För vem skrivs företagens årsredovisningar? Når man de läsare man vill nå eller stänger man ute andra än de verkligt professionella analytikerna? Karin Johansson redogör tillsammans med Johan Adolphson för en undersökning av VD-kommentarernas språknivå mätt med läsbarhetsindex.
Den här artikeln beskriver hur svårighetsgraden på texter i årsredovisningar kan mätas och hur den påverkar kommunikationen med mottagarna. Med svårighetsgrad menas här textens läsbarhet, som när det gäller t.ex. en årsredovisning kan mätas med hjälp av olika läsbarhetsformler. Det resultat som erhålles visar hur lättläst eller svårläst texten är. Den text som undersökts är VD-kommentaren i ett antal större företag.
Mätningen av läsbarheten i de sjutton företagens VD-kommentarer visar att de flesta företagen når en hög nivå i index, dvs. texterna är relativt svåra. Företagens uppgivna målgrupp motsvarar dock den nivå som företagets index indikerar, vilket visar att årsredovisningen har en väldigt ”smal” målgrupp. Vidare konstaterar undersökningen att ju mer omsatt ett företags aktie är på börsen desto svårare text har företaget. Vissa av de undersökta företagens s.k. lixtal blir lägre ju närmare nutid vi kommer medan andra företags lixtal stiger.
B.L.Whorf, On the Selection of Ideas, i Language, Thought and Reality: Selected Writings of Benjamin Lee Whorf. ed J.B.Carroll. Cambridge MA:MIT Press 1956.
Alla språk har olika dialekter och olika sätt att kommunicera. Redovisningen har sitt eget språk. Många menar att det är ett språk precis som engelska och tyska. Benjamin Whorf var en av de första forskarna inom området. Han bidrog med en grundforskning om hur språket påverkar innehållet i en text.1
Redovisning är ett sätt att kommunicera. Språket i årsredovisningar anses som svårt främst beroende på långa meningar och långa ord i kombination med en avancerad meningsbyggnad. Detta språk används av företag i deras årsredovisningar.
En fråga som uppstår är om alla förstår vad som står i en årsredovisning. Ett sätt att undersöka detta är att använda en läsbarhetsformel.
Vi har definierat akademisk utbildning som kandidatexamen.
Två frågor som ställdes var om läsaren behöver akademisk utbildning2 för att tillgodogöra sig textinnehållet, och om företagen har en definierad målgrupp som läsare. Tidigare amerikanska undersökningar har konstaterat att det många gånger krävs en magisterexamen i redovisning för att över huvud taget ha en möjlighet att tillgodogöra sig innehållet i en årsredovisning.
Att företagen idag kanske väljer att vända sig till en definierad målgrupp är intressant, eftersom det kan svara på frågan: för vem produceras årsredovisningen? Även finansanalytiker och investerare börjar använda andra modeller som t.ex. värdebaserad redovisning i olika former. Volvo har sedan länge producerat en mer lättläst populärversion av sin årsredovisning.
Läsbarhetsformler
Företagen bör skaffa kunskap om hur olika intressentgrupper kan tillgodogöra sig deras publicerade årsredovisningar:
Courtis, J.K. The Journal of Business Communication. Fry, Smog Lix and Rix: Insinuations about Corporate Business Communications. 24:2 Spring 1987.
”En läsbarhetsformel, t.ex. lix, är en kvantitativ metod som förutsäger om texten kommer att bli läst av målgruppen. En formels framgång beror på dess förmåga att mäta delar i texten som påverkar läsbarheten.”3
Dessa delar kan vara kombinationer av text, format, innehåll och stil.4 Relationerna mellan de olika delarna kan uttryckas som en korrelationskoefficient. En formel komponeras genom att kombinera de delar som med stor sannolikhet förutsäger svårigheter. Ett sätt är att väga delarnas proportion i förhållande till den slutliga summan. Detta tillvägagångssätt är en allmän metod för utveckling av läsbarhetsformler.5 Den formel som här har valts som teknik för mätning av VD-kommentarerna kallas Lixformeln, Läsbarhetsindex.
Lixformeln, som utvecklats i Sverige, består av följande delar:
Denna formel koncentrerar analysen på ord och meningslängd.
Lixformelns stickprov har en gräns mellan korta och långa texter där de korta är de som innehåller färre än 2 000 ord och de långa texterna de som innehåller fler än 2 000 ord.6 Eftersom alla texter som är mätta i detta arbete understiger denna gräns har hela textmassan omfattats av analysen.
Ett viktigt påpekande i sammanhanget:
Se 6.
”Lix säger inget om den språkliga kvaliteten i en text. Lix anger endast textens språkliga svårighetsgrad, dess nivå i förhållande till alla andra texter. Högt lix är inget tecken på att texten är dålig eller bra, endast att den är svårtillgänglig. Det är en objektiv upplysning om språkets art.”7
Följande tillvägagångssätt utgör sedan lix-metodens grundprincip för att mäta den avsedda texten:
Räkna alla orden i texten (a), alla meningarna (b) och de långa orden (c).
Dela (a) med (b). Det ger meningslängden (ml).
Dela (c) med (a) och multiplicera med 100. Det ger procenttalet långa ord (lo).
Lägg ihop ml och lo. Den till heltal avrundade summan är lix.
Långa ord har definierats som ord med mer än sex bokstäver. Varför en gräns mellan sex och sju bokstäver? Tabellen visar varför gränsen för långa ord går just där.
Figur 1.
Ordens fördelning efter längd i olika slag av texter.8 (Avrundade procenttal)
Texttyp | Procent ord med mera än nedanstående antal bokstäver. | |||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
1. Mycket lätt | 2 | 15 | 32 | 14 | 14 | 11 | 5 | 3 | 2 | 1 | 1 | − |
2. Lätt | 2 | 13 | 31 | 14 | 13 | 10 | 6 | 4 | 3 | 2 | 1 | − |
3. Medelmåttig | 3 | 12 | 28 | 13 | 12 | 10 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 7 |
4. Svår | 3 | 12 | 24 | 11 | 12 | 10 | 6 | 5 | 4 | 4 | 2 | 5 |
5. Mycket svår | 4 | 10 | 22 | 9 | 11 | 9 | 7 | 6 | 4 | 5 | 3 | 7 |
Riahi-Belkaoui, A. The Linguistic Shaping of Accounting. Quorum Books 1995
Klare, G.R. The Measurement of Readability. The Iowa State University Press. 1963
Björnsson, C.H. Läsbarhet. Bokförlaget Liber AB 1968
Se 6. (Även de kommenterande citaten)
Kommentarer till figur 1
”Tabellen ger en lösning på problemet. I den anges hur många procent av orden i olika slag av texter som har 1, 2, 3, 4 osv. bokstäver. I ’mycket lätta’ texter (rad 1) är det alltså 2 procent av orden som har en bokstav, 15 procent av orden som har två bokstäver osv. Summan av varje tabellrad är 100 procent.”
”Ordunderlaget på varje rad är 15 000.”
”Ordunderlaget till raderna 4 och 5 har hämtats ur texter vilka bedömts som svåra respektive mycket svåra. Det utgöres av 5 000 ord per rad.”
”Vi konstaterar att siffrorna i kolumn 1 stiger med ökande svårighetsgrad hos texterna. I kolumn 2–6 däremot sjunker talen. Detta senare är lätt att förstå. Ord med två till sex bokstäver är ju ganska korta. Det bör alltså finnas fler sådana i lätta eller enklare texter än i motsvarande svåra texter.”
”Från kolumn 7 stiger åter talen med stigande svårighet. Mellan sex och sju bokstäver går alltså en gräns. Ord med upp till sex bokstäver förekommer mest i enklare texter. Ord med ned till sju bokstäver är vanligare i svårare texter.”
Motiverat vägval
De företag som ingått i undersökningen återfinns i bl.a. försäkringsbranschen, banksfären, tillverkningsindustrin, teknik- och konsultbranschen, samhällstjänst och kommunikationsbranschen. En viss geografisk spridning över landet förekommer också. En medveten branschstyrning har företagits för att spridningen skulle bli så stor som möjligt, inom varje bransch har sedan slumpen varit avgörande vid val av företag. Detta underlag är som framgår relativt brett och påverkade det sammanlagda resultatet på så vis att det även där blev en stor spridning.
I det fall undersökningen enbart hade inriktats mot en bransch hade resultatet troligen tydliggjort den branschens särart vad gäller nivån på lixtalet. Att mäta olika branschers lixtal visar att det förekommer olika språkstilar och svårighetsgrad mellan branscherna.
Företag med högt lixtal har uppgivit ”finansiärer och investerare” som målgrupp, medan företag med lågt lixtal har uppgivit ”alla” och ”ingen speciell” således en mer splittrad målgrupp. När mätprocessen var avslutad kontaktades företagen och frågor ställdes om vem som skriver VD-kommentaren och vilken målgrupp företaget vill nå med texten.
Den sista frågan var avgörande för att kunna göra en gruppindelning baserad på vilken målgrupp företagen hade uppgivit som läsare. Ju mer specificerad målgrupp desto högre upp på lixskalan fanns företaget. Hade företaget däremot en mer diversifierad målgrupp minskade lixtalet.
Figur 2.
En enkel lixtolk.9
Lix | Beskrivning |
|---|---|
20 | Mycket lätt |
30 | Lätt |
40 | Medelmåttig |
50 | Svår |
60 | Mycket svår |
Se 6.
Resultat
Den första läsbarhetsundersökningen gjordes 1949. Den byggde på tjugosex årsredovisningar valda från Billion-Dollar Club i Business Week den 11 juni 1949. Formeln som användes kallas The Flesch readability formula. Resultatet var ”blekt”, den allmänna läsnivån fanns vara avancerad, det mänskliga intresset var lågt, endast ca 25% av befolkningen var bekant med ordvalet. 1961 utfördes ytterligare en undersökning som visade att ”lättlästheten” inte hade förbättrats från 1948. 1976 hade språket försvårats och blivit mer avancerat p.g.a. införandet av tekniska termer. Syftet med denna undersökning var att mäta läsbarheten och försöka utröna om de texter som ingick hade ett högt lixtal, dvs. om de var svårlästa.
Resultatet visar att endast 35% av undersökningsmaterialet ligger inom intervallet ”svår” till ”mycket svår”. Företagen i denna grupp har uppgivit investerare och finansiärer som målgrupp.
Ett stort antal företag, åtta av sjutton, återfinns under gränsen för ”svår”. Dessa företag har uppgivit ”alla” och ”ingen speciell” som målgrupp. Dessutom används i denna grupp årsredovisningen som en trycksak i marknadsföringen.
En tredje grupp med endast tre företag (17%) kunde även urskiljas i materialet. Den gruppen ligger omkring lixtal 50. och har två skilda målgrupper; de skriver i ”första hand” för en målgrupp och i ”andra hand” för en annan. Därför hamnar de i lixskalan kring ”svår”. Det kan ju inte vara särskilt svårt för de ”vana” läsarna som t.ex. investerare att läsa dessa texter, men det är relativt svårt för de i den ”andra” målgruppen, de som troligtvis inte är särskilt vana.
En summering av de två grupperna, svår och mycket svår, visar att mer än hälften av företagen, nio av sjutton, ändå hör till kategorin svåra eller mycket svåra. Av dessa är sju företag börsnoterade på A-listan på Stockholms Fondbörs. De tre företag som har lägst lixtal återfinns på O-listan, observationslistan. De resterande sju är inte noterade på börsen.
Sammanfattningsvis visar undersökningen att samtliga företag återfinns högt eller mycket högt på lixskalan. Vid VD-byten kan man ibland urskilja nivåskillnader i lixtalen, beroende på de olika företagsledarnas sätt att formulera sig när de skriver VD-kommentaren. Svaret på de frågor som ställdes i början av undersökningen kan uttryckas så att det krävs en hög kunskapsnivå för att förstå texten i en VD-kommentar. Företagens angivna målgrupp som läsare av VD-kommentaren är mestadels analytiker och investerare som antas ha hög utbildning.
Svaret blir alltså att det krävs hög utbildning för att förstå en VD-kommentar. Förhoppningsvis har analytiker och investerare denna kompetens. I vilket fall som helst bör intressenterna reagera och kräva mer lättillgänglig text i årsredovisningarna.
Vad kan göras för att öka läsbarheten?
Vad kan göras för att öka läsbarheten i VD-kommentaren och även i resten av årsredovisningen? De som författar förvaltningsberättelserna måste ta mer hänsyn till mottagarna. Utbildningsinsatser för presumtiva författare till texter i årsredovisningen, om hur man kan författa en text på god och innehållsmässig och lättillgänglig svenska är i regel att rekommendera.
Författaren till en årsredovisning bör även låta den ”gå på remiss” till kolleger. Språkkonsulter måste nog anlitas, de kan hjälpa till med att använda lixmodeller eller motsvarande som ett medel för att mäta hur tillgänglig textmassan i årsredovisningen verkligen är.
Till syvende og sist måste man ställa frågan: för vilka upprättas årsredovisningen?
Traditionellt sett har investerare ansetts som den främsta målgruppen. Många investerare använder kompletterande modeller till årsredovisningen som värdebaserad redovisning och kassaflödesanalys samt olika mikro- och makroanalyser.
Vi tror att årsredovisningen som kommunikativt medel kommer att få en minskad betydelse i framtiden eftersom den redan nu är så svårtillgänglig samt att behovet av kompletterande information har blivit större.
Fler och fler bolag ger ut så kallade årsöversikter som många gånger vida innehåller mer information än den formella årsredovisningen. Redovisningen är ett språk och dess ordförråd och grammatiska struktur påverkar mottagarna. Ett sätt att ge årsredovisningen en renässans är att öka dess språkliga tillgänglighet. Att skriva en innehållsrik och lättförståelig förvaltningsberättelse blir därmed en utmaning.
Karin Johansson är ekonom och anställd på Preem Petroleum AB. Artikeln bygger på hennes uppsats Lix – mätbarhet och årsredovisningar vid Stockholms Universitet.
Johan Adolphson är auktoriserad revisor vid BDO Feinstein samt universitetslektor vid företagsekonomiska institutionen vid Stockholms universitet. Han medverkade senast i Balans nr 5/1998.