Valberedningen och dess ställning enligt reviderad kod för bolagsstyrning
Den 1 juli trädde den reviderade Svensk kod för bolagsstyrning i kraft. Koden är därmed god sed på aktiemarknaden för de cirka 320 svenska bolag vars aktier är upptagna till handel på en svensk reglerad marknad. Många av dessa bolag har redan tidigare haft en valberedning, men för andra är det en nyhet. Carl Svernlöv reder ut begreppen om bland annat arvodering och insiderinformation till valberedningen.
Val och arvodering av styrelse och revisor ska enligt koden beredas genom en av ägarna styrd, strukturerad och bekantgjord process, som skapar förutsättningar för väl underbyggda beslut, dvs. av en valberedning direkt eller indirekt utsedd av aktieägarna. I ett internationellt perspektiv framstår de svenska (och liknande norska) reglerna som säregna. I många andra länder, däribland de anglosaxiska, är valberedningen i princip ett styrelseutskott bestående av styrelseledamöter som är oberoende av såväl bolaget som större ägare. Detta garanterar att tillsättningen av nya styrelseledamöter kan ske utan alltför stort inflytande från ägarna, men innebär dessutom att styrelsen får ganska mycket att säga till om vad gäller dess egen förnyelse.
Arvodering
Såväl Kodgruppen som Kodkollegiet har uppfattat rättsläget oklart vad gäller bolagets möjlighet att ersätta valberedningen för arvode och utlägg och ansett att det är angeläget att frågan snarast möjligt regleras i lag (SOU 2004:130 s. 31). Med hänsyn till valberedningens ställning som ”bolagsstämmans organ” med skyldigheten att ”tillvarata samtliga aktieägares intresse” kan dess ledamöter även utan särskild reglering ses som bolagets sysslomän – i vart fall när de enligt kodens regel 2.2 utses av stämman eller genom att stämman anger hur de ska utses. Det föreligger en rätt för syssloman att få ”skälig arvodes lön, så ock vedergällning för det, som han å annans ärender rätteligen kostat haver” redan enligt 18:5 handelsbalken. Följaktligen är det knappast kontroversiellt att ledamöter i en valberedning som utsetts av bolagsstämman i enlighet med kodens bestämmelser – i egenskap av sysslomän för bolaget – har rätt till skäligt arvode och ersättning för nödvändiga kostnader för fullgörande av uppdraget. Arvode bör beslutas av årsstämman i samband med att beslut fattas om valberedning. En annan sak är att det är ganska ovanligt med sådant arvode.
Funktion och ställning
Valberedningens funktion framgår klart av kodens regel 2.1. I ingressens andra stycke förtydligas att valberedningens enda uppgift är att bereda val och arvodering av styrelse och revisorer, samt beslut om tillsättning av nästkommande valberedning. Detta förtydligande torde ha tillkommit i ljuset av att det bland annat i media förekommit anspelningar på att valberedningar utvecklats till egna maktorgan, mellan årsstämma och styrelse; att man diskuterat kapitalstruktur och utdelningar eller ledningens incitamentsprogram, osv. I praktiken är problemet sannolikt begränsat. Om valberedningen vidare lägger fast en agenda och en detaljerad tidsplan för sitt arbete minskar risken ytterligare för att ovidkommande frågor kommer upp under arbetets gång.
I ingressen till koden påpekas vidare att valberedningen ska tillvarata samtliga aktieägares intresse. Denna mening syftar till att understryka ledamöternas lojalitet gentemot bolaget och aktieägarna som kollektiv, vilket är en naturlig följd av deras sysslomannaställning. Som konstateras ovan spelar det för denna bedömning ingen roll om valberedningens ledamöter tillsatts direkt av bolagsstämman eller enligt det s.k. procedur- eller Q3-förfarandet. Även om en enskild ledamot tillsatts av en viss aktieägare enligt Q3-förfarandet och kanske är anställd hos denne – och därför i någon mån måste anses representera denna aktieägare – måste ledamoten således ha samtliga aktieägares intressen för ögonen i sitt arbete i valberedningen.
I samma mening anges att valberedningens ledamöter inte ska obehörigen röja vad som förekommit i valberedningsarbetet. Även detta är huvudsakligen ett förtydligande av en existerande princip. Syftet är att undvika att avhandlade styrelsekandidaters integritet och bolaget riskerar att lida skada och att information om vad som förekommit i valberedningen inte ska spridas obehörigen. Aktiebolagslagen (ABL) saknar uttryckliga bestämmelser om tystnadsplikt för styrelseledamöter och andra befattningshavare. En sådan tystnadsplikt anses ändå åvila styrelseledamöter och vd på grund av deras lojalitets- och vårdnadsplikt i förhållande till bolaget. Denna oskrivna tystnadsplikt anses omfatta angelägenheter och förhållanden vilkas yppande kan medföra skada för bolaget. Indirekt följer tystnadsplikten även av styrelsens skyldighet enligt 7:32-35 ABL att lämna vissa upplysningar på bolagsstämma, på begäran av en aktieägare, endast om styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget. Mycket talar för att en motsvarande tystnadsplikt får anses åvila valberedningens ledamöter på grund av deras sysslomannaställning i förhållande till bolaget. Eftersom en sådan tystnadsplikt är ofullständigt sanktionerad – det torde knappas gå att tillämpa 29 kap. ABL analogt på valberedningens ledamöter – bör bolaget i möjligaste mån undvika att delge valberedningen kurspåverkande eller annan konfidentiell information utan vederbörliga sekretessförbindelser.
Insiderfrågor
Många valberedningsledamöter uppfattar den så kallade insiderlagstiftningen och dess inverkan på valberedningsarbetet som mycket otydlig. Frågan är om ledamöterna i en valberedning kan anses ha insynsställning i ett aktiemarknadsbolag enligt lag (2000:1087) om anmälningsskyldighet för vissa innehav av finansiella instrument. Personer med insynsställning är enligt lagens 3 § bland annat styrelseledamöter, vd och revisor i bolaget – eller dessas moderföretag. Ledamöter i valberedningen (som inte av annan anledning uppfyller kraven för insyns ställning enligt lagens 3 §) anses inte ha insyn i bolaget.
Av intresse i sammanhanget är även lag (2005:377) om straff för marknadsmissbruk vid handel med finansiella instrument. Enligt lagens 2 § ska den som får insiderinformation dömas för insiderbrott till fängelse i högst två år ifall personen för egen eller någon annans räkning – genom handel på värdepappersmarknaden – förvärvar eller avyttrar sådana finansiella instrument som informationen rör. Det är naturligtvis av stort intresse för ledamöterna i valberedningen att veta i vilken utsträckning som den information de erhåller är insiderinformation. Typiskt sett är dock ingen insiderinformation nödvändig för att valberedningsledamöterna ska kunna utöva sitt uppdrag att utvärdera sittande styrelseledamöter och vid behov finna nya. Det är därför ganska ovanligt att valberedningens ledamöter hamnar i insiderställning.
Om information som kan utgöra insiderinformation överlämnas till valberedningen är det naturligtvis önskvärt att valberedningen uppmärksammas på detta faktum. Bolaget bör i sammanhanget även överväga om överlämnandet av sådan information är förenligt med Börsreglernas regler om selektiv informationsgivning.
Beslutsfattande i valberedningen
Bolagsstämman kan i instruktion till valberedningen bestämma hur beslutsfattandet inom valberedningen ska gå till, exempelvis hur omröstning, huruvida beslut ska fattas med någon form av kvalificerad majoritet eller med enighet inom valberedningen samt huruvida ordföranden har utslagsröst.
I avsaknad av sådan vägledning från bolagsstämman bör man dock tillämpa vad som brukar kallas allmän svensk sammanträdespraxis – ytterst grundad på de parlamentariska principer som råder i landet. Givetvis är det bäst om valberedningen kan enas kring ett förslag. Om så inte är fallet gäller som valberedningens förslag den mening som mer än hälften av de (närvarande) ledamöterna röstar för.
Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Med tillämpning av dessa principer ska valberedningen inte hamna i en situation som gör att den inte klarar av att lägga fram ett förslag till stämman. Om instruktionen till valberedningen ställer andra och högre krav kan dock en sådan situation uppstå. Valberedningen får då nöja sig med att konstatera att något förslag inte enligt rådande beslutsregler kan framläggas och bolagsstämman får falla tillbaka på ett eller förslag som föreslås av storägare eller andra aktieägare, senast på stämman.
Advokat jur. dr Carl Svernlöv, Baker & McKenzie Advokatbyrå