexperten, på ytterligare frågor som väcktes i samband med artikeln.

Vad är en affärshändelse?

Svar: Vad som är en affärshändelse definieras i bokföringslagen, 1 kap. 2 § första stycket p. 6. Där anges att en affärshändelse är alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden. Som exempel anges in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till eller uttag ur verksamheten av pengar, varor eller liknande. I Bokföringsnämndens allmänna råd om Bokföring BFNAR 2013:2 anges i punkt 1.4 att en inbetalning eller utbetalning som tagits emot respektive betalats ut för annans räkning också är en affärshändelse.

Ett företag sätter av interimsskuld i ett bokslut, till exempel förutbetalda intäkter. Denna interimsskuld ombokas sedan via automatbokningar mot intäkter året efter. Vilka krav ställer BFL på en sådan automatbaserad verifikation? Vad måste den innehålla?

Svar: För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. Men det ska också finnas verifikationer för alla bokföringsposter, det vill säga för varje enskild notering i företagets grundbokföring eller huvudbokföring (till exempel en periodisering av en intäkt genom en automatbokning). Bestämmelserna om vad en verifikation ska innehålla och formen på verifikationen är desamma oavsett om det rör sig om en verifikation till en affärshändelse eller till en bokföringspost. En automatbokning ska alltså innehålla alla de uppgifter som en verifikation ska innehålla.

De uppgifter som en verifikation ska innehålla kan finnas i flera olika handlingar. Det är dessa uppgifter som tillsammans ska göra det möjligt att identifiera och förstå bokföringsposten.

Bokföringslagen ger möjlighet att använda sig av hänvisningsverifikationer vilket innebär att i stället för att ange samtliga uppgifter på verifikationen så kan automatbokningen hänvisa till den ursprungliga verifikationen där uppgifterna och fördelningen av intäkten anges.

Återrapporteringsfiler och arkivering av dessa, vad gäller? Och vad händer med arkiveringen om man byter bank?

Svar: Det är alltid företaget som är ansvarigt för att arkivera räkenskapsmaterialet under hela arkiveringstiden. Vad som händer om företaget byter bank beror på hur avtalet med banken är utformat. Företaget kan alltid avtala med någon annan part om att den ska sköta arkiveringen men avtalet kan inte befria företaget från ansvaret att arkivera. Det är viktigt att företaget säkerställer att det har åtkomst till allt räkenskapsmaterial även om det byter bank, antingen genom att avtala med banken om åtkomst till räkenskapsmaterialet eller genom att företaget får räkenskapsmaterialet från banken.

Det kan ske transaktioner som man inte ens får någon fil för. Uppfyller de kraven enligt BFL?

Svar: Om företaget inte har tagit emot några uppgifter om en affärshändelse så ska företaget själv sammanställa en verifikation. Den verifikation som företaget sammanställer ska innehålla samtliga uppgifter som en verifikation ska innehålla.

Bolaget säljer affärslösningar där man vill spara allt som har med en affär att göra i ett mappsystem. Där lägger man avtal, kopia på kundfakturan men även originalet till leverantörsfakturan. Denna finns även inskannad. Kan man ha det så eller måste originalen sitta i en nummerserieordning rent fysiskt?

Svar: Bokföringslagen ger möjlighet att skanna en pappersfaktura. Pappersfakturan måste dock sparas under de första tre åren. I Bokföringsnämndens allmänna råd om Bokföring BFNAR 2013:2 anges i punkt 7.6 att sambandet mellan det ursprungliga materialet (pappret) och bokföringsposten ska kunna följas under hela den tid som det ursprungliga materialet finns kvar. Det kan företaget till exempel göra genom att ange ett nummer eller något annat identifieringstecken på det ursprungliga och på det nya materialet. Som ett alternativ kan företaget i stället i sin systemdokumentation beskriva hur det ursprungliga materialet kan hittas med ledning av det nya och tvärtom.

I det här fallet kan det ursprungliga materialet (leverantörsfakturan) läggas i mappen så länge det går att förstå sambandet, det vill säga utifrån den inskannade kopian i bokföringen ska man kunna hitta den ursprungliga leverantörsfakturan på papper och utifrån den ursprungliga leverantörsfakturan på papper ska man kunna hitta hur den blivit bokförd.

Efter att ha läst artikeln på sidan 20 i Balans nr 1/2016 avseende bokföringslagen, tolkar jag det som att det är okej att ta emot och arkivera kvitton digitalt när en anställd har gjort ett utlägg med privata medel så länge företagets policy anger att den processen är det som gäller för företaget i fråga. Sedan, när artikeln skiftar fokus till momsperspektivet, kommenterar Markus Karlsson att man är ute på farlig mark om man nöjer sig med ett foto av kvittot. Tolkar jag det rätt om det är så att utifrån bokföringslagen så är det alltså okej att arkivera digitalt, men att det rent momsmässigt är en chansning?

Svar: Ja. Att slänga kvittot är ur ett momsperspektiv en chansning. Jag hoppas att Skatteverket kommer med ett ställningstagande som klargör deras syn på frågan.