Digitalisering frigör tid för kunderna

Digitalisering i alla ära, men en risk är att verksamheten blir opersonlig. Ludvig Grimlund, vd och delägare i redovisningsbyrån Win Win Ekonomi, är noga med att sätta relationen med kunderna främst. – Vi sparar mycket tid på digitalisering, men satsar på att lägga mer tid på dialog med kunderna för att stärka relationen, säger han.

Ungefär hundra år efter att Slakthusområdet i Stockholm invigdes finns inte många verksamheter relaterade till slakt kvar i området. Arkitekter, advokater, reklambyråer och en och annan livsmedelsverksamhet finns i fastigheterna. Och i ett kontor i ett av de gamla grindhusen ligger Win Win Ekonomi som startade 2011.

– Vi var tre konsulter som hade arbetat tillsammans på en byrå, men känt lite grann att vi slog i taket där så vi valde att starta eget, berättar Ludvig Grimlund.

Från början räckte ett rum i kontorslokalen, men när verksamheten växte fick företaget möjlighet att ta över hela lokalen. Dessutom har man sedan ett år tillbaka även ett kontor i Upplands Väsby, i Infra City.

– När vi startade byrån hade vi förstås en tillväxtambition, och det har gått bra. De två första åren växte vi 70 procent per år, och senast växte vi 30 procent. I dag är vi 15 heltidsanställda och två som arbetar extra, säger Ludvig Grimlund.

Ett av ledorden för företaget är närhet. Både när det gäller kunderna och personalen. Tanken är att vara en lokal aktör i Storstockholm. På kontoret i Väsby i norra delen av Stockholm arbetar de som bor i den delen av staden, och samma princip gäller kontoret söder om Stockholm city, i Slakthusområdet inte många hundra meter från Globen.

– För oss är det viktigt att våra anställda har nära till jobbet och att våra kunder har nära till oss. I stället för att ha ett stort kontor inne i city tycker vi det är bättre att ha två mindre kontor lokalt, säger Ludvig Grimlund.

På Win Win Ekonomi arbetar redovisningskonsulter och lönekonsulter, inga revisorer eller specialister. Fyra av redovisningskonsulterna är auktoriserade genom FAR och Win Win Ekonomi samarbetar med revisionsbyråer när det behövs en revisor.

– Våra redovisningskonsulter klarar själva det mesta som våra kunder efterfrågar. Blir frågorna mer komplexa har vi specialiserad expertis inom vårt nätverk som vi gärna tar hjälp av, säger Ludvig Grimlund.

Att expandera så snabbt som Win Win Ekonomi har gjort innebär utmaningar. Eftersom branschen bygger på förtroende krävs en hel del arbete när man öppnar ett nytt kontor på en ny ort.

– Vi har varit aktiva och bland annat jobbat med Väsby Promotion och deras nätverk och vi har satsat på att marknadsföra oss på olika sätt. Efter tolv månader på orten känner vi att det börjar ge resultat, säger Ludvig Grimlund.

Viktigt är också att få med sig personalen åt samma håll, och att skapa en gemensam företagskultur, trots att företaget rent fysiskt är fördelat på två kontor. Ludvig Grimlund talar mycket om vikten av delaktighet, en fråga företaget jobbar aktivt med.

– Personalen är våra bästa marknadsförare. Men för att de ska trivas måste de känna sig delaktiga i verksamheten. Som jag ser det är det de som berörs av besluten som ska vara med och fatta dem. Det finns en fara med att fastna i det gamla tänkandet att chefen alltid vet bäst och de anställda ska göra som han eller hon säger, då riskerar man att tappa glöden.

Ludvig Grimlund tar en kommande konferensresa som ett konkret exempel. I stället för att han som vd satte sig ner på kontoret och funderade på vad konferensen skulle innehålla lät han personalen på de båda kontoren ha var sitt möte för att fundera på vilka frågor de tyckte vara viktiga att lyfta. Sedan valde medarbetarna en representant från respektive kontor och tillsammans planerade dessa hela konferensen, utifrån en given budget. På så sätt blev personalen både delaktig och fick jobba tillsammans över kontorsgränserna.

– Personalen vet minst lika väl som jag vad som behövs här och nu så varför skulle bara jag bestämma, säger Ludvig Grimlund.

Redovisningsbranschen är en bransch i förändring, och det går snabbt. Bokföringsprogram, som blir allt enklare för kunderna att hantera, gör att efterfrågan på rena bokföringstjänster minskar och i stället blir redovisningskonsultens roll allt mer rådgivande. En spännande utveckling som inte går att stoppa, konstaterar Ludvig Grimlund och tillägger att det i ett sådant här skede är viktigt att ha rätt personer anställda för att möta utvecklingen.

– När vi rekryterar ser vi mer till vilka egenskaper och vilken potential någon har än det faktiska cv:t. I framtiden kommer det bli ännu viktigare att vara vass inom ett visst område och ta eget ansvar. Det kommer inte att räcka att bara ”gilla ordning och reda” och ha erfarenhet inom området.

Framför allt har Win Win Ekonomi märkt av en förändring det senaste året. Över femtio procent av kundernas förfrågningar om att få hjälp handlar nu om enskilda delar som bokslut eller årsredovisningar. Inte om löpande bokföring. Det hanterar många själva med hjälp av program.

– Vi leder inte den digitala utvecklingen men vi sätter stor stolthet i att vara programoberoende och kan arbeta i vilket program som helst. Bland annat är vi störst i Stockholm på antal certifierade konsulter i Speedledger, säger Ludvig Grimlund.

I stället för att oroas över att papperskvitton är på väg att försvinna ser Win Win Ekonomi affärsmöjligheter. Digitaliseringen frigör tid till mer kommunikation, och kanske framför allt mer väsentlig kommunikation med kunden.

– Digitaliseringen gör dock att branschen riskerar att bli opersonlig och det tror jag är en fara. Vi är noga med att sätta relationen främst. Vi tror på närheten till kunden och att man utan starka relationer lätt tappar sina kunder, säger Ludvig Grimlund.

Rätt person på rätt plats, och en möjlighet för kunden att få prata med den som faktiskt utför arbetet är en av faktorerna bakom framgångarna. Kunderna består, som för många byråer i Stockholm, till stor del av tjänsteföretag. Men unikt för Win Win Ekonomi är att de även har en stor internationell prägel. Framför allt har redovisningsbyrån inriktat sig mot Finland, där de byggt upp en stor kundkrets. På företagets hemsida finns även möjlighet att läsa texten på finska.

– Det är lite annorlunda för en byrå i vår storlek att ha en stor del av kunderna i andra länder. Vi har ett bra samarbete med svensk-finska handelskammaren och med Rantalainen, en redovisningsbyrå i Finland med över 400 anställda. Det har gjort att vi har fått många kunder, framför allt svenska dotterbolag till finländska moderbolag som har velat satsa mot Sverige, säger Ludvig Grimlund.

Att Sverige i större utsträckning blivit mer attraktivt för finländska företag beror bland annat på situationen i Ryssland. En osäker rysk marknad och skakig valuta gör Sverige till ett bra land att investera i.

– En av våra delägare, Ulla Cederlund, är finska och tack vare henne har vi också kunnat bygga upp den här marknaden. Vi skulle kunna och vill satsa ännu mer, men det är svårt att hitta redovisningskonsulter som pratar finska, så det är något som vi söker efter med ljus och lykta, säger Ludvig Grimlund.

Någon bortre gräns för hur mycket Win Win Ekonomi kan växa vill Ludvig Grimlund inte sätta. Och han konstaterar att det finns plats för ytterligare anställda, framför allt i lokalerna i Väsby. Men det är viktigt att hitta balansen där byrån fortfarande inte upplevs som större än att både kunder och anställda upplever att de blir sedda. Återigen, närheten och relationerna är det viktigaste för Win Win Ekonomi.

Charlotta Marteng