I samband med övergången till den nya bokföringslagen och årsredovisningslagen för insamlingsorganisationer har Frivilligorganisationernas Insamlingsråd tillsammans med Öhrlings PricewaterhouseCoopers utarbetat ett förslag till årsredovisning m.m. Eva Törning, Inga Wall och Erik Zachrison presenterar i denna artikel utseendet på årsredovisningen.
FRII, frivilligorganisationernas insamlingsråd har tillsammans med Öhrlings PricewaterhouseCoopers utvecklat årsredovisning m.m. för användning i insamlingsorganisationerna. Eva Törning, redovisningsexpert på Öhrlings PricewaterhouseCoopers har i samarbete med en arbetsgrupp inom FRII utarbetat förslag till årsredovisning/årsbokslut, kontotabell och konteringsinstruktioner. Syftet med arbetet har främst varit att underlätta övergången till den nya bokföringslagen (BFL) och årsredovisningslagen (ÅRL) för insamlingsorganisationerna men också att behandla vissa centrala redovisningsfrågor som är specifika för dessa organisationer (se artikel av Torkelsson/Törning i Balans nr 5/2000). Ett tredje väl så viktigt syfte var också att försöka göra informationen i årsredovisningarna mer enhetlig, jämförbar och lättillgänglig för läsaren/bidragsgivaren.
Under arbetets gång har muntliga avstämningar gjorts med insamlingsorganisationernas valda revisorer, Bokföringsnämnden och Stiftelsen för Insamlingskontroll, SFI. FRII, som organisation, har också som mål att den särskilda redovisning som idag krävs av SFI på sikt ska kunna ersättas av FRII:s mall för årsredovisning.
Arbetsgruppens resultat presenterades för FRII:s medlemmar i form av en informationsdag den 1 februari 2001. Medlemmarna uppmuntrades att börja beakta mallen redan i årsredovisningarna för 2000, något som bland andra Cancer-fonden kommer att göra.
Det återstår att avsluta arbetet med den anpassade kontoplanen baserad på bas 2000. Detta arbete behandlas därför inte här.
Vi vill här kort presentera det arbete som FRII:s arbetsgrupp gjort. Mycket av detta är så allmänt att det även kan tillämpas på andra organisationer inom den ideella sektorn, exempelvis idrottsföreningar, samfund och friluftsorganisationer. Presentationen har delats upp i två delar där vi i detta nummer presenterar innehållet i årsredovisningen och i ett kommande nummer av Balans redogör för vissa viktiga värderingsprinciper. Synpunkter mottages tacksamt till FRII, info@frii.a.se.
FRII:s mall för årsredovisning är tillgänglig som PDF-fil på FRII:s hemsida, http//www.frii.a.se.
Syftet med årsredovisningen i en insamlingsorganisation
En årsredovisning bör ge relevant information för att möta ett allmänt intresse från givare, medlemmar, kreditgivare och andra som ger gåvor av olika slag till insamlingsorganisationen. Dessa externa användare av årsredovisningen har ett gemensamt intresse av att bedöma
det uppdrag som en organisation utför (mot medlemmar eller mot externa parter), dvs. ändamålet, och dess möjlighet att fortsätta att utföra detta uppdrag, och
hur ledningen sköter sitt ansvar och andra mått på utfallet av deras arbete.
Eller med andra ord, genom att kombinera siffermaterialet i resultat- och balansräkningarna med en informativ verksamhetsberättelse får läsaren möjlighet att bedöma om man tycker att organisationens syfte uppfyllts under året.
Innehållet i FRII:s förslag till årsredovisning
Förslaget till årsredovisning innehåller de delar som krävs av ÅRL, dvs. förvaltningsberättelse (här kallad Verksamhetsberättelse), resultaträkning (såväl funktionsindelad som kostnadsslagsindelad), balansräkning och noter. Till detta har fogats en kassaflödesanalys utformad enligt Redovisningsrådets rekommendation RR 7. Arbetsgruppen inom FRII är medveten om att det inte är så många insamlingsorganisationer som uppfyller storlekskraven i ÅRL för krav på finansieringsanalys men vill ändå slå ett slag för kassaflödesanalysen för att underlätta för läsaren att förstå organisationens verksamhet. Dessutom bör en organisation som först samlar in medel och först därefter spenderar dem ha ett mycket angenämt kassaflöde!
I materialet finns klara markeringar vad ett årsbokslut ska innehålla för att även de mindre organisationerna ska kunna använda mallen så att branschen därigenom även uppnår en harmonisering.
Verksamhetsberättelsen
Förslaget till verksamhetsberättelse innehåller såväl de obligatoriska rubrikerna som återfinns i 6 kap. ÅRL som tilläggsrubriker för att möta läsarnas intresse. Under alla rubriker lämnas förslag i punktform till innehåll. Förutom de obligatoriska rubrikerna har FRII lagt till rubrikerna Medlemmar, Förvaltning och Information.
Verksamhetsberättelsen är viktig för givarna eftersom de där får reda på hur organisationen samlat in pengar under året, uppfyllt sitt ideella syfte (med såväl årets som tidigare års insamlade medel) och hur man kan komma i kontakt med den. Det är också viktigt att det klart framgår att organisationen står under Stiftelsen för Insamlingskontrolls (SFI) tillsyn (om man har ett 90-konto) och att man är medlem i FRII.
En rubrik som har en stor tyngd hos insamlingsorganisationerna är den om framtida utveckling, kanske framför allt om man haft en stor insamlingskampanj under året (exempelvis som den mycket lyckosamma kampanjen Världens Barn under 2000). Här är det viktigt för läsaren att kunna se hur organisationen tänker spendera dessa pengar eller om pengarna kommer att ligga i kassakistan under året för att spenderas längre fram. Här mäts också ledningens framtidsplanering.
Uppställning av resultaträkningen
Årsredovisningen innehåller både en funktionsindelad och en kostnadsslagsindelad resultaträkning.
Den funktionsindelade, som förordas av FRII, är uppdelad i funktionerna Ändamålskostnader, Insamlingskostnader och Administrationskostnader (se uppställning sid. 37), vilket motsvarar den uppdelning av kostnader som efterfrågas av SFI. Denna uppdelning underlättar för läsaren av årsredovisningen att se hur stor del av de insamlade medlen som använts för att främja det ideella ändamål som organisationen har.
Efter dessa båda resultaträkningar finns en separat avstämning av hur det resultat som organisationen genererat under året ska fördelas. En sådan fördelning sker främst som en slags periodisering av medel som insamlats under tidigare år men som tagits i anspråk under året och medel som insamlats under året och som ska tas i anspråk för ett visst ändamål längre fram i tiden. FRII anser att eftersom en insamlingsorganisation inte har som främsta syfte att generera vinst, ska det klart framgå av resultaträkningen hur mycket av de medel som samlats in under året som redan öronmärkts för vissa specifika ändamål. Det som återstår förs till organisationens balanserade medel och kan därmed utnyttjas fritt av organisationen.
Innehållet i resultaträkningen
FRII har gjort vissa anpassningar av den funktionsindelade resultaträkningen för att möta branschens behov (se uppställningen här bredvid).
Verksamhetsintäkter
FRII:s arbetsgrupp var enig i sitt beslut att inte använda sig av ÅRL:s benämning Nettoomsättning utan valde i stället begreppet Verksamhetsintäkter. I denna post redovisas alla intäkter utom finansiella intäkter, dvs. insamlade medel, medlemsavgifter, bidrag, försäljning, sponsring och liknande. Till posten Verksamhetsintäkter har kopplats en not där fördelningen mellan olika intäktsslag redovisas. Dessutom uppmuntras organisationerna att lämna ytterligare upplysningar om intäkterna.
Ändamålskostnader
Ändamålskostnader är alla kostnader som åsamkas organisationen när den ska uppfylla sitt ideella syfte, mot medlemmarna eller mot externa parter. Dessa kostnader kan delas upp i
stöd utbetalade enligt organisationens syfte, t.ex. forskningsbidrag,
aktiviteter i enlighet med organisationens syfte, t.ex. humanitärt bistånd eller information
indirekta kostnader till a) och b) om dessa är väsentliga (t.ex. löner, kontor)
kostnader för viss ledning och administration.
Ändamålskostnader kan också inkludera avskrivning och realisationsresultat på anläggningstillgångar om dessa helt eller delvis används för det ideella syftet (jmfr donerade tillgångar).
Insamlingskostnader
Insamlingskostnader är nödvändiga för att samla in medel från externa parter. Hit räknas således kostnaden för insamlingsbössor, annonser och reklam, lönekostnader, tackbrev och liknande. Men hit hör också försäljningskostnader som är förenade med försäljning av varor, dvs. varukostnader, direkta försäljningskostnader samt kostnader för porto, löner, lokaler och liknande.
Administrationskostnader
Liksom i exempelvis ett aktiebolag krävs ett visst mått av allmän administration i en insamlingsorganisation – alla arbetsuppgifter kan ju inte utföras ideellt. FRII ser administrationskostnaderna som ett led i att säkerställa kvalitet i insamlingsarbetet. Administrationskostnad inkluderar normalt
direkta kostnader såsom intern och extern revision, legala arvoden samt kostnader förknippade med stadgarna eller legala krav, t.ex. medlemsregister, årsstämma och upprättande av årsredovisning.
indirekta kostnader vilket inkluderar en andel av ledningens och andra anställdas tid och de fasta kostnader som hör samman med dessa, t.ex. kontor och kostnader för kommunikation.
Bidrag för administrationskostnader redovisas som intäkt bland övriga bidrag varför administrationskostnader redovisas brutto.
Årets resultat före fördelning
Det har inom FRII förts en livlig debatt om ÅRL:s benämning ”Årets resultat” är ett bra begrepp för insamlingsorganisationerna. Idag används begrepp som ”Årets saldo” för att undvika begrepp som ”resultat” och ”vinst”. För att inte bryta mot ÅRL:s benämningar har vi till slut enats om kompromissen ”Årets resultat före fördelning”, för att klart visa att detta inte är den slutliga summan för året måste man även ta hänsyn till den periodisering av ändamålsbestämda medel som beskrivits ovan under rubriken Uppställning av resultaträkningen.
Sammanfattning
Genom utarbetandet av FRII:s mall för årsredovisning har FRII:s medlemmar fått en möjlighet att utforma en branschpraxis och därmed underlätta för läsarna av årsredovisningarna eftersom informationen både utökas och harmoniseras. Nu återstår att se hur detta kommer att hanteras praktiskt av insamlingsorganisationerna.
Eva Törning, Inga Wall och Erik Zachrison
Fotnot
Eva Törning, Inga Wall och Erik Zachrison återkommer i ett kommande nummer av Balans med en redogörelse för vissa viktiga värderingsprinciper i insamlingsorganisationer.
Funktionsindelad resultaträkning
Not | 2001 | 2000 | |
|---|---|---|---|
Verksamhetsintäkter | x | xx | xx |
Ändamålskostnader | −xx | −xx | |
Insamlingskostnader | −xx | −xx | |
Administrationskostnader | x | ||
Verksamhetsresultat | xx | xx | |
Resultat från finansiella investeringar | |||
Resultat från värdepapper och fordringar som är anläggningstillgångar | x | xx | xx |
Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter | x | xx | xx |
Räntekostnader och liknande resultatposter | |||
Förvaltningskostnader | |||
Summa resultat från finansiella investeringar | xx | xx | |
Resultat efter finansiella poster | xx | xx | |
Skatt på årets resultat (i aktiebolag) | x | ||
Årets resultat före fördelning | xx | xx | |
Fördelning av årets resultat | x | ||
Årets resultat enligt resultaträkningen (se ovan) | xx | xx | |
Utnyttjande av ändamålsbestämda medel från tidigare år | xx | xx | |
Reservering av ändamålsbestämda medel som inte utnyttjats under året | |||
Kvarstående belopp för året/förändring balanserat kapital | xx | xx |
Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII)
Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII) är en branschorganisation för de svenska organisationer som samlar in pengar hos allmänheten. Organisationens medlemmar – för närvarande är 66 organisationer anslutna – står för den största delen av de drygt tre miljarder kronor som varje år skänks till de s.k. 90-kontona. Det är konton som exklusivt tillhandahålls av Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI), se separat faktaruta. FRII:s medlemmar driver sitt arbete organisatoriskt antingen som ideell förening eller som stiftelse/insamlingsstiftelse.
FRII har fastställt fyra nyckelord som ska känneteckna insamlingen i Sverige nämligen respekt, trovärdighet, kvalitet och öppenhet.
Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI)
Stiftelsen för Insamlingskontroll skapades 1980 för att ta över den kontroll av insamlingar bland allmänheten som dittills och sedan 1943 utövats av Näringslivets Granskningsnämnd. Grundare av SFI är den svenska arbetsmarknadens centralorganisationer – LO, SACO, TCO och SAF – samt FAR. Stiftelsen leds av en styrelse, där varje grundare utser en ledamot och en ersättare för denne. SFI har ett kansli, vars chef också ingår i styrelsen.
SFI:s syften är: att insamlingar bland allmänheten för humanitära, välgörande och kulturella ändamål, miljövård och naturskydd sker under betryggande kontroll, att insamlingar inte belastas med oskäliga kostnader, att sunda marknadsföringsmetoder används på insamlingsområdet, samt att ändamålsenliga metoder för insamlingskontroll utvecklas.
Drygt 300 insamlingsorganisationer är knutna till SFI och har förbundit sig att följa SFI:s anvisningar och att kontinuerligt få bl.a. sina redovisningshandlingar granskade. Varje organisation inom SFI har av SFI tilldelats minst ett sexställigt s.k. 90-konto hos post- och/eller bankgirot. Detta konto är gentemot allmänheten ett bevis för att insamlingen är kontrollerad och en säkerhet för att skänkta pengar hamnar rätt.
Eva Törning, redovisningsexpert, Öhrlings PricewaterhouseCoopers, Inga Wall, ekonomichef, Cancerfonden och Erik Zachrison, generalsekreterare, FRII.
Eva Törning medverkade senast i Balans nr 5/2000.