Erfarenheter från tävlingen Bästa årsredovisning för ideella sektorn 2002: Vissa brister finns men också mycket bra

Öhrlings pricewaterhousecoopers och FöreningsSparbanken anordnade under 2002 för första gången en tävling för att kora en bästa årsredovisning (eller årsbokslut) för 2001. De olika organisationerna sände själva in sina årsredovisningar/årsbokslut för bedömning. Vinnaren presenterades på Ideellt forum den 8 november 2002 (Ideellt forum för 2003 kommer att äga rum den 12 november 2003).

Bakgrunden till tävlingen är att ideella föreningar från och med räkenskapsår som inleddes den 1 januari 2001 i stor utsträckning är skyldiga att upprätta årsbokslut enligt bokföringslagen (BFL) eller årsredovisning enligt årsredovisningslagen (ÅRL). Stiftelser kom in i regelverket ett år tidigare och upprättar som huvudregel en årsredovisning. Tävlingen och seminariet Ideellt forum syftar till att ytterligare främja utvecklingen inom ideella föreningar och stiftelser. Genom att lyfta fram goda exempel och låta dem vara förebilder kan en framtida positiv utveckling inom ideell sektor stärkas.

Syftet med denna artikel är att redovisa lärdomar från tävlingen, lärdomar som kommit av förmånen att få läsa nästan 100 olika årsredovisningar från sektorn. Det vi här ger exempel på är mer verksamhetsinriktat och inte specifikt hur man uppfyller lagen.

För att underlätta för läsaren använder vi begreppet årsredovisning som ett sammanfattande begrepp för all den typ av ekonomisk redovisning som lämnats in till tävlingen.

Arbetsgång i tävlingen

Av de knappt 100 bidragen som deltog valdes 25 bidrag att gå vidare för bedömning av en expertgrupp med personal från ideella sektorn under ledning av Inga Wall från Cancerfonden. Därutöver ingick i gruppen Göran Larsson (RF), Helén Ottosson Lovén (Svenska kyrkan), Kurt Norberg (tidigare LO) och Stig Jonsson (FöreningsSparbanken). Denna grupp valde ut tio bidrag som därmed gick till final för bedömning av den slutliga juryn. Denna jury bestod i sin tur av följande personer:

• Bengt Westerberg, f.d. socialminister, ordförande i Svenska friidrottsförbundet

• Anders Gustafzon, vice VD Förenings-Sparbanken

• Bengt Göransson, f.d. kulturminister, folkbildare

• Lars Ingelstam, professor emeritus vid Linköpings universitet

• Sofia Modigh, vice ordförande i IOGT/NTO, Ideell Arena

• Eva Törning, redovisningsspecialist FAR, Öhrlings PricewaterhouseCoopers

• Filip Wijkström, docent och forskare vid Handelshögskolan i Stockholm

• Hans L. Zetterberg, professor emeritus från Columbia University, f.d. chef för Sifo

• Annika Åhnberg, f.d. jordbruksminister, ordförande i Rädda Barnen

De tio organisationer som gick till final var följande:

• Aktiespararna

• Byggnads (som utsågs till vinnare)

• Barncancerfonden (som fick hedersomnämnande)

• Cancerfonden

• Diakonia

• Folkuniversitetet

• LO

• Rädda Barnen (som fick hedersomnämnande)

• Svenska Ishockeyförbundet

• Svenska Travsportens Centralförbund

De lärdomar som vi redovisar nedan är dock inte begränsade till dessa tio organisationernas årsredovisningar utan är exempel, positiva såväl som negativa, från hela gruppen av inlämnade bidrag.

Vem är årsredovisningen till för?

När organisationen ska utforma sin årsredovisning måste man ställa sig frågan vem årsredovisningen ska vara till för (vilka intressenter som organisationen har) och vilket syfte den ska tjäna. Ska årsredovisningen:

• Vara en snyggt uppställd sifferredovisning?

• Hjälpa till att värva medlemmar?

• Hjälpa till att samla in pengar?

• Få folk att aktiveras i en viss verksamhet (exempelvis spela mer fotboll)?

• Redogöra för vad man gjort under det gångna året?

• Eller en kombination av dessa?

Vilka grundläggande krav ska man kunna ställa på en årsredovisning?

Lika väl som att en årsredovisning för börsföretaget ASSA Abloy berättar att den koncernen tillverkar och säljer lås så måste det framgå av en ideell organisation vad den är till för, dvs. syftet eller ändamålet. Den ideella organisationen har ju som syfte att världen ska bli lite bättre på något sätt. Den kan bli lite bättre genom att vi försöker finna botemedel för cancer, utövar friidrott, samlar frimärken, bygger barnbyar för föräldralösa barn, tar vara på anställdas rättigheter inom den kommunala sektorn eller ser till att Skansen lever vidare. Som medborgare kan vi sedan ta ställning till vilka av dessa syften vi känner mest för och vill stödja. Ett exempel på syfte som fungerat sedan 1892 var Friluftsfrämjandets nämligen ”att främja en aktiv fritid och därmed verka för folkhälsa och livsglädje”.

Det är sedan viktigt att organisationen beskriver vad man har gjort för att uppfylla sitt syfte/ändamål. Hur många var engagerade i att hoppa höjdhopp under året, byggdes någon barnby i Bolivia, betalades ersättning från strejkkassan ut för fackligt anslutna? I Svenska Travsportens Riksförbunds årsredovisning kunde man läsa att ett av deras syften är ”att främja verksamheten med avel och uppfödning av goda och inhemska hästar”. Hur har detta syfte uppnåtts? Jo, på ett annat ställe finns information att ”Godkända varmblodshingstar har betäckt 6 188 (6 544) ston och motsvarande siffra för kallblodshingstarna uppgår till 713 (759) enligt insända språngrullor.”.

De formella kraven ska också vara uppfyllda, dvs. det ska finnas förvaltningsberättelse (gäller ej årsbokslut), resultaträkning, balansräkning och noter. En årsredovisning ska åtföljas av en revisionsberättelse. I många fall är även ett årsbokslut reviderat.

Om det föreligger en revisionsplikt så måste revisorns kvalifikationer uppfylla reglerna i revisionslagen, dvs. i vissa fall måste organisationen ha en kvalificerad revisor som vald revisor.

Först det som inte var så bra ...

Mot bakgrund av de grundläggande krav som ska kunna ställas på en årsredovisning fanns det några brister som var lite mer vanligt förekommande. Dessa brister grundar sig troligen i det faktum att organisationen inte uppmärksammat att man enligt lag skulle gå över till BFL och ÅRL.

• Uppställningsformerna för resultat- och balansräkningarna följde inte ÅRL.

• Revisionsberättelse saknades eller hade avgivits av en ej kvalificerad revisor.

• Redovisningsprinciper saknades eller var bristfälliga.

• Fel nivå på det dokument som upprättats. Det är viktigt att noga läsa BFL och sätta sig in i de krav som lagstiftaren ställt upp för det dokument (årsbokslut eller årsredovisning) som ska upprättas.

En annan brist hade mer med beskrivningen av verksamheten att göra. Det är, som vi nämnt ovan, mycket viktigt att beskriva syftet/ändamålet, men också hur detta syfte har uppnåtts under året. En viktig uppgift är därför att utarbeta och följa upp kvantifierbara mål. Endast ett fåtal organisationer hade försökt att länka ihop sifferdelen med beskrivningen av verksamheten. Därmed får läsaren alltför sällan information om exempelvis hur mycket det kostar att bygga en skola i Somalia eller att bedriva missionsarbete i Uganda. Konkreta och uppföljningsbara mål är viktigt och underlättar för organisationen att sedan visa medlemmar och övriga intressenter vad man lyckats uppnå under det gångna året.

I många organisationer fanns tidigare en mängd ”avsättningar” för olika ändamål. Det kunde vara för ett jubileum, en årsstämma som hålls endast vart tredje år eller kommande behov. Gemensamt för många av dessa ”avsättningar” var att de ofta inte uppfyllde ÅRL:s krav på avsättning eftersom det inte fanns någon förpliktelse om tredje man. Eftersom dessa ”avsättningar” inte uppfyller lagens krav måste de klassificeras om till eget kapital. I många, men långt i från alla, organisationer hade detta gjorts. Effekten av en redovisning under eget kapital blir att resultaträkningen återspeglar organisationens faktiska kostnader och inte årets kostnader plus en avsättning till medel för framtiden för att nettoresultatet ska bli noll. Om organisationen har använt pengar som samlats in tidigare kan den lösa upp ändamålsbestämda medel i en ruta under resultaträkningen. Detta underlättar för läsaren av årsredovisningen att se kontinuiteten i verksamheten.

Slutligen var det ofta oklart vilken verksamhetsform organisationen har.

Uppdelning av verksamhetskostnader

Många av de större organisationerna delar upp sina kostnader i funktioner – oftast mellan ändamål, insamling och administration. Enligt bfn ska man då motivera varför denna indelning görs. Om organisationen följer en vedertagen mall, exempelvis FRII:s åsredovisningsmall, räcker det dock med en hänvisning till denna.

Det är viktigt att organisationen i sina principer beskriver hur man delat in sina rörelsekostnader. Om organisationen har ändamålskostnader är det viktigt med en klar avgränsning, både vad gäller direkta kostnader och administration. En bra tumregel är att om organisationen tar bort de direkta ändamålskostnaderna så faller även ändamålsadministrationen bort. Exempel här är administration av forskningsansökningar och kostnader för platskontor i länder där organisationen bedriver biståndsverksamhet.

Grundläggande regelverk

Oavsett vilken typ av verksamhet som bedrivs så ska årsredovisningen upprättas enligt ett grundläggande regelverk. Detta utgör för ideella föreningar oftast av årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd för ideella föreningar. Ett exempel på formulering kommer från frii:s årsredovisningsmall:

Ett årsbokslut upprättas som huvudregel enligt bokföringslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd för ideella föreningar.

Om organisationen gjort förändringar bland principerna ska detta framgå av beskrivningen. Ett bra exempel kommer från Byggnads:

”... Anpassningen till ÅRL innebär bl a nya uppställningsformer för resultaträkningen och balansräkningen samt utökad upplysningsskyldighet ...”

Beskriv det som hände under året

Hur ska organisationen bäst beskriva hur man gjort världen lite bättre under det gångna året? Livräddningssällskapet gjorde det genom att berätta hur många simmärken som sålts under året, Jehovas vittnen genom antal biblar som distribuerats och deltagare på gudstjänster och Filiadelfiaförsamlingen i Vrigstad (för övrigt en av de minsta organisationerna som skickade in sin årsredovisning) genom en beskrivning av aktiviteter månad för månad.

Bransch- och omvärldsfakta

Även organisationer inom den ideella sektorn är i viss mån konkurrensutsatta. Det kan därför vara lämpligt att berätta om den värld som organisationen är verksam i. En av de få organisationer som hade en omvärldsanalys var Studiefrämjandet där man bland annat konstaterade att antalet deltagare med utomnordiskt språk som modersmål var dubbelt så högt som genomsnittet för studieförbund.

Kooperation utan gränser visade med kartor och landfakta i vilken miljö de verkar. Där finns också information om vilka samarbetspartners som fanns – något som är helt i linje med deras kooperativa grundsyn.

Ibland kan det vara så att omvärlden faktiskt har en direkt påverkan på siffrorna. Så var fallet för Stockholms Sjukhem som hade fått en nedgång i antalet vårddygn pga. personalbrist men också en minskad genomströmning av patienter pga. att färdigbehandlade patienter fått vänta längre på kommunalt omhändertagande.

Vidga perspektivet

En årsredovisning kan ge ahaupplevelser även genom tänkvärda citat. Diakonia belyste fattigdomen i världen så här: ”Kvinnorna utgör mer än hälften av jordens befolkning och de utför 66 procent av allt arbete. Trots det får de endast tio procent av inkomsterna och äger blott en procent av egendomen.”

NHR (Neurologiskt Handikappades Förbund) levererade följande imponerande fakta: ”Varje människa har nervtrådar vars sammanlagda längd uppgår till 480 000 km. (Avståndet till månen är 384 403 km.)”

Diagram etc.

Ett bra sätt att åskådliggöra för läsare som inte är så vana att läsa årsredovisningar är att använda diagram. Några favoriter här var Barncancerfondens livbojar och PMU Interlifes jordglobar.

Nyckeltal

Det finns inte mycket nyckeltal i de årsredovisningar som vi har läst men det pågår arbete med att ta fram ändamålsenliga nyckeltal på olika håll – inte minst bland studenter som skriver uppsatser.

Sammanfattning

Det var en imponerande mängd årsredovisningar som skickades in till föregående års tävling och vi hoppas på ännu fler bidrag i år. Att läsa årsredovisningar från den ideella sektorn är mycket lärorikt och kan även ge lite eftertanke på hur livet ser ut utanför arbetssfären. Många av de stora organisationerna skickar mer än gärna sin årsredovisning till den som begär detta så kära Balansläsare; ta chansen och lär er om något utanför den dagliga sfären!

För dig som vill läsa mer

Den ideella sektorn, organisationerna i det civila samhället, Filip Wijkström och Tommy Lundström, Sober Förlag

Ideella föreningar – regler, redovisning och skatter,Öhrlings PricewaterhouseCoopers

FRII:s mall för årsredovisning och FRIIBAS 2002, se

Auktor revisor Jonas Grahn

är ansvarig för ideella sektorn inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers.

Eva Törning

är redovisningsspecialist FAR och representant för Öhrlings PricewaterhouseCoopers i juryn för Bästa årsredovisning för ideella sektorn.