Effektiv revision: Del 2 – Riskanalysen – Revisorn skall förstå företagets interna kontrollsystem

I en serie på tre artiklar, som inleddes i förra numret av Balans, pläderar Hans Sjölund för att använda de unika möjligheterna med BAS-planen och SIE4-filerna vid revisionen av små bolag, s.k. 10/24-bolag. Här i den andra artikeln diskuterar han de stora möjligheter som de nya hjälpmedlen ger revisorn när det gäller en effektiv riskanalys.

Revisorn skall i högre grad än tidigare förstå hur företaget hanterar sin interna kontroll (the entity’s monitoring of controls). Kravet innebär att revisionsteamen skall kunna göra kvalificerade bedömningar om databasernas säkerhet och integritet. Behörighetsregler, uppföljning av loggar och avancerade urval med ACL och IDEA hör till de storas vardag.

Småbolagens avsaknad av intern kontroll med arbetsfördelning ställer andra krav. I små företag innebär det att fokus riktas mot redovisningssystemet och avstämningsrutinerna.

Det vore passande om revisionsbyråerna direkt kunde redogöra för vilket datasystem som används hos klienten och kände till svagheterna i de reviderade systemen. Här kan en koncentration mot ett fåtal standardsystem förenkla revisorernas arbete.

Ibland får vi frågor om vilket system vi rekommenderar. Då gäller det att hålla igen på rådgivningen om man inte har ordentligt på fötterna. Störst är inte bäst på annat än marknadsföring. Nybyggda system är som regel inte avlusade i tillräcklig grad. Är fakturering och betalningar helintegrerade med huvudboken? Sparas grunddata från försystemen in i huvudboken? Revisionsverktygen fungerar med bättre precision om klienten använder olika verifikationsserier för olika transaktionstyper. Görs det? Kan Du hjälpa företaget när det skall exportera en SIE4-fil för vidare analys i revisionsverktygen?

Om uppdraget är nytt så är ett mycket bra sätt att lära känna företaget att göra en analys av föregående års SIE4-fil. Därmed kan revisorn skapa den historik som krävs. Årsakten får ett föregående år. Ingående balansen kan bedömas så som krävs i RS 510. Urvalsparametrar kan trimmas in i god tid före första bokslutet. Bolagets eventuella avvikelser från BAS-standarden uppenbaras etc. Vi bör inte bara ta kontakt med den tidigare revisorn för att överföra muntlig information. Vi bör även be att få en kopia av hans reviderade SIE4-filer för att skapa maximal säkerhet och effektivitet vid revisorsbytet.

Det är naturligt att revisorn i små företag ger råd om redovisningen. Avstämning av balansräkningen underlättas om företaget uppmuntras att spara de transaktioner som bygger upp kontots saldo så länge som den ingår i summan. Inventarieinköp är ett bra exempel, förskott ett annat. Minireskontror eller projektredovisning möjliggör detta. Småföretagarens nytta av resultaträkningen ökar om olika grupper av intäkter och motsvarande direkta kostnader särredovisas. Bensinmacken skall givetvis särskilja intäkter och kostnader för drivmedel, tobak, livs etc. Om företagsledaren tar del av månadsrapporterna med intresse så erhålls automatiskt en rimlighetskontroll.

Lönesystem är idag enkla att använda och dessutom billiga. Systemutvecklingen är dock speciell och programmen uppdateras årligen. De ligger därför som regel inte helintegrerade med redovisningen. Då får vi en chans att öva avstämning mellan försystem och huvudbok.

Alla lönesystem kan överföra konteringsunderlag till redovisningen.

Vanligen sker detta med SIE4-filer. Förvånansvärt få kan exportera hela årets samtliga transaktioner i en fil för revision. Undantag är Kontek och Crona1]. Filen läses in i en ”löneklient” som i sin tur stäms av mot den riktiga huvudboken.

Revisionsrisken i 10/24-bolag kan minskas radikalt om revisorn skaffar sig den kompetens som krävs för att ge råd om redovisningens struktur. Back to basic!

För att kunna bedöma risken...

... för väsentliga fel i årsredovisningen oavsett om de beror på oegentligheter eller fel.

Revisionsrisken definieras som risken för att revisorn gör ett oriktigt uttalande i revisionsberättelsen. Vad innebär detta?

Definition av väsentlighet

Revisorn tar hänsyn till risk och väsentlighet i två nivåer, dels i en år totalt och dessutom inom varje balanspost eller transaktionstyp. Tekniken för att beräkna väsentliga belopp varierar. Deloitte har en separat beräkningsmodul, pwc överlåter problemet till den enskilde revisorn. För att kunna uppnå en hög och jämn kvalitet i revisionen borde vi ha fastare normer som enkelt kan definieras.

Vi revisorer på landet saknar annan vägledning än den som ges i RS 320 med komplettering i RevU 1005 punkterna 41–47. Där diskuteras möjligheten att sätta väsentlighetsbelopp som en andel av omsättning, balansomslutning och justerad vinst före skatt. Vinstmåttet döms ut vid svag lönsamhet i punkt 44.

En personlig reflektion – varför nämns inte begreppet Eget Kapital? Ett högt eget kapital borde ge möjlighet till en mer översiktlig granskning. För en år totalt torde fel i storleksordningen 10–20% av det egna kapitalet kunna tolereras i 10/24-bolag.

Beräkna medelvärde, MAX och MIN

Givet att vi har tillgång till en SIE4-fil så är det en enkel sak att beräkna transaktionernas medelvärde i huvudboken. Detta medelvärde kan därefter användas för att fastställa olika gränser för urval bland transaktionerna. Dividera medelvärdet med exempelvis faktor 5 till ett MIN-värde. Transaktioner mindre än detta är så små att du inte vill ha med dem alls i urvalen. Multiplicera medel med samma faktor och använd denna gräns (MAX) för att visa alla transaktioner över detta belopp.

Denna enkla algoritm har visat sig fungera förvånansvärt bra och ger förslag till gränsvärden som kommer nära erfarna revisorers fingertoppskänsla. Givetvis skall alltid revisorn kunna justera gränsvärdena, men då med en skriftligt dokumenterad motivation. Gränsvärdena kan ökas om rutinerna är väl fungerande och minskas i händelse av regelmässigt slarv eller bristande kunskaper. Tekniken att beräkna MAX och MIN utifrån transaktionernas medelvärde ger en god grund för att upprätthålla en jämn kvalitet i granskningen över byråns samtliga medarbetare.

Oegentligheter

Du vet att Windows och Unix generella möjligheter att skriva till textfil kan användas för att redigera huvudboken innan den skrivs ut på papper. Brukar Du kontrollräkna klienternas huvudböcker utskrivna från datorer? Nej – det gör Du naturligtvis inte. Men om man bara arbetar från pappersrapporter i substansgranskningen så är man sårbar. Kafferastprat och analytisk granskning av bruttovinster är fortfarande gångbara verktyg. Säkrast är ändå att ta kontroll över revisionsunderlaget. Att förvissa sig om att SIE4-filen inte förvanskats utan innehåller samma transaktioner som de fysiska verifikaten och att alla summor är rätt.

Verifiera SIE4-filen

Verifiera att rätt fil analyseras genom att läsa in SIE4-filen i ditt eget redovisningssystem som du känner väl. Om det inte fungerar, pröva XoR eller Norstedts Compact 4.5. Det har en mycket snabb import- och exportfunktion vilket inom ett par minuter borde ge Dig en exakt kopia av företagets balans- och resultaträkning. Om det är fråga om ett lite större företag med omkring 100 000 transaktioner så kan det ta ett par minuter extra. När listorna är avprickade mot bolagets interna rapporter så kan du i lugn och ro planera revisionen med utgångspunkt från en egen kopia av huvudboken. I småbolagen innehåller den det mesta, om parametrarna ställts rätt.

Återskapa årsredovisningen

Punkt 43 i RevU 1005 påstår att ett utkast till år ofta inte är tillgänglig när revisionen påbörjas. Ett självklart steg i revisionen av en ÅR är att själv skapa en ur årets och tidigare års SIE-filer. Moderna revisionsverktyg ger en årsredovisning i Excel som en biprodukt av revisionsdokumentationen. Tidsåtgången är som regel mindre än 20 minuter. Verktygen dokumenterar även vilka konton som summerar till beloppen i balans- och resultaträkningarna. Så länkas beloppen i en ÅR via kontosaldon till de enskilda transaktionerna.

Maximal effektivitet i detta moment uppnås om företagets kontoplan är strukturerad så att återskapandet är möjligt utan omfattande omföringar och omklassificeringar. Det innebär att ett konto skall vara tillräckligt nedbrutet. Se till att klienten använder separata konton för exempelvis maskiner och ackumulerad värdeminskning2]. I vår bör BAS-gruppen ge oss och företagen en genomtänkt statistik i kontoklass 9 för de nya kraven på frånvaroredovisning. Löneföretagen bör visa hur lönearterna skall kompletteras.

I de fall en korrekt årsredovisning för 10/24-bolaget kan skapas direkt ur företagets SIE-fil så är frågan om självgranskning ointressant. Årsredovisningen är då skapad av företaget och den som definierade årsredovisningsmallen.

Konto/månad-matris

RS520 handlar om analytisk granskning. RevU 1005 påstår i punkt 65SE att småföretagen inte alltid har tillgång till månadsdata. Det är snarare tvärtom – tack vare SIE-filerna kan ju revisionsbyrån själv ta fram vad som behövs. Nedan visas ännu ett exempel på en användbar revisionsteknik.

Genom att summera transaktionerna månadsvis för varje konto så får vi en matris över årets affärshändelser. Det innebär att vi får 12 kolumner med förändringen av balanskontona. Dessa kompletteras med IB/UB och alla belopp presenteras i hela 1000-tal.

Vi får en matris där oregelbundenheter framträder. Dessa kan indikera felaktiga periodiseringar eller pekar ut konton för vidare analys. Bolaget i exemplet ovan har glömt bort sina avskrivningar i februari år 2000. Vi ser även att investeringar, 4 tkr, endast bokförts i perioden 1099 dvs. oktober 1999. Analysverktygen ger som regel en möjlighet att borra vidare. Ett klick på fyran i period 1099 ovan visar kontots transaktioner under perioden. Ett klick i UB-kolumnen ger ett kontoutdrag över hela året. Med ännu ett klick på en av transaktionerna visas hela verifikatet.

I matrisen finns även 12 olika resultaträkningar – en för varje månad. Här kan man tränga in djupare i redovisningen än i den sammanfattning som det fleråriga diagrammet gav.

Man ser direkt att företaget periodiserat semestrarna först i februari med tillhörande sociala avgifter. De har dock kommit ihåg att dra rabatten 4 tkr varje månad. Med denna matris som underlag använder vi vår hjärnas goda förmåga att se mönster. Vår kunskap om hur årets verksamhet beskrivits i redovisningen ökar och vi får uppslag till områden att granska vidare.

forts.

forts.

Auktor revisor Hans Sjölund

är verksam i egen byrå i Norrtälje. Han har även utvecklat revisionsprogram för PC-miljö (Kapell, Bilan). Han medverkade senast i Balans nr 2/2003 där han inledde sin artikelserie om effektiv revision i småföretagen.

Nästa månad: Planering av granskningen