När en organisation utsätts för bedrägerier kan en felaktig hantering av situationen få allvarliga konsekvenser. Organisationen riskerar inte bara att förlora pengar. Även anseende, ägarnas förtroende och de anställdas moral kan skadas. Om hanteringen medför att aktieägarnas intressen åsidosätts, kan även företagsledningen och valda förtroendemän komma att ifrågasättas.
I ökande utsträckning arbetar nu utomstående rådgivare som advokater, revisorer och riskhanteringskonsulter tillsammans och använder sitt kunnande för att på ett säkert sätt leda organisationen genom bedrägeriutredningens minfält.
Vi vill här översiktligt beskriva hur en bedrägeriutredning kan bedrivas effektivt från de inledande misstankarna till ingripande och återtag av egendom.
Det bör dock observeras att med begreppet ”bedrägeri” här avses den vidare betydelse som termen ”fraud” har i engelskan. Det innebär att bedrägeri här omfattar fler typer av angrepp mot förmögenhet än vad som avses i den svenska brottsbalken.
De första besluten
Bedrägeriutredningar är ofta komplicerade och utförs under stark tidspress. Man bör därför redan på ett tidigt stadium strukturera och definiera målsättningarna med utredningen. För att säkra ett tillfredsställande resultat för uppdragsgivaren, måste utredningen samtidigt genomföras så flexibelt att målsättningarna kan förändras.
Det första beslut som skall tas är således vilka målsättningar klienten önskar uppnå, t.ex. återtag av tillgångar och åtal av den misstänkte. Först därefter är det nödvändigt att säkerställa att all tillgänglig bevisning insamlas och kontrolleras samt att misstänkta och vittnen identifieras.
En typisk bedrägeriutredning kan på planeringsstadiet brytas ned i ett antal steg vilka sedan i praktiken flyter samman:
Hantering och utvärdering av inledande misstanke.
Planering, tidiga strategiska beslut, utvärdering av skadliga konsekvenser och juridisk rådgivning.
Inledande undersökning, insamling och kontroll av information.
Vidtagande av åtgärder – konfrontation med misstänkta.
Uppföljande utredning.
Rättsliga processer, återkrav av förlorad egendom, bevisning om liden skada etc.
Det är framför allt viktigt att inte vidta någon åtgärd för tidigt. Det är nödvändigt att vara uppmärksam på att ett omfattande utredningsarbete först måste utföras.
Hantering och utvärdering av inledande misstanke
Enligt våra erfarenheter upptäcks över hälften av alla bedrägerier genom att anonym information lämnas eller att organisationen av en händelse upptäcker detta.
I allt fler fall uppdagas dock misstänkta transaktioner av organisationer som medvetet tagit ställning mot bedrägerier och som använder tillgängliga metoder för att kontrollera indikationer på bedrägerier.
Det är av vikt att den inledande indikationen utvärderas effektivt. Om anonym information lämnats, måste man kontrollera motivet. Vissa anonyma tips lämnas kanske i nedsvärtande syfte medan andra kan innehålla element av sanning.
Det är också av betydelse att expertis kan bistå med rekommendationer om hur de inledande misstankarna kan utredas. Exempelvis kan moderna kriminaltekniska metoder användas för att undersöka ett anonymt brev. I ett flertal fall har t.ex. den kriminaltekniska dokumentanalysmetoden ESDA kunnat användas för att identifiera avtryck på anonyma brev som sedan avslöjat namn, telefonnummer eller adress till brevets avsändare.
Planering, strategiska beslut och juridisk rådgivning
Vid alla större utredningar bör en grupp utses för att hantera den potentiella krisen. En sådan krishanteringsgrupp bör inkludera juridisk expertis, informationsansvarig, undersökningsledarna och en beslutsfattare. Denne bör komma från organisationens högsta ledning för att viktiga beslut ska kunnas tas snabbt.
Juridisk rådgivning kan vara av betydelse redan då klienten endast har en ännu ogrundad misstanke.
Om beslut fattas att inleda en djupare undersökning bör utredningens inriktning och slutresultat övervägas. Är en anställd inblandad, uppkommer också frågor som snabbt kan ha inverkan på organisationen och utredningsgruppen måste då överväga arbetsrättsliga frågor såsom:
den senaste tidpunkten att vidtaga uppsägning;
vilken bevisning som erfordras för uppsägning eller disciplinära åtgärder;
interna disciplinförfaranden som kan behöva genomföras och fackliga frågor.
Efter utvärdering kan följande handlingsalternativ övervägas:
ingen åtgärd;
intern disciplinåtgärd gentemot anställd;
anställningsförhållandet upphör;
civilprocessrättsliga åtgärder;
frågan överlämnas till polis och åklagare;
eftersökning av tillgångar;
krav under ansvarsförsäkring, inbegripet kontakter med försäkringsbolag under utredningsfasen.
Oavsett vilken åtgärd som vidtas är det övergripande intresset att skydda klienten och säkerställa att varje del av utredningen genomförs i enlighet med gällande lag. En uppskattning måste göras om omedelbar åtgärd skall vidtas såsom kvarstad eller liknande eller om det finns tid tillgänglig för att genomföra en kontrollerad och på lämpligt sätt driven utredning. Alternativet att ej vidta någon åtgärd kan i regel inte rekommenderas.
Lämpliga förberedelser
En viktig regel när bedrägeriutredningar genomförs är att säkerställa att antalet människor som känner till utredningen begränsas till ett absolut minimum. Problemet kan illustreras enligt följande.
En verkställande direktör får information om bedrägeri i organisationen. Han talar om det för finanschefen och chefsjuristen. Dessa två talar i sin tur med två andra personer till exempel internrevisor, personalchef, säkerhetsansvarig och vice finanschef. Sammantaget är då sju personer medvetna om misstankarna tillsammans med sekreterare och annan personal som kan ha kommit i kontakt med informationen. Denna kommer härefter att spridas okontrollerat och då en utredningsgrupp formats kommer en stor del av organisationens ledning och personal att vara medvetna om att någonting är på tok och sannolikt har även bedragaren fått information om detta.
Undersökningsgruppen bör således vara liten och information endast lämnas uppåt till ledningsgruppen som underlag för beslut. Ledningsgruppen bör kontrollera utredningens framåtskridande och all relevant bevisning bör säkras av utredningsgruppen utan att varna bedragaren.
Insamling av fakta och bevisning
Nära samarbete mellan undersökningsgruppen och konsulterna erfordras även under den egentliga utredningen. Beroende av vilken bevisning som uppdagas så kan det slutgiltiga målet för utredningen (civilprocess, avskedande, överlämnande till polis och åklagare, talan mot tredje man såsom leverantörer etc.) förändras. Det är samtidigt av vikt att gruppen verkligen tar i anspråk alla legala möjligheter att samla och kontrollera bevisningen. Strikt lagstiftning finns exempelvis beträffande personuppgifter i personregister och den misstänktes rätt till privatliv måste självfallet beaktas. En oförsiktigt genomförd utredning i dessa avseenden kan väsentligt försvaga klientens position och rykte. I värsta fall kan en sådan utredning orsaka motkrav.
Faktiska åtgärder – att höra bedragaren
Vid någon tidpunkt under utredningen, normalt efter att bakgrunds- och inledande undersökning genomförts, kommer det att finnas ett behov av att höra bedragarna. Det kan bortfalla om ärendet lämnas till polis och åklagare. Återigen kan expertråd vara av vikt för att säkerställa att de åtgärder som vidtas genomförs på ett godtagbart sätt utan att orsaka problem. Typiska frågor som kan uppkomma under detta stadium är:
Framtagande av pressrelease. Vid avskedande av en eller flera anställda eller om rättslig åtgärd vidtas mot leverantörer, affärsförbindelser eller andra utomstående kan massmedias intresse vakna. Allt för ofta avstår organisationer från att utreda bedrägerier i fruktan för negativa reaktioner i media. Vår erfarenhet är dock att en ordentligt genomförd planläggning vänder sådan exponering till ett användbart vapen mot framtida bedrägerier. Därför bör den informationsansvarige i organisationen medverka i utredningsgruppen. En ordentligt förberedd och välformulerad pressrelease kan avvärja obehaget av uppmärksamhet i media mycket bättre än ”Inga kommentarer”. I ett fall i Schweiz fick en organisation beröm i media för sitt aktiva motstånd mot bedrägerier snarare än badwill p.g.a. det inträffade.
Tillgångssökning och -säkring. Huvudmålet för utredningen kan vara att återta stulna medel eller andra tillgångar. Om bedragarna på något sätt uppmärksammar utredningen riskerar tillgångarna att snabbt försvinna utom räckhåll. Det är viktigt att i förhand ha förberett lämpliga legala åtgärder för säkerställande av att medel och tillgångar fryses och att ekonomisk dokumentation kan erhållas för att kunna fortskrida i tillgångssökningen.
Uppträdande under intervjun med en misstänkt. En på alla övriga sätt lyckad undersökning kan lätt misslyckas genom en illa genomförd intervju med den misstänkte. Denna konfrontation kräver kunskap och erfarenhet.
Efter dessa grundliga förberedelser kan de aktiva åtgärderna mot bedragaren vidtas. Om flera personer misstänks bör konfrontation med samtliga misstänkta ske samtidigt. Detta för att erhålla maximal fördel av utredningen och för att förhindra att bevis förstörs och tillgångar flyttas och göms. I vissa fall kan denna typ av åtgärder behöva vidtas i flera länder samtidigt:
I ett nyligen inträffat fall rörande en större reseorganisation kunde 14 utredare efter sex månaders dold utredning höra misstänkta och vittnen i Europa, USA och Centralamerika. Intervjuerna hade planerats att äga rum simultant. Resultatet blev att ett antal i organisationens ledning blev avskedade eller ombads lämna sina uppdrag. Den vidare utredningen visade sedermera ytterligare bedrägerier i Asien, Afrika och en rad platser i Amerika.
Slutsatser
Som framgått krävs omfattande arbete och planering innan några direkta åtgärder kan vidtas. Normalt står utredningens framgång i direkt proportion till effektiviteten vid planerings- och förberedelsestadiet. Genom ett nära samarbete mellan uppdragsgivare, juridisk rådgivare och utredare kan ofta framgångsrika direkta åtgärder genomföras. Dessa kan sedan följas upp med ytterligare utredning, rättsliga processer och återtag av egendom.
Matthew Gilham och Nigel Iyer , Network Scandinavia
Peter Helle , Advokatfirman Lindahl