Effektivare revision med Apta – en fördel för både kunder och medarbetare

På revisonsbyrån R3 är man inne på tredje säsongen med Apta. Efter att ha tagit sig över tröskeln i början känner medarbetarna att arbetet blir både effektivare och smidigare.

– Vi har hittat stora fördelar med Apta, både för oss och för kunderna, säger Christina Kallin, byråchef och auktoriserad revisor på R3.

I charmiga lokaler på Riddargatan på Östermalm i Stockholm håller revisionsbyrån R3 till. Kontoret ligger på fjärde våningen med utsikt över takåsarna. R3 i Stockholm grundades redan 1987, under namnet Lindahl och Nordgaard Revisionsbyrå AB. Namnbytet skedde under tidigt 1990-tal och byrån har i dag 21 medarbetare i Stockholm och ett kontor i Göteborg med 13 anställda.

– Det är många som frågar vad namnet R3 står för, men det finns egentligen ingen klar betydelse. R:et står för revision och rådgivning och 3:an kan symbolisera lyckotalet tre. Tanken är att det ska ge goda associationer, säger Christina Kallin.

På R3 kommer uttrycket ”högt i tak” verkligen till sin rätt. Dels i lokalen i Stockholm där takhöjden på vissa ställen är imponerande, dels bland personalen. Organisationen är platt, och stämningen mellan kollegorna god. Personalstyrkan är relativt ung, och för ungefär ett och ett halvt år sedan gjordes en stor rekryteringssatsning.

– Trots att vi inte är en av de stora byråerna har vi haft lätt att rekrytera. Visst söker sig många till de stora, men alla vill ju inte vara där. En fördel med att vara på en mindre byrå är att man får vara med från ax till limpa. Vi jobbar med frihet under ansvar, och ställer visserligen höga krav men alla finns här för varandra och samarbetet är mycket bra, säger Fredrik Lundberg, auktoriserad revisor och med i R3:s kvalitetsgrupp.

På R3 i Stockholm arbetar enbart revisorer och assistenter. I stället för att ha egna specialister och redovisningskonsulter har man valt att arbeta med nätverk. På så sätt kan man alltid erbjuda kunden exakt den kompetens han eller hon efterfrågar. Framför allt vänder man sig till ägarledda fåmansbolag, spridda över alla branscher.

– Vi har ett utpräglat kundfokus och har satsat på att skapa långa och nära relationer till våra kunder. Kunden ska känna att han eller hon kan prata med oss och lyfta alla frågor utan problem, säger Christina Kallin.

– Att arbeta med nätverk i stället för att ha flera olika kompetenser anställda på byrån är ett val vi har gjort eftersom vi känner att det blir bättre för kunden. Vi är generalister, och kan bedöma när det finns behov av en specialist. Eftersom vi har varit länge i branschen har vi ett bra nätverk. Vårt fokus är alltid: vad är bäst för kunden?, fortsätter hon.

Utöver ett brett nätverk i Sverige har R3 även ett nätverk utomlands, då byrån är medlem i PrimeGlobal. Att ha tillgång till ett internationellt nätverk är en förutsättning i dag när flera av kunderna är verksamma både i Sverige och utomlands. Dessutom känner Christina Kallin och Fredrik Lundberg att det är en förtroendefråga gentemot kunden.

– När vi har en kund som behöver hjälp utomlands är det viktigt för oss att veta att byrån vi rekommenderar håller god kvalitet, säger Christina Kallin.

Eftersom R3 i Stockholm är en renodlad revisionsbyrå påverkades byrån när den frivilliga revisionen infördes. Men förändringen var till det bättre anser Christina Kallin och Fredrik Lundberg.

– Vi märkte en liten förändring, det blev ett litet tapp av kunder i samband med att revisionsplikten förändrades. Samtidigt har vi styrt om vår verksamhet och fått en del större revisionsuppdrag i stället och förändrat kundstocken, säger Christina Kallin.

– Jag upplever att kunderna har blivit mer intresserade, och vi har fyllt på med nya kunder som verkligen har behov av revision. I och med den förändrade revisionsplikten har kunderna fått större förståelse för vårt arbete, och det har varit hälsosamt för byrån, säger Fredrik Lundberg.

Förändringar hör till vardagen för en revisor, och utmaningen ligger i att möta dessa och anpassa sig till dem på bästa möjliga sätt. En av förändringarna som infördes för några år sedan är Apta – en revisionsmetodik som i dag är en del av R3:s sätt att arbeta.

– I början fanns det en tröskel för oss att ta sig över, men nu har vi landat. Man måste helt enkelt gilla förändringar. Detta är tredje säsongen som vi använder Apta och revisionen har blivit effektivare. Egentligen är det först nu vi har hittat de stora fördelarna med Apta. Nu ser vi snabbt vad som behöver göras, och även om vi gör mer i dag än tidigare så går det snabbare. Dessutom vet vi att när vi följer Apta så följer vi även ISA, säger Fredrik Lundberg.

Alla anställda följer Apta, och att få alla att arbeta efter metodiken var inte något större problem. Inställningen bland medarbetarna på byrån är att Apta ska vara till en fördel, och inte något att streta emot.

– Visst, det krävdes ett stort engångsarbete i början, men det har varit värt det. Nu gillar vi Apta, och metodiken tvingar oss att börja i rätt ände och utvecklar vår analysförmåga vilket är positivt. Apta handlar inte bara om att fylla i checklistor och följa en mall. Med Apta kan vi ta ett steg tillbaka och få en helt annan översyn, säger Fredrik Lundberg.

Det är inte bara revisorerna och assistenterna som märker fördelar med Apta. Även för kunden har arbetssättet betydelse. Genom att använda sig av Apta kan revisorerna lyfta fram exempelvis risker på ett bra sätt och få till en god dialog.

– Kunden får en helt annan nytta av oss revisorer när vi använder Apta i vårt arbete, säger Fredrik Lundberg.

Charlotta Marténg