Under senare år har debatten om den ökande sjukfrånvaron blivit alltmer intensiv i takt med att kostnaderna för den skjutit i höjden. Åsikterna om hur problemet skall attackeras är många och vitt skilda. Det finns inga enkla lösningar. För att åstadkomma varaktiga förbättringar krävs väl genomtänkta och långsiktiga insatser. I denna artikel redogör Björn Persson och Lars von Ehrenheim översiktligt för den kommande lagstiftningen, samt redovisar hur ett företag kan inleda sitt arbete med hälsobokslut.
I regeringens proposition 2002/03:6 (bifallen av Kammaren den 5:e december 2002), Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro, anges riktlinjer för vilka sorters nyckeltal som kommer att bli aktuella. Avsikten är att göra redovisningen så överskådlig som möjligt, jämförbar och samtidigt enkel att administrera.
Flera remissinstanser med anknytning till revision och redovisning har ställt sig frågande till lämpligheten eller eventuella positiva effekter av lagförslaget. Regeringens argument bakom förslaget är 1) att sjukfrånvaro måste lyftas fram i den allmänna debatten 2) att arbetsgivare måste arbeta mer med förebyggande arbetsmiljöarbete, samt 3) att detta förslag inte medför alltför mycket merarbete för dem som skall producera materialet.
Ur ett mer Human Resources (HR)-orienterat synsätt finns det ytterligare ett allmänt motiv till att införa obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron i årsredovisningen. Detta är att det ger positiv stimulans för arbetsgivare att i större utsträckning börja arbeta med personalekonomisk redovisning. HR-avdelningens arbete kommer i samband med detta att bli mera integrerat i ledningsarbetet vilket bör ses som positivt i ett näringsliv där konkurrensen om kompetens och talang ökar i takt med att tillgången på arbetskraft minskar.
Vidare bör det finnas ett gemensamt intresse hos följande olika grupper att få en klarare bild av hälsotillståndet i företag och organisationer:
Ägarna (samt potentiella ägare) har ett intresse eftersom nivån på sjukfrånvaron hos personalen kan ge en bild av hur företagsledningen förvaltar företagets resurser. En hög sjukfrånvaro kan vara ett tecken på att verksamheten bedrivs på ett ineffektivt sätt. Höga frånvarotal, oavsett orsak, indikerar ledningsproblem. Kunskaperna om vad som orsakar stress och brister i den psykosociala arbetsmiljön kan ofta vara bristfälliga hos chefer och arbetsledare. Detta i sin tur påverkar företagets affärsförmåga, framtida omsättning och vinst.
Kunderna har ett intresse av att se hur effektivt verksamheten sköts eftersom det påverkar deras kostnader. Kan företaget/organisationen leva upp till sina åtaganden gentemot kunderna? Klarar man leveranstider och överenskomna kvalitetskrav? Dessa frågor blir speciellt känsliga för kunskapsintensiva serviceföretag.
På motsvarande sätt har medborgarna ett intresse av att kunna kontrollera att de statliga myndigheterna och kommunerna drivs på ett effektivt sätt.
För medarbetarna och presumtiva medarbetare kan uppgifterna utgöra ett underlag för bedömning av arbetsmiljön och arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Detta kan ha stor betydelse i ett näringsliv där konkurrensen om kompetens och talang ökar i takt med att tillgången på arbetskraft minskar.
Staten har ett intresse av att följa sjukfrånvarons utveckling med anledning av den direkta samhälleliga kostnaden för denna.
Det bör finnas en direkt ekonomisk drivkraft i att förebygga att dåliga arbetsmiljöer uppstår. För att kunna öka precisionen i de ekonomiska insatserna är det nödvändigt att på ett tydligt sätt kunna mäta och följa utvecklingen.
Kriterier
De indikatorer eller nyckeltal som kan komma att bli obligatoriska ska uppfylla följande kriterier:
Samma indikatorer för privata, statliga och kommunala arbetsgivare
Resultaten skall vara jämförbart dels över tiden, dels mellan olika branscher och arbetsgivare.
Administrativ enkelhet
Indikatorer bör finnas i det som kan antas vara en ordinarie redovisning och uppföljning av arbetsgivarens verksamhet.
Lättillgänglighet
Uppgifterna bör vara offentliga och läsaren ska utan större svårigheter kunna tillgodogöra sig den information som redovisas.
Respekt för individens integritet
Information om enstaka individer eller mindre grupper ska inte kunna utläsas.
Enligt regeringens proposition ska lagändringarna träda ikraft den 1 juli 2003 och tillämpas för det räkenskapsår som inleds närmast efter den 31 december 2002. Uppgifter om sjukfrånvaro ska enbart lämnas för tiden fr.o.m. den 1 juli 2003.
Vilka indikatorer ska redovisas?
Den vanligaste indikatorn gällande ohälsotal är sjukfrånvaron. Genom att välja sjukfrånvaro täcks förhållandena in under tiden för utbetalning av såväl sjuklön som sjukpenning. Sjukfrånvaro kan redovisas på olika sätt. Det alternativ som förordas och som anknyter till den frivilliga redovisning som redan förekommer är:
Total sjukfrånvaro under året i relation till de anställdas sammanlagda ordinarie arbetstid angiven i procent.
För att kunna ge en heltäckande och mera precis bild av sjukfrånvaron behövs en del underindelningar:
Indelning efter kön
Denna indelning krävs redan idag vid redovisning av antalet anställda. Det är därför naturligt att kräva denna uppgift även för sjukfrånvaron.
Åldersfördelade uppgifter
Intervallen bör vara: yngre än 30 år, 30–49 samt 50 år och äldre.
Informationen blir därmed jämförbar med Riksförsäkringsverkets statistik. De åldersfördelade uppgifterna bör redovisas könsfördelade.
Långtidssjukfrånvaro
Gränsen för långtidssjukfrånvaro vid redovisning av sjukfrånvaron skall sättas vid en sammanhängande tid av 60 dagar eller mer. Erfarenhet visar att antalet sjukfrånvarande med mer än 60 dagars sjukfrånvaro är jämförelsevis litet. Kostnaderna för dessa personers sjukfrånvaro är däremot stora. Riksförsäkringsverket använder även denna gräns i sin statistik.
Sjukfrånvaron för varje grupp som beskrivits ovan ska anges i procent av gruppens sammanlagda ordinarie arbetstid. Uppgift om sjukfrånvaron ska inte lämnas om antalet anställda under de senaste två räkenskapsåren uppgått till högst tio. Uppgifter kommer vidare inte att behöva lämnas för anställda utomlands.
Med frånvaro på grund av sjukdom avses frånvaro under den tid den anställde har rätt till sjuklön från arbetsgivaren eller sjukpenning enligt lagen om allmän försäkring.
Redovisning skall enbart avse frånvaro relaterad till ordinarie arbetstid. Enbart sjukfrånvaro som faller inom räkenskapsårets ram redovisas.
Från minimikrav baserade på historik till ett framåtriktat verktyg för ledningen
Informationen från samtliga dessa indikatorer ger en bild av hur tillståndet i verksamheten har varit under det gångna verksamhetsåret. Det säger emellertid inget om vilka insatser som gjorts för att påverka situationen i önskad riktning, vilka medel som avsatts till förebyggande respektive rehabiliterande åtgärder, hur dessa medel fördelats eller vilka förväntade resultat som satts upp.
Vi rekommenderar att VD kommenterar denna statistik i årsberättelsen. Siffrorna relaterar till hur ledningen utövar sitt ledningsansvar och hur företaget lever upp till sina värderingar. Vi ser det som viktigt ur trovärdighetssynpunkt att VD tar tillfället i akt att förklara och understryka var man vill lägga tyngden och vilka prioriteringar man ser gällande personalsituationen.
Tillvägagångssätt för att inrätta hälsobokslut
Ett första steg är att företaget/organisationen tar hälsofrågorna på allvar. Företaget bör inleda med att analysera sjukfrånvaron ur olika synvinklar (ålder, kön, befattningsgrupp, organisatorisk tillhörighet etc.). Företaget kan även analysera de olika förebyggande aktiviteterna för att få klarhet i vad som har direkt bäring på hälsotillståndet. Exempelvis kan rehabiliteringsåtgärderna att granskas för att se om en effektivare rehabilitering är möjlig.
Ett nästa steg är att sätta upp målsättningar inom hälsoområdet och att analysera vilka företagsspecifika nyckeltal som skulle kunna vara aktuella för företaget/organisationen. Företaget bör minst inleda med att redan nu beräkna sjukfrånvaron för det räkenskapsår som varit för att ha som jämförelsemått i ett kommande årsbokslut.
Vidare kan ett led i detta vara att göra en översyn av de ofta varierande satsningar på frisk och hälsovård som företaget/organisationen gör. Finns sjukvårdsförsäkringar? Influensavaccinationer? Träningsbidrag m.m. Finns det en gemensam tanke bakom de friskvårdssatsningar som görs eller har de uppstått efterhand? Leder de till önskade resultat? Bör företaget/organisationen öka sina satsningar eller stuva om i existerande?
Målsättning och förväntade resultat
Hur ser då en frisk verksamhet ut? Var dras gränsen för vad som är bra eller dåligt? Är det värt pengarna det kostar att uppnå låga sjukfrånvarotal?
Det finns olika uppfattningar och synpunkter om detta. Klara direktiv och tydliga riktlinjer saknas emellertid. Det är upp till varje verksamhet att själva sätta sina mål och visioner. I promemorian om obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron skriver man att regeringen ”betonat nödvändigheten av att förstärka de ekonomiska drivkrafterna för arbetsgivarna att förebygga ohälsa”. Vad detta faktiskt kommer att innebära vet vi inte ännu. Troligt är dock att det kommer att röra sig om någon form av avgiftslättnad.
Innan en organisation börjar bygga upp system och engagera personal bör ledningen fundera över vilket önskat tillstånd den vill uppnå. Har företaget/organisationen en vision som inkluderar arbetsklimatet och organisationens hälsa? Om inte, kanske en sådan bör utarbetas. Det ideala tillståndet gällande långtidssjukfrånvaro är antagligen noll, med andra ord en nollvision. För att nå visionen är det klokt att sätta upp delmål för exempelvis år ett, år två, osv. Milstolpar som indikerar om investerade resurser utnyttjas på rätt sätt och ger önskat utfall.
Det säger sig självt att frånvaro från arbetet p.g.a. sjukdom, i synnerhet relaterad till stress och arbetsskador, har en negativ påverkan på verksamheten. Hur ser visionen ut och vilka är delmålen? I samband med att vi inför hälsorapportering som en del av förvaltningsberättelsen bör vi ha diskuterat detta så att det kan tas med som grundläggande skäl för redovisningen.
För att ge tydlig information över tid bör redovisningen ske över en rullande treårsperiod. Tre år ger normalt sett tillräckligt med data för att kunna se en trend.
I tillägg till de redovisningspunkter som föreslagits bli obligatoriska och de övriga punkter som vi redogör för, kan det givetvis vara av intresse att redovisa andra företagsspecifika nyckeltal. Exempelvis kan det vara intressant att se vilket intäktsbortfall olika typer av frånvaro leder till och hur investeringar i åtgärder syftande till reduktion av sjukfrånvaro står i relation till detta bortfall.
Mörkertal
Många företag tillämpar flextid med möjlighet att spara upparbetad tid för att senare utnyttja som kompensationstid vid kortare ledighet. Det är inte ovanligt att upparbetad tid används för att täcka kortare sjukfrånvaro. I samband med detta uppstår ett mörkertal. Vad är uttag av lite extra ledighet och vad är sjukfrånvaro? För att få fram en entydig bild av hälsotillståndet bör en uppskattning av eventuellt mörkertal göras.
Stressrelaterad frånvaro
Frånvaro förorsakad av stress blir tyvärr allt vanligare. Än så länge är det framför allt den gemensamma sektorn som drabbats hårdast men problemet sprider sig in i det privata näringslivet och kryper allt längre ner i åldrarna. Att stress inte enbart har med jobbsituationen att göra kan vi vara tämligen säkra på. Utbrändhet orsakas av en kombination av omständigheter. Privatlivet har mycket stor betydelse och personliga förutsättningar spelar stor roll. Kontrollbehov, självbild och oförmåga att sätta gränser har större betydelse än vad som vanligtvis framkommer i debatten. Arbetssituationen är dock ofta den faktor som får bägaren att rinna över.
Kompetent och tydligt ledarskap, utbildning, god fysisk och psykisk arbetsmiljö, rimlig arbetsbelastning och möjlighet till inflytande och påverkan över egen arbetssituation är instrument som företagen kan, och måste, använda för att förhindra och vända situationen.
För att börja arbeta med förebyggande såväl som rehabiliterande åtgärder är det viktigt att ta reda på hur personalen faktiskt upplever arbetsplats och arbetssituation. I annat fall är risken stor att man skjuter bredvid målet.
Ett sätt att öka sin kunskap om tillståndet i organisationen är att göra en undersökning där personalen får svara på ett antal frågor om hur de ser på och upplever arbetsmiljö och arbetsklimat. I de fall man har ett intranät kan undersökningen enkelt göras on-line. Frågorna bör vara utformade på ett sådant sätt att de inte kan ifrågasättas ur personlig integritetssynpunkt. För att kunna följa resultatet av förbättringsåtgärder bör undersökningen upprepas periodiskt.
Möjliga nyckeltal
För att ledningen lätt skall kunna få en överblick kan det liksom med all finansiell analys, underlätta att följa upp nyckeltal. Nedan återges möjliga HR-orienterade nyckeltal samt deras tillämpning.
Förebyggande hälso- och friskvårdkostnader som andel av den total kostnaden för (frivilliga) personalförmåner
Kostnaden för rehabiliteringsåtgärder för att återfå långtidssjukfrånvarande i arbete som andel av (frivilliga[]) personalförmåner1
Förhållandet mellan dessa båda indikatorer ger en bild av i hur stor utsträckning vi arbetar pro-aktivt (förebyggande) respektive reaktivt (rehabiliterande). Över tid bör det även gå att se vilken effekt en ökad pro-aktiv insats har.
Med ”frivilliga” menar vi i det här sammanhanget förmåner som inte är direkt föreskrivna i lag eller kollektivavtal.
Kostnaden för arbetsmiljöförbättrande åtgärder
Exempelvis kostnader för ergonomiska åtgärder, lokal- och ventilationsförbättringar m.m.
Dessa nyckeltal påvisar hur stora insatser företaget gör för den fysiska arbetsmiljön. De möjliggör även en analys av deras relation till andra personalkostnader, samt kan över tid förhoppningsvis visa ett samband med nedgång av exempelvis arbetsskador/förslitningsskador.
Utbildningstimmar innehållande förebyggande hälsokunskap i relation till totalt antal utbildningstimmar
I förvaltningsberättelsen redovisar redan idag en del företag hur stor del av tillgänglig tid som används till utbildning. I den mån utbildning används som ett led i att förebygga ohälsa är detta en bra indikator på förebyggande investering. Utbildningar som innefattar exempelvis time-management, självledarskap och stresskunskap ingår i detta nyckeltal.
Personalomsättningen
Hög[2] personalomsättning är som tidigare nämnts en indikation på att verksamheten har problem. Problemen kan vara mångskiftande. Det kan röra sig om ledning, arbetsmiljö, lönestruktur etc. Oavsett vad orsaken till omsättningen är, är det en betydande kostnadsdrivare. Det finns idag inget entydigt definierat mått på personalomsättning. Den formel som SCB använder i Sveriges officiella statistik är dock en vedertagen formel. Varje företag och organisation bör bestämma vad som är ett realistisk och acceptabelt omsättningstal för dem.
Vad som kan betecknas som ”hög” personalomsättning är relativt och kan variera mellan branscher och företag, mellan olika typer av verksamheter och över konjunkturcyklerna.
Korttidsfrånvaro p.g.a. sjukdom.
Hög korttidsfrånvaro på grund av sjukdom som inte utgör ”vård av sjukt barn” är en varningssignal om att hälsotillståndet i verksamheten inte är tillfredställande. En viss naturlig korttidsfrånvaro är ofrånkomlig. Förkylningar, influensa m.m. inträffar och då ska folk vara hemma och kurera sig. Företaget bör etablera riktvärden för vad som kan anses vara acceptabelt och normalt med hänsyn till verksamhetens art och personalsammansättning.
Slutsats
Den femte december 2002 biföll riksdagen propositionen. Till följd av detta kommer det att bli obligatoriskt med uppgifter om ohälsan/sjukfrånvaron som tilläggsupplysningar i årsredovisningen.
Arbetet med att ta fram tilläggsupplysningarna kommer att innebära ett visst merarbete samt ökade kostnader för de ansvariga på ett företags ekonomiavdelning.
För den externa revisionen innebär detta endast fler tilläggsupplysningar som skall granskas samt bedömas. En företagsledning har däremot valmöjligheten att antingen kostnadsminimera eller att skaffa sig ett instrument för att följa upp samt påverka ohälsan.
Kostnadsminimeringen innebär att endast de absolut nödvändiga uppgifterna för att uppfylla kraven i lagen produceras. Alternativet är att ohälsotalen samt uppföljningen av HR-relaterade nyckeltal ingår i de rapporter ett företags ledning erhåller samt har som beslutsunderlag.
Med valet att följa upp ohälsan samt insatser mot denna erhåller ledningen ett verktyg för att löpande följa upp och påverka personalens möjligheter och förutsättningar att producera och bidra till företagets utveckling, samt i slutändan öka sina intäkter.
Björn Persson är konsult i HR-frågor, och Lars von Ehrenheim är revisor. Båda är verksamma inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers.