Fördjupning: Bolagsstyrningsrapport enligt de nya reglerna

Under våren 2011 ska de flesta börsbolag för första gången avge en bolagsstyrningsrapport enligt de nya regler i 6:6–9 ÅRL som trädde i kraft 1 mars 2009. Bestämmelserna har delvis ersatt motsvarande bestämmelser i Svensk kod för bolagsstyrning, men kodens regler spelar fortfarande in på rapportens utformning. I denna artikel redogör Anders Hult och Carl Svernlöv för vissa praktiska frågor kring bolagsstyrningsrapporten och dess innehåll. I Balans nummer 12 kommer de att ge exempel på hur rapporten kan skrivas enligt de nya reglerna.

Enligt 6 kapitlet, 6 § ÅRL ska förvaltningsberättelsen för aktiebolag vars aktier, teckningsoptioner eller skuldebrev är upptagna till handel på en reglerad marknad (aktiemarknadsbolag) innehålla en bolagsstyrningsrapport. Det följer av 9 kapitlet, 31 § ABL att revisorn i de fallen ska uttala sig i revisionsberättelsen om att rapporten har upprättats och om uppgifternas förenlighet med årsredovisningens övriga delar.

Alternativt får aktiemarknadsbolag med stöd av 6 kapitlet, 8 § ÅRL välja att i stället upprätta en från årsredovisningen skild bolagsstyrningsrapport. Kraven på rapportens innehåll är de samma i båda fallen. Dock ska, om det i förvaltningsberättelsen har angetts att bolaget valt att upprätta en särskild bolagsstyrningsrapport, bolagets revisor enligt 6 kapitlet, 9 § ÅRL i ett skriftligt, undertecknat yttrande uttala sig om huruvida en sådan rapport som avses där har upprättats eller inte. På motsvarande sätt som vid sin granskning av en i förvaltningsberättelsen ingående bolagsstyrningsrapport ska revisorn således gå igenom rapporten i sådan omfattning att det kan konstateras att den i någon verklig mening utgör en sådan rapport som regleras i lagen. Vidare ska revisorn uttala sig om huruvida vissa uppgifter i rapporten (6 kapitlet, 6 §, punkt 2–6 ÅRL) är förenliga med årsredovisningen. Även detta stämmer med vad som gäller vid granskningen av en i förvaltningsberättelsen ingående bolagsstyrningsrapport. Det förtjänar att påpekas att uppgifter kan utelämnas ur rapporten under förutsättning att de i stället lämnas i förvaltningsberättelsen (se 6 kapitlet, 8 §, 2 stycket ÅRL). Det ligger i sakens natur att revisorn, då rapporten är uppdelad, inte kan uttala sig om huruvida bolagsstyrningsrapporten dessa delar stämmer med årsredovisningen.

Om ett moderbolag upprättat en bolagsstyrningsrapport som inte utgör en del av förvaltningsberättelsen är det enligt 7 kapitlet, 31 §, 3 stycket ÅRL möjligt att i denna rapport ta med upplysningar om de viktigaste inslagen i koncernens system för intern kontroll och riskhantering i stället för i förvaltningsberättelsen. I sådana fall ska förvaltningsberättelsen för koncernen innehålla en uppgift om den plats i rapporten där upplysningarna lämnas. Om sådana upplysningar har tagits med i rapporten ska revisorsyttrandet innehålla ett uttalande om huruvida dessa upplysningar stämmer med koncernredovisningen.

Den närmare omfattningen av revisorns granskning får avgöras inom ramen för självregleringen och utvecklandet av god revisionssed.1

Ett aktiebolag som endast har teckningsoptioner eller skuldebrev upptagna till handel på en reglerad marknad behöver dock enligt 6 kapitlet, 7 § ÅRL inte lämna uppgift om till exempel bolagsstämmans beslutanderätt, aktieägarnas rättigheter eller styrelsens sammansättning. Inte heller behöver bolaget redovisa vilka principer för bolagsstyrning som det tillämpar eller lämna någon förklaring till att företaget, i förekommande fall, har avvikit från bestämmelser i den kod som de tillämpar eller att de valt att över huvud taget inte tillämpa någon kod.

Det följer av 8 kapitlet, 4 § ABL att det är styrelsens uppgift att tillse att bolags-styrningsrapporten upprättas. Det är också styrelsen som har det yttersta ansvaret för rapportens innehåll.

En bolagsstyrningsrapport som enligt 6 kapitlet, 8 § ÅRL har upprättats som en från årsredovisningen skild handling ska offentliggöras tillsammans med förvaltningsberättelsen. Bestämmelserna om offentliggörande av förvaltningsberättelsen gäller då enligt 8 kapitlet, 15 a § ÅRL i tillämpliga delar beträffande offentliggörandet av bolagsstyrningsrapporten. I stället för att offentliggöra bolagsstyrningsrapporten enligt första stycket får bolaget välja att offentliggöra rapporten genom att göra den tillgänglig på bolagets hemsida. Förvaltningsberättelsen ska då innehålla en upplysning om detta och en uppgift om den hemsida där rapporten finns tillgänglig.

Underlåtenhet att upprätta och offentliggöra en bolagsstyrningsrapport medför ytterst att reglerna om tvångslikvidation i 25 kapitlet ABL kan bli tillämpliga. Tvångslikvidation kan framstå som en väl ingripande påföljd i de fall då det endast är bolagsstyrningsrapporten som inte har getts in till verket, inte minst i ljuset av att rapporten tidigare givit utrymme för ”följ eller förklara”. Regeringen menade dock att det från principiella och praktiska utgångspunkter framstod som mest ändamålsenligt att ha ett enhetligt sanktionssystem i detta avseende och inte gradera olika typer av underlåtenheter när det gäller skyldigheten att ge in årsredovisningen. Man påpekar även att tvångslikvidation blir aktuellt först när förelägganden och förseningsavgifter inte haft önskad effekt (se 25 kapitlet, II §, 1 stycket 2 samt 25 kapitlet, 24 § ABL samt 8 kapitlet, 6 § ÅRL).2

Bolagsstyrningsrapporten ska enligt lagen innehålla följande upplysningar (en kort kommentar följer efter varje krav).

1. Vilka principer för bolagsstyrning som till-lämpas, utöver dem som följer av lag eller annan författning, och var uppgifter om dessa principer finns tillgängliga.

Bolag som tillämpar en bolagsstyrnings-kod ska här ange vilken kod det är fråga om och ange var denna finns tillgänglig. Uppgiften kan enligt förarbetena till lagen lämpligen lämnas i form av en hänvisning till den hemsida där den aktuella koden kan hämtas.3 Även bolag som inte tillämpar någon särskild kod är skyldiga att lämna uppgift om de bolagsstyrningsprinciper som bolaget följer och var upplysningar om dessa finns tillgängliga. Det kan i de fallen ofta vara lämpligt att bolaget tar fram ett särskilt dokument där dessa principer redovisas och förklaras. I det så kallade ändringsdirektivet4 anges att bolaget endast behöver lämna upplysningar om sådana ”metoder” för bolagsstyrning som tillämpas utöver kraven i nationell lagstiftning. En motsvarande begränsning finns i lagtexten (jämför även punkterna 7 och 8 nedan). Bolaget behöver alltså inte lämna information om de principer för bolagsstyrning som kommer till uttryck i tvingande lagbestämmelser i exempelvis ABL.

2. De viktigaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen.

Under denna punkt ska bolagsstyrningsrapporten innehålla en övergripande beskrivning av hur den interna kontrollen och riskhanteringen är organiserad. Det handlar om att beskriva processer som har utvecklats och fastställts inom bolaget för att säkerställa en tillförlitlig extern finansiell rapportering. Beskrivningen kan ta sikte på till exempel kontrollaktiviteter som syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser samt att uppnå en rimlig säkerhet när det gäller huruvida de finansiella rapporterna överensstämmer med god redovisningssed, tillämpliga lagar och förordningar och andra krav som gäller för noterade bolag.5

Bolagsstyrningsrapporten ska innehålla en beskrivning av riskhanteringsarbetet med särskilt fokus på de riskanalyser och riskutvärderingar som görs för att vara underlag till en ändamålsenlig intern kontroll över den finansiella rapporteringen. Det bör särskilt redogöras för styrelsens och revisionsutskottets styrning av detta arbete.

3. Direkta eller indirekta aktieinnehav i bolaget, som representerar minst en tiondel av röstetalet för samtliga aktier i bolaget.6

Punkten har sin grund i ändringsdirektivets krav på att väsentliga aktieinnehav ska redovisas. För att skapa förutsättningar för en enhetlig och förutsebar tillämpning har kravet konkretiserats till att avse aktieinnehav som representerar minst en tiondel av det totala röstetalet i bolaget. Det rör sig alltså om ett mindre innehav än vad som enligt 1 kapitlet, 5 § och IAS 28 utgör riktmärket för ett ”betydande inflytande”, nämligen 20 procent av rösterna. Med hänsyn till de bakomliggande artiklarnas karaktär av minimireglering har det ansetts att det inte finns några hinder mot att ge bestämmelserna denna innebörd. Både direkta och indirekta aktieinnehav ska redovisas. Med indirekta innehav avses, liksom i 2 a § 3, innehav via dotterföretag.7

4. Begränsningar i fråga om hur många röster varje aktieägare kan avge vid en bolagsstämma.

Punkten avser bestämmelser i bolagsordningen som föreskriver att varje aktieägare får rösta för endast en viss andel av det totala antalet aktier i bolaget, en viss andel av de på stämman företrädda aktierna, visst antal aktier eller liknande.8 Det handlar alltså om avvikelser från grundregeln i 7 kapitlet, 8 § ABL att en aktieägare får rösta för samtliga aktier som han eller hon äger om inte annat anges i bolagsordningen.

5. Bestämmelser i bolagsordningen om tillsättande och entledigande av styrelseledamöter samt om ändring av bolagsordningen.

Enligt denna punkt ska upplysning lämnas om bolagsordningsbestämmelser rörande tillsättande och entledigande av styrelseledamöter samt rörande ändring av bolagsordningen. Syftet med motsvarande upplysningskrav i direktivet om uppköpserbjudanden har ansetts vara att en potentiell budgivare på förhand ska kunna bedöma förutsättningarna för att, vid en viss storlek på ägandet, exempelvis ändra styrelsens sammansättning.9 I praktiken torde det endast vara nödvändigt att redovisa avvikelser från ABL:s bestämmelser, det vill säga om bolagsordningen skulle innehålla några särskilda bestämmelser som exempelvis ger någon annan än bolagsstämman rätt att enligt 8 kapitlet, 8 § ABL utse styrelseledamöter (i publika bolag ska dock mer än hälften av alla styrelseledamöter utses av stämman, se 8 kapitlet, 47 § ABL), eller bestämmelser som inför ytterligare villkor för att ändra bolagsordningen såsom högre majoritet, beslut på flera stämmor eller medgivande av någon utomstående institution.10

6. Av bolagsstämman lämnade bemyndiganden till styrelsen att besluta att bolaget ska ge ut nya aktier eller förvärva egna aktier.

Bolagsstämman kan bemyndiga styrelsen att besluta om att bolaget ska ge ut nya aktier eller förvärva egna aktier, se 13 kapitlet, 35 § respektive 19 kapitlet, 28 § ABL. Om stämman har lämnat ett sådant bemyndigande, ska detta enligt punkten 6 framgå av bolagsstyrningsrapporten. Med hänsyn till lagens klara ordalydelse kan inte bemyndigande att utfärda teckningsoptioner eller konvertibler anses omfattas av denna punkt.

7. Hur bolagsstämman fungerar, bolagsstämmans huvudsakliga beslutanderätt, aktieägarnas rättigheter och hur dessa rättigheter utövas, i den omfattning som dessa förhållanden inte framgår av lag eller annan författning.

Vad som avses med denna punkt är särskilda arrangemang som i dessa avseenden gäller för bolaget i fråga på grund av bestämmelser i bolagsordningen eller, i den mån detta är känt för bolaget, aktieägaravtal. Det kan gälla till exempel särskilda bestämmelser i bolagsordningen om när och hur bolagsstämma ska sammankallas och om särskilda beslutsregler. Vad som gäller i fråga om bolagsstämma och aktieägarnas inflytande enligt ABL och andra författningar behöver däremot inte redovisas i bolagsstyrningsrapporten.11

8. Hur styrelsen och, i förekommande fall, inom bolaget inrättade kommittéer är sammansatta och hur de fungerar, i den omfattning som dessa förhållanden inte framgår av lag eller annan författning.

Denna punkt kräver en beskrivning av styrelsens sammansättning och hur den fungerar. Det handlar om att ange den arbetsfördelning som gäller inom styrelsen och vilka särskilda ansvarsområden som olika styrelseledamöter, utskott och kommittéer har getts. Det ska av bolagsstyrningsrapporten framgå vilka sådana utskott eller kommittéer som finns, efter vilka principer de är sammansatta och hur de fungerar. Likt punkten 7 gäller här den begränsningen att bolaget inte behöver redovisa sådana förhållanden som följer av lag eller annan författning. Vad som gäller i fråga om styrelsens uppgifter och ansvar enligt till exempel ABL behöver således inte redovisas i bolagsstyrningsrapporten.12 I förarbetena anges även en valberedning som exempel på en av bolaget inrättad kommitté. Med hänsyn till det svenska valberedningssystemet och hur valberedningen normalt tillsätts kan det möjligen ifrågasättas om valberedningen verkligen utgör en av bolaget inrättad kommitté. Eftersom kodens regel 10.2 kräver att valberedningen ska presenteras kan frågan tyckas akademisk; det är dock möjligt att avvika från koden men inte från lagen.

Om bolaget inte tillämpar någon kod för bolagsstyrning, ska skälen för detta anges. Om bolaget tillämpar en kod för bolagsstyrning, ska det i förekommande fall anges vilka delar av koden som bolaget avviker från och skälen för detta.

Till ovanstående krav kommer de kompletterande krav som uppställs enligt Svensk kod för bolagsstyrning: