Byrån som vågade vända blicken inåt – ändrat perspektiv gav resultat

Kvalitetskontroll – ett laddat ord för vissa. Men hos Are i Stockholm pratar man hellre om kvalitetssäkring. Byrån har nyligen genomgått en kvalitetskontroll och rekommenderar alla sina branschkollegor att våga vända blicken inåt och granska sin egen verksamhet. Allt för att kunna utvecklas till det bättre.

Den första snön har börjat falla och skymningen lägger sig över Handen utanför Stockholm. Från Ares kontorsfönster syns sjön Rudan där fontänen nyligen stängts för vintern. I mötesrummet pryds väggarna av tavlor med örnmotiv.

Are står för administration och rådgivning för entreprenörer. Men det är också ett gammalt fornnordiskt namn som betyder örn.

– Örnen ser skarpt på långt håll och har samtidigt ett bra öga för detaljer. Det beskriver bra hur vi arbetar, säger Anne Areström, byråns grundare.

Efter en lång karriär inom revisions- och rådgivningsbranschen, med bakgrund bland annat på storbyrå, valde hon i september 2012 att köpa den byrå hon då jobbade på. Byrån fick med tiden namnet Are Stockholm AB. När Anne Areström tog över byrån var de totalt åtta anställda. Men efter ett år hade personalstyrkan vuxit till tolv, och ökade sedan till 15, för att sedan stabiliseras runt tio. Ett medvetet val av Anne Areström.

– När vi var så många som 15 insåg vi att det inte var vad vi ville. Därför tog vi beslutet att vara runt tio personer. Det är en lagom stor grupp, inte för liten och inte för stor. Dynamiken i gruppen blir väldigt bra, säger Anne Areström.

Precis som byråns namn antyder är rådgivningen i fokus. Och Anne och Göran Areström säger att de gladdes av FAR:s framtidsstudie Nyckeln till framtiden. Paret kände igen sig och kan konstatera att de kommit en bra bit på väg mot framtiden, med nya sätt att tänka kring affärsmodeller, automatisering och digitalisering

– Sedan ett år tillbaka är vi näst intill papperslösa. Vi jobbar själva i fortnox system men vår affärsidé bygger på att vi ska kunna jobba i de program som kunderna vill. Det betyder att om kunden arbetar i ett program som vi normalt inte arbetar i så lär vi oss programmet, säger Anne Areström.

Vägen mot det papperslösa kontoret har varit relativt problemfri. Are bestämde sig för att börja med sig själva och sedan bygga på med kunderna

– De som har varit mest på har fått börja, och de som har varit lite tveksamma har kunnat ta det i sitt eget tempo. Det har gått bra. I och med att vi började med att göra oss själva papperslösa har vi dessutom haft lätt att visa kunderna vad det innebär att arbeta utan papper, säger Monica Klintberg.

Hon är auktoriserad redovisningskonsult och rekryterades i somras till Are för att arbeta med utvecklingen mot det digitala kontoret.

– Kunderna och leverantörerna har varit nöjda. Men det handlar nog också om att vi har varit så positiva. När vi talar om utvecklingen i positiva ordalag smittar det av sig på kunderna, säger Anne Areström.

Samtidigt konstaterar hon att byrån sparat mycket tid när det gäller den egna administrationen. Det som tidigare upptog 40 procent av en heltidstjänst tar i dag i effektiv tid cirka tre dagar i månaden.

– Men när vi blir effektivare både internt och gentemot kunden ligger utmaningen i att hitta en fungerande prissättning. Allt fler efterfrågar fasta priser och då är det viktigt att man gör rätt beräkning när man sätter priset. Och att vi sedan kan visa kunden resultat, säger Anne Areström.

Effektivitet, tydliga rutiner och system hänger ihop. Nyligen genomgick Are en kvalitetskontroll och fick då ett kvitto på att de arbetar på rätt sätt. Men kvalitetskontrollen föregicks av blandade känslor. Göran Areström berättar att han, som många andra revisorer och redovisningskonsulter, inte känner sig helt bekväm med att vara den som blir granskad.

– Men även om det kändes lite olustigt i början tycker jag att kvalitetskontrollen var bra. Vi hade en bra kontrollant som hade kloka synpunkter, och det var bra att det kom en helt utomstående och tittade på det vi gör, säger Göran Areström.

Anne Areström konstaterar att det kan vara nyttigt att vända på perspektiven, att vara den som granskas i stället för den som granskar. Det gör att det blir lättare att förstå hur kunden kan uppleva vissa situationer.

Utöver Anne och Göran Areström samt Monika Klintberg arbetar ytterligare en auktoriserad redovisningskonsult på kontoret, Susanne Palycha. Alla fyra har tidigare genomgått kvalitetskontroller och upplever att det är skillnad på kontroll och kontroll. En kontroll utförd av Revisorsnämnden efter en omotiverad anmälan från en kund är något helt annat än FAR:s eller Srf:s kvalitetskontroller. Och även mellan de båda organisationerna skiljer sig kvalitetskontrollerna åt.

– Jag upplever att Srf:s kvalitetskontroll är mer uppdragskontrollerande medan FAR:s kvalitetskontroll är mer omfattande på ett positivt sätt, säger Anne Areström.

De är också överens om att alla som kvalitetskontrolleras bör se kontrollen som ett styrverktyg för att göra verksamheten bättre. Anne Areström betonar att Are tack vare kvalitetskontrollen förbättrat dokumentationen och rutinerna. Hon tycker också att det var bra att få lägga kundfokuset åt sidan och i stället vända blicken mot den egna verksamheten.

– Vi jobbar enligt Reko och de checklistor man ska ha. När allt rullar på har vi hela tiden kunden i fokus, men under perioden som kvalitetskontrollen pågick kunde vi växla från kundfokus till byråfokus och det var ett lyft, säger Anne Areström.

Monica Klintberg inflikar att kvalitetskontrollen egentligen borde kallas kvalitetssäkring eftersom det är just vad det handlar om.

– A och O är ju att se till att vi har rutiner för att löpande kvalitetssäkra och det är något vi arbetar med hela tiden. Vi har byggt upp egna rutiner för kvalitetssäkring och jag tycker heller inte att man ska vara rädd för att diskutera och bolla med andra byråer, säger hon.

Are:s tips till branschkollegor som ska genomgå en kvalitetskontroll är att börja förberedelserna i tid. Och att prata med någon annan som blivit kontrollerad för att få inblick i hur det går till. De rekommenderar också att man tar del av materialet som finns på FAR:s hemsida.

– Men framför allt, tänk på kvalitet och rutiner som något ständigt närvarande. Våga prioritera och kom ihåg att det lönar sig att våga släppa kundfokus för en stund och ha byråfokus, säger Anne Areström.

Charlotta Marténg