Inventering och värdering av varulager är ett av de största problemområdena inom revision. Beror det på slarv eller otydlighet? Och hur ska man tolka Revisorsnämndens senaste anvisningar? Balans reder ut begreppen tillsammans med ledamöter från FAR:s policygrupp för revision och en representant för Revisorsnämnden.
Brister i granskningen av varulager är en av de vanligast förekommande punkterna i Revisorsnämndens (RN) disciplinärenden, enligt ett examensarbete på Handelshögskolan vid Umeå universitet (Balans Fördjupning nr 4/2015).
Slarvas det med inventeringen av varulager?
– Ja, det måste man väl absolut säga, säger Helena Adrian, revisor på Adrian och Partners i Göteborg och ledamot i FAR:s policygrupp för revision.
– Jag tror i och för sig att det har blivit bättre så till vida att många har lärt sig att man måste åka ut och titta på varulagret. Men där tar det oftast stopp, säger Helena Adrian, och inskärper att en granskning inte är klar förrän man vet att också värderingen är riktig, vilket kräver flera steg (se faktaruta).
Mathias Byström, revisor på Revisorsnämnden, intygar den bild som ges i studenternas examensarbete.
– Det är en korrekt observation att varulager är ett område där vi ofta riktar kritik mot revisorn. Men oftast är det inte den enda punkten i ett disciplinärende, utan de revisorer som har fått kritik för bristfällig granskning av varulager har ofta fått kritik för annat också, säger han.
Mathias Byström har ingen uppfattning om huruvida revisorer generellt slarvar med lagerinventering. Däremot anser han inte att man kan säga att varulager generellt sett skulle vara en svårare post än vissa andra balansräkningsposter att revidera:
– Det går inte att säga rakt av att varulager är svårare än någonting annat, det beror helt på omständigheterna i det enskilda fallet och vilka andra poster man jämför med. Hur svårt det är att granska ett varulagers existens och värde beror på många faktorer. Jag har inget generellt svar på varför granskning av varulager är det område som ofta kritiseras, säger han och fortsätter:
– Man kan dock konstatera att i många bolag är varulagret en väsentlig post och dessutom inte sällan förknippat med förhöjda risker för fel som gör att revisorn har anledning att ägna varulagret särskild uppmärksamhet i granskningen, något som inte alltid är fallet.
När man talar med revisorerna i FAR:s policygrupp för revision framtonar en bild av att lagerinventering kan upplevas som både svårt och tidsödande.
– Jag tror helt enkelt att många revisorer upplever det som jobbigt, det tar lång tid och man kanske är rädd för att kunden inte ska vilja betala vad det faktiskt kostar att göra en bra inventering, säger Helena Adrian.
Björn Bäckvall, revisor på EY i Örebro och ledamot i FAR:s policygrupp för revision, tror att många revisorer bara ser lagerinventeringen som ett nödvändigt ont, i stället för att använda inventeringstillfället till att lära känna företagets verksamhet bättre.
– Vi kanske gör inventering tråkigare än det är. När man promenerar runt i ett lager eller en fabrik får man en bild av om det är ordning och reda. Man får tala med personer i företaget som man vanligtvis inte talar med och sammantaget ger det en ökad förståelse för verksamheten, säger han.
I maj i år fattade Revisorsnämndens tillsynsnämnd ett beslut (dnr 2014-187) som bland annat innehöll kritik för brister vid inventering av varulager och synpunkter på hur revisorn kunde ha agerat. I beslutet står det att: ”Revisorn måste vid en inventering bl.a. inhämta sådan information att han eller hon sedermera kan kontrollera att inventeringslistorna inte har manipulerats efter inventeringen. I ett litet företag är ett lämpligt sätt att skaffa sig den vissheten att revisorn tar med sig kopior av inventeringslistorna, medan revisorn i ett större företag kan skaffa sig samma visshet bl.a. genom att försäkra sig om att det finns en godtagbar intern kontroll som förhindrar manipulation.”
Skrivningen har föranlett viss diskussion i revisorskretsar, då många befarat att RN:s skrivning ”är ett lämpligt sätt” ska tolkas kategoriskt, som ett krav.
– Ordvalet ”är” i stället för ”kan vara” riskerar att uppfattas som ett krav på att revisorn alltid ska få med sig kopior av slutliga inventeringslistor, vilket jag personligen tycker är att gå lite för långt. Det går i normalfallet att få tillräckliga revisionsbevis ändå, säger Sten Eriksson, revisor på Folkesson i Uppsala och ledamot i FAR:s policygrupp för revision.
Björn Bäckvall instämmer:
– Jag saknar en diskussion om riskbedömning i Revisorsnämndens skrivningar. Farhågan är att ISA:s anvisningspunkter börjar uppfattas som krav och det går inte ihop med den grundläggande ansatsen i ISA.
Men Mathias Byström på Revisorsnämnden anser inte att myndighetens skrivning är kategorisk.
– Vårt syfte har inte varit att uttala oss kategoriskt och vi tycker inte heller att skrivningen är kategorisk. Att kunna fastställa att ett företags slutliga lagerredovisning korrekt avspeglar faktiska inventeringsresultat är ett krav enligt ISA. Anledningen till att vi ger två exempel på lämpliga sätt att göra detta är att vi vill ge efterfrågad service.
Revisorsnämnden har tidigare fått återkopplingen från branschen att inte bara utdela kritik utan också ge ledning i hur revisorn kunde ha gjort, vilket RN alltså tagit till sig.
Sten Eriksson håller med om att exempel kan fylla en funktion, men betonar att det viktiga är att revisorn förstår att det är riskanalys och kunskap om företaget och dess rutiner som styr vad som ska granskas och hur. Den som har syftet klart för sig kan välja granskningsansats utifrån företagets individuella förutsättningar och risker, menar han.
– Kravet att närvara har funnits ett antal år nu och det har nog blivit en normal rutin för revisorer att vara med vid inventeringen. Grunden till kravet är att existensen ska kollas, men en viktig aspekt att tänka på är varför och för vilka syften revisorn genomför besök vid lagerinventeringen. Det är inte enbart en kontrollräkning som behöver göras, utan viktigare är att kontrollera rutinerna kring inventeringen.
Rakel Lennartsson
FAKTA:
Lagerinventering
Lagerinventering regleras bland annat i ISA 501 och ISA 510. Vilka insatser revisorn gör styrs av väsentlighet och risk. Om ett varulager är väsentligt måste revisorn vara med vid lagerinventeringen. En gammal tumregel är att en post som motsvarar minst tio procent av ett företags omsättning är väsentlig, men bedömningen måste alltid göras från fall till fall och påverkas även av företagets ställning vid tidpunkten och vilka andra riskfaktorer som finns, det vill säga som del av en helhetsbedömning.
LAGERINVENTERING
Steg för steg
1 Förberedelse – information om bolagets rutiner inhämtas i god tid.
2 Planering – inventeringen planeras utifrån väsentlighet och risk.
3 Inventering av existens och skick – måste dokumenteras.
4 Granskning av värderingen – är prissättningen riktig?
5 Granskning av bokslutets siffror gentemot dokumentation från inventeringen.
ISA säger vad som ska göras, inte hur det ska göras. Revisorn kan använda sin kreativitet och måste tänka själv.
Helena Adrians kontrollfrågor vid lagerinventering
1 ”Hur vet jag att det existerar?”
2 ”Hur vet jag vad värdet är?”
Svårigheter
Avklippet. Hur hanterar man in- och utleveranser som sker vid och under inventeringen?
Inkurans. Hur hanterar man varulager som har förlorat i värde till följd av exempelvis teknikutveckling eller misskötsel?
Färdigställandegrad. Hur värderar man varor som är under tillverkning?
Dokumentation. I en metodik som bygger på revisorns professionella omdöme är dokumentation A och O. Se upp för tankeluckor. Förklara även vad du inte gör – och varför.
Nytt uppdrag. Vad krävs för att man ska kunna intyga att den ingående balansen för varulagret är rätt i den årsredovisning som man ska tillstyrka? Det är svårt att göra något åt inventeringen i efterhand, så det krävs andra åtgärder för att granska den ingående balansen.
Så kan du förbättra processen
Planering. Allting måste inte göras vid tiden för bokslutet. Granskning av processer och system kan med fördel ske under lågsäsong. Finns det lagerredovisningssystem handlar revisionen om att granska att dessa fungerar, snarare än att inventera på plats.
Ta hjälp. Är du ensam och utan assistenter kan du överväga alternativet att ta hjälp av en branschkollega. Geografiska skäl kan göra det lämpligt att ta hjälp av någon som befinner sig närmare. Ibland kan det också vara bra att se något genom ett par ”färska ögon”.
Använd din kreativitet. Finns det ingen kopieringsmaskin? Använd din telefon för att fota av inventeringslistorna. Finns det inga inventeringslistor? Gör egna anteckningar om väsentliga uppgifter. Det finns inga formaliakrav på dokumentationen – det viktiga är att du har ett underlag för din granskning.