Internet berör nu allt fler. Inte minst revisorns arbete påverkas på många sätt och det finns åtskilliga aspekter att ta hänsyn till. Peter Cederholm och Birgitta Segerblad berättar här om ”1900-talets kanske viktigaste uppfinning” och dess möjligheter, utmaningar och risker för revisorerna.
Internet kan starkt förenklat sägas bestå av ett mycket stort antal datorer över hela världen som är sammankopplade i ett nätverk. Internet utgörs av ett antal delmängder, där elektronisk post (nedan kallat e-post) och World Wide Web (nedan kallat www) är de två mest dominerande.
Att ”surfa på Internet” innebär att man med hjälp av ett speciellt program – en ”browser” (t.ex. Netscape eller Internet Explorer) betraktar sidor på www, precis som man använder ett ordbehandlingsprogram för att betrakta textdokument.
Som med allt nytt betraktades www och e-post inledningsvis med en viss skepsis, vilket får illustreras av Ines Uusmanns citat (se sid. 26). Tidens gång torde dock ha medfört att Uusmanns uttalande idag ter sig tämligen obsolet för de flesta. För övrigt sitter kommunikationsminister Uusmann numera som general i regeringens nya 2000-delegation.
När den värsta magin kring det som av många (inklusive artikelförfattarna) betraktas som 1900-talets kanske viktigaste uppfinning lagt sig, framstår Internet som en nödvändig del i affärslivet och dess utveckling.
Denna artikel försöker vara en kort introduktion till hur Internet påverkar revisorn idag och hur Internet kan användas som ett verktyg i revisorns yrkesutövning.
Revisionen
Företagens verksamhet har genom åren blivit allt mer IT-intensiva; datoriseringen inriktades först mot produktions- och ekonomisystemen för att därefter även omfatta informations- och kommunikationssystemen. I takt med denna ökade datorisering av de interna systemen har kopplingen mot omvärlden successivt ökat vilket idag innebär att vi har e-post, www, extranet, intranet, EDI m.m.
För revisorn innebär detta att även revisionen blivit allt mer IT-intensiv. Fler och fler transaktioner sker via Internet och allt sammankopplas direkt in i den datoriserade bokföringen. Detta ökar kraven på revisorns IT-kompetens generellt, och ren IS-revision blir av nödvändighet en allt vanligare företeelse.
När handeln över Internet tar ordentlig FARt även i Sverige kommer troligtvis behovet av IS-revision att öka explosionsartat.
Internet har även kommit att påverka traditionell EDI (electronic data interchange) dvs. transaktionsutbyte mellan organisationer. Detta sker genom att organisationer utbyter varor och tjänster med EDI-protokoll via Internet, eller enklare förfaranden bättre lämpade för lägre volymer.
Internets främsta egenskap – som f.ö. inte kräver speciella kunskaper inom IS-revision – är dock som informationsgivare. Tillgången till informationen är omedelbar och i det närmaste oändlig, vilket innebär att Internet – rätt utnyttjat – kan vara ett kraftfullt verktyg i revisionsarbetet.
Förstå klientens verksamhet
Dagens affärsutveckling tenderar alltså att i allt större grad involvera Internet i olika omfattning. Dessutom öppnar allt fler rena Internetrelaterade företag. Har revisorn en översiktlig kunskap om Internet ökar möjligheten att förstå klientens verksamhet. Den ökade kunskapen om Internet kan med fördel uppnås genom flitig ”surfning”.
Internet utgör också en allt större del i organisationers arbete med kundfokusering och kundservice, liksom vid rekryteringen av personal.
Hur kan då revisorn utnyttja all denna teknik och den informationsmängd den för med sig?
Klientinformation
Som en del i förberedelsearbetet inför en ny klient kan t.ex. klientens hemsida besökas. Likaså borde det vara naturligt för revisorn att under den löpande revisionen rutinmässigt besöka klienternas hemsidor. Finns aktuella pressreleaser? Övriga nyheter? Kanske kan nyttig information erhållas på branschföreningarnas hemsidor? Konkurrenternas hemsidor kan också vara nyttig läsning.
I takt med att utvecklingen fortgår, förbättras hemsidorna successivt och det blir allt vanligare med länkar till annan nyttig information.
Vissa företag, t.ex. Diligentia (www.diligentia.se), tillhandahåller kostnadsfri åtkomst av den senaste tidens artiklar i svensk press som innehåller företagets namn. För artikelinformation om företag vars hemsida saknar denna funktion, kan en prenumeration på exempelvis www.ad.se rekommenderas, vilken möjliggör en snabb och effektiv genomsökning av svenska artiklar efter valfria sökord, exempelvis klientens företagsnamn.
Lagar och förordningar
Allt fler företag verkar idag i en europeisk eller internationell miljö. Detta ställer i sin tur ökade krav på revisorernas kunskap och kännedom om gällande internationella redovisnings- och revisionsrekommendationer. Många av dessa kan erhållas via olika hemsidor alternativt sökas i olika sökmotorer. T.ex. kan IFAC:s hemsida nås via FARs hemsida (www.far.se).
Att söka information
Var skall man då börja söka informationen? Nedan anges ett antal hemsidor vilka kan utgöra lämpliga startpunkter i informationssökningen:
FARs senaste information publiceras numera på FARs hemsida www.far.se. Härifrån kan man alltså enkelt klicka sig fram t.ex. till IFAC:s synnerligen omfattande hemsida.
Dagens Industri tillhandahåller kostnadsfri läsning och sökning i sitt artikelregister på www.di.se.
Affärsdatabasen möjliggör effektiv genomsökning av artiklar i svenska tidningar på www.ad.se.
Electric Library’s databas med artiklar från hundratals internationella tidningar, telegrambyråer, klassiska böcker, kartor, bildarkiv o.s.v. kan utforskas på www.elibrary.com.
I dagens informationssamhälle kan svar fås på de mest omöjliga frågor genom att söka på www.dejanews.com, där det mesta redan diskuterats.
Generella sökmotorer är ett sätt att ”dammsuga www på information”, man söker då på ”hela” www (de delar av www som sökmotorn kartlagt). Exempel är www.lycos.com och www.yahoo.com.
I senare versioner av browserprogram finns speciella sökknappar med vars hjälp man enkelt kommer åt en rad olika sökmotorer.
Ständigt lärande
För att nå en så effektiv sökning som möjligt krävs vissa grundförutsättningar. Dels bör den som söker på Internet behärska en viss sökteknik – vilken bäst erhålles genom träning! Dels bör den hemsida som söks hålla en viss kvalitet – en sökning på en organisation begränsas självfallet av hur utförlig och uppdaterad dess hemsida är.
Är då inte det här med att låta byråns revisorer surfa på Internet en potentiell effektivitetshämmare? Revisorer som på betald arbetstid surfar fram till ”onyttiga” hemsidor?
Frågeställningen handlar inte om Internet, utan snarare om tilliten till de anställdas professionalism och arbetsmoral. Likväl som den oseriöse kan surfa fram till ”onyttiga” hemsidor, kan han/hon t.ex. ringa långa privata telefonsamtal, läsa tidningar halva dagen, gå till posten i privata ärenden eller helt enkelt dagdrömma.
Egen hemsida
Redan idag har flertalet företag en hemsida. En hemsida på www – eventuellt med elektronisk handel – samt e-post åt samtliga anställda kommer inom en nära framtid att vara lika naturligt som telefon och fax är idag. Hemsidan är dessutom mer effektiv, eftersom
e-post är ett alternativ till telefonsamtal om man har svårt att komma fram per telefon, vilket torde vara fallet för flertalet
dialogen finns i skriftlig form
allt fler läser och besvarar sin e-post varje morgon och eftermiddag
växelns arbete kan avlastas genom att svaren på de vanligaste frågorna läggs ut på hemsidan
dagens analytiker, journalister, jobbsökande och övriga intressenter förutsätter att de kan hitta företag och organisationer på www. Ofta chansar man på www adressen ”www.foretagetsnamn.se” (svenska tecken finns ej i adresser på www)
rekryteringssyfte – dagens studenter söker jobb via www och företagets hemsida bidrar i allt större utsträckning till hur den tilltänkta organisationen upplevs
Säkert
Professionellt installerat torde Internet uppfylla även de hårdast ställda säkerhetskrav. Även handeln via Internet är idag mycket säker tack vare avancerad kryptering och bankernas nya SET-standard.
Vi kan sammanfatta med att utvecklingen medför att revisorn bör ha ett växande behov av att följa med i Internetutvecklingen – samt att Internet utgör det mest effektiva verktyget för informationssökning och kommunikation.
Birgitta Segerblad är revisor vid Öhrlings Coopers & Lybrand och arbetar bl.a. med utvecklingsfrågor inom revision. Hon medverkade senast i Balans 2/1997.
Peter Cederholm verkar som konsult i bl.a. affärsutveckling med Internet vid Coopers & Lybrand Management Consulting /Global Work.
Några synpunkter på den nya tekniken
1876:
”This ’telephone’ has too many shortcomings to be seriously considered as a means of communication. The device is inherently of no value to us.”
– Western Union internal memo.
1977:
”There is no reason anyone would want a computer in their home.”
– Ken Olson, president, chairman and founder of Digital Equipment Corp.
1994:
”Ungarna vill bara ta sig in i andra datasystem. Tro mig, det är vad modemen står för. Eller som vi säger på Datainspektionen: Köper du modem skaffar du problem.”
– Anitha Bondestam, chef Datainspektionen, intervju i SvD 27/2.)
1995:
”Vad är det för märkvärdigt med att vi fått en ny sorts telefon?”
– Gudrun Schyman, partiledare, om Internet (vid partiveckan i Sundsvall; ur Dagens IT nr 2 1997)
1996:
”Internet är en fluga som kanske blåser förbi. Jag tror inte att folk i längden kommer att vilja ägna så mycket tid, som det faktiskt tar, åt att surfa på nätet.”
– Ines Uusmann, Kommunikationsminister, i Svenska Dagbladet 14/5.
1997:
”De företag som inte oerhört snabbt förstår den revolution som informationstekniken för med sig kommer obönhörligen att slås ut.”
– Percy Barnevik, styrelseordförande Investor, i tidningen Vision.
1997:
”The fax is dead. If you don’t have e-mail, you don’t want to talk. Everyone in the knowledge industry should surf the Internet for at least 15 minutes per day.”
– Tom Peters, amerikansk managementguru, författare till bl.a. ”In search of excellence”, vid seminarium i Stockholm.