Kvalitetskontroll

1 URVAL GÖRS

På våren gör FAR:s kvalitetssekretariat ett urval av vilka som ska kontrolleras. Huvudregeln är att alla ska kontrolleras vart sjätte år. Kontrollerna sker sedan på hösten.

2 KONTROLLANTERNA FÅR VETA VILKA DE SKA KONTROLLERA

Om kontrollanten bedömer att det föreligger jäv i något ärende ska detta meddelas till kvalitetssekretariatet.

3 INFORMATIONSBREV TILL DEN SOM SKA KONTROLLERAS

Före sommaren får alla som ska kontrolleras ett brev där det framgår vem som blivit utsedd till kontrollant. Om du som ska kontrolleras bedömer att det föreligger jäv ska du meddela detta till kvalitetssekretariatet. Kontrollantens arvode och kostnader betalas alltid av det företag där den kontrollerade är anställd. Kontrollanten ska underteckna en uppdragsbekräftelse och denna ska godkännas av företaget. Det för att säkerställa att uppdraget kan utföras enligt de krav som kvalitetsnämnden ställer.

4 KVALITETSKONTROLLEN GENOMFÖRS

Kontrollen genomförs någon gång under perioden 1 september–31 december.

5 RAPPORTERING TILL KONTROLLERAD

När kontrollen är utförd sammanställer kontrollanten en rapport som skickas till företagsledningen för det kontrollerade företaget, som har två veckor på sig att lämna synpunkter. Sedan skickar kontrollanten rapporten och kontrollmaterialet till kvalitetssekretariatet.

6 FAR:S KVALITETSSEKRETARIAT BEREDER ÄRENDET

Vid behov kan kvalitetssekretariatet återkomma till kontrollanten eller till den som blivit kontrollerad för kompletterande frågor.

7 KVALITETSNÄMNDEN FATTAR BESLUT

Nämnden behandlar kontrollärenden vid sina sammanträden i den takt de kommer in till kvalitetssekretariatet och blir klara för beslut. Kvalitetsnämnden kan även besluta om en kompletterande kontroll. Om kompletterande information behövs bordläggs ärendet till nästa sammanträde.

8 BESLUTSBREV TILL DEN SOM KONTROLLERATS

Kvalitetssekretariatet skickar efter nämndens sammanträde ut ett brev med information om kvalitetsnämndens beslut.

Eva Skarner,

kvalitetskontrollant revisorer

Kvalitetsfrågor har alltid legat Eva Skarner varmt om hjärtat. Redan när hon själv blev kvalitetskontrollerad första gången bestämde hon sig för att bli kvalitetskontrollant på Mazars.

Eva Skarner, auktoriserad revisor, arbetar sedan många år som kvalitetskontrollant inom FAR, både med enskilda kontroller och med systemkontroller, samt externt för Revisorsnämnden (RN). Uppdragen ser hon som spännande, utvecklande och lärorika.

– När jag blev kvalitetskontrollerad första gången upplevde jag att jag fick mycket bra hjälp och vägledning. Det har sedan dess varit min drivkraft, att hjälpa andra på samma sätt som jag blev hjälpt, berättar hon.

Eva Skarner vill att det är just så kvalitetskontrollen ska upplevas, som en hjälp och kvalitetssäkring, inte som något obehagligt måste. Hon strävar efter att dela med sig av sin kunskap och vara lyhörd för vad revisorn behöver hjälp och stöd med.

– Det är vanligt att revisionsbyråerna som jag har utfört kvalitetskontroll hos önskar att jag kommer tillbaka som konsult med jämna mellanrum efter att kontrollärendet är avslutat. Det kan röra sig om utbildning eller att jag deltar i byråns egen ISOC1-övervakning genom att utföra så kallade inspektioner. Det är extra roligt för då känner jag att revisorerna har haft nytta av mina synpunkter och rekommendationer, säger Eva Skarner.

De allra flesta som blir kvalitetskontrollerade är väl förberedda och införstådda med vad kvalitetskontrollen handlar om. Mycket tack vare de checklistor och manualer som finns att tillgå på far.se.

– På FAR:s webb finns allt man behöver veta inför kontrollen och det är en bra förberedelse att gå in där och kontrollera så att man har det man behöver samt uppfyller alla krav, säger Eva Skarner.

Eva Skarner påpekar också att ett bra sätt att utveckla sig själv och sina medarbetare är att göra egna kvalitetskontroller utifrån FAR:s checklistor för uppdragskontroll med jämna mellanrum. Ett smidigt sätt att ge de medarbetare som utfört revisionen bra och strukturerad feedback.

– I slutändan handlar allt om att upprätthålla revisionsbranschens förtroende gentemot omvärlden. Därför är det viktigt att FAR:s kvalitetskontroll är en självklar del av den enskilde revisorns kvalitetssäkring, säger Eva Skarner.

Kjell Karlmark,

auktoriserad revisor

Den första kvalitetskontrollen var ett lyft för Kjell Karlmark och hans byrå. Så har det fortsatt sedan dess. Varje kvalitetskontroll har tillfört något.

Kjell Karlmark driver Karlmarks Revisionsbyrå i Motala och började i branschen 1986. För 15 år sedan blev han kvalitetskontrollerad för första gången, efter att själv ha anmält att han ville bli kvalitetskontrollerad.

– Jag tänkte att kvalitetskontrollen var ett sätt för mig att verkligen se att jag arbetar på rätt sätt, säger han och medger att den första granskningen ändå var lite nervös trots att den skedde på eget initiativ.

Men nervositeten fanns där i onödan. Kjell Karlmark beskriver hur kvalitetskontrollen den gången, och alla gånger där efter, varit till hjälp för verksamheten. Varje granskning har gett honom ett kvitto på att han är på rätt väg.

– Kontrollanten har gett mig synpunkter på hur jag jobbar och visat på vad jag behöver förbättra, på så sätt har jag kunnat utveckla min byrå, säger han.

Kjell Karlmark råder alla som står inför att bli granskade att verkligen dra nytta av kvalitetskontrollantens kunskaper. Se kvalitetsgranskningen som ett utbildningstillfälle och något som görs för att lyfta din verksamhet framhåller han.

Han konstaterar också ödmjukt att alla gör fel någon gång ibland, men att man genom kvalitetskontrollen får en chans att rätta till felen på ett positivt sätt.

– Jag tycker faktiskt att man ska bli glad när man står inför en kvalitetskontroll. Här får man en chans att på ett vettigt sätt få bra rådgivning och styra upp sitt sätt att jobba de närmaste åren, säger han.

Helen Hellström,

auktoriserad redovisningskonsult

– Kvalitetskontrollen är ett bra kvitto på att jag gör rätt.

Helen Hellström, ser kvalitetskontrollen som ett verktyg att förbättra sin verksamhet.

Sedan drygt ett och ett halvt år tillbaka driver Helen Hellström egna byrån Habacus i Sundsvall. Hon arbetade tidigare ensam men har nu anställt en före detta kollega och tillsammans arbetar de främst med mindre kunder. En kortare tid efter att hon startat eget blev hon kvalitetsgranskad.

– När jag fick beskedet att jag skulle granskas valde jag att förbereda mig genom att använda mig av det material som finns på FAR:s webb. Där ligger checklistor, manualer och mycket bra information om vad man bör tänka på inför granskningen, säger Helen Hellström.

Redan från första kontakten med kvalitetskontrollanten upplevde hon kontrollen som positiv. Hon var heller inte särskilt nervös utan kände att hon hade en bra grund att stå på efter att tidigare ha jobbat på en stor byrå.

– För mig är kvalitetskontrollen en bekräftelse på att all tid jag lägger ner på mitt jobb gör nytta. Jag upplevde det som mycket positivt att få en hel dag med en som ser vad jag gör och samtidigt kan ge mig tips och råd, säger hon.

Helen Hellström förmedlar gärna sin positiva känsla av kvalitetskontrollen och hoppas att alla som står inför att bli granskade passar på att se det som en förmån.

– När kvalitetskontrollanten kommer tänker jag att han eller hon är här för att hjälpa mig och mitt företag att utvecklas på bästa sätt. För mig blev det en form av utbildningsdag då jag fick chansen att gå igenom mitt arbete och en möjlighet att göra min verksamhet ännu bättre, säger hon.

Susanne Sahlman,

kvalitetskontrollant auktoriserade redovisningskonsulter

Läs checklistorna – det är det absolut bästa sättet att förbereda sig. Det menar Susanne Sahlman, kvalitetskontrollant inom FAR.

Genom att vara väl förberedd inför kvalitetskontrollen kan många vanliga fallgropar undvikas. Susanne Sahlman arbetar på Tre Revisorer i Helsingborg och har varit kvalitetskontrollant inom FAR sedan den obligatoriska kvalitetskontrollen av auktoriserade redovisningskonsulter startade. För henne handlar det om att stärka medlemmarnas yrkesroll, men även att hålla sig själv uppdaterad.

– Jag arbetade tidigare som revisorsassistent på en byrå där den som ägde byrån var kvalitetskontrollant för revisorerna. Jag märkte att man som kontrollant håller sig uppdaterad och att det ger mycket för den egna utvecklingen. Det är kul och intressant att se hur andra löser olika saker, man kan göra rätt men ändå göra på olika sätt, säger hon.

Inför kvalitetskontrollen är det inte ovanligt att den som ska granskas känner viss nervositet. Susanne Sahlmans erfarenhet är att det varierar en del beroende på om den auktoriserade redovisningskonsulten arbetar på en stor eller liten byrå.

– Många som arbetar eller har arbetat på en större byrå är ofta trygga och har bra rutiner. Är man ensam eller arbetar på en liten byrå kanske man känner sig lite skärrad och är osäker på om rutinerna man har är tillräckliga, säger hon.

Det är vanligt att man oroar sig i onödan. Susanne Sahlman säger att blir man underkänd i första kontrollen är det ingen katastrof. Det blir visserligen en extra kostnad för omkontroll, men då har man också fått reda på vilka saker som måste förbättras och ofta blir omkontrollen begränsad. Är man villig att ta till sig förbättringsförslagen så blir det i regel inga problem vid omkontrollen.

Det allra bästa inför kvalitetskontrollen är om den som ska kontrolleras tar sig tid att gå in på FAR:s webb och tittar igenom alla checklistor som ligger där. Många tror att kvalitetskontrollen handlar om att vi ska titta igenom kundernas papper, men så är det ju inte. Läser man checklistorna får man en bra inblick i vad kvalitetskontrollen går ut på, så det rekommenderar jag alla att göra, säger Susanne Sahlman.

Vanliga fel som upptäcks under kontrollerna rör brister i den egna dokumentationen. Exempelvis kan ett bokslut vara väl dokumenterat, men det saknas dokumentation om hur själva arbetet har utförts.

– Man måste komma ihåg att de krav som ställs kring dokumentation till stor del handlar om att skydda redovisningskonsulten. Många missar dokumentationen, men den är verkligen viktig, säger Susanne Sahlman.