Gott om fallgropar för nyttan av IT

Inte meningsfullt mäta enbart IT-investeringar

Forskning med processfokus menar att IT-investeringar måste förstås i sitt sammanhang. Ett exempel ges på en modell som är utformad för att förstå relationen mellan ledningars motiv för IT-investeringen och verksamhetens förmåga att omsätta investeringen till produktiv output. De övergripande slutsatserna av denna forskning är att en mätning av enbart IT-investeringar har ett för brett fokus för att vara meningsfull. Investeringsaktiviteter måste istället undersökas med avseende på ledningens syfte som kan vara strategiskt, ha informerande ambitioner eller vara transaktionsstödjande. Omvandlingseffektivitet är således en viktig faktor för en investerings inverkan på verksamheten. Det är slutligen enligt detta synsätt även viktigt att genomföra longitudinella studier för att förstå teknikens inverkan.

För forskning med fokus på IT som tillgång presenteras en modell som delar in IT-tillgångarna i teknisk infrastruktur, IT personal och användare/brukare. Modellen säger att hög kvalitet på IT-tillgångar inte garanterar verksamhetsnytta. Det är snarare olika processers koppling till affärsverksamheten som slutligen avgör vilka verksamhetsnyttor som uppstår. Processerna som avses är utvecklingsprocessen och IT-funktionens sätt att fungera. Annan forskning med fokus på IT som tillgång kom fram till att det inte fanns något signifikant samband mellan IT-tillgångar och administrativ produktivitet.

Nödvändigheten av att organisationer agerar proaktivt för förverkligande av IT-nytta poängteras också. Ett tidigt presenterat förslag var att betrakta organisationen som en stödstruktur för IT-användning. En systematisk genomgång av IT-användningens omgivning borde därför genomföras och åtgärdas (Srinivasan & Davies, 1987). En annan ansats på samma tema gick ut på att studera relationen mellan produktivitet och IT-investeringar med hjälp av en modell där produktivitetsökningen antogs vara beroende av tre komponenter – kompetens hos personalen, organisering av aktiviteter och organisationens förändringsförmåga. Modellens utgångspunkt var, att både kompetens och organisation måste förändras om potentialen i IT ska kunna realiseras (Docherty & Stymne, 1995).

IT-governance

Temat ”IT-governance” handlar om att hantera och styra IT-investeringar. Temat hämtar sin näring från forskningsresultat som säger att framgångsrika organisationer integrerar sin IT-verksamhet med övrig verksamhet på ett medvetet och systematiskt sätt (Weill & Ross, 1998). Några argument från dessa författare:

– Information och IT är generellt sett de minst förstådda av verksamheters nyckeltillgångar – de är därför nödvändiga att ta itu med.

– Högpresterande organisationer (i IT-governance avseende) får upp till 40 % mer avkastning på sina IT-investeringar.

– Endast 38 % av de undersökta verksamheternas ledningar skulle kunna beskriva sin struktur för IT-governance. Frågan som infinner sig blir då: Hur kan man alls förvänta sig att ledningar utan denna kunskap ska kunna följa och tillämpa det strukturen säger?

– Verkningsgraden av IT-investeringar kan förbättras avsevärt och medlet för detta är att professionalisera IT-verksamheten.

– Alla verksamheter har IT-governance. De mest effektiva organisationerna har dock genomfört en aktiv design av IT-governance mekanismer som uppmuntrar de beteenden/handlingar som ligger i linje med verksamhetens visioner, strategier, värderingar och normer.

En försiktig slutsats av redovisad forskning är att andelen outnyttjad IT-potential är betydande inom tjänstesektorn. Eftersom IT-kostnader står för omkring 10 % av verksamheters totala kostnader skulle en förbättring i detta avseende få betydande ekonomiska och verksamhetsmässiga konsekvenser.

Min forskning har varit inriktad på vad organisationer kan och bör göra för att stödja nyttig IT-användning. Forskningen ansluter till förverkligande temat genom att studera IT-användning med utgångspunkt i det arbete som utförs. De befintliga IT-systemen i en viss arbetssituation betraktas som stöd och hjälpmedel för utförande. Modellen ovan beskriver en undersöknings- och analysmodell för IT-nytta.

Analysmodell för IT-nytta

Modellens utgångspunkt är de arbetsuppgifter en individ (eller roll/funktion) utför och frågeställningen som besvaras är vilket bidrag individens samtliga IT-stöd ger för arbetets utförande. Detta representeras i modellens undre del. Modellens övre del innehåller verksamhetens möjligheter att stödja nyttig IT-användning genom att tillämpa tillgängliga kunskaper inom IT-området.

Analysmodellen användes i en fler-falls-studie med empiriskt material från tre offentliga verksamheter. Genom att fråga individer om arbetsuppgifter och bidrag från IT-stöd kunde 33 faktorer kopplade till IT-nytta extraheras fram. Faktorer som förekom i samtliga fall handlade om (önskad) effektivisering av det egna arbetet och om (önskad) användbarhet. Brukare vill helt enkelt vara effektiva och de irriteras på brister i IT-stödet. Andra faktorer som stack ut var behov av kunskap i systemanvändning, verksamhetsanpassning och integration mellan system.

Faktorerna, som i de flesta fall kom att handla om IT-onytta, matchades mot kunskapsområden enligt figurens övre del. Resultat: 30 av de 33 faktorerna kunde matchas mot litteraturområden. Detta innebär att IT-områdets litteratur och forskning innehåller relevanta aspekter för nyttig och effektiv IT-användning. En slutsats av studien var att IT-nyttan skulle öka om grundläggande kunskaper från IT-området började tillämpas. Ett annat förslag, som jag hoppas kommer att prövas i verksamheter, var att förvaltning av IT-stöd borde ske med utgångspunkt i användningssituationer. Hela IT-arbetsmiljön skulle därigenom belysas och problem med integration mellan system bli tydliga. Dagens systemförvaltningsmodeller har teknikfokus och sätter IT-systemen i centrum för förvaltningen.

I tabellen på nästa sida visas brukarnas syn på sitt IT-stöd i de tre genomförda fallstudierna.

Begreppet ”effectiveness” och faktorer för IT-nytta

Exemplen från marknadsföringen av IT-stöd och redovisad forskning visar att det finns en IT-potential som väntar på att förverkligas. Mitt bidrag handlar om kunskaps tillämpning, IT-lösningarna skulle kunna vara träffsäkra mot verksamhetsbehoven och ge både förbättringar och effektivitetshöjningar men förverkligandet är helt beroende av den miljö organisationerna erbjuder. Och det är här jag ser att revisorer kan ha en viktig uppgift. Organisationers uppmärksamhet behöver riktas mot grundförutsättningarna för framgångsrikt tillgodogörande av IT-investeringar. Sammanställningen nedan innehåller exempel på områden med viktiga frågeställningar att fokusera på. Tillfredställande svar på frågorna skulle innebära att en IT-investering har en god och främjande miljö att landa i. Detta är enligt min bedömning steg ett för teknikförverkligande och effektivitet.

Birgitta Fagerström Kareld är universitetslektor i informatik vid Växjö universitet.

Bedömd överensstämmelse mellan begreppet ”effectiveness” och faktorer för IT-nytta (Fagerström, 2003)