Revisionsbolagsutredningen: Arbetsordning och instruktioner i aktiebolaget – teori och praktik

Sedan årsskiftet kräver aktiebolagslagen att aktiebolagets styrelse upprättar en arbetsordning för sitt arbete, samt instruktioner till verkställande direktören och de organ som styrelsen särskilt inrättar, och för den ekonomiska rapporteringen. Carl Svernlöv kommenterar här de nya reglerna.

Före den reform av aktiebolagslagen (ABL) som trädde i kraft vid årsskiftet uppfattades många av lagens bestämmelser om bolagsorganens kompetens och skyldigheter som oklara. Det gällde särskilt styrelseledamöterna och verkställande direktören. Det har varit mycket svårt att utkräva ansvar av bolagets befattningshavare för fel som begåtts, och talan har sällan väckts, inte ens vid flagranta fel och misskötsel från bolagsledningens eller revisorernas sida. Förväntningarna var därför höga inför aktiebolagskommitténs rapport SOU 1995:44, Aktiebolagets organisation, på avsevärda skärpningar av skadeståndsansvaret. Med hänvisning till de nackdelar som sådana skärpningar skulle innebära föreslog kommittén emellertid istället vissa bestämmelser med syfte att tydliggöra och precisera styrelsens och verkställande direktörens uppgifter och ansvar. Dessa förslag inflöt med vissa förändringar i proposition 1997/98:99. Bland annat har således vissa förtydliganden av styrelsens arbetsuppgifter gjorts i 8:3 och 8:4 ABL. De viktigaste förändringarna i detta avseende är emellertid de om arbetsordning för styrelsen som regleras i 8:5 ABL, om instruktioner om arbetsfördelningen mellan styrelsen å ena sidan och verkställande direktören och de andra organ som styrelsen inrättar å den andra, enligt 8:3 3 st. ABL, samt instruktioner för den ekonomiska rapporteringen enligt 8:4 ABL. I något förändrad form trädde dessa bestämmelser i kraft vid årsskiftet.1 Denna artikel undersöker huvudsakligen de bestämmelser som gäller för arbetsordningen och lämnar praktiska råd om dess utformning. Även övriga instruktioner berörs, dock mer kortfattat. Artikeln avslutas med en kort diskussion avseende vilken påverkan på styrelseledamöternas ansvar som de nya reglerna kan få.

Formella krav

Systemet med arbetsordning är baserat på en dansk förebild. I § 56 av den danska aktieselskabsloven finns en bestämmelse som ålägger styrelsen i danska aktieselskab (motsv. publika aktiebolag) att upprätta en s.k. foretningsorden för sitt arbete. Arbetsordningen skall innehålla bestämmelser om styrelsens arbete och om styrelseledamöternas plikter i vissa särskilt viktiga avseenden. För börsnoterade och statliga aktieselskab anger lagen en lista över vilka punkter som skall behandlas i arbetsordningen.

Till skillnad från den danska förebilden innehåller svensk rätt inga så detaljerade bestämmelser. Vad avser de strikt formella krav som ställs på en arbetsordning kan det konstateras att lagen är ganska fåordig. Detta förhållande hänger ihop med aktiebolagskommitténs och lagstiftarens önskan att inte i alltför stor grad detaljreglera styrelsens arbetssätt.2 Således föreskriver 8:5 ABL endast följande:

Regleringen av instruktion till verkställande direktör och instruktion angående den ekonomiska rapporteringen är än mer knapphändigt reglerade i 8:3 ABL respektive 8:4 ABL.

Aktiebolag som omfattas av reglerna

Av 8:5 ABL följer att en arbetsordning i princip skall upprättas för varje bolag med mer än en styrelseledamot, alltså även vilande bolag. Att en arbetsordning inte har ansetts vara nödvändig om det endast finns en styrelseledamot, är inte så konstigt; det förefaller ganska meningslöst att i skrift fastställa hur denne ende styrelseledamot arbetar. En viss kritik som kan riktas mot detta undantag är dock att i sådana styrelser förblir suppleanter och förutsättningen för deras inträde oreglerade, med tolkningssvårigheter som följd. Detta utvecklas närmare nedan.

Vad avser skriftliga instruktioner om arbetsfördelningen mellan styrelse och VD behöver dessa naturligtvis endast upprättas om det finns en VD. Instruktioner för den ekonomiska rapporteringen skall upprättas enligt 8:4 2 st. ABL, såvida inte dessa med hänsyn till bolagets begränsade storlek och verksamhet skulle sakna betydelse. Som exempel på sådana fall anger förarbetena vilande bolag.3

Skriftlighetskrav

Av 8:5 1 st. ABL framgår att arbetsordningen skall vara skriftlig. Det är därför inte tillräckligt att styrelsen tillämpar något slags praxis, eller muntlig arbetsordning. Skriftlighetskravet gäller även de instruktioner som skall utfärdas enligt 8:3 och 8:4 ABL.

Årlig fastställelse

Vidare skall arbetsordningen fastställas årligen, med enkel majoritet inom styrelsen. Enligt förarbetena syftar denna regel till att säkerställa att styrelseledamöterna känner till arbetsordningens innehåll. Lämpligast fastställs arbetsordningen vid det konstituerande styrelsemöte som följer ordinarie bolagsstämma. Arbetsordningen antas då för närmast följande verksamhetsår, dvs. för tiden intill nästföljande konstituerande styrelsemöte.4

Att arbetsordningen skall fastställas årligen innebär inte att den nödvändigtvis ligger fast under hela verksamhetssåret. Förändringar kan ju inträffa, såväl inom styrelsen som i omvärlden, som påkallar förändringar i arbetsordningen. Det är därför ingenting som hindrar att arbetsordningen revideras under året.

Innehåll

Vad beträffar arbetsordningens innehåll uppställer 8:5 ABL endast tre uttryckliga krav

• eventuell arbetsfördelning,

• mötesfrekvens och

• suppleanternas deltagande och kallelse.

Arbetsfördelning

Om styrelsen vill fördela sina arbetsuppgifter bland ledamöterna, skall detta anges i arbetsordningen. Ett förväntat resultat av denna bestämmelse är att styrelseordförandens roll och arbetsuppgifter kommer att preciseras. Vidare innebär bestämmelsen bl.a. att, om styrelsen skall ha en s.k. arbetande styrelseordförande, dennes arbetsuppgifter skall regleras i arbetsordningen. Därvid bör styrelsen se till att styrelseordförandens arbetsuppgifter inte står i strid med lagens regler om kompetens- och ansvarsfördelning mellan bolagsorganen.5 Vill styrelsen lämna någon särskild uppgift, t.ex. en viss kontrollerande uppgift, till någon av ledamöterna, skall också detta anges i arbetsordningen.

Genom arbetsordningen kan även fasta s.k. arbetsutskott skapas för förberedelse och eventuellt även beslut i vissa ärenden.6 En styrelse som beslutar om sådana arbetsutskott är skyldig att i en instruktion enligt 8:3 ABL precisera det nya organets uppgifter, arbetssätt och rapportskyldighet. Detta kan till exempel gälla en revisionskommitté. Genom instruktioner av detta slag kan styrelsen i stor utsträckning undanröja tveksamheter avseende arbetsfördelningen mellan styrelsens ledamöter och mellan styrelsen, styrelsens arbetsutskott, styrelsens ordförande, verkställande direktören, direktionen, divisionsstyrelserna och de övriga organ som kan ingå i organisationen.7

Enligt förarbetena ligger det i sakens natur att arbetsordningen kommer att reglera arbetsfördelningen främst beträffande sådana uppgifter som är återkommande i styrelsearbetet. Det kan tänkas att det uppstår ett behov av en arbetsfördelning beträffande frågor som normalt inte förekommer i styrelsens löpande arbete. Om styrelsen vill uppdra åt någon av ledamöterna att vid ett enstaka tillfälle vidta en viss åtgärd, kan det ofta räcka att detta antecknas i styrelseprotokollet.8

Anvisningar i arbetsordningen innebär naturligtvis inte att styrelsen frånhänder sig sin kollegiala beslutanderätt i frågor av väsentlig betydelse för bolaget. Beslut i frågor som det åligger styrelsen att besluta om kan fortfarande endast fattas av styrelsen i beslutför sammansättning.9 Bulvanutredningen har föreslagit att lagen uttryckligen skall stadga att styrelsens ansvar och tillsynsskyldighet inte kan överlåtas på någon annan.10

Av 8:5 2 st. ABL följer att styrelsen ansvarar för att det sker en fortlöpande kontroll av att den arbetsfördelning som har angivits i arbetsordningen kan upprätthållas.

Mötesfrekvens

I arbetsordningen skall också sammanträdesfrekvensen regleras. Hur ofta en styrelse bör sammanträda varierar naturligtvis i hög grad från bolag till bolag, och lagen ställer i princip inga krav i detta avseende. Lagen innehåller bara en föreskrift i 8:15 ABL om att styrelseordföranden skall tillse att sammanträden hålls ”när det behövs”.

I de minsta bolagen eller i helägda dotterbolag i stora internationella koncerner hålls ett minimum av möten, medan i större bolag mötesfrekvensen kan vara så hög som en gång per månad.

I förarbetena framhålls att det kan vara naturligt att ett första sammanträde hålls efter den stämma där nya styrelseledamöter har utsetts och att ordinarie styrelsesammanträden därefter hålls vid flera tillfällen per år. Vidare bör styrelsen sammanträda i vart fall inför framställningen av förekommande kvartals-, tertial- och delårsrapporter och inför upprättandet av bolagets årsredovisning. Beroende på bolagets verksamhet och andra omständigheter kan det emellertid finnas skäl att utforma sammanträdesmönstret på ett annat sätt. Oavsett vad som anges angående mötesfrekvensen i arbetsordningen har ordföranden alltid möjlighet att kalla till ett extra styrelsesammanträde vid behov.11

Det ligger nära till hands att styrelsen i samband med att sammanträdesfrekvensen läggs fast också bestämmer, så långt det är möjligt, vilka ärenden som minst skall förekomma på de olika sammanträdena. Det är ganska vanligt att styrelsen föreskriver olika ”teman” för olika möten, varvid styrelsen utöver löpande ärenden i detalj behandlar ett särskilt ämne av intresse för bolaget vid varje möte, såsom t.ex. investeringar, strategi, bokslut, etc. Det kan också vara lämpligt att i arbetsordningen reglera vilket material som skall tillhandahållas ledamöterna inför sammanträdena.12

Suppleanternas roll

Suppleanternas roll i det svenska aktiebolaget har länge varit föremål för ganska knapphändig reglering i ett fåtal bestämmelser i lagen.13 I praktiken kan suppleanternas roll variera mycket från bolag till bolag. Det finns bolag där styrelsesuppleanterna endast inkallas i tjänst enligt lag om ordinarie ledamöter har förfall eller deras uppdrag upphör i förtid. Suppleanterna deltar då inte i styrelsens arbete förrän efter de tillträtt. I andra styrelser kallas suppleanterna regelmässigt till alla möten, utan formell rätt att delta i besluten.14 I många företag är behovet av suppleanter dock ringa. På liknande sätt kan vice verkställande direktören antingen vara en ren ”pappersfigur” som aldrig eller nästan aldrig utför uppgifter i verkställande direktörens ställe, eller regelmässigt fungera som dennes ersättare vid kortare eller längre frånvaro.15 De exakta formerna för suppleanternas tjänstgöring har inte varit föremål för någon lagreglering. Därvid har det bland annat varit oklart i vilken ordning suppleanter skall inträda i styrelsen om det finns fler än en suppleant.

Genom föreskrifterna om arbetsordning har lagstiftaren sökt komma till rätta med vissa av dessa missförhållanden. Således föreskriver numera lagen att arbetsordningen skall reglera suppleanternas närvaro och deltagande i styrelsens arbete. Att en suppleant alltid skall beredas tillfälle att träda in i styrelseledamotens ställe när denne inte kan närvara framgår av 8:17 1 st. ABL. Syftet med arbetsordningens bestämmelser om suppleanter är att klargöra bl.a. under vilka närmare förutsättningar som en suppleant skall kallas till styrelsens sammanträden och inträda i styrelseledamots ställe och, om det finns flera suppleanter, ordningen för deras inträde. I lagen (1987:1245) om styrelserepresentation för de privatanställda finns bestämmelser om suppleant för arbetstagarledamot. De bestämmelserna måste givetvis respekteras när arbetsordningen utformas.16

I bolag vars styrelse inte upprättar arbetsordning är ordningen för suppleanternas inträde fortfarande oklar. Detta gäller såväl bolag vars styrelse endast har en ledamot och därför inte är skyldig att upprätta en arbetsordning som styrelser som trots lagens krav underlåter att göra det. Följande principer torde dock gälla. Personliga styrelsesuppleanter skall alltid inträda för sina ledamöter. Om styrelsesuppleanterna inte är personliga inträder de primärt i den ordning som anges i bolagsordningen (om den innehåller någon anvisning), sekundärt enligt instruktion från bolagsstämman eller styrelsen och till sist, enligt styrelseordförandens bestämmande. Vad avser vice verkställande direktörer och revisorssuppleanter bestäms ordningen för deras inträde primärt i enlighet med bolagsordning eller instruktion från bolagsstämman (eller, vad beträffar vice verkställande direktörer, instruktion från styrelsen) och sekundärt enligt anvisning från verkställande direktören respektive den ordinarie revisorn.17

Övriga bestämmelser

Om man hårddrar bestämmelsen i 8:5 ABL något skulle arbetsordningen i en styrelse utan suppleanter och utan intern arbetsfördelning kunna lyda enligt följande: ”Styrelsen skall sammanträda en gång per år, i samband med ordinarie stämma.”

En sådan lakonisk arbetsordning bidrar dock knappast till det tydliggörande av styrelsens roll, arbete och ansvar som aktiebolagskommittén och lagstiftaren syftat till. Följaktligen är den uppräkning som görs i 8:5 ABL av frågor som skall regleras i arbetsordningen inte avsedd att vara uttömmande. Det finns således inget som hindrar att man i arbetsordningen reglerar andra frågor än de som nämns i paragrafen. Med undantag för några korta uttalanden i förarbetena har lagstiftaren dock inte lämnat några närmare anvisningar om vad dessa övriga bestämmelser kan eller bör innehålla.18

Det florerar ett stort antal olika formulär för arbetsordningar, upprättade av revisionsbyråer, advokater och andra konsulter, eller av bolagen själva. Ibland är dessa dokument välgenomtänkta och funktionella, ibland förefaller författaren ha gått vilse i det mörker som lagstiftaren skapat genom avsaknaden av detaljreglering. Å ena sidan finner man i mindre svenska dotterbolag till amerikanska IT-koncerner 30 sidor tättskriven arbetsordning som förefaller ha någon större dansk börskoncerns som förebild. Arbetet i styrelsen, som består av personer ur det amerikanska moderbolagets ledning och den svenske VD:n, som träffas en gång om året för att äta middag, har inte mycket gemensamt med denna skrivbordsprodukt. Å andra sidan kan arbetsordningen i ett mellanstort svenskt industriföretag bestå av några enstaka rader på ett A4-ark, som möjligen uppfyller lagens bokstav, men knappast dess ändamål.

Av grundläggande betydelse för arbetsordningens utformning är bl.a. följande förhållanden:

• om arbetsfördelning sker inom styrelsen,

• om det finns en arbetande styrelseordförande,

• om det finns styrelsesuppleanter.

Därutöver beror innehållet i arbetsordningen på en rad olika faktorer, såsom:

• bolagets storlek,

• bolagets ägarförhållanden,

• bolagets bransch,

• omfattningen och inriktningen på bolagets verksamhet,

• om bolaget är publikt eller privat,

• om bolaget är noterat på börs eller annan marknadsplats,

• om bolaget har VD samt

• hur utvecklad VD-, ekonomistyrnings- och övriga stabsfunktioner är i bolaget.

Vad beträffar börsbolag kan viss inspiration vara att hämta från den danska förebilden i DASL 56 § som uttryckligen upptar ett antal frågor som bör vara reglerade i arbetsordningen. För börsbolag är det även exempelvis viktigt att fastslå vem eller vilka av styrelseledamöterna (eller VD) som är ansvariga för information gentemot börsen och marknaden. Arbetsordningarna för bolag som är noterade på börs eller auktoriserad marknadsplats kan därför vara tämligen komplicerade.

Av de 275 000 registrerade aktiebolagen är emellertid endast ca ett 1 000-tal publika. I flertalet av de minsta privata bolagen som omfattas av kravet på arbetsordning, kan detta dokument vara betydligt mer kortfattat.

Oavsett bolagets storlek och arbetsordningens omfång är det dock mycket viktigt att arbetsordningen och andra instruktioner utarbetas i nära samråd med bolagets styrelse och i förekommande fall även VD och andra berörda parter, så att innehållet kan spegla det enskilda bolagets förutsättningar och behov, dokumentera tidigare praxis, och tillse att bolaget får ett funktionellt system. Om det finns ett konsortialavtal eller annat röstbindningsavtal mellan (huvud)aktieägarna i bolaget bör arbetsordningen även stämmas av mot detta, så att bestämmelserna inte blir motstridiga.

Mot denna bakgrund följer en tämligen kortfattad lista över såväl tvingande som fakultativa frågor som lämpligen kan regleras i en arbetsordning.

• Styrelsens sammansättning, ordinarie ledamöter och suppleanter,

• Sammanträden: konstituerande, ordinarie, extra,

• Styrelseordföranden,

• Mötesfrekvens,

• Dagordning,

• Kallelse,

• Beslutförhet,

• Ordningen för suppleanternas inträde och eventuella närvaro,

• Övriga personers rätt att närvara vid sammanträde,

• Jäv,

• Protokoll,

• Eventuell arbetsfördelning och förhållandet till eventuellt arbetsutskott,

• Förhållandet till VD,

• Förhållandet till revisorerna,

• Förhållandet till och styrning av eventuellt dotterbolag,

• Tystnadsplikt och handlingssekretess.

För noterade bolag kan följande ytterligare frågor regleras:

• Förhållandet till Stockholms Fondbörs/annan börs eller auktoriserad marknadsplats,

• Informationsgivning,

• Instruktioner avseende insiderhandel.

Sanktioner

En särskild fråga är hur underlåtenhet att fastställa en arbetsordning skall sanktioneras. Aktiebolagskommittén föreslog en straffsanktion. Detta förslag kritiserades dock hårt av flera remissinstanser, och inflöt inte i lagen. Propositionen angav att kriminalisering som metod för att söka hindra överträdelse av olika normer i samhället bör användas med försiktighet.19 Vidare har regeringen antagit att, som utvecklas närmare nedan, bestämmelserna om arbetsordning kan få stor betydelse vid bedömningen av enskilda styrelseledamöters skadeståndsansvar. Enligt förarbetena ligger det därför i styrelseledamöternas eget intresse att, om de har kommit överens om en arbetsfördelning, se till att denna formaliseras i en arbetsordning. Om någon arbetsordning inte har upprättats och det uppstår en tvist om det har fattats ett beslut om arbetsfördelning, kan det förutsättas att beviskravet för ett påstående om en arbetsfördelning som inte har kommit till uttryck i en arbetsordning kommer att sättas förhållandevis högt. Det kan således antas att de föreslagna bestämmelserna kommer att efterlevas även om de inte straffsanktioneras.20

Mot den nu angivna bakgrunden infördes inte något straff eller annan sanktion för styrelsens skyldighet att fastställa en arbetsordning.21 Troligen skulle revisorerna anmärka i sin revisionsberättelse på att ingen arbetsordning finns upprättad. Några andra sanktioner finns inte.

Skadeståndsansvar

Enligt 15:1 p. 1 ABL skall bl.a. styrelseledamot och verkställande direktör som vid fullgörande av sitt uppdrag uppsåtligen eller av oaktsamhet skadar bolaget, ersätta skadan. Ansvaret gentemot bolaget kallas ibland det interna ansvaret. Ersättningsskyldighet för styrelseledamöter och verkställande direktören kan enligt 15:1 2 p. ABL också aktualiseras när skadan vållas aktieägare eller annan genom överträdelse av ABL, ÅRL eller bolagsordningen. Detta ansvar, det så kallade externa ansvaret,22 kräver således inte endast att en skada uppstått, utan denna skada måste vara direkt hänförlig till ett brott mot ovan nämnda lagstiftning eller bolagsordningen. Det är dock inte tillräckligt att skada uppstår för att en vållande styrelseledamot, verkställande direktör eller revisor skall kunna hållas ansvarig enligt ABL. Ersättningsskyldigheten förutsätter inte bara att en ansvarsregel är tillämplig på ett visst handlande och culpa hos den ansvarige, utan också att ett orsakssamband (kausalitet) föreligger mellan vållandet och skadan,23 samt att kausaliteten är adekvat, dvs. att skadan är en påräknelig följd av den oaktsamma eller uppsåtliga handlingen eller underlåtenheten, att skadan legat i farans riktning.24 Det är också viktigt att komma ihåg att trots att styrelsen är ett kollektivt organ, är ansvaret individuellt, dvs. det sker en prövning av huruvida varje enskild styrelseledamot varit försumlig.

Det var redan före ändringarna i ABL klart i rättspraxis att en de facto arbetsfördelning inom styrelsen kunde påverka styrelseledamöternas ansvar.25 Ett av de huvudsakliga syftena med reformen var att genom att få styrelsen att i skrift precisera de olika styrelseledamöternas och de olika bolagsorganens uppgifter skapa bättre förutsättningar än tidigare att utkräva skadeståndsansvar i de fall där detta är motiverat26. Att en arbetsfördelning har skett och att denna har kommit till uttryck i arbetsordningen är en omständighet som efter reformen kan bli av betydelse om ett skadeståndsansvar mot styrelsen skulle aktualiseras. Således kommer en styrelseledamot som tilldelats ett specialansvar för ett visst område att bedömas mycket hårdare om detta område fallerar, än övriga ledamöter. Dessutom torde skadeståndsansvar kunna jämkas enligt 15:5 ABL med avseende på övriga ledamöter.

Dock är inte heller en i arbetsordningen gjord arbetsfördelning alltid tillräcklig för att övriga styrelseledamöter skall gå fria från skadeståndsansvar för de skador som beror på att en styrelseuppgift inte har skötts.27 Inte heller kan styrelsen genom en anvisning i arbetsordningen avbörda sig det kollegiala ansvaret för någon av de uppgifter som enligt lagen vilar på styrelsen.

Detta innebär att styrelsen måste förvissa sig om att den ledamot som har erhållit ansvaret för en viss fråga också fullgör sina uppgifter. Styrelsens ansvar i detta hänseende behöver inte alltid innebära någon närmare granskning av den berörda ledamotens arbete. Om styrelsen genom löpande rapporter och liknande från ledamoten ser att denne utför uppgifter som har tilldelats honom enligt arbetsordningen och om det inte har framkommit något som tyder på brister i arbetets utförande, behöver oftast någon ytterligare kontroll inte ske. Om ledamoten däremot inte redovisar något resultat av sitt arbete eller om det på något annat sätt har förekommit indikationer på att arbetet inte utförs på ett tillfredsställande sätt, måste styrelsen reagera. En bristande uppföljning från styrelsen av att enskilda ledamöter fullgör de uppgifter som de har tilldelats i arbetsordningen kan medföra att styrelsen i dess helhet blir ansvarig för skador som primärt beror på den enskilde ledamotens försummelse.

Givetvis kan överenskommelser om arbetsfördelning få vissa verkningar även om de inte tas in i arbetsordningen. Om en tvist uppstår i fråga om det har fattats ett beslut om arbetsfördelning, torde emellertid den som påstår att det har fattats ett sådant beslut ha bevisbördan för sitt påstående. Med hänsyn till det skriftlighetskrav, som de nya reglerna om arbetsordning uppställer, är det naturligt att sätta beviskravet för ett sådant påstående förhållandevis högt, om arbetsfördelningen inte har kommit till uttryck i arbetsordningen eller har formaliserats på något annat sätt.

Slutsats

Det återstår att se om kravet på arbetsordning, VD-instruktioner och andra instruktioner kommer att få den effekt som lagstiftaren har önskat. I många mindre företag upplevs de nya bestämmelserna som alltför krångliga. Frågan är därför om arbetsordningar och andra instruktioner verkligen har utarbetats eller kommer att göra det i de bolag som är skyldiga att göra det.

Carl Svernlöv är advokat vid Baker & McKenzie Advokatbyrå i Stockholm.Han medverkade senast i Balans nr 5/1997.