Effektiv revision i 10/24-bolag: Planering av granskningen – och slutsatserna

Substansgranskningen i småbolagen består av två delar. Dels alltid återkommande generella kontroller som i stort är lika för alla bolag, exempelvis att skatter betalats i tid, dels finns i regel även några saker att granska som är företagsspecifika. De urvalen skräddarsys i planeringsfasen, skriver Hans Sjölund i den tredje och avslutande delen av sin serie om effektiv revision i små bolag.

I revisionsverktyget beskrivs de önskade urvalen och testerna som skall göras med data i SIE-filen. I några av marknadens revisionsprogram kallas de ”frågor” och man anger vilka konton, belopp större eller mindre än, perioder, dagar eller texter som söks eller inte får vara med.

Remisserna från IFAC poängterar den ökade vikt som läggs vid att revisorerna länkar riskbedömningen till adekvata revisionsåtgärder. Detta kan åstadkommas när urvalen definieras genom att variera beloppsstorlekar med hänsyn till känsligheten i rutinen som urvalet gäller.

Exempel: Lista utbetalningar med stora belopp för attestkontroll, lista alla kassatransaktioner de fem sista dagarna i period tolv.

Genom att använda variabler (max., medel och min.) i stället för angivna belopp kan man bygga komplicerade frågor som normalanvändaren inte behöver förändra. Revisorn ser bara resultatet. I exemplet (nedan) är min. beräknad till 1 836 kr och max. till 36 724 kr.

Logiska tester

En mycket användbar metod i registeranalysen är logisk test. Det innebär att datorn testar att alla verifikat har en logisk struktur. En kundfaktura skall normalt konteras Försäljning, Utgående moms och Kundfordran. En inbetalning borde krediteras kundkontot och debiteras ett likvidkonto.

Här är inte fråga om urval utan en fullständig kontroll. Testerna skapar kraftfulla revisionsbevis med minimal arbetsinsats (nedan).

forts.

Planer

Ett batteri av olika frågor kombineras till planer. Under året behövs flera olika planer. En för löpande granskning under året, en för bokslutsgranskningen, en för uppföljning i nya årets SIE-fil. Självklart skall man enkelt kunna lägga upp olika granskningsplaner för de fyra år1 som uppdraget omfattar. Det blir då möjligt fylla en årsakt med samtliga önskade granskningsunderlag genom att klicka på önskad plan.

Om exempelvis frågorna ligger som rader och planerna är kolumner i ett Excelblad så kan man enkelt välja vilka frågor som skall ingå i planen genom att skriva in en etta vid respektive rad/kolumn. Om gränsvärdena skall justeras individuellt för någon av frågorna så kan riskfaktorn med fördel anges i samma tabell.

I exemplet (nedan) är nio olika planer inlagda:

1. Omfattar alla frågor och används för att kalibrera dessa.

2. Bokslutsplanen visar de kontoutdrag som vi normalt vill ha i samband med ett bokslut såsom försäkringspremier, inköpta inventarier, redovisade skatter m.m.

3. Nya årets plan används för en analys av det efterföljande räkenskapsårets första månader. Här är vi intresserade av om kundfordringarna blivit betalda, avbokade eller krediterade. Vi letar kostnader över medelvärdet i period 1 och 2 för bedömning av risken för periodiseringsfel.

4. En ”fiskal” plan undersöker moms, arbetsgivaravgifter och källskatter.

5. Löpande granskning med mus-urval.

6. kolumner för klientanpassade urval år 1–4.

forts.

Revisorn skall enligt RS 300 utarbeta och dokumentera en övergripande revisionsplan som behöver vara så pass detaljerad att den kan ge vägledning vid utarbetandet av granskningsprogrammet och skall ses över och ändras på det sätt som behövs under revisionens gång. En utskrift av Excelbladet borde räcka som övergripande revisionsplan avseende substansgranskningen i små företag.

Urval

RS 530 behandlar olika former av urval. Urvalen från SIE-filen möjliggör en väsentligt högre precision i revisionen. Vi kan vara säkra på att inte av misstag gå förbi en väsentlig post. Eftersom vi arbetar med en standardiserad datafil så finns alla förutsättningar för att förenkla användandet av olika urvalstekniker.

MUS-urval

Monetary Unit Sampling (mus) innebär exempelvis att varje 100 000:e försäljningskrona väljs ut. Det innebär att all försäljning över detta belopp kommer med i urvalet. Dessutom blir småposter representerade. mus-urvalen används normalt vid löpande granskning.

Stratifierade urval kan vara att vi söker poster nära bokslutsdatum eller över vissa belopp. I exemplet ovan väljer plan 5 ut alla utbetalningar över medelvärdet (dvs. väljer bort små utbetalningar helt) och gör därefter ett mus-urval i detta strata.

Skapa revisionsbevis

Ett revisionsverktyg bör ge en utskrift av alla väsentliga transaktioner och avvikelser från normal konteringsbild. När de är granskade och korrekta så är substansen i årsredovisningen verifierad.

Skapa maskinella urval

Huvudboken (SIE4-filen) analyseras först maskinellt enligt av revisorn definierade regler.

Då gallras normala, små och ointressanta transaktioner bort. Poängen är att urvalet begränsar en omfattande huvudbok till några sidor väsentligheter. Svårigheten, yrkesskickligheten, består i att behärska tekniken, att göra träffsäkra frågor i planerna. När det väl är gjort så är det bara att köra önskad plan på SIE4-filen.

Bra maskinella urval är logiska test som kontrollerar om olika transaktionstyper har konterats på förväntat sätt. Finns exempelvis stora kontanta utbetalningar som inte debiterats postgiro eller bank? I så fall vill vi veta vilka verifikat det gäller. Får vi betalt? Har vi missat Moms eller skatter? (Resultatet kan sammanfattas som i bilden nedan)

De avvikande kundbetalningarna består av krediteringar eller omföringar och vi är intresserade av hela verifikaten.

Vi har alla prickat av att kundfordringarna blivit betalda. Med teknikens hjälp får vi en möjlighet att gå direkt till de intressanta fakturorna (se nedan).

forts.

Bedöm dem visuellt

Det är i praktiken omöjligt att utforma regler för urvalen som bara listar intressanta data. När uppdraget är nytt, eller revisorn ovan, så kommer urvalet att bli onödigt stort. Det beror på att de fördefinierade reglerna inte är tillräckligt anpassade till företaget.

Ett bra verktyg skall därför beräkna hur många transaktioner som uppfyller villkoren i ett urval innan det skrivs. Det ger en omedelbar möjlighet till korrigering av uppenbara fel. Därnäst skall urvalet skrivas till en temporär lista. Den temporära listan analyseras visuellt och önskade verifikat eller transaktioner markeras och kopieras till en granskningsrapport.

Ett urval av stora kostnader skrivs ut först i kontonummerordning för visuell bedömning och därefter omsorterade efter Serie och Nummer för enklare prickning.

Granska manuellt

Nu först är det dags att besöka klienten – väl förberedd. Med granskningsrapporten som underlag bearbetas verifikationspärmarna. Den faktiska granskningen av transaktioner mot underlag begränsas härmed till dem som sannolikt är fel eller på grund av sin storlek eller annat skäl inte får vara fel. Denna del i revisionen, som tidigare varit något slumpmässig och tidsödande, kan numera utföras effektivt och väl dokumenterat.

Dra slutsatser

Efter genomförd granskning är det lätt att dra slutsatser om risken för att väsentliga fel ännu ligger oupptäckta bland transaktionerna i SIE4-filen. Genom att även det följande årets första månader har bearbetats så är även risken för avklippsfel minimerad.

Resten av de timmar som arvodet täcker skall läggas på det som inte är lagrat i huvudboken.

Lagersaldon framgår inte av SIE4-filen. De analyseras genom att orimliga bruttovinster och väsentliga belopp sorteras fram. Funderingar om försäljningen är fullständigt redovisad kan självklart inte besvaras utan konstruktivt tänkande från revisorns sida. Klassificeringar, noter och övriga texter i årsredovisningen kräver sin tid.

Dokumentation

Dokumentationen i småföretagen har med den tidigare beskrivna arbetsmetoden kompletterats med tre nya utskrifter

• Flerårsgrafik

• Konto/Månadstabell

• Transaktionsurval

Var noga med att dokumentera sammanfattande resultat av testerna. Om exempelvis 600 fakturor kontrollerats med avseende på om moms bokförts med rätt belopp och alla var rätt så skall givetvis detta revisionsbevis skrivas ut till årsakten.

Om resultatet av frågorna överförs till Excel så kan revisorn anpassa listorna ytterligare. Transaktionerna kan sorteras i den ordning som verifikaten lagras hos klienten vilket ytterligare underlättar arbetet. Väl på plats görs noteringar om gjorda iakttagelser i de listor som skapades i urvalsfasen. De refererar tydligt till verifikaten vilket minimerar det manuella skrivandet.

Dokumentationen över substansgranskningen överträffar både dagens krav och det som diskuteras i remissen2 för nya ”Audit Risk”.

Framtiden?

Är det överhuvudtaget möjligt att genomföra en prisvärd revision i 10/24-bolag enligt normerna i RS och remissutkasten? Ja, men både prisvärt för klienten och lönsamt för revisorn blir det bara med en kombination av datorstöd, standardisering och kunskap.

Det kräver en investering i verktyg och utbildning. RS kommer att påverka många av IREVs utbildningar. Kan irev passa på tillfället att integrera modern teknik i kurserna när de omarbetas?

forts.

Auktor revisor Hans Sjölund är verksam i egen byrå i Norrtälje. Han har även utvecklat revisionsprogram för PC-miljö (Kapell, Bilan). Han medverkade senast i Balans nr 3/2003 med den andra artikeln i serien om effektiv revision i småföretag.